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消杀药品采购项目组织机构及人员配备方案目录第一节项目组织机构2
一、组织结构的重要性2
二、组织结构设计原则2
三、组织机构图6第二节项目人员配备6
一、员工配备原则6
二、岗位设置原则8
三、员工表格汇总9
四、团队组织管理9
五、人员激励系统14第三节部门职责16
一、采购部16
二、生产部17
三、质检部18
四、仓储部19
五、质量管理部20
六、运输部22
七、财务部22
八、售后部24第四节项目经理岗位职责25
一、采购部经理25
二、生产部经理26
三、质检部经理27
四、仓储部经理29
五、质量管理部经理29
六、运输部经理30
七、财务部经理32
八、售后部经理33第五节项目人员岗位职责33
一、采购人员33
二、生产人员34
三、质检人员35
四、仓储人员37
五、验收员37
六、保管员38
七、运输人员39
八、财务人员39
九、售后人员40这些内容贯穿于项目的整个生命周期
(一)本次项目建设的管理内容主要包括组织人员管理、质量管理、进度管理、风险管理、文档管理、范围管理等方面,这些内容贯穿于项目的整个生命周期
1.组织人员管理本项目需求的消杀药种类多、数量大、技术要求高,涉及供应商、国内外多个产品厂家、采购单位各个相关部门等为了确保项目的顺利实施,需要建立统一的项目管理组织、清晰的组织结构和合理的人员配备,同时制定该项目的各项工作制度、明确相互的关系和责任,精心组织项目准备和项目工作本部分工作包括了对组织和人员的一系列协调和管理工作
2.质量管理该项目所采购的产品不仅有相应的功能要求,而且有药物技术指标、协议标准等要求该项目的质量控制是建立在这些功能和指标可实现基础上,予以原料质量、生产质量、包装质量、存储质量等的全面监督和控制在验收过程中的质量验收不仅是功能的实现,而且是技术指标或标准的实现
3.进度管理该项目既有深度又有广度,深度是指在某一节点上不同平台,广度是指不同区域的互联因此其进度控制包括生产进度、供应进度、进度的协调等由于项目时间紧,因此整个进度控制不仅需要精心设计进度计划,而且需要计划进度和实施进度之间的协调和严格控制
4.风险管理由于项目的复杂性、消杀药本身的带毒特性,和一些问题的不可预知性,项目的实施存在风险风险管理主要是根据我公司的项目经验,提出该项目中存在的主要风险、风险后果及风险的预防措施,尽可能地规避风险或减少风险发生的可能性,并提出应对风险的措施
5.文档管理文档作为管理依据、任务之间联系的凭证、质量保证、培训与参考、软件维护支持和历史档案,对项目重要性是不言而喻的因此文档的管理是项目管理的一个重要环节,我们在项目的每个阶段都会产生相应的详尽的文档,并指定专人管理
6.范围管理需要准确定义项目的范围,以及对项目的工作范围进行有效的管理和控制
7.采购管理需要对项目采购的资源和过程进行控制和管理
8.成本管理该项目的成本管理,不仅是采购人或供应商的费用预算和费用计划,而且是与项目进度相配匹的投资或投入控制
9.沟通管理对项目的项目会议等沟通活动进行管理,有效地协调和沟通项目组的各个组成部分
(二)本公司将会针对本项目具体的服务人员进行严格的管理和培训,确保本项目的顺利实施,针对项目服务团队主要从以下几个方面进行管理
1.日常工作管理
(1)如在工作场所做与工作无关的私人事情(包括吃零食、吃早餐、化妆、看与工作无关之报刊、睡觉、开小差、听耳机等),一经发现,罚款XX元及做口头警告处理;屡劝不改或情节严重者,予以书面警告或即时解雇2任何时间都要以客户为重,不得怠慢,特别注意午餐时间来访的客人怠慢客人者视情况轻重而定处以口头警告,或书面警告处理情节严重者立即辞退3严禁在社会散播不利公司的流言,以免影响整体士气及公司声誉,一经发现,书面警告处理,事态严重或再犯者立即解雇4要注意保持工作场所整洁,特别在举行其他重大活动期间,所有人员均有义务保持公司内部的整洁,亦有责任将有关资料归整放好,违者予以最低XX元,最高XX元的罚款处理5必须服从上级领导工作安排,有任何异议均不可在客人面前争论,应当在公司相关会议上提出异议进行讨论或与领导沟通对其他公司工作人员要注重礼貌,多用礼貌用语,保持公司良好形象,违者予以最低XX元,最高XX元的罚款处理6工作期间需仪容整洁,按公司规定统一安全着装,保持个人形象,保护个人安全7公司内部的一切书籍、办公用品、设施等一律不得外带及私自挪用,工作用后物品应自觉放回原处8工作期间公司人员不得以各种形式,向客户索取利益或要客户请客送礼等,违规者按情节轻重加以处罚,书面警告或解雇9无论发生任何事情,都不能在生产现场争论,有事可向项目经理报告,进行沟通10同事之间应互相配合保持良好的关系,在工作现场不能发生冲突11在工作时间及工作地点内不得使用粗俗语言,违者每次罚款XX元处理12公司配发的工作制服必须小心保管,如有遗失或损坏作违例处理,期间如有遗失或损坏需重新申领者,必须先写报告,由经理签名后方可领取13应以公司利益为最大前提,在任何时候、任何场合都不应参与及讨论散播有损或影响公司利益的活动和言论14尊重上级领导和每一位同事,不做有损同事声誉人格的言说15不应宣扬有损公司内部团结、制造消极情绪的言论16绝对服从公司上级领导的工作安排
