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棉纺织企业程叙文件文件控制程序资料文稿归稿存档编号[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-鹤山市美业棉纺织企业有限公司文件名称文件控制程序文件编号MY2-001版本号A编制审批日期2004/7/1日期2004/7/5修订记录页号页版修改内容批准人修改日期目的1有效控制与公司质量管理体系有关的文件,确保文件各使用处所使用的文件为最新或者有效版本范围2合用于本公司与质量体系有关的文件的控制职责
33.1各部门负责相关文件的编制、使用和保管殳负责蛆织■质量手册的编写以及叙文件和三乙目,程物卅J kLo
3.3思主理负[质里手册的审批
3.4办公室文三员负责文件分发回收管理,负责贞量体系文件止本的保管工5管:理者代*保责组织对现有体系文件的定期I平宙C36各部门去(兼)盗料一员由毒木部门与质量有上的文件的收管口忡1\u uX ituq乂、n土里O4工作F勺容
4.1牛分类七保管
4.
1.1个司之体系文件结构和类别如下一级文件;质量手册____________1I•/JAI,2^.J/J/J O1b.—^^乂1十4主械乂忏・C.二级文件作业指导书、操作规程、检验规氾、管理制度比__________________________________________________d.四级文件:表格、报告和质量记录等e.外来文件:标准、上级文件、法律法规等
4.
1.2质量管理体系文件“受控正本”由办公室文控员保存
4.
1.3质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保存、使用
4.
1.4公司的管理性文件,如各种行政管理制度、外来的管理性文件由办公室保存与质量管理体系有关的政策、法规等文件由办公室文控员保存
4.2文件的编号与编写格式按《文件的编号与编写格式规定》执行
4.3文牛的编K宙批彳生文年怜放力应得到批准以确俾文件是话直¥14J u41警钿冬件由〃口c口百£田土即谁F心491r nA
4.O.1,史里于/J HIH1弋衣多里北匕《住后O
4.
3.2程叔文%和三级文件由各职能部|]编写,经管理者代:审批后发布
4.4文,牛的受嘴况立件分为“受控”和“非寺控”两大半c FI与场量体系/亍密切相¥的立,幺士为十杜vd*“通土加立4tH亦A室女棒AU J十也二J-L11o八J J-i-
114、LU7JJti J-i-L士乂TI曾JJL,z.“际4Vb Yr-Z/L HTrE Xl4-_L=P*-EC1贝肯卯皿红5受拄文件止本卬早并保存对助有副本上封卸或者母页正固当位手加蛊红色“受控文件副本,印章并注明发文子进行控制未:加盖Y也控”印章的文稿只作为参阅资料
4.5文件发放与回收文件发放前,由管理者代表确定分发部门及分发数量由办公室文控员填写《文件分发表》进行管理使用部门在《文件分发表》上签收
4.
5.2为辨别文件最新版本状况,以防止过时或者失效文件被误用,办公室文控员应按文件类别建立《文件总览表》,并在制定、变更文件时,更新为最新内容
4.
5.3当文件修订、变更或者作废时,由办公室文控员在《文件分发表》上签收过时无效的文件
4.6文件补好目造伸H部门修文件大破招魂尖或者耳休原因需要申请补4;时必罚埴IX1IiJ5^1叶土L*±1/X去七土中[、]下1与《乂F用串),红吕埋首衣舞6住,乂刃、公爰乂T女以L规7E办理文件补Co
4.
6.1补发申请的原因为破损时,办公;富文控员接申请单后,必须在回收破损文件后补发新J二件,发文号不变46233补发申请的原因为遗失时4办公!W文控员接到申请单后3亲斤十件4新寸住_____《土7r一rj《土,力/zr乂^4附L乂II,)14利乂什I立匚的心口____________________以、制的友文勺o、
4.7乂牛的保人作废匕销毁
4.
7.1与质擘理体系有关的文件都必须分类存次在清洁、暹风、干燥、安全的苣内
4.
7.各部门厂件应指定在人保管办公室立控员每季度对•部门十件保作行桧杏吕1育»L1丁他1直o仇乂
4.
5.4任何人不得在受控文件上乱涂画改,确保文件的清晰、易于识别和检索
4.
5.5任何人不得将受控文件私自外借或者复印
4.
7.5所有失效或者作废文件由办公室文控员及时从所有发放或者使用场所收回确保防止作废文件的误用过时文件若因特殊原因,如法律规定或者供以后参考用而需加以保留时,应由办公室文控员盖上“作废留用”章后留存并至少保存到下次文件更改时
4.
7.7寸时文际吊统一叵上若不需加以保存时,由办公室文\即将销毁-41/卡者盖,作唐音后千处于甲*aJTTL1I zl-J Jo4Q Y7市乂
4.8乂
14.
8.1z1[发行的文件有内谷变更需求时n口提议人填《文件变更申请单》,提出变更理由、文件I1次编号、建议变更内容及变更方式,主原审批部门审批1名字后,转办公室文控口Q9彳十件再审幅庶理乃十件内容的二,存士一以下日寸」乂1十又文ITO E坟ZK乂1十,山7T AYr七之尸r Yr/4亦;市rH1主吊u「口、[自至文拴贝才女文件受史甲用单内合修丁后,史改贝版勺,将新的变更页发行并收回无效页,在11《文件分发表》上记录,并在修改页中注明修订日期和引匕准人文件经十一次或者几次变更后,变更幅度计文件内1二分之一以寸,如f管理者代表认为有必要改版时,行讲行换版C一序版本十件f^-£
3.-Jzv/X、/v入t11废,换发新版本换新版本时,应更改版本号,而页版号则从“01”开始
4.9文件的借阅、复印借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复印申请单》经管理者代表审批后向办公室文控员借阅、复印并在《文件借阅、复印记录》上登记复印的受控文件按非受控文件处理
4.10外来文件的控制收到外来文件的部门,应识别其合用性,并控制分发以确保其有效C4109品管剖侪声采售相关的玉际玉家彳〒上标准的最1•JL以,十*U乂夕田曰K户口4tr■“也十表妥4d=L%壬口1公至又丘贝仇珈」>加皿文拄又IT卬卓,7J、使用,并把旧标准收回
4.
10.各部要把上述标准及其他与质量管理不;系有关的※文件填入《文件总览表》,并报办公室备案4104当外来立件需要转换成内部立件时应按(立件编号扁写格式规十J-1-1X cE1+勺生工卬T九/土〃口4rl丁w工卬/Yr右L、在L-甘A
4.11:年J11由管理石代表祖次对现彳丁的放;理体系文件星彳J At期计审各部1结合平时使用情况进行适时评审o必要时按18进行更改O
4.12,,承载体不是纸张的文件的控制,也应信:照执行上述见定4136:一为记录的十件应执行《质量记录控制程序》寸日Tf人/
5.1MY3-001《文件编号与编写格式规定》
5.2MY2-002《质量记录控制程序》质量记录
66.1《文件总览表》
6.2《文件分发表》
6.3《文件补发申请单》
6.4《文件变更申请单》
6.5《文件借阅、复印申请单》
6.6C『件借加复印记录》。