监理工程信息及资料管理

监理工程信息及资料管理第一节信息管理的内容信息管理是监理决策的重要依据和必要手段，通过准确及时地收集、整理、保存大量信息，使监理部能随时掌握工程进展情况及存在的各种问题，进行工程进度、质量和造价的动态分析和控制，以达到工程建设速度快、投资省、质量优的目的建设监理的主要方法是控制，控制的基础是信息，信息管理是建设监理工作的一个重要内容及时掌握准确、完整的信息，可以使监理工程师耳聪目明，以便卓有成效地完成监理任务因此，我公司将根据本工程技术性强、要求高、检测数据和验收资料多、函件来往频繁等特点，建立起工程监理资料的检索管理系统，大大提高资料整理和归档工作的效率，并将公司内部局域网与现场项目监理组联网而实现数据共享

一、信息的收集

（一）工程项目建设前期的信息收集工程项目在正式开工前，需进行大量的工作，这些工作将产生大量的文件，文件中包含着丰富的内容

1、收集可行性研究报告及其有关资料，这方面的资料一般包括的内容

（1）工程项目的目的和依据；

（2）工程的规模和标准；

（3）工程的水文地质条件及建筑材料的供应情况，交通运输条件等；

（4）工程建设地点和估算；

（5）建设进度和工期；

（6）投资的资金来源；

（7）环境保护的要求；

（8）工程的经济效益分析；

（9）存在的问题和解决办法

2、设计文件及有关资料的收集

（1）社会调查情况；7竣工图应按《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185〜

2009、《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328的方法绘制和折叠三工程资料收集、整理与组卷

1、工程资料的收集、整理与组卷应符合下列要求1工程竣工文件应由建设单位负责收集、整理与组卷2监理资料应由监理单位负责收集、整理与组卷3施工资料应由施工单位负责收集、整理与组卷4竣工图应由建设单位负责组织，也可委托其他单位5工程资料的组卷除应符合上述要求外，还应符合下列要求1工程资料组卷应遵循自然形成规律，保持卷内文件、资料内在联系工程资料可根据数量多少组成一卷或多卷2工程竣工文件可按建设项目或单位工程进行组卷3监理资料应按单位工程进行组卷4施工资料应按单位工程组卷，并应符合下列要求5竣工图应按专业分类组卷6工程资料组卷内容应符合政府档案部门和建设单位的规定7工程资料组卷应编制封面、卷内目录及备考表，其格式及填写要求可按现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T5O328和政府档案部门及建设单位的有关规定执行四工程资料移交与归档

1、工程资料移交归档应符合国家现行有关法规和标准的规定；当无规定时，应按合同约定和建设单位的规定移交归档

2、工程资料移交应符合下列要求1施工单位应向建设单位移交施工资料2实行施工总承包的，各专业承包单位应向施工总承包单位移交施工资料3监理单位应向建设单位移交监理资料4工程资料移交时应及时办理相关移交手续，填写工程资料移交书、移交目录5建设单位应按国家有关法规和标准的规定向城建档案管理部门移交工程档案，并办理相关手续有条件时，向城建档案管理部门移交的工程档案应为原件

3、工程资料归档应符合下列要求

（1）工程参建各方应按政府档案部门和建设单位规定的内容将工程资料归档保存

（2）归档保存的工程资料，其保存期限应符合下列要求1）工程资料归档保存期限应符合国家现行有关标准的规定；当无规定时，不宜少于5年2）建设单位工程资料归档保存期限应满足工程维护、修缮、改造、加固的需要3）监理单位和施工单位工程资料归档保存期限应满足工程质量保修及质量追溯的需要

四、充分发挥计算机在监理工作中的作用在工程建设过程中，自始至终、无时无刻都在产生大量的信息，监理工作中产生的信息不但量大，而且信息类型复杂为了实现高效、快速的信息管理，使监理工作流程程序化、监理记录标准化、监理报告系统化，及时准确反馈，传递工程资料监理信息，要充分利用微机存储量大的特点，集中存储与工程项目有关的各种信息（包括形成文字、图表、图像等各种信息），以帮助在建设监理过程中，及时查找和发现项目运行存在的问题和实施情况，以便进一步采取措施