2.培训服务管理1公司的所有员工在经过统一的培训考试后方可上岗工作2对于在岗职工,每月也要开展一次集中的学习培训3培训学习时任何人不得无故缺席4如有特殊情况不能参加培训学习者,应写出书面申请由直接领导批准5不能参加培训的人员应在下次培训学习前将培训内容补上6对于其他部门举行的培训,只要是涉及相关业务的,也应全体参加7对每个月的培训知识要定期考试一次8如考试不合格者,必须重新补上培训课程,直到合格为止
3.项目组织及管理我公司成立XX项目服务团队,形成公司、服务团队相结合的服务体系该服务体系在合同签署后投入管理运作,负责管理、组织、生产、实施运输、包装、验收及其他各项服务,为贵方提供全方位、及时快捷的服务我公司高度重视本项目,公司副总XX担任项目领导小组组长,公司业务部和技术部、组织部、加工生产部、采购部牵头组织协调我司公司产品的系统化服务工作公司重点负责项目整体沟通协调,协助业务部门和技术部门在公司层面解决服务中的问题,与公司相关部门联合就本项目服务工作定期展开工作交流,如召开视频会议、电话会议等,真正使总分垂直服务模式落到实处,建立有效沟通交流渠道,保证本项目服务顺利运行
五、人员激励系统一激励是我们人性化管理的方式尊重个体权利,保持团队精神服务客户和创造经济、社会双重效益是权衡考核的唯一标准
(二)思想工作机制重在激发潜能,形成共享的价值观,充分发挥群众效能和工作积极性引导员工动机,尊重个人情感并且针对个性心理做适时的思想工作工作方式有谈心、座谈、家访等
(三)奖惩机制在实际工作中以奖为主,以惩为辅,坚持优胜劣汰,奖惩分明通过奖励员工往前走,通过惩罚鞭策员工向前走做到人人有动力,人人有压力奖励的类型有物质奖励和精神奖励等
(四)培养提升机制在实际工作中极具价值我们将培训放在集体和个人发展的重要位置,培养的目标是使员工忠于企业,一专多能,精益求精在提升问题上不拘一格,能者上,平者让,庸者下,为人才的脱颖而出创造良性环境方式有培养、培训、进修、提升等
(五)工资福利系统重在考核,依据贡献大小进行工资决策既考虑群体效能,更重视个人利益充分肯定努力工作所应得的优厚报酬,吸引人才,激励员工取得更好的工作绩效
(六)文化活动系统是我司的发展之源通过文化活动的开展,增强员工的自信心和认同感通过文化的凝聚功能、引导功能、约束功能把员工的目标和公司的目标紧密结合起来方式有集体活动、旅游、生日会、员工家属联欢会等
(七)在以人为本的激励系统中,我们还将结合全面质量管理模式,进行适时管理,充分发挥每个员工的主观能动性,增强主人公意识和自我实现意识,使其在授权范围创造性地开展工作这种方式在我们的实际工作中已经取得了较好的效果第三节部门职责
一、采购部
1.负责采购管理规划制度工作建立和实施;全面负责项目的物资采购及供应链管理工作
2.负责调查物料市场,掌握物料价格、替代物料、市场供应状况等
3.分析项目物料市场品质、价格等行情,及时向相关部门和上级提供信息及建议
4.负责权限内年度供货合同的编制及临时采购合同的签订,采购合同归档管理
5.建立对供应商评价、询价、比价流程及合格供应商评审制度
6.编制采购部预算,并进行预算控制
7.负责对采购不合格品处理;负责原料预防与处理
8.对新供应商开发、合格供应商评审工作
9.对物资采购采取招投标制度,防范采购价格虚高情况
10.确保采购控制成本、降低风险、保证质量和提高效率n.建立部门例会制度、报告制度、保持内外部沟通渠道畅通
12.负责供应商台账、档案建立、供应商等绩效考核评价等工作
13.完成公司领导交办的其他任务
二、生产部
1.严格遵守国家及各级政府、主管部门制定的安全生产法律、法规并自觉接受监督
2.制订车间安全技术措施计划,以及改善劳动条件的项目对所需要采取的安全技术、风险管控措施,在计划安排时,应保证资金,一经列项不准挪他用
3.组织编制或修订生产工艺规程、操作规程、岗位操作法,参与风险分析辨识和安全技术规程、风险管控措施的制定和风险管控措施的执行
4.履行安全生产、风险管控职责,认真开展隐患自查自纠工作,发现隐患及时消除,坚决将隐患消灭在萌芽状态,对一些较大隐患要及时报告上级部门,采取措施予以控制
5.加强部门作业人员的培训、管理,定期对作业人员进行安全生产、风险管控培训及考核
6.负责公司设施的日常维护、保养工作,要及时制定设施维护计划,监督检查人员的日常工作
7.遇到生产中异常情况,应及时处理,危险紧急情况,先处理后报告,严禁违章指挥
8.负责生产事故的调查、统计、上报,制定事故防范措施,并参加其他重大事故的调查
三、质检部
1.负责贯彻落实公司质量方针和质量目标,策划、组织公司质量管理体系的运行维护、绩效改善;
2.负责公司各种品质管理制度的订立与实施,“零缺陷”〃全面质量管理〃等各种品质活动的组织与推动;
3.负责对各部门品质管理工作进行内部质量审核;
4.负责进料、在制品、半成品、成品的品质标准、品质检验规程和各种质量记录表单的制订与执行,对出厂产品质量负全部责任;
5.负责全员品质教育、培训;
6.负责各种质量责任事故调查处理,各种品质异常的仲裁处理,配合公司客服部门对客户投诉与退货进行调查处理
7.参与公司质量计划的制定;
8.策划、推进质量管理体系的建立、完善及维护;
9.质量检验规范的建立;
10.质量管理基础知识的推广、培训;
11.纠正、预防措施的跟进及结果确认;
12.参与供应商的评估;
