02-【采购报销】-01-采购付款及报销管理制度

采购付款及报销管理制度第一章总则第一条为规范工程项目采购付款及报销流程，确保付款及报销规范、畅顺，特制定本制度第二条适用范围本制度适用于集团总部、各分子公司及各项目部第二章采购合同签订的要求第三条公司工程项目采购业务均需签订采购合同，采购合同是付款和报销的必备文件

1.公司工程项目所需的各类材料物资、固定资产、相关服务、劳务分包、工程分包根据批准的相关文件与供应商签订采购合同

2.工程项目所需的材料物资、固定资产、相关服务的采购合同由采购部负责签订，劳务分包、工程分包业务的采购合同由策控中心负责签订，对于特殊情况下经总裁特批的业务除外

3.采购合同由公司各分管业务责任人负责审批，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同（或合同复印件）报送一份到财务部成本会计处留存

4.财务部不接受被涂改及未经公司总裁或有权签字副总签批的采购合同第四条采购合同文本原则上采用公司编制的标准模版，若相关条款偏离公司编制的标准模版，须由采购部、法务部、商务部等相关部门协商一致后方可签订第三章采购业务取得采购凭据的要求第五条采购业务完成后原则上都须取得供应商出具的发票

1.购买工程项目材料、固定资产、可取得增值税发票的相关服务等采购业务原则上均应取得供应商开具的增值税发票，在同等成本条件下须优先取得在抵扣期内的增值税专用发票

2.发生工程分包和劳务分包的，须取得具有合格资质的分包商从税局代为开出的工程发票.

3.发生项目费用的须取得合格的相关费用发票

4.采购发票所开具的内容须与合同内容相符，与实际业务相匹配第六条对于零星采购，金额较小确实无法取得发票的，须特别审批第四章采购付款及报销的要求第七条材料入库须开具入库单，同时须取得供应商的送（发）货单第八条采购付款及报销须按规范粘贴合格的凭据，经财务审核无误后方予办理.第九条工程项目采购的原材料办理付款及报销，后附的合格凭据依次为批准文件、采购发票、入库单、对方送（发）货单、采购合同及其它必需附件；工程项目采购的固定资产办理付款及报销时后附的合格凭据和次序除了使用验收单替代入库单外，其他与原材料同第十条对于预付款，办理付款时后附的合格凭据依次为批准文件、采购合同及其它必需附件,无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款第十一条工程分包和劳务分包办理付款及报销，后附的合格凭据依次为批准文件、采购发票、分包合同及其它必需附件第十二条财务本着“给谁付款、谁开发票”的原则办理付款及报销手续，货、款、票、合同须彼此衔接一致第十三条对一次签订合同、多次进货的，在第一次进货后报销时要附合同，在以后报销时可不附合同，但须标注采购合同号及项目名称如果根据采购合同采购价格发生变化，须后附经我司签批同意的供货方的调价函.第十四条付款方式主要有转帐支票、银行电汇、银行承兑汇票、现金等，为了规范付款管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金第十五条向供应商支付货款原则上应取得收款收据，支付现金的必须及时取得收款收据第十六条采购的报销时限为一个月，自收到货物或服务后一个月内，在此期限内，采购部或策控中心须及时取得相应的采购发票等合格凭据办结报销手续超过报销期而不及时报销者，公司将予以处罚，有借款挂账者，财务直接从其工资中扣除第五章对零星采购的特殊规定第十七条公司资产采购以集团集中采购方式为主，零星采购方式为辅第十八条零星采购分为正常业务和例外业务正常业务适用于品种繁杂、单价较低、单次采购的金额较小、不适于集团集中采购的辅材或低值易耗品的采购.例外业务适用于因不易购买、偶然情形、特殊原因等发生的单次采购的数量较小、单次采购金额较小、不适于集团集中采购的主材或固定资产的采购以及其他特殊情形的采购，例外业务须经相关领导特别批准第十九条一个项目所需一种材料预算在人民币3万元以上（含本数）的，原则上须由集团集中采购，不得零星采购，特殊情况除外第二十条零星采购原则上须与供应商签订合同，无法签订的可予以豁免第二十一条零星采购向供应商付款，原则上单次购买人民币2000元以上须通过银行转账，确实无法采用银行结算的，才可以现金结算第二十二条严禁相关部门编造理由化整为零，以零星采购程序替代集团集中采购程序，从而规避集团集中采购的相关规定，若有发现将予以处罚第二十三条零星采购的申购每月初，由各工程项目部根据施工进度或实际需求估算每月需零星采购的材料品种、规格、数量，向公司材料采购部提出申请，说明采取零星采购方式的原因，并分别附列拟实施采购的材料的供应商或采购地低值易耗品和固定资产的零星采购由相关单位比照前述材料申购办理第二十四条零星采购的材料、低值易耗品或固定资产的入库或验收手续同集中采购的对应物资.第二十五条零星采购业务可以申请备用金，以备现金结算之需.除了备用金之外，公司不批准项目人员个人借款备用金须每月与财务结算一次，凭合格的凭据报账，未用完的及时办理退还再借手续第二十六条零星采购的材料、低值易耗品或固定资产，报销手续同集中采购的对应物资第二十七条一个工程项目或一个部门一个月内发生多次零星采购行为的，可合并报销结算或冲账，但每张报销单据须注明购买人，相同项目或部门的相同购买人的报销单据整理到一起，从最迟一笔报销单据的时间算起，报销期限不超过一个月，超期者不予报销，特殊情况除外第六章定期对账制度第二十八条为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商账目相符，财务部将实行定期对帐制度:与公司业务经办人备查帐核对时间周期为每月一次，时间为次月5-15日；与供应商对账每季一次，核对范围为当季季内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来账单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交财务部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录第二十九条凡业务经办人未设立业务备查账或账目不清,导致公司与供应商未能按时完成对账工作的，公司将予以处罚；特殊情况经当事业务经办人提出申请,财务部确认的除外第七章附则第三十条本制度由材料采购部、工程运营中心、财务管理中心联合解释第三十一条本制度经总裁签发之日起执行.附件一公司的工程物资分类表材料类材料子类核算范围备注别序号01板材附饰类价值低的放辅材核算石材、陶瓷、玻璃、墙纸、地毯、布艺等02钢材龙骨类钢筋、龙骨等03家具类门、窗、沙发、床、柜子等04粘合材料类石膏、油漆、涂料、水泥、石灰等工程主材电视、冰箱、空调、电梯;灯具、管线、开05电子电器电气类关、插座等06洁具类马桶、浴缸等07管道材料给、排水管道配件8其他主材特定材料01紧固件类各类螺丝、墙钉、在工程施工中起到紧固做用的（除主材、周转）以外的各种材料工程辅材项目临时用水、用电产生的各种五金、电02辅助五金电器器材料03其他辅助材料除五金、电器以外的价值低廉的材料、钳子、螺丝刀、工程检测尺等各类仪器器01工器具具此办公家具是在项目部办公所用低值易耗办公桌、椅子、电话、文件柜等各类办公02办公家具而非工程施工中所需的家具材品用品设施料，一定要切记分开安全猫、口罩、手套、灭火器、安全防护03劳保用品用品、设施等各项在工程中作为安全、文明施工所需的物资工程周转模板、架料、扣件等各类有不是一次性耗01周转材料材料用，有重复利用价值的材料注

1、低值易耗品中的“办公家具”为施工项目部固定资产，项目部仓管员不用开“入库单”，但须开验收单.

2、未在合同中体现的材料运输费用、完工后的垃圾清理费均不能开“入库单”，对方不能提供发票应做费用来报销。