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文本内容:
合同档案管理制度
一、总则为防范市场风险与法律风险,提高企业经济效益,减少因合同签订、
1.履行过程中有不规范行为导致的纠纷,遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律,结合我公司具体情况,特制定本办法本办法适用于公司各部门与其他平等主体(自然人、法人、其他组
2.织)及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则
3.合同管理工作由综合管理部负责,并配备合同管理员
4.公司所有员工均应维护公司的合法权益,保守商业秘密
5.
二、合同的签订、审查和履行经办人于合同签订前,应验证对方当事人有效证件,验明主体
6.资格,了解其资信状况,审查对方经办人代理权限,审查对方提供资料的真实性与合法性委托代理人对外签订合同时,必须报公司部门负责人及分管领导审
7.查批准,合同标的大,或合同内容重大、条款复杂,必须报公司总经理批准下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时,必须
8.报公司总经理审查批准,总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行公司合同专用章的管理人员,应当根据批准人的批准意见,在合同
9.文本上加盖合同专用章不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同合同依法成立,即具有法律约束力,相关部门应相互支持、配合,
10.认真执行合同条款,全面履行合同义务,不得擅自变更或解除合同
四、合同的管理、归档和借阅合同签订后,以公司名义签定的合同,经办人应将合同正式文本原件
11.交公司综合管理部合同管理员存档合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记,建立合同台帐,存档备
12.案公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作,并定期将合同
13.管理情况报告公司管理层因工作需要借阅合同档案,须填写合同档案借阅单”,注明查阅合同档案
14.的名称、编号、查阅人等经部门经理签批后方能借阅,归还时合同管理员应认真核对阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、
15.划线等,更不能随意乱放,以免遗失如借阅期间合同遗失,公司将追究相关责任人的行政及经济责任
16.
五、附则本办法如有与国家政策、法律不符合的地方,以国家政策法律为准执
17.行.本办法自颁布之日实施
18.附件一合同借阅登记表附件二档案归档标准规范合同借阅登记表备序号合同编号合同名称借阅是由借阅部门借阅时间借阅人归还时间注档案归档标准规范
一、卷宗目录索引(附备注及页码);
二、合同审批件;
三、主合同文本及对方资质信息;
四、有关证据材料(包括电子数据等);
五、有关审批件、预案处置方案(内部会议纪要);
六、合同签订(履行)汇总报告;
七、其他有关文件资料(包括证据);
八、电子文档一份(附后)特注以上各种资料均需经手人签字确认综合管理部年月日2014124。