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办公自动化专业oa说到oa办公系统,最开始是根本的审批,以及一些档案管理,公文流转,始于政府,也向来被认为扮演着的角色,企业依靠他用于根本的日常行政事务的处理,很难在其他点上翻开一片新乾坤而今天,随着协同软件理论和技术的日益成熟,协同0A办公系统应运产生它源自传统0A办公系统,但又彻底摆脱了原有的局限,并凸现出其不同与传统0A办公系统的应用和更高层面的价值在阐述传统0A办公系统和协同0A办公系统的区别之前,让我们来回顾一下0A办公系统的开展历程及其相应的特点第一代0A办公系统起源于政府公文和档案管理的需求,它实施了企业局部工作流程的自动化和文档的电子化管理它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办文,并形成为了以后0A办公系统的根本体系此时0A办公系统的架设也多在C/S下,无法很好的支持远程办公和挪移办公第二代0A办公系统是从90年代中期开始,随着互联网Inter的兴起与开展而产生的以Inter为根抵,第二代0A办公系统实现了B/S架构,并很好的支持了挪移办公的需求,企业资源再也不受到通讯技术的限制同时,0A办公系统系统也参加了更多的功能,如BBS、新闻、日程安排、人事信息等,但从本质上来说第二代0A办公系统依然以公文和档案管理为核心内容90年代末期开始,随着市场环境的变化和协同管理Collaboration的兴起,0A办公系统的指导思想开始发生转变,更多的强调跨地域、跨部门之间的协同,0A办公系统中也参加了新的协作工具,如即时通讯、工程管理、网络会议、文档共享等等,第三代0A办公系统浮现了但此时的0A办公系统还是没有彻底突破传统0A办公系统的局限,实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态纵观0A办公系统的开展历程,我们发现,办公自动化不少时候作的工作无非是将手工进行的事务搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法止匕外,起源于政府的公文和档案管理的0A办公系统也向来很难摆脱最初的定义模式,除了将企业的一些文档、信息进行了电子化,并在工作流管理上有所增强外,并未给企业带来更多的价值同时,尽管第三代0A办公系统开始参加新的理念如〃协同〃,但从根本上来说,它只是利用了一些简单的协作工具,从企业管理的整体角度来看,它离真正的〃协同〃还有相当的距离了解了0A办公系统的开展历程和根本特性后,我们不禁要问,那末现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢?第一类0A办公系统沿袭传统0A办公系统,简单和低价开辟和销售这种产品的企业不少,也有一定的客户群这种产品价格和开辟本钱都比拟低,它的功能主要是以传统的收发文管理,档案管理为主并参加了一些辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能这些功能比拟简单且相对独立,其中包含的各种信息依然以〃孤立〃和〃静态〃的形式存在总体上来说,这种0A办公系统只能匡助企业迈入〃办公自动化〃的初级阶段,对希翼利用0A办公系统提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助第二类0A办公系统实现了局部的协作,有一定灵便性第二类0A办公系统相对来说是比拟先进的0A办公系统,它开始纳入一定的协同管理思想,在功能上也进行了相当的改良,除了对工作流程的功能进行了加强之外,还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同,0A办公系统的架构也比拟灵活,然而它各方面的功能还是相对独立的,特别是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接,其〃办公〃涵义的广度和深度也没有到达一个更高的层面面对办公自动化的现状,我们会问办公自动化到底应该为企业带来什么应用价值它将何去何从实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化的涵义我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求,从而挖掘0A办公系统新的应用价值让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况办公,这里也可以理解为〃日常的工作〃这个日常工作的涵义是很广泛的从人员应用的角度来看,企业管理者希翼随时了解整个公司的运作情况,与各部门保持时常性的沟通和交流,从、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策,因此他关注〃监控和决策〃;部门领导希翼方便的分配工作任务,查看下属的工作发展情况,对其做出相应的指导,对业绩进行评价,并与上下级和其他部门建立密切的联系,因此他关quot;管理和协调〃;普通员工希翼可以查看自己的和进度,很方便的利用各种管理工具,例如文档管理、知识库、客户管理、工程管理等完成自己的工作任务,因此他关注〃高效和协作〃而从应用内容的角度来看,日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、工程等方面的管理,并且每一个管理的环节都关联密切,相互作用因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围,传统0A办公系统只是从一个狭义和片面的角度去实现了〃办公自动化〃因此0A办公系统应该从更广阔的角度来考虑〃办公〃的涵义,并与企业的需求进行密切的结合再来看一下企业当前的信息化现状我们发现,过去的不少应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或者局部资源的管理,相互之间很少能够密切协调起来,〃信息孤岛〃、〃应用孤岛〃和〃资源孤岛〃三大难题不可防止的存在企业往往面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状特别是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