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采购成本控制管理制度、目的A为加强采购成本管理,降低采购成本消耗,节省公司的采购资金,现根据有关成本费用的管理规定,结合本公司实际情况,特制定本制度、适用范B采购部采购成本控制相关事项均须参照本制度执行、内容C
一、采购成本控制的管理职责
1、采购总监具体负责指导、监督采购成本控制工作
2、采购部成本中心负责采购成本具体控制工作
3、采购部其他人员及其他部门需配合执行本采购成本控制管理制度
二、采购成本控制要点公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点,具体如下所述
1、确定最优的采购价格
2、确定合理的采购订货量
3、采购付款控制
三、采购计划控制
1、常用物质的采购计划由采购部根据仓库申请、库存情况制订,经采购部经理审核后报采购总监审批
2、其他用料的采购计划由采购部根据各部门的采购申请制订,经采购部经理审核后报采购总监审批
3、采购部在实施采购的过程中,必须严格执行采购计划若采购计划变更,必须由采购总监签字确认后方可执行
4、未列入采购计划内的物资一般不能进行采购如确属急需物资,应填写《应急采购申请表》,经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围
四、采购价格控制
1、采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等采购部应将各种采购方式进行对比,找出成本最低的采购形式组合,降低采购成本
2、采购部在确定采购价格时,可遵循以下三个步骤1询价利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道,快速获取市场最高价、最低价、一般价格这三类信息,从而保障采购询价效率2比价分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息,建立比价体系3议价采购部根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格
3、对于定价物资的价格必须严格按照定价执行,如果实际采购价格高于最高限价,则必须获得相关人员的确认和总监的批准,如未经批准擅自调整价格的给予经办人一定比例的罚款
五、采购订货量控制
1、采购部根据各部门采购申请制订采购计划时,应在充分研究同期的采购历史记录、下期的预计用量的基础上,协助仓储人员确定最佳安全库存
2、采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度等,借助历史经验估计、数学模型测算等方法确定安全库存量
3、采购部人员在制订采购计划时,应在充分分析现有存货量包括供应商或第三方物流的未达存货、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上,结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点
六、采购入库及付款控制
1、相关人员办理采购物资入库时,必须同时满足以下两个条件,否则仓储部一律不予受理1到库物资符合采购订单要求2到库物资经检验合格
2、采购物资登记入账时,价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求
3、支付物资采购费用时,必须同时满足以下三个条件,否则财务部一律不予付款1该笔款项已列入支出预算2双方往来账核对无误3供应商已提供与账户金额一致的发票如发票与供应商名称不一致、供应商与收款方不一致的均需提供付款证明4《付款申请单》已经总经理签字批准。