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文本内容:
技术档案管控管理制度规章中国交通建设XXXX技术档案管控管理制度规章编制.,・审核____________________审批____________________中国交通建设XXXX技术档案管控管理制度规章总则
11.1为建立、健全本次项目部技术档案工作,完整地保存和科学地管控管理本次项目部的技术档案,充分发挥技术档案在本次项目部的作用,更好地为工程施工服务特制订本管控管理制度规章
2.2本本次项目部技术档案是指工程技术机构部门在施工技术、科研成果、质量、设备等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等
3.3本次项目部工程技术部要把技术档案工作纳入本次项目技术业务管控管理工作中,保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度规章及时归档
4.4按照集中统一管控管理技术档案的基本原则,工程技术部设立综合档案室,并配备专职有关人员管控管理综合档案室在技术主管的直接相关领导下,集中统一管控管理本次项目部施工、质量、设备等技术档案建立、健全技术档案工作,达到本次项目部技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用技术文件资料的归档
22.1每一个技术本次项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,并按公司形成技术文件资料的归档范围和相关要求,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒),由本次项目总工审查后及时向公司技术档案室移交归档
2.2技术有关人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理交接手续,签字或盖章归档备查凡不符合组卷相关要求或技术文件资料不全的,管控管理有关人员有权拒绝接收
3.3凡需归档的技术文件资料,应尽量符合国标、部标和企业标准的规定做到书写材料优良,字迹工整,图纸按规格绘制,图样清晰严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印
4.4凡形成的图纸类文件,应描制底图一份,并经技术责任签字或盖章后,向档案室移交归档
5.5凡外来、外购回本次项目部的图纸资料,随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前,相关机构部门必须通知资料管控管理有关人员参加清点,如数归档在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走技术档案室的任务和管控管理有关人员的职责
33.1技术档案室的任务
3.
1.1集中、统
一、科学地管控管理好技术档案,维护技术档案的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管控管理有关人员应负主要责任,严重者调离岗位
3.
1.2协助各机构部门和有关技术有关人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作
3.
1.3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档,提供技术资料为本次项目部格机构部门和技术有关人员服务
3.2技术档案管控管理有关人员的职责
3.
2.1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策钻研业务,提高管控管理水平,保证技术档案工作任务的完成积极主动地为生产、开发提供技术资料
3.
2.2科学地管控管理本次项目部技术档案,承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作
3.
2.3遵守公司保密制度规章,做好安全保卫工作
3.
2.4严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度规章
6.
2.5保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制技术档案的鉴定和销毁
44.1认真做好技术档案的有关内容、保管期限的鉴定工作因破损或变质的档案,复制后,原档案保管期限为半年因修改有关内容而更换的档案,原档案报废,保管期限为一年
7.2凡要销毁的技术档案,必须造具清册,经本次项目总工审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档技术档案的保管和借阅
55.1对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管控管理,编制《档案查阅目录》,做到定位存放,妥善保管,方便利用
5.2认真执行技术档案的保管检查制度规章,每年年底全面检查、清理一次,做到帐档一致并于12月30日以前整理出检查报告,交本次项目总工审查本次项目总工根据检查报告的结果,对出现的问题勒令档案管控管理员进行整改,并对检查报告的真实性进行复查
5.3做好技术档案的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等如有破损或变质的档案,管控管理有关人员要及时修补和提出复制
5.4技术档案的保密制度规章
5.
4.1本次项目部职工必须严守机密,维护技术档案的安全凡借阅重要的档案(包括外来、外购的资料,随仪器、设备回本次项目的文件资料,原始底图等),要由本次项目总工批准后方可借阅借阅者必须妥善保管,不得遗失
5.
4.2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理
5.
4.3非工作有关人员未经允许,不得随意翻阅技术档案
5.5技术档案的借阅
5.
5.1凡本本次项目技术有关人员、工作有关人员,因生产需要都可借阅技术档案由管控管理有关人员填写《文件借阅登记表》,借阅有关人员签字或盖章后,方可使用用后按期归还,经管控管理有关人员检查后,方可办理注销手续
5.
5.2技术档案和各种设备说明书等,均在本次项目部内控制使用,档案原件不得借出档案室,仅供在室内查阅若需借出室,应办理手续,借出副本如无副本时,需经本次项目总工批准方能借出
5.
5.3经同意借出之档案,每次最长时间为三天如工作需要,到期后需继续使用的,应办理续借手续如遇假期,必须将所借技术档案退回到期未归还或未办理续借手续者,由档案管控管理员负责任催收,并相关要求其限期归还到期还未归还,由档案管控管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报本次项目总工审查,本次项目经理批准后,送本次项目部财务部,对档案借阅人进行处罚事后借阅者如能归还所借档案,根据其时间的长短,可按处罚金额的1/2至全额返回
8.
5.4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责任如发现问题或有损坏者,及时向主管相关领导汇报并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚,由档案管控管理员报本次项目总工审查,本次项目经理批准后,送财务部,对档案借阅人进行处罚技术档案的复制和技术资料的发放
66.1凡归档的技术文件资料,一般应存档一份重要的和使用频繁的应复制备份一份,供日常借阅或发放使用,备份文件发放后,应及时复制补充完整
7.2用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等,应复制三份,发放分管技术员及档案室存档
8.3因工作原因,需要发放各使用场所的技术资料,应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》,发放清单由文件编制机构部门填写,机构部门主管批准后交档案室档案室按清单的相关要求发放至各使用场所,发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等,并有接收有关人员签字或盖章其它需要文件的单位或个人,应提出申请,填写《文件领用申请单》,经主管相关领导审查、文件编制机构部门主管批准后,可签名领取
9.4发放各使用场所的文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理凡使用者无法提供原文件资料,而相关要求档案室重新发放时,文件使用者应承担重复发放文件的资料费用,其金额按复制资料的实际价格核算,由档案管控管理员报本次项目总工审查,本次项目经理批准后,送交财务部技术档案和受控技术文件的更改
77.1当文件编制机构部门需对技术档案实施更改或补充时,应有更改通知单对用户提供的文件资料进行更改时,还应有用户同意更改的书面证明,并存档备查更改有关人员根据通知单的有关内容对技术档案实施更改修改时统一做好修改标记,坚持技术责任签字或盖章,标明日期同时修改清单中的更改级别,并将修改通知保留备查
8.2技术档案更改后,资料管控管理有关人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所,以保证文件的使用得到有效控制
9.3为防止各使用场所的受控文件失控,各类受控技术文件自发放之日起,其使用期限为一年,过期自动作废需重复使用时,经文件归口管控管理机构部门审查后,盖上“确认”印章,审查有关人员签字或盖章认可后方可再次使用附则
88.1本办法自2015年4月1日起施行
9.2本办法本次项目部工程技术部负责任解释和修订。