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合同台帐管理办法合同台帐管理办法第一章总则第一条目的与意义合同台帐管理办法(以下简称“办法”)是为规范和统一组织内合同的台帐管理工作,依法保护公司利益,加强合同信息的采集和整理,提高合同管理水平,确保公司合同的安全性、准确性和有效性第二条适合范围本办法适合于所有与公司进行合作关系的合同,包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同等第三条定义
1.合同台帐指组织内合同的全面记录,包括合同的基本信息、签订过程、履行情况等内容
2.台帐管理员指负责合同台帐管理工作的专门人员,具备相关合同知识和管理技能
3.业务部门指公司内各个业务部门,负责合同的签订、履行和结算等工作第二章合同台帐的建立与管理第四条信息采集
1.业务部门负责按照公司规定填写合同基本信息表,并提供合同正本和副本
2.台帐管理员负责将合同基本信息录入台帐系统,并对合同正本和副本进行统一存档第五条台帐管理
1.台帐管理员负责台帐系统的日常维护与管理,包括台帐数据的录入、修改、删除等
2.台帐管理员应定期对台帐系统进行备份,并确保数据的安全性和完整性第六条信息查询
1.公司内部人员可通过台帐系统进行合同信息的查询,查询范围根据权限划分
2.公司外部人员如需查询合同信息,需向台帐管理员提出书面申请,并经过审核后方可提供查询结果第三章合同台帐的监督与检查第七条监督机制
1.公司内设合同台帐管理委员会,负责监督和协调合同台帐管理工作
2.台帐管理员应按照公司规定定期向管理委员会报告合同台帐管理情况第八条检查程序
1.合同台帐管理委员会有权对台帐系统进行检查,发现问题应及时整改
2.台帐管理员应积极配合检查工作,并按要求提供相关的合同台帐信息第四章合同台帐的归档与销毁第九条归档
1.合同台帐在合同履行结束后应进行归档,纸质合同台帐需妥善保存
2.归档合同台帐应按照公司规定的档案分类和归档要求进行整理和存放第十条销毁
1.合同台帐在满足销毁条件的情况下,经台帐管理员书面审批后方可进行销毁
2.销毁合同台帐应做好记录,并按照公司规定的销毁程序进行处理附件合同基本信息表法律名词及注释
1.合同指双方或者多方之间依法订立的具有法律约束力的协议
2.台帐系统指用于管理合同台帐信息的电子系统
3.归档将合同台帐按照一定的分类规则进行整理和存放
4.销毁对合同台帐进行销毁处理,使其无法恢复或者复原。