13.客户品质抱怨的处理;
14.质量成本的控制;
15.各种检验工作的执行;
16.受控文件的收发和资料管理;
17.客户验货的接待、协调;
18.认证标志使用的监控
19.认真完成公司领导交办的其他工作任务
四、仓储部
1.制定和审核物料管理制度和库存管理操作流程,并严格执行
2.熟悉仓库所有物料收、发、分的操作步骤的要求,按要求管理物料收、发、存确保库存物料质量、管理的安全
3.对所属仓储设施、仓储物资的管理、保管工作负责
4.保持与供销部门的沟通、配合、无差错地搞好购进物料的验收、入库、保管、出库并建立各类库存商品明细账目,做到账、卡、物相符
5.不得有账外物资,每天及时根据物料收、发单据登记仓库物资管理台账并做到准确、清晰、日清月结
6.应坚持原则,严格执行仓储管理制度,做到入库按规定,出库凭领单,有权拒绝不符合采购计划、审批手续的物料入库,有权拒绝不符合领料手续的物料、用品、工具的领用
7.每月与财务部门进行存货盘点清查,做到账货相符
8.杜绝因保管不善造成的物资丢失、变质、报废、损失、出现问题应及时汇报确保物料供应及时,并避免超量库存,做好定期清仓、盘存工作,认真搞好各类物资的保管工作
9.严格执行仓库管理规定,保持库区整洁,库内物料按规范分类、分批存放、堆码,杜绝乱堆乱放现象物料发放第一节项目组织机构
一、组织结构的重要性组织结构对企业的重要性不言而喻,从表面上看,项目面临着很多不良的组织结构带来的问题,如责任不清、权限不明、越级报告、部门主义、目标紊乱、机构臃肿、管理僵化、运营失控发展迅速的企业更是经常遇到这样的问题,企业发展的速度太快,企业的组织结构经常跟不上其发展而这些都需要科学的组织结构设计来解决问题从构建企业的内部秩序来说,组织结构设计可以保障公平责权利的分工以降低内耗,达到企业内部的秩序构建的目的从企业的运营效率而言,企业的运营效率二岗位效率+系统协同,企业需要组织结构设计将工作进行分解至每个岗位上,以专业化的分工来加快企业运营的速度同时需要组织结构设计中的协调机制来进行岗位与岗位之间的、部门与部门之间的有效协同,通过协同来整合各个部门、各个岗位的工作以达成整个企业的目标
二、组织结构设计原则
(一)明确企业的战略企业的组织是承接战略的主要任务进而帮助企业完成战略的,在进行组织结构设计之前企业需要对战略进行认真应坚持先进先出原则
10.搞好仓库设施、机具、工具等的保养工作、定时检查安全消防器材、防水、防毒、防火等工作,确保公司资产的安全
11.各库房应配置相应数量的灭火器,仓储人员随时检查库房灭火器材不被挪动,平时加强灭火器材使用培训、演练
12.完成公司领导分配的其他各项临时性工作
五、质量管理部
1.督促相关部门和岗位人员执行药品管理的法律法规及药品经营质量管理规范;
2.组织制定质量管理体系文件,并指导、监督文件的执行;
3.负责药品经营全过程的质量监督、检查,在企业内部对药品质量具有否决权;
4.负责对供货单位和购货单位的合法性、购进药品的合法性以及供货单位销售人员、购货单位采购人员的合法资格进行审核,并根据审核内容的变化进行动态管理;
5.负责质量信息的收集和管理,并建立药品质量档案;
6.负责药品的验收,指导并监督药品采购、储存、养护、销售、退货、运输等环节的质量管理工作;
7.负责不合格药品的确认,对不合格药品的处理过程实施监督;
8.负责药品质量投诉和质量事故的调查、处理及报告;
9.负责假劣药品的报告;
10.负责药品质量查询;
11.负责指导设定计算机系统质量控制功能;
12.负责计算机系统操作权限的审核和质量管理基础数据的建立及更新;1负责指导设定系统质量控制功能2负责系统操作权限的审核,并定期跟踪检查3监督各岗位人员严格按规定流程及要求操作系统4负责质量管理基础数据的审核、确认生效及锁定5负责经营业务数据修改申请的审核,符合规定要求的方可按程序修改6负责处理系统中涉及药品质量的有关问题
13.组织验证、校准相关设施;负责组织仓储、运输等部门共同实施验证工作
14.负责药品召回的管理;
15.负责药品不良反应的报告;
16.组织质量管理体系的内审和风险评估;
17.组织对药品供货单位及购货单位质量管理体系和服务质量的考察和评价;
18.组织对被委托运输的承运方运输条件和质量保障能力的审查;
19.协助开展质量管理教育和培训;
20.其他应当由质量管理部门履行的职责
六、运输部
1.严格贯彻、执行党和国家有关道路运输的方针、政策和路线,按照行业规定和公司要求,负责公司运输生产的组织、协调、管理和调度指挥工作
2.负责领导和管理所辖地区的工作,组织指导运输工作积极开展营销工作,提倡优质服务,完成各项运输任务
3.负责公司运输协议的签订并监督执行,领导运输生产的计划统计、收入检查和堵漏补收工作
4.组织领导运输生产的技术管理、成本管理,组织编制、下达公司运输年度、月度计划
5.协调与合作企业有关部门的联系,充分利用管内行车最大限度地装、卸车
6.负责货运组织管理工作,组织制定、修改公司《行车组织规则》
7.配合公司抓好智力和人才开发,加强职工思想教育、文化教育和技术业务培训,对改善职工劳动条件和工作环境提出合理的建议
8.加强运输的维护和管理,降低运营成本,提高经济效益
9.完成公司领导交办的其他工作
七、财务部
1.在主管项目经理领导下,严格遵守财务工作规定和公司规章制度,认真执行其工作指令,向主管领导负责;
