会议室使用管理办法

会议室使用管理办法

1.会议室的定义和用途

1.1定义本文所指的会议室是公司内部供员工开展各类商务活动、沟通交流以及举行重要会议等场所

1.2用途主要用于组织内外部人员进行业务讨论、项目汇报、培训学习等

2.预定与申请

2.1员工预定a）员工需提前至少一天通过在线系统或者邮件方式向相关负责人提交预约申请，包括日期、时间段和参预人数b）若有特殊情况需要紧急使用，请在正式开始之前尽快联系管理员，并经批准后方可使用

3.使用规则

3.1准时入场a）所有参加者应按照事先确定好的时间到达并进入相应房间若因故无法如期出席，请提前取销预约b）如遇意外延误，须即将方式或者电子邮件通知其他已确认出席者，并协调更改安排

4.设备设置与保养

4.1设备配置a）根据不同类型的活动需求，确认是否需要投影仪,白板，话筒等设备，并提前预约b）使用完毕后，请将所有设备归还到指定位置，确保正常关闭电源并妥善保存

5.清洁与维护

5.1使用结束a）确认会议室内没有遗留物品或者个人财产；b）关闭灯光、投影仪及其他用电器具；

5.2维持整洁a）请在离开时清理桌面上的杂物和饮食残渣；b）如有任何损坏或者需要修复的地方，请即将向管理员报6・违规处理措施

1.1超时未释放若发现占用时间超过申请期限而不进行交接，则视为违反管理办法首次警告，多次者将被取销预订权限一周6-2损坏公共资源若因故意破坏公司财产（包括但不限于家具、装置），责任人需承担相应赔偿费用，并可能受到纪律处分

7.其他事项7-1特殊活动安排对于大型特殊活动（例如年度总结汇报），员工可通过邮件方式提交详细计划，并提前获得批准7•2暂时调整公司保留对本管理办法的最终解释权和修改权附件

1.预约申请表格

2.设备借用清单注释-在此文档中，会议室指供员工使用的内部场所，不包括客户接待区或者其他公共空间-管理员是负责协调预定、设备设置以及处理违规行为等事务的相关人员。