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《办公室管理》简答题题库(珍藏版)《办公室管理》简答题题库(珍藏版)(内部资料、更新至2022年月试题、涵盖以上期末考试原题及答案)办公室事务管795%理的效劳性表如今哪三个方面?答一是为上司效劳,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;二是为组织效劳,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境;三是为公众效劳,保证组织与外界的信息渠道通畅,亲密与社会各界联络核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容答
(1)查是否需要行文,以什么名义行文;
(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾;
(3)查要求和措施是否明确详细,实在可行;
(4)查涉及其他部门或者地区职权范围的问题是否商议一致并经过会签;
(5)查行文是否标准,文件格式是否符合规定衡量会议质量的会前根本标准有哪些?答会议是否确有召开的客观必要;会议目的和会议风气是否端正;会议时机
①主体社会组织;
②客体公众;
③手段传播途径公共关系原那末公众利益至上;实事求是;互惠互利;2双向沟通;始终如一;开辟创新;整体统一简述公文校对工作要求答校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、1格式等;解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之2间衔接以及页码编排问题;进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关指导人3或者撰稿人处理;需要使用标准校对符号;4对于重要的或者大量印制的公文,应施行三校、四5校,以确保公文的正本不出过失简述归档文件整理中的装订工作要求答档案装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后装订的对齐方式左上角装订,那末左、上边对齐;左侧装订,那末左、下边对齐装订方式线装、粘接、穿孔、变形材料等装订材料装订线、襁糊、热封胶、订书钉、不锈钢夹、热压胶管等大局部省档案局规定,用缝纫机在文件左侧轧边,文件较厚时,那末用“三孔一线”的方法装订档案简述行政事业单位压缩办公经费开支的途径答⑴严格控制各种会议、外出考察及公务活动;⑵加强对人员出国、出境的管理,压缩出国、出境活动规模、团组和人员数量,做至/负增长”;⑶严禁超预算申请各项专项经费,特别是办公用房的建立、各种装修、办公设备的购置;⑷凡遇重点工程的开支,需经牵头部门统一协调经费申请及使用,防止浮现多头申请经费的现象;⑸专业设备的更新,要严格按规定审批;⑹实行分块核定、管理和使用行政办公经费;⑺经费审批权属执行“一支笔”审批、核报原那末简述会务管理的要求简述会务管理中对会务工作人员的要求答会前的最后检查工作认真负责、细心、耐心;1组织签到和登记任劳任怨能连续作战;2做好联络协调沟通协调才干强;3()会议记录与保密业务素质与原那末性;4()会议后勤保障服从分配协作意识好5简述会议的积极作用答
(1)交流信息,互通情报;
(2)发扬民主,科学决策;
(3)增强友谊,促进团结;
(4)统一认识,协调行动;
(5)带动消费,促进经济简述会议记录的特点答
(1)原始性是指按会议开展顺序,将发言人的讲话内容、研究认定的问题,如实记录下来,普通不许加工、整理内容()凭据性是指会议记录为会议原始情况的真实记录,是查2对会议内容的真实凭据()会议记录的重点内容包括会议中心议题以及环绕中心3议题展开的有关活动;会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;权威人士或者代表人物的言论;会议开场时的定调性言论和完毕前的总结性言论;会议已议决的或者议而未决的事项;对会议产生较大影响的其他言论或者活动简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序答
(1)剪彩的准备红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯剪彩的程序请来宾就位一宣布仪式正式开场一奏国歌一2发展发言一发展剪彩一发展参观简述涉密文件复制管理标准答⑴复制的涉密文件资料须加盖专用戳记;⑵复印文件被再复制时,仍需继续加盖戳记,使涉密文件的复制和流转过程始终受控;简述调查研究的三个阶段及其主要任务答准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明1确调研任务及要求施行阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理资料,分析2八材料和综合提炼调研成果p完成阶段,主要撰写调研报告3简述文员向上司做请示的考前须知答请示要对口遵守按上级分工,对口请示的原那么防1止多头、越级请示对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的指导人请示,并将有关情况通报其他分管上司请示要单一遵守一文一事的规那末,防止将多项事务写2在一份请示内,造成上司批复的艰难简述信访工作的原那末答⑴方便信访人原那末;⑵属地管理、分级负责、“谁主管、谁负责原那末;⑶依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合原那末;⑷标本兼治、预防和化解矛盾相结合原那末;⑸行政执法与监测技术相结合原那末;⑹双向标准原那末既要标准机关的受访、受信行为,也要标准信访人的信访行为简述信访工作中网络来信的处理要求答定时翻开信箱,及时处理电子邮件;1重要信访,及时报请;2转办信访,跟踪督办;3网络保密,脱机阅读4简述饮酒礼仪答通常白酒开瓶后直接饮用,但在有些地区,如我国东北地区那