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文本内容:
商务接待管理制度
一、目的为规范接待活动,提高接待质量,美化公司形象,特制定本制度
二、适用范围涉及公司接待的所有部门和员工
三、职责各部门日常业务接待由相关部门管理,其他公司公共性接待工作由办公室统一组织负责
四、接待工作的基本原则接待工作要贯彻“以来宾为关注焦点”的原则,礼貌、热情、谦和、得体;以广结善缘,多播美誉,给企业构建良好的公共关系,树立良好企业的形象
五、基本内容
(一)接待来宾分类及费用标准级来宾类别费用标准接待人员安排审批别用餐视来宾的分类及职务,安排相A类客户(年销售额800300元以内/人•餐特级应的人员接待陪同
1、客户万以上)型来宾由总经理审部门主管以下来宾由我方相应批用餐部门负责人组织安排接待;主B类客户(年销售额300万200元以内/人•餐管以上来宾由由我方部门负责以上)级人组织接待并报总经理备知其业务内容涉及哪部门,由哪用餐C类客户(年销售额80万部门给予协助,以相关业务部150元以内/人•餐由各部门主以上)门为主接待、陪同级管审批-各部门有业务往来的客用餐
2、学者型来宾由办公室负级人,D类客户等100元以内/人•餐责组织接待,人力行政部协助,并根据需要报总经理备知国家机关工作人员的接待工作由办公室统一组织,总经理领导,费用标准及接待人员安排,根据实际情况灵活掌握
(二)接待准备程序、相关人员,接到有关接待的通知后,要立即向本部门经理汇报,经理应1迅速做出判断、反映若属于本部门负责的二级及以下的接待,即自行准备;若属一级及以上接待,应立即向分管领导汇报并通报办公室、各部门接到接待通知后,应根据轻重缓急进行合理安排若属于二级及2以下的接待,由各部门直接组织安排若属
一、特级接待,应填写《接待安排请示单》交主管领导(一级与特级由总经理)审批,报销接待费用时须附《接待安排请示单》,以备审核、各部门按请示批件组织人员进行接待准备,并提前通知相关的宣传、保安、3后勤等部门,如须临时大宗采购,还应按财务制度办好相应审批手续
(三)接待形式与内容典型情况下,一个较为隆重的全过程接待形式和内容,包括机场(车站)接机(车)、门口迎候、迎入会客室小憩、敬茶(果)、相互介绍、现场参观、会议室座谈(谈判)、照相题词等活动、赠送礼品宣传品、宴请、安排住宿及晚间娱乐活动、陪同到风景名胜参观旅游、送行等根据来访者的不同层次、不同目的和要求,接待的形式内容以及程序应区别对待,灵活处理
(四)接待工作的宣传与总结、一级、特级接待要由办公室组织打横幅、出欢迎牌、照相、录像特级接1待和重要的一级接待事先要邀请新闻单位采访;事后要向省市新闻单位投稿宣传,并编辑内部简报有重要意义的来访事件要载入司史、司志、一级、特级接待工作之后,办公室应召开总结座谈会,一方面及时总结接2待工作的经验教训,改进提高;另一方面挖掘、利用来访事件本身的丰富内涵,以鼓舞企业士气,弘扬企业文化、一级、特级接待工作事件在每季的企业报中报道3
(五)做好日常基础工作,为接待工作提供便利随着企业业务、规模和公共关系的扩大,企业的知名度和美誉度不断提高,订货、参观、检查、视察者会相继增多,这对企业既是促进,又增加压力为使频繁的接待工作不干扰企业日常生产经营活动,要着力做好现场管理、文明卫生、培训宣传等各项日常基础工作,并注重坚持不懈,以防止为应付接待而手忙脚乱做表面文章附表单《接待安排请示单》商务接待安排申请单填表日期年月日部门接待级别接待时间来宾说明接待人员安排接待准备工作清单部门意见签名/日期总经理意见签名/日期。