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文本内容:
中小企业采购管理制度
一、目的为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度
二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为米购物品
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批;、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核;
1、人力资源行政部负责采购管理制度的制定
2、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部3负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行4政部负责、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交1货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外、一致性原则2采购员采购部门负责人分管领导财务总监总经理采购物品验收单编号:序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号验收部门负责人:验收经办采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的o、低价搜索原则5—10%3采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购、廉洁原则启觉维护企业利益,努力提高采购物品质量降低采购成本41廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手2严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督3加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息4工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失、5招标采购原则5凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内一年或半年的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格、审计监督原则6采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任
五、采购流程、采购申请物品物资需求部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购1物品每月日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型25号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明25相关参数、指标要求按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购各审核环节对采购申请提出议异者,应于个工作日内将意见反馈给采购申请部门
2、询价比价议价每一种物品物资原则上需两家以上的供应商进行报价2采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,1按低价原则进行采购2属下列情况者,无须进行比价、议价独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录
3、样品提供和确认若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责3追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同1财务部等部门相关人员予以确认对于需要保存样品的须作封样处理以便日后作收货比较
2、供应商选择4具有合法经营主体者品质、交货期、价格、服务等条件良好者1信誉良好者2客户认可的供应商34采购人员须建立供应商信息台帐、合同签定:供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合5同1交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理
2、进度跟催为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供6应商处跟催,以确保物品物资能适时供应1若采购物品物资无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并2知会需求部门、验收入库采购物品物资到公司后,属经营性固定资产、材料、配件等物品物7资非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续1如验收不合格的,由验收部门通知采购部门,日内办理换退货手续、对帐付款28采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续、采购流程图:(附后)
六、考核9凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚
七、本制度解释权归人力资源行政部,自公布之日起执行
八、本制度附件、《请购单》、《询价记录表》1XXXXX2XXXXX集团有限公司XXXXXXXX年月采购流程XXXX XXXX记次表责任单位流程作业要求单/人、物资需求部门根据生产或经请购单需求部门采购申请f宫实际需要填写请购单11-----------*------------接收请购单f、接收已核准的请购单请购单采购员_________4_________1询价比价议价_、采购人员依需求缓急,参考采询价记采购员1购历史记录或供应商所提供的次表_________X_________资料,至少精选两家以上供应商样品提供确认f生_________X/44-____J进行比价和议价+X.______A供坟商选择、以满足需求部门所提出的性申请单采购员「11签订采购合同f能、指标、品质为原则
1、依优质低价原则进行选择询价记需求部门------------------------进度跟催—A水表/企管部/1验收入库f采购员、依据供需双方确定的条件签采购合采购员对帐/整理付款f1订合同同资料、依据合同或约定的交货期进米购合采购员1行跟踪确认,发生异常及时处理同、按采购需求进行验收,办理入入库单库管员
1、库管员按已办妥的请购单、送送货单库管员货单整理汇总发票采购员
1、采购员根据库管员提供的相关支付凭资料进行对帐,到财务部办理付2证款XXXXX请购单申请单位申请日期年月日编号序物品名称厂家/品牌缓急程规格型号单需求数用途需用日库请购数备注期号度位量存量经办人部门负责人申请部门分管领导够企管部(人力资源行政部)审核审核部门分管领导财务总监总经理XXXXX询价记录表编号:规格/质量标付款及开票方联系方拟定序号单位数量单价合计报价单位报价人物料名称准式式供应商。