末喜欢把白酒加热后饮用;红葡萄酒应该开瓶透气放置一阵再饮用;如在盛夏,香槟酒和白葡萄酒在饮用前应该放入冰水或者在冰箱里冷藏,或者在酒杯在放入少许冰块;啤酒普通也应经过冰镇或者加冰块冷却之后饮用饮酒的讲究确定酒品、摆好酒具、调好酒温、适度酌酒、文明饮酒、巧妙谢酒简述印章的使用要求答专人负责,确保安全,防止污损印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定指导批准,审查内容,用印登记,盖印,留存材料,不允许浮现盖有印章的空白凭证简述在储藏间存储办公用品时的考前须知答储藏偶尔者物品柜要上锁,保证安全;1储藏需要的面积取决于单位的大小;2合理摆放例如在柜中和储藏室放置物品,必须清晰地加3标签,以迅速找到物品和说明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或者后面等;储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到;4办公用品应保存在枯燥和通风良好的房间中假设存放在5潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送人打印机或者复印机中简述制作会议证件的考前须知答重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规内1容设计上要有会议的名称、预会者姓名、称呼先生、女土、小姐等、身份职务、职称等、组织或者公司的名称;重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的2相片,并加盖大会印章;会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实3用、美观慷慨;大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人4员、效劳人员等不同身份参加者的会议证件的款式;应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片5简要答复公文写作的五部曲答第一步,领悟指导意图要求准确、全面、提炼、增加贴近度第二步,站在指导角度考虑问题第三步,把握常用思维方法形式化思维,对象化思维,辩证思维,散点思维,求同存异思维第四步,牢记拟写公文要素及要求第五步,符合国家公文格式标准简要答复起草请示的“五步棋”答因为什么请示对于原因、目的的说明请示什么问题提出请示的主题内容怎样解决问题提出解决问题的建议与方案恳求上级回复结尾用语的使用有无附加需要说明根据需要确定附件的使用与否简要说明会议记要的概念,会议记要有什么作用?形式是怎样的?简要说明会议记要有什么作用?有哪两种形式?答会议记1要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文它是在会议记录的根抵上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况会议记要具有沟通情况、交流经历、统一认识、指导工作2的作用;可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或者下属单位,以传达会议精神和议定事项,或者要求预会单位共同遵守、执行有两种形式议决性会议记要是预会者经过商议,对某3A.些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字根据B.周知性会议记要用于传达会议情况,传播信息、交流经历而作的纪实性文件简要说明文秘人员随上司旅行完毕后,要做好哪些工作旅行完毕后,文员应主要完成哪些工作,请予以设计请简单说明进步会议效率的一些根本做法?答遵循法律法规;合理确定会议目的;确定必要的预会者;减少会议数量;缩小会议规模;简化会议程序;缩短会议时间控制会议经费;分析乍会议本钱什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?普通应怎样做?答对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的,由文员出面阻挡或者谢绝文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地到达阻挡或者回绝的目的即可挡驾上司不愿接的,文员要告诉对方,暂时不能接或者1上司不在,将内容记下,转告上司上司不能接的,要另约时间,或者将内容转告;来访挡驾先问清来由,判断有无必要引见给上司,或者2先作请示;会议、活动挡驾对无必要的会议和活动文员要替上司委3婉地谢绝使用电脑的考前须知答使用电脑时要做到不要让阳光直射电脑,以免机壳老化;不要随意放置茶水,以免碰翻杯子弄湿电脑,造成短路;不要在开机状态下插拔各种电缆,以免烧坏接口;不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘;不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机;不要使用来历不明的软件,防止病毒侵入,并且要装备必要的杀毒软件,定期或者时常地对电脑发展保护性杀毒;不要在病毒入侵时使用电脑,除非有特殊的自我防护措施;不要自己随意处理电脑硬件故障;不要将电脑交给非专业人士修理,如有必要应全程监视谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解答⑴办公室人员“善谋要求可以正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区一是“参2政”意识过“度”,把自己摆在“准指导”或者副职的位置,把幕后工作放到台前;二是轻易抛出“夹生”想法,强加于指导,于公于己都不利;三是出“域主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动要防止以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德标准约束自己,踏塌实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、对付指导文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?