五、工程资料（信息）管理措施

（一）监理工程资料是监理人在项目实施过程中直接形成的，监理人必须做好各种原始记录的保存工作

（二）现场监理人员应设专人收集、管理监理工程资料，并按专业、工种编号，分类登记，确保其科学化、规范化

（三）监理人应对监理工程资料进行统一管理，建立台帐，确保资料完整、及时、正确和有效利用，业主可抽查评估

（四）监理人应建立监理档案管理的工作制度工程竣工后应及时将监理工程资料整理归档

（五）本工程按招标文件要求，配备电脑、打印机、传真机、复印机、数码相机、扫描仪等现代办公用品

（六）项目监理机构严格执行监理文件资料收、发文签发登记制度，凡是与业主、施工、监理单位发生的一切业务联系均应登记备案认真执行业主规定的工程资料（信息）管理流程、格式要求、传递反馈时间要求，填报质量等要求

（2）工程技术勘测调查情况；

（3）技术经济勘测调查情况；

（二）施工期间的信息收集工程项目在整个施工阶段，每天都发生各种各样的情况，相应地包含着各种信息，需要及时收集和处理因此，工程的施工阶段，可以说是大量的信息发生、传递和处理的阶段，工程项目信息管理工作，主要集中在这一段施工期间的信息收集

（三）工程竣工阶段的信息收集工程竣工并按要求进行竣工验收，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的，完整的竣工资料应由承建商编制，经监理和有关方面审查后，移交业主并通过业主移交管理运行单位为了加强本项目的信息管理，我公司将在本项目配备电脑、打印机、传真机各一台，信息资料员一名

1、收集业主方面的信息信息管理专业监理工程师要及时收集业主方面的信息，如业主在建设过程中对有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法等

2、收集施工单位提供的信息施工单位在施工过程中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，除了施工单位自身须收集外，信息专业监理工程师也应全面收集施工单位在施工中，现场发生的各种情况均包含大量内容，监理在现场中经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料施工单位在施工中必须经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、业主及其他方面发出某些文件，传达一定的内容如向监理报送施工组织设计、报送各种计划、单项工程施工措施、月付支付申请表，各种项目自检报告，质量问题报告、有关意见等监理应全面系统地收集这些资料

3、项目建设监理记录包括本工程施工监理记录、工程质量记录、工程计量和工程款记录、竣工记录等内容如在本项目监理部，我公司采用现场监理人员日报表、监理日记（每人必记）、现场监理组负责人的周报等方式记录现场监理信息

4、收集工地会议记录工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息我公司将建立一套完善的会议制度除了每周的工地会议外，监理还将召开监理例会、专题会议等通过会议来收集必要的信息

5、工程竣工阶段会议收集工程竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种信息资料这些信息资料一部分是在整个施工过程中长期积累形成的，另一部分是在竣工验收期间根据积累的资料整理分析形成的我公司将在本项目中配备电脑、打印机、传真机等先进办公设备进行信息辅助管理

二、信息的处理及输出要使信息有效地发挥作用，就必须按照及时、准确、适用、经济的要求进行处理，为实际监理工作提供有用的信息信息专业监理工程师要按照监理任务对信息进行分类、排序、计算、比较、选择，通过加工为其它专业监理工程师提供有用的信息所有信息除了按《建设监理规范》用表及我公司IS090012000质量管理体系要求的表格采用纸质储存外，全部信息还将通过计算机作电子档案所有信息的输出将按照需要和要求编印成各类报表和文件，以供监理工作需要，除了每个周向业主提供《监理周报》外，还将随时向业主提供有关本项目的项目管理信息服务

