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《办公室管理》设计题题库珍藏版办公室管理蝌题《办公室管理》设计题题库珍藏版内部资料、更新至2022年月试题、涵盖以上期末考试原题及答案办公室的清理和795%清扫方法答文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作办公桌椅只要用抹布擦拭即可,但木制家则应打蜡,而金1属用品要用清洁剂擦拭办公用品电脑、打印机等不用时要用罩子盖好,定期用干2净的抹布擦拭电话机听筒两端要用消毒液定期消毒其他物品养成随时清理,归置整齐的习惯书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐,没有灰尘3地毯每天打扫办公室和会客室,用吸尘器吸去地毯、墙角4的灰尘整套沙发装饰要用毛刷子刷,椅套、桌巾一周要换一次,5并拿去清洗抽烟工具来访者离去后即将检查香烟是否用完?打火机6还能点燃吗?烟火缸是否清洗干净?检查清晰并收拾妥当骗人的老手他们
①介绍的产品或者服务价格低得离谱;
②4公司经营时间不长;
③个人或者公司没有通讯地址,或者电话号码有疑问必须保护公司和上司的利益文秘人员在单独或者随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?答整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后1向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报,2如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或者批准,然后存档备案;⑶尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作;把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将4来实用;对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员,分别去5函或者去电表示感谢文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?答整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后1向财务部门报销,或者结算预支的出差费用回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报2如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或者批准,然后存档备案尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作3把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将4来实用对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员,分别去5函或者去电表示感谢作为办公室文员,在上司办公室或者接待室的整理方面应注意哪些具体事务?答⑴要建立器具和备用品的台账,简要记载购入时间、修理经过器具和用品脏了、坏了时,应即将找有关部门安排更换或者2修理⑶注意保持室内的清洁,时常打扫注意预防火灾,要了解灭火器和紧急电话的使用方法,以及4灾害发生时的避难途径,对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好对橱柜、房门等钥匙,要认真管理,防止丢失,注意保密5挂画、摆设用弹子或者毛刷子把灰尘拂掉,抹布容易使纤7维污渍附在上面,最好不用废物筒每天清倒废物筒文员在清理上司字纸篓时要特别8细心,因为可能有上司随手丢弃的机密文件或者底稿,需要拣出来用碎纸机打碎,不可粗心大意地一倒了之办公室人员应该如何准备和开好座谈会答座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉,能独立思1考、有主见又敢于发表意见者;座谈会以小型为主,人数以
七、八人为宜;2⑶座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;主持人负责引导、组织,可不做记录;4详细的记录应由文秘人员在不引入注目的坐位上去做;5座谈会的时间不必严格规定,可长可短;6会场也可准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松7当来访者自称事先已和上司约好会面时,文员如何接待与应对?答⑴先向来访者说“是吗?请稍等一下”然后请来访2者稍坐,再联系上司向上司汇报“您约好的某某单位某先生女士,现在已经来3了”如果上司确认已事先约好,文员就回来向来访者说“某先4生女士,真抱歉,不知您己约好,让您久等了,请往这边走”然o后引导客人去会见上司给下面的情境设计礼貌用语()问人姓氏说(贵姓)()敬仰已久说(久仰)()长期未123见说(久违)()请人解答说(请教)()求人办事说(拜托)()456请改文章说(斧正)()求人指点说(赐教)7()身体不适说(欠安)()看望别人说(拜访)()请人接受8910说(笑纳)()希翼照应说(关照)()赞人见解说(高见)1112()归还物品说(奉还)()请人赴约说(赏光)1314()需要考虑说(斟酌)面对两位领导几乎同时布置的工作,请你为15李助理设计一个合理的应对之策市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任x务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料李助理此时此刻一心只想着完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入摆布为难的境界请你为李助理设计一个合理的应对之策答()办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助1理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他2助理商议,由他人完成杨副市长交办的事项李助理自己聚精会神认认真真起草徐市长交待的紧急材料写3作任务他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至4杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参预查找人员的名字讲一下某次会议筹备工作中,为防万一,进行应急预案设计,会务人员列举了以下可能的意外事件.人员问题会议的发言人、演讲人、主要领导、重要佳宾不1能到会;预先登记的预会人员不能按时到会.场地问题原租用的会议室或者会场与实际人数不相匹配,会2议室或者会场过大或者过小;如果是住会的会议,原预订的房间与实际人数不相匹配,预订房间过量或者不足.设备问题会议室或者会场的需用设备不足或者浮现故障,在3会议组织过程中办公设备不足等.资料问题准备的宣传资料不足,会议文件材料不足等