答进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或者奉1劝;参谋作用;补缺作用;增进关系作用;2适事、适时、适地、适度3文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?详细做法是怎样的?答有电子提示系统和人工提示系统是否已经成熟;会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件会见预会谈的前期准备工作有哪些?答
(1)确定议题和明确目的;
(2)搜集信息和分析州双方材料;
(3)确定参加人员;⑷双方商议时间、地点;⑸布置坐位简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别答
(1)办公环境或者称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合()按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、2办公活动职能环境和办公活开工作环境简述办公设备使用标准答
(1)必须明确每台设备的详细用处,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求发展操作()必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除2非配置给个人专用或者指定公用的()注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意3每次使用的极限()未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,特别是4用于处理私人事务电子提示系统的做法在电脑中设置日程表、报警系统、一周方案以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息人工提示系统的做法设置根本办公日程表、固定活动日期一览表;使用提示性备忘录;准备约会表;准备特殊提示卡;准备交往提示文件文员所作的完好的会议记录应该包括哪些事项?答
(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开场时间、完毕时间);⑷会议地点;⑸议题;
(6)主持人、主席;⑺出席者;⑻会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期文员在处理上司指派的工作时,首先要子细制定方案,简要说明制定方案时应注意的几个要点答
(1)充分理解即将开场的工作内容;
(2)考虑以什么方法发展效率会最正确;
(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序制发文件时加盖机关印章,称为用印,详细要求有哪些?答
(1)文件用印时,必须以机关指导人或者部门负责人签发的文件原稿为根据,经核对无误后始得用印;()文件用印要端正、明晰,要端正地盖在成文日期上方,2上不压正文,下要骑年盖月;文件用印一定要与制发文件的机关、部门或者单位相要34核实用印份数,超过份数的不能盖印()办公设备的使用环境温度为相对湿度为至55℃〜35℃,20%过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备米摆布有效85%,5影响间隔()假如不处于工作状态,使用完毕应切断电6简述办公室的根本概念及组成答办公室,英文为“office”,泛指处理特定事务或者提供效劳的地方顾名思义,办公室泛指一切办公场所,由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成“办公室”在《现代汉语词典》中有两种解释
(1)办公的屋子;
(2)机关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门级别高的称为办公厅,普通的称为办公室简述办公室的根本职能答办公室的根本职能三办(办文、办会、办事),公文管理,事务管理,综合协调,催促检查,信息调研,会议管理,接待信访工作,为指导(政务)效劳,工作机要保密工作,后勤保障,档案管理,值班工作,“不管部”(指其他部门没有明确职责权限)功能简述办公室的四种含义答
(1)广义的泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等狭义的是指某一类职业人员或者某一级职务人员的2办公场所,如厂长办公室等特指的党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级3别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅专指的某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办4公室简述办公室的主要特点答⑴辅助性;⑵综合性;⑶效劳性简述办公室督查工作的方式答⑴现场督查;⑵会议督查;⑶书面督查;督查简述办4公室辅助决策的任务答在决策的不同阶段,辅助决策的任务各不一样⑴在决策的准备阶段征询群众意见,搜集决策信息⑵在决策的制定阶段提供决策根据,提出决策建议在决策的审批阶段撰写决策报告,编制施行方案,落实行3动措施在决策的执行阶段协助决策试验,提供反应信息4在决策的总结阶段撰写总结报告,评估决策落实情5况简述办公室设备使用标准简述常用办公设备使用标准答必须明确每台设备的详细用处,熟悉掌握其操作程序,1严格按照使用说明书的要求发展操作;必