三、信息管理的具体措施

（一）定期组织建设方、施工方、监理方的协调会，及时解决监理过程中的各种矛盾

（二）保持监理公司、业主、施工方、设计院等信息反馈畅通

（三）掌握成品、半成品及有关建材价格信息，为甲方当好参谋

（四）做好监理周报

（五）经常与设计院、政府有关部门保持联系，以求得对监理工作的帮助与支持

四、本项目信息管理内容及其系统编码为了配合本项目的计算机信息辅助管理，按照国家标准和本工程实际情况将本项目涉及的信息进行分解编码，以便和公司局域网实现资源共享，便于信息的数字化管理

四、监理单位向业主提供的资料

（一）定期信息文件

1、根据监理工程项目、范围及内容，随工程施工进展向业主报送监理日报、周报、月报、季报和年报

2、工程质量分析专题报告（月、季）

3、工程进度分析专题报告（月、季）

4、施工安全专题报告

5、工程质量统计报表（月、季）

6、施工安全统计报表（月、季）

7、设计、变更与索赔处理的计量和处理结论、支付等台帐

（二）根据监理工程进展情况的不定期报告

1、关于工程优化设计或变更或施工进展的建议

2、资金、资源投入及合理配置的建议

3、工程进度及工程进展预测分析报告

4、工程质量状况及其分析的专题报告（分项的和总体的）

5、业主合理要求提交的其它报告

（三）监理过程文件

1、施工措施计划批复文件

2、施工进度调整批复文件

3、监理协调会议纪要文件

4、其它监理业务往来文件第二节本项目信息管理方法信息管理是工程进度、质量、投资三大控制的基础其主要任务是对大量的工程数据、资料进行处理和大量新科技、施工信息进行收集，并对不同的信息分门别类的进行整理、汇集，使之服务于工程进度、质量、造价控制和合同管理及资料归档工作等只有及时掌握和运用信息资源，才能正确研究对策，制订措施，加强对工程进度、质量投资管理，提高工程质量在本工程的监理工作中，我公司监理将根据现场实际情况作如下工作

一、重视对原始资料的收集建立现场的监理工作日志对施工单位的值班记录、现场的记录材料都进行点滴的数据汇集，如施工单位投入的人力、设备、施工的工效、质量、材料及成品质量、施工方法等现场情况

二、作好资料的档案管理工作不同单位的来文和向不同单位发出的不同信息的文件都要按我公司的“信息编码”进行编号，以便进入微机进行信息处理

三、做好信息的传递工作，充分发挥信息工作对业主决策、领导部门掌握本工程项目状况的作用我们将以《监理例会纪要》、《工程监理简报》等形式做好信息的传递工作

四、做好“数字形象信息”的收集整理图片、摄影是“形象信息、”的重要手段我公司将利用先进的数码相机（DC）数码摄像机（DV）对现场的重大事情、工程进展、工程形象、重要工程质量、发生的重大重大安全事故等进行摄录，以数字信息进入监理信息管理系统

五、督促施工单位及时整理工程资料一是收集原材料、半成品、试验资料；二是整理质量检查验收评定资料；三是整理逐月完成工程量投资累计表；四是督促检查各施工单位竣工资料的整理

六、按照我公司质量体系的要求，建立本工程项目信息管理的输入与反馈机制第三节监理资料管理

一、监理资料管理特点从资料管理角度分析，本合同段有以下特点

（一）所包括的单位工程数量较多本监理标段涉及3站、2区间共5个单位工程，每个单位工程要单独进行组卷，在进行资料管理过程中要保证名称和编号的准确有序

（二）涉及的施工单位多本监理标段包括3个施工标段，至少还应有专项工程施工单位、降水施工单位、试验检测分包单位等多家单位各单位管理情况和人员素质的差异，将给资料管理带来困难