4.预会人员的健康与安全问题会议中浮现意外事故,如火灾、5食物中毒、交通事故、传染疾病等.预会人员的情绪问题预会人员对会议安排不满意,对程序6设置不满意,对演讲人、发言人的演讲或者发言不满意,对会议的议程或者日程的安排不满意等.预会人员的返程问题为预会人员预订返程车票(机票)时,7车票(机票)的时偶尔车次(航班)同预会人员的要求不符.预会人员的行为问题发言人在发言过程中的语言、行为不8当,预会人员的语言、行为不当请你针对以上问题,设计应对的方案答.处理人员问题根据会议的内容和类型事先准备好备用1的发言人选如发言人因车(飞机)迟到,可调整发言人的发言次序实际到会的预会人员少于原报名的预会人员时,可暂时调整会场、食宿等安排,尽量不要打乱原定的会议议程.处理场地问题根据现场情况,灵便处理9处理设备问题根据现场情况,灵便处理10处理资料问题要将所有的会议文件或者资料的原件或者挪11移存储器随身携带处理预会人员的健康与安全问题要加强会前安全检查,必12要时可进行如火灾等突发事件的演习,如果发生突发事件,工作人员要按照分工各负其责大中型会议可安排医护人员值班,或者掌握一些附近医疗机构的情况,以便应急处理预会人员的情绪问题广泛征求预会人员的意见,对合13理的要求和建议应赋予采用同时,在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程可做适当的调整要注意做好预会人员的思想工作和解释工作处理预会人员的返程问题一定要提前预订预会人员的返程14车票机票,对时间、车次航班的变化要及时同预会人员协商,对因交通问题暂时不能离会的人员要安排好食宿,确定准确的返程时间.处理预会人员的行为问题会前对发言人的发言稿做好审核8工作,了解发言人的思想动态,做好发言前的沟通工作某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办?要考虑哪些因素?答⑴清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;征求上司意见或者允许,在允许的钱款额度范围内选购礼物;2比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的3物品;赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸4重新包装一下;附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理5如何接受对方的名片?答⑴在接对方名片时,务必表现出尊重的态度当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接2过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,凝视着3对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误遇到名片上有不认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对4方“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方回答后,可按对方发音,重复一遍“您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉上司在与客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员如何向上司传话?答用便条把所要传达的内容逐项1书写“某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?’然后将写好的便条对折折好走入会客室,在上司暗地里说一声“对不起,打搅一下”2⑶上司回头时,递上便条与铅笔退一步,等候指示4设计大型会议会中进程服务的主要工作环节答接站工作一报到及接待工作一组织签到一做好会议记录一做好会议值班保卫工作一做好会议信息搜集、传递工作一做好对外宣传一编写会议简报或者快报一做好会议保密工作一做好后勤保障工作设计接待方案答⑴接受任务;⑵了解来宾;⑶制订计划;⑷预订食宿;()迎接来宾;⑹商议日程;⑺安排会谈;5()陪同参观;⑼送别客人;()接待小结810设计一份白文件纸库存记录卡库存记录卡库存参A4考号项目白文件纸最大库存量B4A4100令最小库存量令单位数量(令页)再定货151=500量令发放发放数量申请号个人/部门余额25设计一份电话记录表答来电人姓名单位部门职务电话号码来电时间年月日时分通话地点来电人地点受话人地点___________________________通话要点
1.结束时间年月日时分处理要点.交由进行处理.请12尽快回电.约定再来电话3记录人设计一份归档文件目录答件号责任者文号题名日期页数备注设计一份开业典礼的筹备工作流程答开业典礼筹备工作的流程开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或者在告示栏中张贴开业告示)一要做好来宾邀请工作一发放请柬一现场的布置一准备开幕词、致答词一要做好接待服务工作一要做好礼品馈赠工作一拟定典礼程序T做好各种物质的准备工作设计一个新闻发布会的筹备流程答主题的确定T时间的选择一地点的确定一人员的安排一材料的准备一发送请柬一准备胸卡和名签一准备好视听设备一制定预算计划所谓“有问题”的来访者普通是怎样的?文员应如何应对答()固执任性的来访者死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协,1但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议坚持说你没有权利更改规章制度可保证如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信()进行威胁的来访者悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不2要与蛮横无理、可能带来危()险的来访者直接冲突wei()情绪激动的来访者如果来访者是男性,女文员应该找男的3帮忙;如果是女性;女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。