档案室资料管理制度

档案室资料管理制度实施对象全体员工编制部门质控部编制人..审核人_____批准人______生效日期年月日202161******环境检测技术有限公司档案室资料管理制度

一、总则

1、为建立、健全公司资料的管理工作，科学完整的保护、保存公司资料，更好地为公司各部门服务，特制订本管理制度

2、本制度适用于公司的资料管理

3、本制度最终解释权归质控部，质控部负责本制度的修订完善

二、档案室的设置及基本要求

1、档案是指本公司在从事经营管理、技术运作、质量控制等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录

2、公司设立档案室，并设置资料管理员，资料管理员负责与各部门对接，各部门档案的收集、整理以及分类存档由各部门指派专管员负责

3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，排列整齐，并建立电子与纸张分类目录各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由资料管理员保管

4、资料管理员应做好文件资料的安全、保密工作，严禁档案信息私自外传,无关人员未经允许不得进入档案室，下班时箱柜门上锁，做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门

5、资料管理员要保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗配置相适应的灭火器并会使用防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等，室内严禁烟火或存放易燃易爆物品

三、档案质量

1、档案封面应逐项按照模版规定统一打印，字迹要工整、清晰，统一粘贴位置，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容

2、档案文件按时间顺序排列，必须遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的联系，区分不同的价值，便于管理和利用，档案目录清晰，档案盒内文件没有命名的，由档案提交人员根据内容拟定标题

四、档案保管******环境检测技术有限公司档案室资料管理制度

1、档案资料由各部门按照规定整理分类成册后，移交给档案管理员分类保存，各部门在提交档案资料时，凡不符合档案存档要求的，资料管理员有权拒绝接受并要求整改，交接双方应按公司规定办理交接手续，双方签字存档备查

2、电子文件应有备份，备份的文件也应标识归档

3、检测原始记录、检测报告（副本）等，保存期不少于六年；内部审核和管理评审的计划和实施记录、纠正措施记录，保存期不少于六年；服务和供应商采购记录，保存期不少于六年；分包、投诉处理记录，保存期不少于六年；检测仪器设备档案长期保存；检测合同（或协议）、技术人员档案、培训和考核记录长期保管（技术人员的技术档案应长期保存）；能力验证、实验室比对活动和新方法验证记录，长期保存；超过规定保存期的记录可以仅采用电子版保存，只要有相应的电子版记录，纸版记录就可以销毁

五、档案的查阅、借阅

1、查阅的授权范围

（1）总经理、副总经理有权查阅全部范围档案

（2）部门主管有权查阅本部门产生的所有档案

（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案

（4）跨部门档案查阅需由副总经理批准

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其它任何人未得到授权，均无权查阅该档案

2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅并由资料管理员陪同，未经允许，不得翻阅其他文件

（2）权限外的档案查阅，由资料管理员收到查阅者”档案查阅审批”后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还

3、借阅程序要求（）1技术资料原则上不借出室外，如特殊需要，经审批后方可借阅；资料管理员收到借阅者“档案借阅审批”后，找出档案原资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字并确认******环境检测技术有限公司档案室资料管理制度2借阅者应保持资料的完整、安全、整洁，未经批准不得复制、摘抄、涂改、转借、抽换，借阅人不得泄密和丢失3借阅者应及时归还档案原件，资料管理员有责任督促借阅人归还，借阅者与资料管理员双方应共同清点份数、页数，检查完整情况，并办理归还手续

六、档案资料的销作废

1、超过保存期的文件或记录需要销毁时，先列好清单，提交销毁报告，经审批后，在授权人员监督下销毁，以免出现泄密和造成无可挽回的损失

2、作废资料如需保留，应加盖作废印章，防止误用，归档存放或销毁

七、附则本制度经批准下发，自颁布之日起实施。