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文本内容:
公司档案管理制度
一、总则、为强化本公司档案工作,充足发挥档案作用,全面提高档案管理水1平,有效地爱护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的2对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和非受控档案、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完好(公文上的各3种附件一律不准抽存)结案后按时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁
二、文件材料的搜集管理、公司指定专人负责文件材料的管理
1、文件材料的搜集由各部门或经办人员负责整理,交总经理批阅后归2档、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主3办部门或人员搜集,交行政部备案会议文件由行政部搜集
三、归档范围、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、1会议记录等、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书
2、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统3计报表及简报、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
4、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料
5、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像6等
四、归档要求、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间1的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完好
2、在归档的文件材料中,应将每份文件的,正件与附件、印件与定稿、3请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的4最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年、档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依5序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清楚6
五、档案管理人员职责、根据有关规定做好文件材料的搜集、整理、分类、归档等工作
1、根据归档范围、要求,将文件材料按时归档
2、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完好与安3全
六、档案的利用、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,1报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催2还,发现损坏、丧失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理、必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必需按时汇报,3追求责任、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任4意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必需经领导批准才能摘抄或复制、必需爱惜档案,保持干净,不准在档案材料中写字、划线或作记号5等、不准转借,必需专人专用
6、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办7理续借手续
七、本制度即日起开头执行。