2.组织编制公司年度、季度成本、利润、资金、费用等有关的财务指标计划定期检查、监督、考核计划的执行情况,结合经营实际,及时调整和控制计划的实施;
3.负责制定公司财务、会计核算管理制度建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等有关制度,督促、各项制度的实施和执行;
4.负责按规定进行成本核算定期编制年、季、月度种类财务会计报表,搞好年度会计决算工作;
5.负责编写财务分析及经济活动分析报告会同信息部、经营部等有关部门,组织经济行动分析会,总结经验,找出经营活动中产生的问题,提出改进意见和建议同时,提出经济报警和风险控制措施,预测公司经营发展方向;
6.有权参加各类经营会议,参与公司生产经营决策;
7.负责固定资产及专项基金的管理会同经营、技术、行政后勤等管理部门,办理固定资产的购建、转移、报废等财务审核手续,正确计提折旧,定期组织盘点,做到账、卡、物三相符;
8.负责流动资金的管理会同营销、仓库等部门,定期组织清查盘点,做到账卡物相符同时,区别不同部门和经营部门,层层分解资金占用额,合理地有计划地调度占用资金;
9.负责对公司低值易耗品盘点核对会同办公室、信息、、行政后勤、技术等有关部门做好盘点清查工作,并提出日常采购、领用、保管等工作建议和要求,杜绝浪费;
10.负责公司产品成本的核算工作制订规范的成本核算方法,正确分摊成本费用制定符合公司特点和管理要求的核算方法,逐步推行公司内部二级或三级经济核算方式,指导各核算单位正确进行成本费用及内部经济核算工作,力争做到成本核算标准化、费用控制合理化;
11.负责公司资金缴、拔、按时上缴税款办理现、现金收支和银行结算业务及时登记现金和银行存款日记账,保管库存现金,保管好有关印章、空白收据、空白支票;
12.负责公司财务审计和会计稽核工作加强会计监督和审计监督,加强会计档案的管理工作,根据有关规定,对公司财务收支进行严格监督和检查;
13.负责进销物资货款把关对进销物资预付款要严格审核,采购货款支付除按计划执行外,还需公司领导审核签字同意,方可支付;
14.认真完成公司领导交办的其他工作任务
八、售后部
1.收集所有与客户有关的信息资料,以便根据信息及时做出相关处理,并进行存档备案;
2.与拓展部协调,定期回访客户,了解客户的使用情况和新要求,并以书面形式做好客户回访记录交予相关部门和领导;
3.与客户交流时要热情,细心与客户沟通产品情况,及时提出解决方案;
4.如需到外地,及时与相关领导沟通,在不影响正常工作的情况下,选派合适人员,快捷迅速地进行服务;
5.选派人员之前,相关项目负责人应仔细讲解、分析产品问题以及参考解决方案,确保所选人员对情况熟悉;
6.保质期内,无条件快捷迅速,保质保量完成任务;超出保质期应及时告知客户、项目负责人和相关领导,协商解决;
7.认真完成每次任务,努力做到零投诉;
8.在售后服务中发现问题需及时汇总,与拓展部、项目部和相关领导协商解决,并及时改进;
9.定期汇总记录,总结问题的情况、原因、解决方法,并形成书面资料交与相关领导;
10.协助公司其他部门工作,保证公司稳步运营;
11.无条件执行公司领导安排的售后服务指示第四节项目经理岗位职责
一、采购部经理
1.主持采购部的全面工作
2.领导采购部门按部门的工作职能做好工作
3.根据项目营销计划和施工计划制定采购计戈I并督导实施
4.制定本部门的物资管理相关制度,使之规范化
5.制定物资采购原则,并督导实施
6.做好采购的预测工作,根据资金运作情况,材料堆放程度,合理进行预先采购
7.定期组织员工进行采购业务知识的学习,精通采购业务和技巧,培养采购人员廉洁奉公的情操
8.带头遵守采购制度,杜绝不良行为的产生
9.控制好物资批量进购,避开由于市场不稳定所带来的风险
10.监控项目物流的状况,控制不合理的物资采购和消费
11.进行采购收据的规范指导和审批工作,协助财会进行项目的审核及成本的控制
12.完成上级交办的其他任务
二、生产部经理
1.热爱本职工作,熟练掌握生产技术业务知识,不断提高自身业务素质,自觉遵守公司的各项规章制度,负责抓好车间主任、班组长组织建设,使其发挥作用
2.根据公司制定,市场需求和客户反馈意见,提前做好生产计划和产品开发,重点抓好产品质量
3.调节好淡、旺季生产,充分利用能力,调配好人员,搞好旺季前检修、备足损件,考虑到气候影响,确保旺季不影响生产、确保24小时发货
4.负责对一线工作人员上班前点名,安排当月工作严格、公平、合理地开好作业单(需总经理签字),确保生产配方误差不超过规定标准,确保产品质量稳定可靠性
5.及时发现并解决生产过程中出现的各种问题,定期或不定期地对装袋产品进行现场抽检
6.切实抓好安全生产方面的工作、包括用电、机械安全
7.在仓储人员缺岗或忙时,可临时代办对公司购进的原料,要严把质量、数量关,填报入库单
8.做好公司安排的其他和临时性工作并做好夜间的日常工作和应急任务
9.负责职工加班生活安排并及时做好结算签字工作
三、质检部经理
1.坚决服从总经理的指挥,认真执行其工作指令,一切管理行为向主管领导汇报
2.严格执行公司规章制度,认真履行其工作职责;
3.负责组织质量管理、计量管质量检验标准等管理制度的拟订、检查、监督、控制及执行
