秘书实务模拟面试试题

《秘书实务》面试题

1、秘书怎么样整理当日的文件资料？（5分）答案秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面

（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送

（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密

（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位评分标准前两个要点各2分，第三点1分

2、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？（5分）答案

（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文

（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文

（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关评分标准答出应该怎么做得三分，分析出原因并合乎情理的两分，否则可根据情况适当减分

3、简单叙述请柬和邀请信的区别是什么？（5分）答案

（1）活动性质不同邀请信是邀请对方来参加某项实质性的活动，有具体内容、事项,篇幅较长，故更正式些，落款处可盖公章；请柬是纯粹礼仪性质的、例行活动，被请约者只需出席、捧场即可，不承担具体的工作任务，因此内容单一，篇幅较短

（2）内容不同邀请信正文往往对活动本身的作用、意义进行介绍；请柬没有该内容，他只用一句话点明活动的内容或名称即可

（3）设计不同请柬要精心设计，制作精美，一般有封面有内页；邀请信则大多直接用A4纸打印评分标准每一点占两分，说出三点即可满分

4、公文拟办有哪些要求？（5分）答案公文拟办要求有

（1）拟办人要熟悉机关各部门、各领导成员的职责范围和分工情况，以下机关工作的历史与现状；

（2）拟办前要认真阅读文件，确实掌握拟办文件的精神实质；⑶拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性；

（4）你办一件应填入文件处理的拟办意见栏内，并签署拟办人姓名和日期评分标准每一点占两分，说出三点即可满分

5、会务筹备情况检查时的内容有哪些？（5分）答案

（1）会议筹备各项内容是否合理、遗漏，具体事项落实情况；

（2）会议文书是否齐全规范、明确无误；

（3）会场布置、会场形式、座次安排和会议设备、应有物品是否适宜、充分，有无差错和问题；

（4）安全保密工作是否到位等评分标准一个要点一分，有条理可外加一分，否则可酌情扣分

6、会议召开阶段有哪些秘书工作？（5分）答案会议召开阶段的秘书工作主要有⑴会场签到；

（2）会间调度；

（3）会议记录；

（4）会议简报；

（5）会议选举；

（6）会议总结；

（7）后勤保障评分标准没点一分，答出五点即可得满分

7、如果正确处理集体上访？（5分）答案要注意处理集体上访的原则

（1）应坚持预测预防与解决问题相结合原则；

（2）应坚持归口办理与就地消化相结合原则；

（3）应坚持原则性与灵活性相结合原则要注意处理集体上访的方法稳定情绪，控制局面；摸清情况，研究措施；领导出面，协调处理；区别情况，恰当处理评分标准答出主要要点的满分，少答或答错适当减分，可根据回答情况适当加分，但不能超过两分，总分不能超过五分

8、接待实施的一般程序是什么？（5分）答案

（1）迎接及安排来宾生活；

（2）看望及商定活动日程；

（3）礼仪性会见与宴请；

（4）按日程开展活动；

（5）送别；

（6）小结评分标准每点1分，答出五条便可得满分

9、对于突发事件预防（应对）措施有哪些？（5分）答案

（1）提前制定一分《紧急情况处理程序》，使之制度化；

（2）培训所有工作人员；

（3）张贴显示、宣传该处理程序；

（4）进行紧急，情况模拟训练；

（5）明确各级管理人员的任务与责任；

（6）配备必要设备与资源；

（7）定期检查与更新设备评分标准每点1分，答出五点即可满分

10、简述邮政函件的处理程序和要求（5分）答案邮政函件的处理，包括邮件的发送和接收两个方面

（1）邮件的发送其程序和要求是查对、登记、封装、交寄、结算

（2）邮件的接收其程序和要求是点收、分拣、拆封、登记、分发评分标准两部分各答出四个小点得五分，言之有理可酌情加分，但不能超过五分n、信息提供的对象和方式是什么？（5分）答案信息提供的对象是

（1）为本级领导机关提供信息；

（2）为上级领导机关提供信息；

（3）为下级机关提供信息.信息提供的方式有简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话报送、音像制品传递评分标准每项内容答出两个为满分，少答或错答每项扣1分

12、秘书获取信息的主要范围和方法有哪些？（5分）答案

（1）秘书获取信息的主要范围有上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息

（2）秘书获取信息的渠道有信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、新闻宣传渠道、通信渠道

（3）秘书获取信息的方法有网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、互相交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购法评分标准每一点两分，需答出来两个小点才可得两分，否则酌情减分

13、秘书在仪表方面应注意哪些事项？（5分）答案

（1）发型的要求与选择

（2）面容的清洁与护理

（3）注意口腔清洁

（4）保持手的清洁，不要留长指甲

（5）服装鞋袜的整洁评分标准每点1分，只要言之有理即可得分

14、在递交名片和索要名片以及接受他人名片时应怎样做？（5分）答案

（1）递交名片时，双手捏着名片的上侧，名片的正面对着对方，用双手恭敬地递上,并寒暄一下“这是我的名片，请多指教”或“请多关照，希望保持联络”说一句“请多关照”

（2）索要名片时，可以用请求的口吻说“如果您方便的话，能否留张名片给我？”

（3）接受他人名片时，也应恭敬地用双手捧接接过名片后要仔细看一遍，并对照名片称呼一下对方的“姓+职务”不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔评分标准每个要点两分，答出三点满分，根据情况酌情加减分

15、简要说明时间管理四步骤（5分）答案

（1）列单将每日所有待定事项和想法都列出一份清单

（2）组织运用“三维综合时间管理法对待办事项，从紧急程度、重要程度、所需时间三个方面确定其轻重缓急，排出优先次序，确认完成时间

（3）删除每完成一项工作划掉一项

（4）习惯每天坚持，养成习惯评分标准每小点1分，排序占一分，酌情加减分

16、简述时间管理四象限法（5分）答案现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为四个类别，即时间管理四象限法

（1）既紧急又重要应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间；

（2）重要但不紧急计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间；

（3）紧急但不重要马上就做，但应在尽可能短的时间内完成；

（4）既不紧急也不重要尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、评分标准排序正确的三分，分析合理得两分，根据答题情况适当加减分。