（三）资料、档案接收单位多，移交内容要求全面根据以往施工的经验判断，应包括多家单位

二、监理资料管理工作范围

（一）对监理工作过程中产生的各类文件、指令、记录或资料，做好收发登记和统计分析，并建立控制性台帐

（二）对承包人工程资料和档案的真实性、时效性、规范性、完整性进行监督和检查

三、监理资料管理依据

（一）《建设工程监理规程》

（二）《建设工程安全监理规程》

（三）《管廊工程资料管理规程（土建篇）》；

（四）《建设工程施工现场安全资料管理规程》

（五）《建筑工程资料管理规程》

（六）《市政基础设施工程资料管理规程》

（七）我公司有关规章制度

四、监理资料管理工作程序第四节信息资料管理的措施

一、设置专职信息管理岗位和人员根据招标文件要求，总监办和每个驻地各设置一名信息资料管理员，负责本标段内工程信息管理和工程资料管理，保证工程信息管理工作的顺利展开

二、制定资料管理工作制度为规范建设工程文件的收集、整理和归档工作，统一建设工程项目文件材料的竣工验收标准，建立完善、准确、系统的竣工档案，规范总监办对建设工程项目文件材料的收集、整理和归档工作，确保竣工档案按国家、邯郸市有关规定办理移交，特制定本工程信息管理工作制度

1、文件签发制度

（1）一般情况下我单位的业务活动都将采用书面形式，与各相关单位的相互联系也将以书面文件为准紧急情况下监理工程师或其他单位的口头指令也应在事后及时办理书面认可在文件发放时将督促各相关单位进行文件收发签字

（2）总监办发出的所有文件均应有总监理工程师或其授权代表签字，否则应视为无效

（3）为方便文件收发，如条件许可，我单位将要求相关单位指定文件收发人，并经常与我单位保持联系除业主和承包商特别声明，任何现场管理人员均可代表其公司签收文件，只要其签字收文，则该文件即刻被视为已经送达该公司

（4）对于总监办所发文件，将要求业主利承包商不要以任何理由拒绝签收如他们对总监办所发文件内容持有异议，可书面函告我部

（5）承建商使用的与本项目有关的任何图纸、文件等受控资料，应要求业主首先发至总监办，由总监办负责转发凡是业主审核完毕发放的资料（特别是各种签证、计划、报告等）也应先下发总监办，由总监办转发至各相关方

（6）发放文件份数总监办将与业主和相关单位协调确定

2、收文管理制度

（1）外来文件统一由总监办资料员在《收文本》上登记，收文登记内容包括收文时间、编号、名称、来文单位、来文份数、来文去向、存档卷号等

（2）将文件加上《文件传阅单》后送总监阅批

（3）根据总监阅批意见，将文件送相关人员传阅或阅办

（4）经办人如要借阅，应另办借阅手续，如要存阅，交资料管理员复印分存

（5）文件传阅、处理完毕，交资料管理员整理、归档

3、发文管理制度

（1）各监理工程师或其他经办人拟好文件后，交资料管理员打印成文件草稿

（2）文稿经拟稿人校核并经有关领导核签后送总监审核

（3）资料管理员根据总监批注进行正式文稿打印、盖章、签发、登记

（4）对外发文统一由资料管理员负责在《发文本》上登记，发文登记内容包括发文时间、编号、名称、分发单位、份数，将文件发往主送和抄送单位，并请接收人在发文本签名

4、文档的收集、处理制度

（1）由资料管理员负责收集工程建设实施过程中的监理需要保存的相关文件

（2）监理工程师应认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，及时收集施工过程中承包商产生的相关资料，并交由资料管理员进行整理、归档