4.负责组织编制年季月度产品质量提高、改进、管理、计量管理等工作计划并组织实施、检查、协调、考核,及时处理和解决各种质量纠纷
5.负责建立和完善质量保证体系制定并组织实施公司质量工作纲要,健全质量管理网络,制定和完善质量管理目标负责制,确保产品质量的稳定提高
6.配合人事部抓好全员质量教育工作定期组织质量检查员、计量员、管理人员、各级领导、营销人员人员、操作工等不同岗位的质量教育培训,强化质量管理,提高公司全员质量意识和质量管理水平,加强对计量、质量人员培训考核力度,建立和完善计量、质量员执证上岗制度
7.负责对公司产品、工作和服务质量进行监督、检查、协调和管理
8.负责搜集和掌握国内外质量管理先进经验,传递质量信息
9.负责公司质量事故的处理参与由于产品出错引起质量异议、退货、索赔等质量事件的处理牵头组织调查、分析、仲裁、协调各种质量纠纷,并明确提出处理意见一般质量事故,由本部全权处理,重大质量事故,本部提出处理意见,报主管副总签署意见后,报总经理办公会议讨论,经总经理签字同意批准后,下文处理
10.负责建立和健全质量岗位责任感明确各岗位职责、权利和义务,及时制订或修改并严格贯彻执行各项操作规程,教育员工严格遵守技术经律
11.负责收集公司产品售后质量服务资料定期或不定期进行市场调查、客户抽查,及时择写质量市场调查分析报告,提出改进意见和建议,为公司领导决策提供依据;
12.负责编制年、季、月度产品质量统计报表建立和规范原始记录、台账、统计报表质量统计和程序,培训专、兼职质量统计人员,提高其业务水平和工作质量
13.负责定期进行质量工作汇报定期在年、季、月度的生产经营计划平衡会用口头或书面汇报,对于重大事故,组织专题分析会集中汇报,特殊应急情况向主管领导或总经理个别汇报
四、仓储部经理
1.对公司仓储负全责,全面协调和规范仓储仓库的日常运作,处理各项突发事情,确保仓储仓库货物的安全、库存信息准确以及配送能力
2.协调和管理仓储仓库各个部门,配合公司其他相关部门的调度计划,保证仓库的收发货能力和优化存储效率
3.督促其他部门公司进行管理和监督,保证公司仓储工作的运行
4.定期向直属上司汇报仓储仓库运作情况,并将公司的要求与政策向仓储仓库各部门和人员灌输
5.定期组织对仓库仓储人员进行培训
6.熟悉仓储仓库的运作以及市场的发展动态,对仓储和食品仓储有一定的专业见解
7.能够合理控制仓储仓库成本费用,提高运作效益;高度责任感,为人正直,能够承受压力,管理团队;能够提出改进建议,提高运作效率
五、质量管理部经理
1.贯彻执行国家有关药品、质量管理的法律、法规;根据GSP标准要求,做好药品质量管理工作,模范执行和落实质量管理的规章制度思考企业需要在对局势有所判断的前提下制定企业结构化、体系化、逻辑贯通、行动协同的企业战略选定竞争领域、设计盈利模式、强行分配资源以实现对竞争对手的超越及企业的长远发展
(二)确立组织设计的基本原则在进行正式的组织结构设计之前,确立设计的基本原则也是必不可少的组织结构设计的原则主要分为两大类一类是战略对组织提出的基本原则不同的战略对组织提出来要求是不一样的,因此战略对组织设计提出的原则也不尽相同如构筑以创新性为核心优势的企业组织设计的基本原则应该有组织结构扁平、松散,可以随时重组以支持新领域的开发试图以低成本为竞争优势的企业在组织设计时强调标准化、简单化第二类是组织设计当中应该注意的一般原则企业任务目标导向原则、有利于分工协作的原则、集分权适度的原则、责权利结合的原则、有效幅度的原则和精干高效的原则等
(三)组织的主要工作分析组织结构实际上是企业经营的工作分解到各个机构、各个员工身上的结果企业进行组织结构设计的时候理应进行整个企业的工作分析,在此阶段要明确基于我们的战略,我们的主要工作是什么
2.在质量负责人领导下,做好日常药品质量管理与监控工作
3.在进行药品质量管理工作中,对发现的问题有权处置并提出改进意见和改进措施的义务
4.对药品购进合同中质量条款的实施监督
5.收集和分析药品质量信息,准确、及时地传递反馈;对发生质量问题的供应商或药品品种有提出中止业务和处理意见的权利
6.监督指导和参与药品购进、验收、养护、储存、配送、运输、销售等环节的药品质量管理工作
7.负责处理药品质量的咨询、查询,参与质量事故或质量投诉的调查、处理及报告
8.参加不合格药品的处理,对销后退回、收回、销毁药品实施监督管理
9.收集药品质量标准,建立药品质量档案,为企业质量决策提供依据
10.积极参与各类技术培训,不断提高药学技术水平和自身素质
11.配合负责人、质量负责人开展质量意识和质量工作的教育和培训
六、运输部经理
(一)运输管理
1.根据企业相关部门要求制定合理、科学的运输计划、车辆运营计划等并组织实施
2.在工作中完善运输业务工作流程与标准,保证运输工作符合国家交通运输法规,确保运输安全
3.及时受理运输过程中的突发事件,制定解决措施,并及时总结问题产生的原因,避免此类问题再次发生
(二)运输商(车队)选择
1.根据企业自身运输需求及材料特点,判断运输能力,积极承揽公司货物的运输任务,对于无力承担的任务要广泛寻找运输商,洽谈合作事宜开发储备运力
2.选择确定适合的运输商,签订合同
3.负责监督、检查运输商的运输情况,确保运输工作按时完成
(三)运输路线规划与优化
1.根据运输目的地的不同,及时规划运输路线,使路线最优,有效节约运输成
