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接打电话的技巧电话作为一种快速、便捷的通信工具,在现代办公商务中得到了广泛的应用虽然通过电话不能看到人的表情,却能判断出对方的性格和人品,因此,掌握接打电话礼仪常识是非常重要的,它直接影响着一个公司的声誉那么,办公室文员在日常工作中应掌握哪些接打电话的基本礼仪呢?左手持听筒,方便记录接打电话时手持听筒要用哪一只手?可能有人认为用哪只手拿都是一样话虽如此,但如果用左手拿,而将右手腾出来,在打电话的过程中,就可以做纪录、查资料反之,每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”,再换另一只手拿听筒,就容易耽误时间止匕外,还会给对方留下不好的印象,从而对谈话产生负面的影响为了避免这种不高明的做法,应用左手来拿听筒,并随时将记录本和资料放在手边,以便能迅速地做出反应做好事前准备,讲电话不怯场一般人认为,通过电话将事情说清楚,似乎是一件很容易的事,但实际上却很困难尤其是当对方的地位高,或所谈之事非常重要时,自己就常会处于一种“怯场”的状态,大脑一片空白即使没有这么严重,能将事情正确地说清楚,也较为不易所以,在将资讯正确而简洁地传送给对方前,必须先在头脑中构想清楚如果不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何这六个问题,就不能简洁地将一件事告诉对方在打电话之前,将要谈的内容记录下来,是一种简便易行的好方法如果再将有关此事的资料准备好并放在手边备查,就完美无缺了这么一来,即使被对方询问,也能很快地有条有理地回答接电话时,先说声“您好”一般人在接听来电时,习惯性地先从“喂”开始应答但是,在公司内接电话,拿起听筒后,应口齿清晰地说声“您好”,再说出自己的公司名称和部门名称在对方报出自己的姓名后,别忘了再加上一句“平日多蒙照顾,不胜感激”一般人对这种话通常会很难说出口,因为“自己并没有受到这个人的关照”可是在商业上,有所谓的社交辞令即使是与对方初次打交道,如果说一句“承蒙关照”,也会给对方留下好的印象,结果就会完全不同打电话时,必须主动自报姓名打电话时应先主动自报姓名,要是直接说出“请接电话”,就略显失XX礼因此,应在对方尚未问起之前,先主动自报姓名自报姓名时,应将自己任职公司的名称与自己的姓名,同时告诉对方我们时常会遇到只说出公司名称,而不报自己姓名的人,但是却会对接电话的人造成麻烦因为无法正确转达来电者为何人此外,如果不报知自己的名字,也会给以后的工作带来许多不便私人电话,应长话短说因自己的私事而常使用单位的电话是一件不好的事,因此要尽量少使用单位的电话打给自己的朋友对于朋友打来的电话,一般人会认为电话费是由对方支付的,不会增加单位负担当然,上司也不会对接听一两分钟的私人电话有微词可是,当变成长达几十分钟的超长电话时,那就是另一回事了在单位里,无论哪部电话,都是因工作需要而特地准备的若由于私人电话时间过长,而使单位不能进行重要的工作联系,会给单位带来重大的损失因此,有私人电话时,应该长话短说,尽快回到工作岗位上电话中途断线,应主动打过去我们时常会遇到这样的情形当通过电话与对方交谈时,电话突然中途断线要是事情没有谈完,应由先前打电话的一方重新拨打,以使谈话继续下去若事情大致已谈完,也应重新拨打重新拨通之后,再向对方致歉,“非常抱歉,刚才电话中途断线了”应当具备始终由自己主动重打的意识,如果对方使用公用电话,那就另当别论了电话声音不清楚,怎么办我们时常会因通话声音小而听不清楚,此时,你是否会因此而提高嗓音,大声说“对不起,我听不太清楚,请说大声一点!”即使对方的声音的确很小,也要采用如“电话的状况不好,因此听不清楚”之类的说法如“很抱歉,能不能请你再说一遍,明白无误地反问对方,并加以确认再复述一遍“请稍等片刻”,不宜超过一分钟在商业上,“片刻”应以一分钟为限如果过了一分钟,就超出了“片刻”的范围,这一点要多加注意在这种情形下,如果判断出寻找资料需要花费一分钟以上的时间,就须告诉对方“对不起,待会儿再打给您”,再挂断电话,这才是正确的礼仪此外,即使在一分钟以内重新拿起听筒,也必须说上一句“让您久等了”电话留言记录,应该标记清楚若在电话中受人之托,转达留言时,必须做记录这看起来似乎理所当然,然而却很少有人能将留言记录做得完善虽然有些单位有内部专用的记录格式纸,但在多数单位,受托人只能自己加以整理在留言条中除了要写明对方的单位名称、部门名称、人名、事由,此外,还应写出接电话者的名字否则,见到留言条的职员,在稍后即使想询问细节,也会因不知道接电话的人是谁而无可奈何由于业务员等大多出门在外,见到留言条通常已是黄昏时的事了比如当事人刚从公司回来,看见来自于公司的希望与其联系的留言条,A A慌忙打电话过去,却发现那是早上去公司之前对方留下的口信为了A防止出现这类差错,也必须在留言条上填写接电话的时间电话铃声不应超过三声当电话铃响了好几声,却不见对方来接听时,一般打电话者会觉得烦躁,相信你也有过这种经验因此,接电话应在电话铃响第三声之前如果此时没空,过了许久才接电话,也应该说声“让您久等了”表示一下歉意,这是最起码的礼节应确认对方的留言当你从对方那里听到留言后,应说声“请让我复述一遍,并把听到的内容重复一次此时,对于容易弄错的数字与人名,应采用特别一点的记录方式例如,将“江先生”读作“带三点水的江先生”之类,并且有必要确认一下会面的时间是上午还是下午复述之后,还应附加一句“我叫XX,我将会把您交代的事情转告给当事人”,以使对方放心此外,如果是自己留言,当对方没有复述时,应将事情很快地重复一遍,并补充一句“可以了吗?”以示叮咛温馨提示电话用语要言简意赅,将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来在通话时最忌讳吞吞吐吐,含糊不清,东扯西拉正确的做法是问候完毕,即开宗明义,直奔主题,少讲空话,不说废话。