集团公司文件收发管理制度

集团公司文件收发管理制度集团公司文件收发管理制度「篇一」

1、目的为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等

3、职责公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行；

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发；

4.

1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

4.

1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章；

4.

1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档

4.2发文字号编排

4.

2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式公司简称的大写英文缩写（XDCJ）+发布年号（四位数）+顺序号（三位数）;公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出；以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式

4.3文件分类

4.

3.1制度、规定根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度；

4.

3.2决定对重大事项做出的决定按排；

4.

3.3通知发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项；

4.

3.4通报表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况；

4.

3.5通告在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.

3.6报告下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问；

5.

3.7请示向上级部门请求请示、批准；

6.

3.8批复答复相关部门（单位）的请示；

7.

3.9意见对相关问题提出意见或处理办法集团公司文件收发管理制度「篇二」为加强对公文收发和内部拟文的管理，特制定本制度

一、文件收发管理单位所有的公文归口办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作

（一）公文的签收呈办

1、签收办公室人员应按时领取文件和信件

2、呈办凡收到的文（函）件（包括领导带回的会议文件），应及时登记、呈送、拟办、传递对收到的‘文（函）件，由分管的副主任提出拟办意见后，再行传递属急件的.随收随呈，及时办理

（二）公文的保密对“三密”文件应按规定的阅读范围传递，同时做到不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在保密室外过夜并做到日清、月查、及时清退

（三）公文的借阅承办各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还

二、内部拟文

（一）行文规则

1、行文应当确属需要，注重实效，坚持少而精

2、向上级请示问题，应当一文一事;不应当在非请示公文中夹带请示事项

3、向区直有关单位的重要行文，应当同时抄报区委老干部局

4、与我单位不相隶属机关之间一般用函行文

5、与其他同级单位间必要时可联合行文

（二）制发程序主办科室承办人拟稿一科室负责人核稿一分管主任审核一主任签发一办公室校核公文格式并登记一编号一承办科室校对一打愈装订一办公室盖章一封发

（三）公文起草

1、起草公文一律用蓝黑或碳素墨水书写或在微机上直接录入打印，不得用红色墨水、圆珠笔和铅笔书写，草拟文稿首页一律使用发文稿纸字迹要工整，稿面要清晰修改文字要运用标准修改符号，不得书写在装订线以外

2、科室完稿后，一律用蓝黑或碳素墨水填写拟文稿签，全稿按管理权限或分工逐级送领导审签，拟稿者按审签意见进行修改、定稿做到行文体式得当，行文要素齐全，审签程序规范，意思表达准确

（四）公文校核与校对

1、公文正式印制前，由办公室对公文的审批手续、文件格式以及文字表达、主题词等进行校核，确定发文字号、印发范围和印制份数

2、公文的印制与校核由承办科室负责，校样要与原稿一致公文印制好后，承办科室要及时将文件、原稿及电子版交办公室保存

（五）公文装订、传递

1、公文装订、封发由办公室或承办科室负责

2、需及时下发的会议通知和上报的重要报告、请示，经中心领导签批后可通过传真下发、上报

3、公文上报下发应发给组织，一般不发给个人集团公司文件收发管理制度「篇三」

一、编制目的为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度

二、适用范围本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理

三、相关职责

1、公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件

2、综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理

四、文件收发程序

1、凡上级和有关部门发、送本公司的文件，均应由综合办公室专人负责开拆、登记

2、收到文件要及时拆封，及时分送综合办公室文件收发每天不少于一次，对需送阅的文件应登记后及时送阅时效性较强的会议通知和文件等，应立即交总经理阅签

3、各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办，并提出拟办意见

4、经总经理批办的文件，由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理如需复印、打印的文件，则由承办部门按规定办理

5、各职能部门需要发文件，先由各职能部门自行拟稿，经部门负责人审稿，交办公室负责人核稿，再交分管副总经理审核，最后由总经理签发

6、收到已签发的文件后，办公室专门人员应及时编好文号，确定印制份数，并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿同时，留二份与底稿一并归档

7、文件材料一般由各职能部门装订封发，送综合办公室邮寄机密和挂号文件在封发时需注明，由综合办公室按有关规定办理

五、文件轮阅程序

1、文件轮阅由办公室专人负责各部门轮阅文件一般不超过两天因故不能及时轮阅的，应将文件送回，待后补阅

2、轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走确因工作需要借阅的，应经办公室负责人同意，办理有关登记手续，借阅时间一般不超过五天，复印件应妥善保管

3、文件轮阅完毕，办公室专门人员应及时收集、整理，分类存查，并按规定立卷归档

六、其他

1、本制度自签发之日起执行

2、本制度最终解释权归综合办公室集团公司文件收发管理制度「篇四」

1.目的为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用

2.适用范围适用于公司、分公司、项目部文件管理过程

3.职责

3.1董事长负责批准企业综合管理手册

3.2总经理负责批准各系统管理分手册

3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容

3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理

3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作

3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理

3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单

3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。