2.根据本部门业务情况,规划各项运输工作路线,以备选择
(四)运输车辆管理
1.根据运输环境以及企业内部需要,调整车辆结构,保证运输车辆的完好情况,对于出现问题的运输车辆及时安排
2.运输车辆的日常保养与维护管理,保证运输车辆正常使用
3.驾驶员管理与工作项目调度
(五)对外关系管理
1.建立和维护与交通、交警、重要客户、媒体机构等的良好关系
2.协助公司处理重大对外关系问题
3.协调处理驾驶员与职能部门、客户之间的矛盾
(六)其他管理职责
1.运输工作执行过程中,对发生的出库、入库等相关报表、单据进行签字确认
2.本部门各项规章制度建设
3.部门内部管理与费用控制
七、财务部经理
1.具体领导本企业的会计工作,协助总经理负责领导企业的财务会计工作,组织企业开展全面经济核算,对各项财务会计工作定期研究、检查和总结,不断地改进和完善
2.参与制定公司的生产经营方针和策略,参与制定公司的发展规划,参与讨论审批年度综合计划
3.参与制定公司的经济责任制,组织建立和健全公司的经济核算办法及财务会计制度
4.负责组织审查重要的经济合同
5.负责组织产品价格的制定
6.组织公司开展财务成果预测,参与公司重大项目的可行性研究,以便为公司提供可靠的资料和可行性建议
7.与总经理、部门经理配合,推广现代管理方法,提高公司的现代化管理水平
8.组织会计人员学习,负责对会计人员的考核,参与研究会计人员的任用和调配
八、售后部经理L建立、协调、巩固客户关系,协助代表处完成部门售后服务项目的交付;
9.负责项目运行过程中的风险识别、分析、跟踪和应对;负责项目实施过程中重大问题的升级和预警;10根据项目和客户需求,负责项目的实施和管理,对项目进度、质量和成本负责第五节项目人员岗位职责
一、采购人员
1.审核采购成本,对不同厂商的药品供应价格进行询价、议价、比价
2.负责供应合同的履行和产品采购供应实施
3.对分管品种、价格变动品种计算补偿价格,确定补偿方式,开具扣款单,抄报财务部工作
4.签订购货合同,跟踪合同执行情况,反馈货源信息
5.根据品种进、销、存情况及有关协议,制定付款计划并报领导审批,办理付款手续
6.定期查询库存滞销药品,处理验收有问题的药品、售后有问题药品、近效期药等工作
7.与供应商联系,填写采购退出申请单,交相关部门审核办理
8.在时空系统中制作相关采购单据,并对留存单据进行存档管理
9.制定采购订单并留存采购相关单据
10.根据采购计划、市场需求合理采购商品,加强对商品库存的管理,避免积压或短缺n.协助销售部门、仓储部、质量管理部、财务部门加强库存商品管理,合理化商品结构
二、生产人员
1.在总经理室及生产部的领导下,全面负责本车间的日常生产管理工作,领导本部门各生产线人员完成车间生产计划;
2.制订生产车间人员的主要工作职责,按规定对生产车间各级管理人员的工作实绩进行考核、奖惩,负责车间内外需协调的有关工作;
3.领导督促生产车间各级人员认真执行公司质量方针和质量目标,保证企业各项管理制度在车间的实施;
4.督促本车间人员认真执行各项技术规定及操作规程,严格工艺车间主任纪律,制止违章操作;
5.贯彻“首件产品检验制度〃对新品批量生产必须做“首件〃鉴定,严格按工艺对照生产,负责本车间的材料耗用的管理工作;
6.负责本车间生产的管理,督促机修人员落实及保养计划并实施,使处于良好状态,督促各分管人员做好状态标识及保养记录;
7.负责生产环境的管理、检查、落实各生产线员工按公司文明生产管理制度运作负责本车间的安全生产管理工作;
8.严格按标准组织生产、检查、督促各检验小组人员按标准、按图纸、按工艺检验产品对本车间入库产品合格负责;
9.及时检查、落实公司整改项目;
10.负责本车间的财务核算,对本车间产品投入产出负责,对本车间工资核算负责
三、质检人员
1.严格遵守国家的法律法规和公司的各项规章制度,在质检主任的直接领导下工作;
2.按照IS09001标准要求建立质量管理体系,确保及提高产品质量符合规定要求;
3.针对产品的特殊性,做好产品工艺文件的调整工作;
4.依据质量检验制度对生产的产品进行检验,对不合格品提出处理意见
5.负责对生产过程中的产品质量检验记录的整理,根据检验记录对生产工艺进行分析、诊断;
6.对生产过程中的工艺执行情况进行监督,对生产过程中的工艺指标进行跟踪控制;
7.开展生产工序质量管理,落实〃自检、互检、抽检〃三检措施,实现产品零缺陷;
8.负责检验仪器的配置、使用、校正和维护保养,保证检验工作的正常进行;
9.质检人员在工作中发现产品质量出现异常时,应及时上报部门,及时纠正、处理异常情况;
10.熟悉公司生产所用的各种原辅材料和燃料等各品种产品的性能和质量规格,以及产品质量检测分析的操作方法、原理、注意事项
11.熟悉各岗位仪器的性能、使用方法及一般日常维护,严格按照公司所制订的质量控制标准和分析检测操作规程(即《分析作业指导书》)完成日常检测分析及原料检测、中间控制、产品出厂检测工作
12.认真、及时、准确地做好各项检测的原始记录,数据处理遵循三级检查制
13.负责对生产过程中质量记录的收集、整理、归档,建立公司的质量管理档案
14.对质量报表及时填报、汇总和上报
15.参与技术标准,新检验方法的制订、验证工作
16.严格遵守保密制度,不允许将质检工作岗位的各种资料、数据、信息等私自带走或传递给任何与本岗位无关的人员
