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学生会财务报销制度总则秘书处负责同学会各部门的活动经费报销以及审核、管理工作,催促各部门提前做好活动前期的预算工作,由相关执行、监督由相关负责(或秘书长)出面代表同学会向学院申请经费,得到批复后上报秘书处同学会全部赞助收入、活动经费支出及报销工作都由秘书处统一管理并对主席直接负责每张发票都应有秘书长签字并注明详细用途,并做好记录若活动的实际经费支出超过批准的经费预算,原则上秘书处不予报销秘书处的经费支出及报销情况登记表须定期上交主席审核并做财政工作报告细则
1.各学期开学初各部长应在部长会议之后两周之内上交一份本学期部门全部活动的清单以及初步经费预算至秘书处,由秘书处帮助做好相关预算
2.负责相应分管部门需提前准备好相关策划材料(包括经费预算)交给学院(潘文杰老师)审批,经批准后由相应在记录表上签字后交秘书处存档
3.对于开销在500元以下的活动,各部长做好相应的财务支出登记和发票管理工作,发票及经费支出清单的电子版,经由秘书处一名相关干事负责联络、搜集应,并在活动结束后两周内汇总至秘书处(其中,清单上应注明经费支出的详细事项、所购物品的单价和数量、支出总额同时发票总额应与清单总额相符,秘书长审核通过前方予以报销)
4.对于开销在500元以上的活动,由秘书处2名干事成立工作小组特地负责该活动的.经费支出的登记和发票管理工作
5.发票书写标准发票的“客户名称”应为“中山高校药学院同学会”发票的“品名规格”、“单位”、“数量”、“单价”工程须具体地填写清晰发票的“品名规格”一项须填写详细事项如购置宣传用品一批,不能只填“宣传用品”,应写明详细工程(如毛笔、颜料、画纸等)假如没有充足多的空栏填写所购置的商品,则可直接填上“XX用品”,但必需另附购物商家出示的等额购物小票(注等额购物小票的商家名称必需与发票专用章上的商家名称相全都,否则学院不予报销)用于报销的发票都为第二联,即“顾客报销凭证”,第一联和第三联都不能用于报销发票正面不得做任何改动,若有任何涂改、修改的痕迹,学院不予报销。