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文本内容:
文件编写与编号管理规定文件编号:编制品控部审核审批日期:
6.2汇编文件封面模板:二号宋体字居中有限公司**汇编小初号黑体字加粗居中文件编号xx/HB*号**/**[*/0]小三号宋体字编制:需要时审核:、复审:小三号宋体字审批:期日:为规范公司文件管理,使文件编写标准化、规范化,确保文件惟一性,提高文件运行效率,特制订本公司《文件编写与编号管理规定》2合用范围合用于有限公司所有与内部控制有关的文件,包括管理手册、程叙文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等3职责
3.1品控部负责有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制;负责品控部文件的编写
3.2公司其他部门负责各自部门文件的编写4文件控制程序
4.1文件制定
4.L1总要求结合公司实际运作原则进行编制,并具有可操作性;
4.
1.2文本格式要求
4.
1.
2.1所有文件均采用A4纸版面格式
4.
1.
2.2纵向版面:上、下页边距为
2.54cm,左、右页边距为
3.17cm;横向版面上、下页边距为
3.17cm,左、右页边距为
2.54cm
4.
2.2,3行距为
1.5倍行间距
4.
1.
2.4页眉为左缩进“LOGO+有限公司”华文隶书,五号字;
4.
1.
2.5页脚为页码居中,页码采用“
1、
2、3…”,封面不编页码;
4.
1.
2.6文件标题为小二号宋体标题字加粗;
4.
1.
2.7正文文字为宋体小四号;内容层次序号按照以下罗列
1、
1.
1、
41.
1、
2、
2.
1、
2.
1.1…;
4.
1.
2.9文件第一层的内容加粗(如1目的;2使用范围)
4.2文件的分类文件可以分为以下几种管理手册;程叙文件;为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录;外来文件(如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等);硬拷贝和电子媒体文件
4.3文件的编写及编号
4.
3.1各级文件的编写要求管理手册的构成和编写要求
(1)管理手册由封面、目录、正文和附录构成⑵封面手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容(见附件一)
(3)目录标题与页码之间用小圆点连接,目录页码可以与文件正文页码连续,电子文件的目录应与正文标题建立超链接
(4)正文前言和管理条款内容
(5)附录支持手册接口的文件和记录目录
4.
3.
1.2程叙文件的构成和编写要求
(1)程叙文件由封面、正文和流程图(需要时)、流程说明(需要时)构成
(2)封面名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容(见附件一)⑶正文按要求用小标题,
1.目的、
2.合用范围、
3.术语解释(需要时)、
4.职责、
5.工作内容、
6.罚则(需要时)、
7.附则(需要时)、
8.附件(需要时)
(4)流程图与流程说明如果程叙文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为程叙文件的一部份,流程图中的风险点要以灰色填充进行标识,并对控制措施进行说明
(5)程叙文件若汇编成册,应另设封面(见附件二),封面上名称为程叙文件汇编,还有编号(无顺序号)、生效日期、审批等内容,汇编时应编写目录页,目录格式及页面执行
4.
3.
1.1
(3)o
4.
3.
1.3作业文件的构成和编写要求
(1)作业文件由封面、正文和流程图(需要时)、流程说明(需要时)构成
(2)封面名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容(见附件一)⑶正文按要求用小标题,
1.目的、
2.合用范围、
3.术语解释(需要时)、
4.职责、
5.控制程序、
6.相关文件、
7.相关记录
(4)流程图与流程说明如果作业文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为作业文件的一部份⑸作业文件如汇编成册,应另设封面(见附件二),封面上有名称、生效日期、审批等内容,汇编时应编写目录页,目录格式及页码执行
4.
3.
1.1
(3)
4.
3.2文件编号规定
4.
3.
2.1编号规则文件整体编号由“文件编号”和“版号”组成,文件编号和版号一行罗列,各代码之间用“/”隔开方式如下:编号单位代码/文件类别号/部门代码/文件顺序号/[版本号/修订状态号]通知类文件编号按照“秦南XX字
[2022]XX号”来统一编号,例如品控部01号文件编号为“QN品控字
[2022]01号”、采购部08号文件则为“秦南采购字
[2022]08号”……其他部门类似由总经理处下发的文件编号按照“秦南字
[2022]XX号”来区分,例如总经理下发的5号文件,编号为“秦南字
[2022]5号”注括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新
4.
3.
2.2单位代码规则单位代码用单位简称的四个首写字母表示,有限公司代号用“QNJY”表示
4.
3.
