环境管理资料

2022办公室环境管理资料

1.办发布局开放式办公室的优点易于沟通，便于交流；缺点房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人；封闭式办公室的优点易于保证工作的机密性

2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室

3.预防紧急情况的措施有主要是第二点与第六点其中，第二点可能考选择题；第六点在录相中可能浮现

4.发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；如果事故中有人受伤，则涉及到的每一个人都要填写一张《工伤情况报告表》，里面的主要信息要有完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名与日期注意一定不要有伤情鉴定医生

5.改进日常办公事务工作流程的方案答改进日常办公事务工作流程的基本思路是合并与精简认识到存在的问题后，提出如下改进建议注意事项中

（1）流程应由职权明确的专人来负责

（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合

（3）流程本身要有不断改善的空间与弹性

6.选择题文稿审定的步骤

（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿

（2）校对人员应认真校对

（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍

7.选择题文稿审核的内涵法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核

8.选择办公设备与易耗品供应商时要比较

（1）价格与费用，如批量购买，节日削价或者将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品

（2）质量与交货

（3）服务与位置

（4）安全与可靠性要子细比较供应商的报价单、订货单、交货单与发票是否一致

9.作为秘书，你如何做到对办公用品的控制与监督？答第一要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量与再定货量其中最大库存量的定义，最小库存量，再定货量第二加强对办公设备与耗材的库存管理与监督，要求保持进货卡、出货卡与库存卡的三卡一致进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量第三最后

①检查库存物品申请表与库存卡，从而了解各部门与某个人使用物品的情况

②定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目与最大、最小库存量与再定购量

③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费与被盗

10.租用或者租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的

11.办公用品的采购，

①由购买货物的人填写《购买申请表》，经部门领导批准后交给采购人员并复制一份给会计部门

②采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库

③会计部门收到发票后，对照交货单、入库单与订购单，要做到三单一致，经财务主管签字，支付款额或者支票

12.做时间表应按照工作的轻重缓急与逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的先后顺序并指明每一项任务的负责部门或者承担人以及负责人

13.行动计划的内容四点考试大编辑整理

14.现代企业管理要求工作的时效性制定承办周期的内容与期限要考虑

（1）时间期限

（2）确定多长的时间期限做标准适宜，包括能体现组织的形象

15.承办周期是企业接到客户或者问询者的问题后处理并回复的时间规定办公用品的发放与管理▲〈复习重点》（）1办公室常用办公设备的功能与特点（）2办公用品与易耗品范围、分类与管理方法（）3节约办公用品的措施

一、办公室常用设备的使用

（一）识别办公用品与易耗品（详细阅读这部份内容）思量办公室里哪些用品属于易耗品二相关知识，纸薄类笔尺类办公用品及易耗品的范围包括小装订类归档用品I办公设备专用易耗品

二、办公用品的发放程序办公用品的发放与节约使用的普通方法阅读思量

1、发放物品应有哪些手续

2、节约使用办公用品的具体措施有哪些作业写出办公用品发放的具体办法办公效率与时间管理▲复习重点》4合理安排日常工作及上司交办的工作的要求5秘书简单事务性工作的内容范E

一、合理安排日常工作及上司交办的工作一工作方法首先认真阅读案例部份，根据案例的提示进行学习

1、用ABCD法则排出工作的优先等级依照事务的轻重缓急，循序着手，充分利用时间，取得最佳效益

2、有效利用时间，事半功倍1明确自己的工作任务与职责2区分常规工作与非常规工作3开动脑筋，分清工作的轻重缓急，使工作有序进行4合理分配精力，提高工作效率5使用办公辅助手段匡助组织工作6工作安排要适应流程的运转7要遵照规章制度与承办期限8记工作日记二注意事项秘书是辅助与服务于上司工作的，应准确地完成上司交办的工作

二、日常办公事务的协调一工作方法秘书在工作中常处理的简单事务性本职工作包括

1、内部会议室的预定工作

2、用车预订工作

3、协助同事印制名片

4、协助安排各办公室的桶装饮用水

5、协助组织入口处的出勤登记或者打卡工作

6、按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人二相关知识

1、简单的事务性工作仍很重要，不可掉以轻心

2、掌握协调工作的基本原则作业根据所学内容口述摹拟练习题常用事务文书的拟写▲〈复习重点》1事项通知事务通知、会议通知的知识与拟写2礼仪文书的知识与拟写

一、传真传真的概念与写法传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或者国际互联网络传送的一种文书

（一）备忘录的概念与写法

二、备忘录二注意事项在备忘录中不需要签名或者表示敬意的结束语

三、事务性通知一事务性通知的分类及写法

1、事项通知1事项通知的合用范E

2、非正式公文类通知1启事型通知2凭证型通知

3、会议通知P1851会议通知的合用范E2会议通知的写作

四、邀请信一邀请信的概念邀请信的结构与写法结构标题+称谓+正文+落款+成文日期

1、标题1事由+文种，或者会议名称+文科2文种，即“邀请信”

2、称谓在邀请信的开头顶格写被邀请者的姓名或者单位名称

3、正文结构；信首问候语+主体+信末问候语1信首问候语正文开头的“您好”等2主体说明邀请原因与活动内容，介绍细节在正文结束后，下一行左空格书写问候语（）4落款及成文日期

（三）详细阅读注意事项部份

五、详细阅读感谢信

六、详细阅读贺信（电）作业

1、情景摹拟以深圳市科协的名义给相关专家写一封召开科技成果转让洽谈会的邀请信，要求内容具体，写法规范

2、情景摹拟以深圳市科协的名义给乾坤公司写一封贺信，祝贺他们研制的新产品获得国家科技部一等奖。