17.积极参加公司和部门组织的业务培训,努力学习与分析化验有关的各方面知识,不断更新检测方法及手段,提高业务理论和技能水平
18.做好重要精密分析仪器的日常维护保养工作,坚持日常点检,确保仪器正常运转,并做好运行和台账记录
19.服从部门领导的临时工作安排
四、仓储人员受仓储主管的直接领导,服从部门负责人的指挥和调度,按GMP标准规定调整库存,严格执行仓储工作的管理规范和物资存放规定
1.负责物料的初检、验收及入库工作
2.对物料的贮存码放、批次管理负责
3.认真记好各类帐、卡,保证帐、卡、物的一致
4.负责物料库的物料发放工作
5.负责备料、整理帐卡及领料单归档工作
6.负责所在仓库的物料养护工作每天定时检查温、湿度并做好记录定期、不定期对仓库物料进行检查、养护
7.负责所在仓库的清洁卫生工作
8.负责所在仓库的安全防火工作
9.负责所在仓库的异常情况处理工作
五、验收员
1.掌握有关消杀药品验收管理的法律、法规和工作制度努力学习消杀药品验收业务知识,掌握消杀药品质量验收的方法,内容和结果处理
2.负责消杀药品质量验收严格按照消杀药品验收管理制度,根据供货原始凭证,对购进消杀药品逐批验收,做到不合格药品不入库
3.对特殊管理消杀药品实行双人验收
4.负责对验收结果进行正确处理,对质量状况难以确定的必须请专管员进行确认处理
5.负责填写验收记录,做到验收记录项目齐全,记录规范,并在验收记录上签名
6.参与对供货企业药品质量进行年度评估,提出综合意见
六、保管员
1.掌握有关消杀药品储存养护管理法规和制度努力学习药品储存养护业务知识,熟悉药品储存性能及其养护方法
2.负责消杀药品合理储存,严格按消杀药品性能和储藏要求将药品储存于相应库中,分类储存,规范堆放
3.负责准确规范使用色标管理
4.负责保持储存条件符合规定要求,定时做好温湿度监测和调控的记录保持清洁卫生,防止人为污染注意防火和安全工作
5.负责定期检查储存消杀药品的质量并记录对近效期一年的药品做出特定符号,也可上墙明示;对近效期6个月以内的消杀药品及时填写近效期表,并及时通知有关部门对重点检查养护品种按规定缩短检查周期
6.发现储存消杀药品质量有疑问时,应立即通知质量员尽快检查原因,及时进行确认处理,并信息反馈
七、运输人员
1.严格执行运输操作规程,并采取有效措施保证运输过程中的药品质量与安全
2.发运药品时,应当检查运输工具,发现运输条件不符合规定的,不得发运运输药品过程中,运载工具应当保持密闭
3.严格按照外包装标示的要求搬运、装卸药品
4.根据药品的温度控制要求,在运输过程中采取必要的保温或者冷藏、冷冻措施运输过程中,药品不得直接接触冰袋、冰排等蓄冷剂,防止对药品质量造成影响
5.在冷藏、冷冻药品运输途中,应当实时监测并记录冷藏车、冷藏箱或者保温箱内的温度数据
6.已装车的药品应当及时发运并尽快送达防止因在途时间过长影响药品质量
7.采取运输安全管理措施,防止在运输过程中发生药品盗抢、遗失、调换等事故
八、财务人员
1.复核出纳转来的原始单据是否齐全完备,保证资金收支的完整及真实性
2.设置公司总账账户,并根据原始单据编制会计凭证
3.凭以登记各明细分类账,并及时与总账核对,保证账
(四)工作的合理划分分工产生效率,在明确了组织的工作是什么之后如何较为完善地将企业的工作分解到每个部门和每个岗位中去是企业组织结构设计当中的另外一个问题进行岗位划分的时候岗位设立的依据是对管理职能、业务流程和工艺要求的合理分工,并以实现组织目标所必须从事的一项经常性工作为基础此外岗位设立还应依据员工的知识、技能和经验以及工作量的多少岗位的范围应设计得足够大,以强化责任,减少协调和提高任职的挑战性与成就感设立岗位的权限要集中,对设立职务的目的、工作范围、隶属关系、职责和职权,以及任职资格作出明确规定部门划分的主要方法有按职能部门化、按产品或业务部门化、以利润为中心划分部门、区域部门化、客户部门化部门化等在部门划分的过程中,要明确各部门的责任、权力、工作范围的过程,明确各部门的责任、权力、工作范围,以避免成绩争着抢,问题没人管在流程过程中,保证各项业务活动的独立性、操作性,即某一个活动能够体现在部门职能中,而且是独立的,不被分解的,是可操作的避免部门与部门之间各种职能的重复、交叉或者脱节工作的合理划分得出的成果一般是组织结构图、部门权限和员工的岗位说明书
(五)合理的协同机制企业是基于目标的一个组织,企业在进行分工过后,还账相符
4.核查公司产成品出库记录,按月监督仓库产成品盘点,保证账实相符
5.核实公司固定资产变动资料,按月计提折旧,并编制固定资产报表
6.核对业务部客户对账单,复核供应商对账单,编制应收及应付账款明细表,保证公司营业收入及支出的准确无误
7.按月编制公司利润表,资产负债表等相关会计报表及主要会计指标说明,为公司经营决策提供数字依据
8.完成公司安排的其他工作任务
九、售后人员
1.严格执行公司有关产品售后服务的文件和要求努力做好售后服务工作
2.时刻牢记以顾客为关注焦点,全心全意为顾客和销售人员服务
3.负责出厂产品的售后、用户问询、全面掌握售后产品的质量状况和用户要求
4.及时、准确地将用户质量信息和要求向领导和相关部门反馈并提出改进意见
5.认真填写产品记录、外部质量信息反馈单、出差报告等记录,真实、全面反映质量问题