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配2置给个人专用或者指定公用的;注意安全,注意节点,注意卫生,注意定期保养,注意每次3使用的极限;未经上司允许,任何人严禁私自使用办公设备,特别是用于4处理私人事务;办公设备的使用环境温度为至相对湿度为至55℃35℃,20%过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备米摆布有效85%,5影响间隔;假如不处于工作状态,使用完毕应切断电6简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务答准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明1确调研任务及要求施行阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析八2材料和综合提炼调研成果p完成阶段,主要是撰写调研报告3简述办公室调研的原那末答尊重客观事实原那末指调研中应尊重客观事实,在真1实准确上下工夫,一切从实际出发,实事求是,准确地反映客观事实结论后于调研原那末强调调研人员不要把指导的某种意见2或者书本上的东西当做既定的结论,或者在调研之前仅仅凭自己的经历和认识,形成一个主观臆断的结论要把调研的过程变成为证实结论而搜集、寻求根据的过程理论性原那末必须把调研同所要解决的问题严密结合起来,3预测事物开展的可能倾向,把握开展趋势群众性原那末是指发展调研,必须走群众道路,相信人民4群众,依靠群众综合性原那末是指调研应多方位、多角度、多层次地综合5发展一种社会现象,一个社会事实都不是孤立存在的,而是多层面、多方位的辩证分析、原那末必须始终采用正确的观察和思维方法,6做到全面、及时、准确、深化地理解实际,并能开掘事物的本质特征和根本规律遵循八项规定原那末要改良调研方法;到基层调研要深化7理解真实情况,总结经历、研究问题、解决艰难、指导工作;向群众学习、向理论学习,多同群众座谈,多同干部谈心;多商议讨论,多解剖典型;多到艰难和矛盾集中、群众意见多的地方去;切忌走过场、搞形式;要轻车简从、减少陪同;简化接待,不张贴悬挂标语横幅,不安排群众迎送,不铺设迎宾地毯,不摆放花草,不安排宴请简述办理办公用品的进货手续答在收货物时,要及时办理进货手续,保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对核对交货单、定货单和通知单在签字之前,应该检查货物1数量和质量发现数量不对时,应即将通知采购部门联络供给商2任何数量有出入都应通知采购部门,确保支付给供给商正确3的款额每一类货物的检索,都应记入到库存控制卡的接收列中4在余额列中注明的物品数量,需要按新收到的数量如实增加5物品应正确存放,以使物品不损坏、浪费或者被盗,以及消6除各种安全隐患简述党政机关的公文合用范围答决议,合用于会议讨论通过的重大决策事项1决定,合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和2人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项命令令,合用于发布行政法规和规章、宣布施行重大强迫3性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人公报,合用于发布重要决定或者重大事项4公告,合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项5通告,合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项6意见,合用于对重要问题提出见解和处理方法7通知,合用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知8或者执行的事项,批转、转发公文通报,合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重9要情况报告,合用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级10机关的问询请示,合用于向上级机关恳求指示、批准事项11批复,合用于答复下级机关请示事项12议案,合用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表13大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项函,合用于不相隶属机关之间商洽工作、问询和答复问题、14恳求批准和答复审批事项记要,合用于记载会议主要情况和议定事项15简述第三代时间管理的法那末及其内容ABCD答第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫法那末ABCD重要且紧急一必须即将做A.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有B.人蓦地打请你吃饭等)--惟独在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这种事重要但不紧急(如学习、做方案、与人谈心、体检等)----C.只要是没有第一类事的压力,就应该将其当成紧急的事去做,不要迟延既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)—有闲工夫再说简D.述电子公文处理过程的五个环节答创立根据一定的规那末建立电子公文的过程办理通过计算机系统对电子公文发展收发、审阅等相关操作交换按始发者意图发展跨系统的公文传递归档根据国家或者本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储销毁根据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除简述公共关系的三大构成要素及其原那末答⑴三大构成要素是。