与穿插频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作而传统0A办公系统由于其应用的局限性难以满足企业〃协同管理〃的需求因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入0A办公系统中,使其可以对企业各种分散存在或者被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面从以上可以看出,一方面我们应该延展和深化0A办公系统的应用,另一方面需要将协同的理念纳入0A办公系统中,于是便催生了新一代的办公自动化系统一一协同0A办公系统协同0A办公系统基于全新的管理理念和功能体系而设计,因而它呈现出彻底不同于传统0A办公系统的特性,在泛微软件的协同0A办公系统产品e-cology中,首先可以表达为如下三方面的根本设计思想信息网状思想将各种分散的、不规那末存在的信息整合成一张〃信息网〃;业务关联思想对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理;随需而应思想企业的各种资源,可以被迅速找到并集合到一起,并实现它们之间通畅的沟通和协作基于这三大根本思想体系设计的协同0A办公系统一方面打造了高度〃协同〃的管理和办公环境,另一方面大大深化了0A办公系统的应用,从而彻底突破了传统0A办公系统的局限,有效帮助企业整合各种资源,提升管理深化企业管理涉及到的环节是众多的现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件,相互之间有着千丝万缕的关系,并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作例如一个产品的销售,涉及到产品的功能和质量(产品研发、质量监控及升级)、产品的市场宣传(宣传平台、宣传文件和方式)、具体销售业务的开展(客户管理、工程跟踪、合同签订)、相关费用的报销(单据填写、流程审批、数据更新)等,而这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到产品的销售成果传统0A办公系统由于其局限性,所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的,于是很难对这样的一些比拟复杂的业务过程进行管理,固然就更难以支持整个业务链的平滑运作了而在协同0A办公系统中,对管理范畴进行了深化和延伸,于是可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理协作要实现良好的协作,首先需要突破物理边界和组织边界,让处于不同的地理位置,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次,需要对整个的协作进行管理,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作,对协作过程进行监控、调整,对协作产生的信息进行完整的保存,并以知识的方式进行再利用;第三,由于协作发生在企业的各个运营环节中,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理在传统0A办公系统中,协作往往是浅层次的,邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一局部的协作,然而它们的涵盖面十分有限,沟通的内容零散,之后也很难对其结果进行进一步的而在协同0A办公系统中,由于各种资源之间的屏障被打破,于是这样的协作可以贯通于各个环节并容易得到集中的管理如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档,工程发展中的某个任务,或者是企业的一个合同会签流程,一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人,或者多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,还可以是不同企业,企业与客户或者合作火伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等同时,协作的过程和结果可以得到很好的记录,并最终形成知识体系的一局部总结来说,协同0A办公系统基于三大根本思想体系,在〃关联〃、〃深化〃和〃协作〃方面表达了其彻底不同于传统0A办公系统的应用,把0A办公系统与企业管理的需求真正的相结合,从而给〃办公自动化〃带来了更高层面的价值e-cology现在已经在全国范围内积累了众多的用户,同时,其自身也在不断的完善和提升随着管理思想和信息技术的开展,我们相信协同0A办公系统将越来越表达出它的独特优势,并在如下三方面进一步提升其应用协同化协同化不仅仅是企业管理理念开展的趋势,也是信息技术开展的趋势协同0A办公系统一方面将加强自身〃内含〃的协同性,更多的突破资源之间的壁垒,提供一个畅通无阻的工作环境;另一方面,由于协同0A办公系统的定位并不在于取代其他专业管理软件,而在于提供融合孤立资源的平台,因此它也将加强其〃外延〃的协同性,以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接智能化协同0A办公系统不仅要能充当企业办公的助手,更要能进一步充当〃参谋〃的角色这就意味着协同0A办公系统不仅仅是信息的载体,更是信息的分析工具,能够实现对数据的加工和转换,提供从根本查询、报表和智能分析的一系列工具,并以各种形象的方式展现,从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在,制定未来开展方案等方面提供更多的决策支持知识化协同0A办公系统还应是企业知识管理的工具特别是在知识经济下,知识已经成为企业能够获得开展的核动力,而不再是办公事务本身带来的短期利益协同0A办公系统将利用自身的优势,更多的关注知识的采集、积累与继承,并提供相应的知识管理工具,以匡助提升企业及员工的内在能力,以实现其可持续性的开展可见如今的oa办公系统在协同化,智能化和知识化开展的道路上,可见已经从最传统的文秘转变到如今的海阔天空,适合企业根本的需求,为企业实现信息化,作为企业的管理工具,更好的为企业效劳。