（3）监理工程师在现场监督管理过程中要对施工现场的现状、过程、特殊施工部位等有代表性的事件，用数码相机拍摄数码相片，交资料管理员整理、归档

（4）总监办监理工程师应对收集的信息加工整理，并形成新的信息1）依据进度控制信息、，对工程实际完成进度与计划进度进行比较，分析滞后原因，存在问题，提出综合评价和处理意见2）依据质量控制信息，对工作过程中的各种质量情况、问题、事故进行分析处理，在月报中归纳和评价，如有必要，可进行专门的质量定期情况报告3）依据费用控制信息，对投资完成情况进行统计、分析，并在此基础上进行短期预测，以便提出结算意见和资金组织方面的建议4）依据合同管理信息，对承包商或业主因对方原因或其它客观因素造成的损失提出索赔处理意见5）依据工程过程中的相关信息建立各种台帐，如工程材料、构配件、设备进场报验台帐，见证取样与见证送检台帐，施工试验（混凝土、钢筋材料等）资料台帐，分项、分部验收台帐，工程量、月付款报审台帐等其他台帐

（5）对收集、整理和分析处理后的信息，按照类别做好编目、分类、存档工作，同时采用计算机对文件和各类信息进行登记、查阅管理

（6）利用计算机信息管理系统进行文字、图表和数据处理，使各种报表、文件、资料、记录等既保存完好又使相关各方能及时顺利地查阅

5、文件归档制度

（1）文件归档的基本要求是及时、真实齐全、分类有序

（2）总监办的文件管理分为公司文件管理和项目文件管理，分别由专人负责收文、发文、借阅、分类登记、存档、录入信息系统等工作

（3）归档的监理资料应按工程建立案卷盒，分专业、类别存放保管，并编目、录入计算机信息管理系统，以便于跟踪检索

（4）资料管理员根据文件档案资料性质，分门别类建立组卷，所有文件资料将利用计算机文件管理系统进行登记、查阅管理

（5）监理档案组卷的方法以单位工程，按归档的内容进行组卷，卷内文件按专业和形成资料的时间排序并编写卷内目录，档案的规格、图纸的折叠与装订执行邯郸市城建档案馆的统一规定

（6）监理档案的验收、移交和管理1）由资料管理员按照市城建档案馆的规定将需要移交的档案资料按档案馆的规定进行整理2）由总监理工程师负责，于工程竣工验收后三个月内将需移交的档案送业主审阅，并与档案管理单位办理移交手续；3）监理公司内部保存的档案资料保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司领导批准后销毁，并建立销毁记录4）向公司移交的文件资料应执行《公司业务文件资料归档管理办法》及其补充规定

6、文档借阅管理制度

（1）办公室有关负责人员定期将文件资料更新录入计算机；

（2）总监办各有关人员可随时在网上查询文件资料清单和有关内容；

（3）如需借阅，在办公室应填写《（档案）借阅登记簿》，办理借阅手续，重要资料借阅需经总监批准后方可借阅；

（4）借阅人员在借阅期间有保管、保密及及时归还责任

三、工程资料管理

（一）工程资料分类

1、工程资料可分为监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件4类

2、监理资料可分为监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、费用控制资料、合同管理资料和竣工验收资料6类

3、施工资料可分为施工管理资料、施工技术资料、施工进度及费用资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料8类

4、工程竣工文件可分为竣工验收文件、竣工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件4类

（二）工程资料填写、编制、审核及审批

1、工程竣工文件的填写、编制、审核及审批应符合国家现行有关标准的规定

2、监理资料的填写、编制、审核及审批应符合现行国家标准《建设工程监理规范》GB50319的有关规定；监理资料用表应符合国家、地方和建设单位的规定

3、施工资料的填写、编制、审核及审批应符合国家现行有关标准的规定；施工资料用表应符合国家、地方和建设单位的规定

4、竣工图的编制及审核应符合下列要求

（1）新建、改建、扩建的建筑工程均应编制竣工图；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况

（2）竣工图的专业类别应与施工图对应

（3）竣工图应依据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录（包括技术核定单）等绘制

（4）当施工图没有变更时，可直接在施工图上加盖竣工图章形成竣工图

（5）竣工图的绘制应符合国家现行有关标准的规定

（6）竣工图应有竣工图章及相关责任人签字。