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文本内容:
名翔恿线股分有会议管理程序书文件编号MS-M2-0103限公司制订日期89年10颦日页次第1页共5页月26日目为达成公司政策之一贯性,目标之明朗,掌握工作之进度及预算费用执行状况及跨部门的工作协调,能配合客户之要求,提供更好的产品与服务本公司之各项会议均合用之名翔恿线股分有会议管理程序书文件编号MS-M2-0103限公司制订日期89年10修订日期:「板次:A.°页次第2页共5页月26日年月E版
四、权
五、作业
六、作业内容流程
七、参考文
八、应用窗体,Who When,Where How单.......---------件No流程to d,o What总经理灯会议6・1会议需求室需求;.l.1定期召开之例行会议6・
1.
1.依1工soMl定之管理审会查议
6.
1.
1.营2业目标未达成时
6.LL执3行项目时,跨部门之工作协调与沟通;项目完成时不定期召开之工作会议不列入计划中
6.2计划/修订总务人计划/;・2・1总务人事组主管于每年年度会议计划事组修订表十二月汇集董事长、总经理、MS-G4-0106各部门主管与管理代表下一年度预定召开之各项会议内容,如日期、时间、地点、与会人员预会议主题等相关数据,排定年度会议计划表”MS-G4-0106如附件1,呈总经理审核
6.
2.2总务人事组主管依总经理裁示,进行计划之修订总经理由审核3审核年度会议计划总经理依年度政策之需求及掌控表MS-G4-0106工作进度之需求,审核年度会议计划表〃MS-G4-0106如附件I而核可,进入流程,进行发布实施作业若未核可,则回到流程R,进行计划修订作业总务人[发布
6.4发布实施文件与数据管年度会议计划事组.
4.1总务人事组主管依【文制表4实施件与数据管制程序书】程序书MS-G4-0106MS-M2-0501之相关规定将MS-M2-0501年度会议计划表MS-G4-0106如附件1办理公告,并其分发给董事长、总经理、各部门主管、各单位主管与管理代表,由各会议召集人据以召开会议名翔恿线股分有会议管理程序书文件编号MS-M2-0103限公司制订日期89年修订日期:版次A.0第3页共5页月26日年月E版
四、权
五、作业
六、作业内容责前程
七、参考文
八、应用窗体,Who When,Where,How件_单枚51流程位to d,o What相关单通知
6.5通知会议通知单位总务
6.
5.1各会议召集人依各会议所MS-M4-0108需之前置时间,以电子邮件、传人事组真或者亲自送交方式,分发会议通知单”MS-M4-0108如附件2给各会议之预会人员,若有变更则另行以电话通知,若为每周召开一次之会议,由各会议召集人直接通知各会议之预会人员,不需分发会议通知单〃MS-M4-0108如附件
206.
5.2不定期召开之会议,各会议召集人决定会议之日期、时间与地点前,应避开固定会议召开之日期、时间与地点,若需使用总公司二楼会议室,须先联络总务人事组事务员,确认可以使用后,依本作业内容之相关规定,通知各会议之预会人员会前会前准备清单相关单
6.6会前准备准备MS-M4-0111各会议召集人于召开会议前,依会前准备清单〃MS-M4-0in如附件3,进行各项会前准备事宜,各预会人员依职务所需或者主管指派,准备会议所需之资料与文件相关单$.7会议召开1会议位
7.1各预会人员于会议召开时间,准时预会,主席依会议程序,召开依序进行.会1议程序A主席宣布会议开始B主席致词C上次会议决议事项检讨报告D讨论事项名翔恿线;股分有会议管理程序书:史件编号b IS-M2-0103限公司制订日期89年10修订日期版次A.0月26日页次3常4页共5页年月E版
四、权.
五、作业流
六、作业内容程责单,
八、应用窗体Who When,Where,How tod,
七、参考文件位流程No o WhatE暂时动议F结论G散会.注2意事项A各预会人员应于会议开始前10分钟完成签到B各预会人员若因故可能迟到,应于会议开始前与各会议召集人联络报备,未报备者依公司差勤之相关规定论处;若因故无法预会时,应于会议开始向各会议召集人请假,若未经准假而无故不到者,依旷职论处C若未事先指派记录人员,主席于会前指派D主席应注意议程进行之掌控,把握时效并使议事功能确实发挥E会议决议事项由各会议主席负责追踪管制相关单记录/
6.8记录会议记录首页位修正
6.
8.1会议记录人员应于会后三MS-M4-0109个工作天内,完成会议记录会议记录内页包含缮写、打字MS-M4-0110与校稿,呈该会议主席进行审核,会议记录表格式样详见会议记录首页〃MS-M4-0109如寸件¥会记录内页〃MS-M4-0n0如附件5o
6.
8.2会议记录人员依各会议主席提示,修正遗漏或者误差为容旷聿核相关单
5.9审核位.
9.1各会议主席依会议内容审核会议记录是否有遗漏或考误差,若无,进入流程回,进行分发办理作业,若有,则回到流程,进行修正作业名翔恿线,股分有会议管理程序书;五件编号N1S-M2-0103限公司制订日期89年10修订日期版次A.0月26日年页次3蒋5页共5页月E版.
五、作业流
四、权责
六、作业内容单程,
八、应用窗体Who When,Where,How tod,
七、参考文件位No流程oWhat总务人分发、文件与数据管制
6.10分发、办理事组相程序书办理
6.
10.1总务人事组事务员依【文关单位MS-M2-0501件与数据管制程序书】MS-M2-0501之相关规定,进行会议记录之分发
6.
10.2相关单位依会议决议事项执行,由各会议主席负责跟催确认相关单
5.11确认€位.
11.1各会议主席确认各会议决议事项之执行结果,并作成报告于下次会议中,提出检讨
6.12记录存查质量记录管制相关单位存查相关单位主管与总务人程事组主管依【质量记录管制程!序书总务人事组序MS-M2-MS-M2-16011601之相关规定,汇集所有相关之窗体记录并妥善保存。