2.3文件类别号代码规则管理手册用“SC”表示;程叙文件用“CX”表示;基本管理制度类文件统称“办法”,用“BF”表示;具体规章统称“规定”,用“GD”表示;具体流程用“LC”表示;各部门内部文件用“NB”表示;记录文件用“JL”表示;文件更改通知单用“GG”表示
4.
3.
2.4汇编文件编号规则如果文件是汇编本,只需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写HB,例如,品控部制度汇编文件编号为“QNJY/BFHB/PK/01[A/0]”
4.
3.
2.5部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示,如有新增加或者部门名称调整的,均按此原则类推如部门代码发生变更,需到品控部部备案,品控部修订本文件各部门代码规定如下部门名称代号部门名称代号总经办生产部SC综合ZH销售部XS采购部CG品控部PK财务部CW备注为了使文件来源更加清晰,可以独立编写文件的组织或者部门如电子商务DS.
4.
3.
2.6文件顺序号规则是指该系列文件的顺序号,以阿拉伯数字
01、
02、03……表示
4.
3.
2.7版本号规则1文件的版号包括版本号和修订号两部份,版号要放在[[内2文件的版本号表示文件的版次,用大写英文字母表示,如“A、B、C……”A表示第一版,B表示第二版,以此类推3文件的修订号表示文件在该版本下第几次修订状态用小写阿拉伯数字表示,如“
0、
1、2……”,0表示该版本下未做过修订,1表示该版本下第一次修订,以此类推4在修订中,如针对文件中的错词、错别字等不影响执行的内容进行更改时,文件不需换版,直接更改或者划改即可如针对文件中会影响执行的内容进行更改时,必须换版或者划改+签字的方式进行,并将更改内容通知文件的执行人员5文件重新换版下发要求单页划改超过三处或者超20字,全文划改超五处,同时文件版本号随之更变
4.
3.
2.8文件编号示例文件所文件编号属层级名称/SC/2022[版本号]XXr匚文件发布时间一级文管理件手册“管理手册”拼音缩写_________________XX”/CX/XX[版本号]XX二级文程序r~T-文件发布时间件文件“程叙文件”拼音缩写,_________________XXxx/BF GD/XX/XX[X/X]管理L版号类规文件顺序号范性______部门代号文件文件类别号(办法/规定)Qxx/LC/XX/XX[X/X]流程三级文文件件xx/NB/XX/XX[X/X]版号部门文件顺序号内部部门代号文件部门内部文件XXxx/BFHB/XX/XX/[X/X]I—^号---------------------------------------------------------------------文件顺序号汇编-------------------------------------------------------------部门代号文件------------------------办法汇编XX注各部门依据实际管控需要,形成汇编文件GG/XX/2022/XX文件XX/L顺序号更改三级文史以-------------------------------------------------------------------年份号人通知------------------------------------------------------------部门代号件_____________________________________更改外来文件编号方法外来文件经确认有效后,如外来文件是直接引用的,不需要外来重新编号,直接引用原文编号或者发文号;如外来文件需要部份引文件用,成为公司内部各层级文件,按照公司各层级文件编号示例”进行编号
4.4文件审批文件在下发前需经过审批方可执行,公司范围的文件由文件编制部门负责人、公司的第一负责人批准;部门内部文件直接由部门负责人批准
4.5文件发放文件下发可通过手工和电子版PDF版下发手工、电子版下发的文件均需专人做好登记、发放记录,电子版文件还需做好备案加密管理;
4.6文件评审文件实施过程中,由制定部门根据运行效果及生产经营实际情况,必要时对文件进行评审,并再次批准;
4.7文件更改文件在运行过程中发现不适宜,需要重新组织进行修订,文件更改的编制与审批与原文件编制与审批程序相同;
4.8文件保存各部门应设专人对文件进行统一管理、保存,确保文件在未作废前,保存完好,查阅方便;
4.9文件借阅保证借阅的文件能够在控制范围内及时找到,做好《文件借阅登己表》;
4.10文件作废文件作废后,文件制定部门发布作废声明,文件做作废标识,及时撤离工作现场,防止非预期使用,并保留最后一版作废文件;
4.11文件销毁通过焚烧、碎纸机粉碎销毁,销毁现场需有人进行监督,并保留销毁记录;
4.12文件保密公司所有文件不得向公司外传,如果有需要需经各部门文件管理员允许5附则本规定由品控部负责解释6附件
6.1文件封面模板;二号宋体字居中I・■.,■■■・・・•・••,有限公司(文件名****称)小初号黑体字加粗居中文件编号:xxY/**/**/**[*/0]小三号宋体字制:核需要时:审:小三号宋体字批:期:。