6.执行公司有关配件更换领用规定,建立退换件进出登记及时办理退换件手续,防止物品损坏和丢失
7.组织技术、生产相关人员对售后产品质量问题进行分析评审及时制定方案并组织实施
8.经常深入生产、试验现场掌握质量状况努力消除潜在的不合格,争取做到预防为主
9.加强业务学习提高自身素质、培训
10.做好领导安排的其他工作需要进行协同以整体运作获得竞争力德鲁克在《管理实践》中说,“任何企业必须成为一个真正的整体,并且将个人的努力融汇成一种共同的努力每个成员的贡献是不同的,但每个成员的贡献必须融成一个整体,产生出一种整体的业须0建立协同机制主要通过以下几种方式来进行
1.明确“各部门之间的价值排序”,明确各部门在价值创造的流程中的〃决定与被决定〃关系,确定组织的权威如以市场为导向的企业,应该以业务推广部门为核心,把市场竞争作为企业发展的动力,约束和激励各个部门的行为;使之直面市场的机会和挑战,使企业成为一个以市场为龙头的组织力图以推出具有高技术含量的企业应该将研发部当成龙头,所有的部门包括销售部门基于研发进行工作如产品推广
2.建立基于战略目标任务的〃计划和预算〃体系通过科学地制定计划预算来提高之间的协同发展让各部门将精力集中到自己应该做的工作上面来,在我职责内的事情我做好,确保流转往下一个流程的成果的完备性,最终快速地通过计划与预算实现整个企业的协调运营
3.协调机构的设置、例会等制度来进行协调也是一种可行的办法可以通过工作小组的设立和一些例会制度的建立使各个部门有一个相互协调的舞台
三、组织机构图项目经理副经理质量管运财售理输务后部部部部第二节项目人员配备
一、员工配备原则
(一)人员配备原则在本项目服务机构的组建中,项目服务人员是本项目服务工作的内在,是完成本项目服务的关键对此,在人员配置方面应遵循以下原则
1.经济效益原则项目人员配备计划的拟定要以项目服务需要为依据,以保证经济效益的提高为前提;它不是盲目地扩大服务人员队伍,而是为了保证服务效益的提高
2.任人唯贤原则在人事选聘方面,大公无私,实事求是地发现人才,爱护人才,本着求贤若渴的精神,重视和使用确有真才实学的人
3.因事择人原则因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点,以职位对人员的实际要求为标准,选拔、录用各类人员
4.量才使用原则量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗位人的差异是客观存在的,一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上,才能干得最好
5.程序化、规范化原则员工的选拔必须遵循一定的标准和程序科学合理地确定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证只有严格按照规定的程序和标准办事,才能选聘到真正愿为组织的发展作出贡献的人才
6.因材起用原则所谓因材起用,是指根据人的能力和素质的不同,去安排不同要求的工作从组织中人的角度来考虑,只有根据人的特点来安排工作,才能使人的潜能得到最充分地发挥,使人的工作热情得到最大限度激发如果学非所用、大材小用或小材大用,不仅会严重影响组织效率,也会造成人力资源计划的失效
7.用人所长原则所谓用人所长,是指在用人时不能够求全责备,管理者应注重发挥人的长处在现实中,由于人的知识、能力、个性发展是不平衡的,组织中的工作任务要求又具有多样性,因此,完全意义上的〃通才〃,“全才〃是不存在的,即使存在,组织也不一定非要选择用这种〃通才〃,而应该选择最符合空缺职位要求的候选人有效的管理就是要能够发挥人的长处,并使其弱点减少到最小
8.动态平衡原则处在动态环境中的组织,是不断变革和发展的组织对其成员的要求也是在不断变动的,当然,工作中人的能力和知识也是在不断地提高和丰富的因此,人与事的配合需要进行不断的协调平衡所谓动态平衡,就是要使那些能力发展充分的人,去从事组织中更为重要的工作,同时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整,最终实现人与职位、工作的动态平衡
二、岗位设置原则根据项目性质展开工作分析,设置不同的部门,而不同部门又有不同岗位,不同的岗位又有不同的职责,常见的岗位设置原则具体说明如下
1.因事设岗原则
2.最低数量原则
3.有效配合原则
4.责权统一原则
5.有效管理幅度原则
三、员工表格汇总
(一)人员配备表(根据合计情况配备)
四、团队组织管理所谓团队,就是让员工适当打破原有的部门界限,直接面对顾客和公司总体目标负责,以群体和协作优势赢得竞争主导地位的公司组织形式团队是由可相互补充知识和技能的人组成的,以团队任务为导向,为实现共同的绩效目标,具有相对独立的决策权和执行权的联合体或叫工作单元团队是由一些具有共同信念的人为达到共同目的而组织起来的,各成员通过沟通与交流保持目标、方法、手段的高度一致,从而能够充分发挥各成员的主观能动性,运用集体智慧将整个团队的人力、物力、财力集中于某一方向,创造出惊人的业绩我公司依据多年相关项目的经验积累,总结出了对于大型项目管理和实施的项目管理和实施的方法论本次项目建设的管理内容主要包括组织人员管理、质量管理、进度管理、风险管理、文档管理、范围管理等方面,。