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《会务基本知识》ppt课件•会务的定义与目的•会务组织与筹备•会务接待与服务•会务管理规范与技巧目录•会务常见问题与解决contents01会务的定义与目的会务的定义会务是指组织或机构为达成特定会务涉及会议策划、会议筹备、会务工作需要协调各方面资源,目标而进行的会议策划、组织、会议组织、会议服务、会议善后包括场地、设备、人员、物资等,管理和实施等一系列活动等环节,旨在确保会议的顺利进以确保会议的顺利进行行和目标的达成会务的目的传达信息交流经验解决问题决策和规划通过会议传达信息,让通过会议交流经验,促通过会议进行决策和规通过会议解决问题,协与会者了解相关情况、进与会者之间的相互了划,制定相关政策和计调矛盾,达成共识政策和规定等解和合作划会务的重要性01020304提高效率促进沟通增强凝聚力推动发展有效的会务管理能够提高会议会务是组织内部和外部沟通的通过会务活动,增强组织内部成功的会务能够推动组织的发效率,减少时间和资源的浪费重要渠道,能够促进信息的传的凝聚力和向心力展,提高组织的知名度和影响递和交流力02会务组织与筹备会议类型决策型会议培训型会议旨在讨论和决策重要事项,如旨在传播知识和技能,如培训董事会、股东大会等课程、讲座等交流型会议商务型会议旨在促进信息交流和分享,如旨在促进商务合作和业务发展,学术研讨会、技术交流会等如商务洽谈会、展览会等会议筹备流程确定会议时间和地点制定会议日程根据参会人员的时间安排和会根据会议议程和时间安排,制议需求,选择合适的会议时间定详细的会议日程和地点确定会议目的和议程确定参会人员发布会议通知明确会议的目的和议程,确保根据会议目的和议程,确定需将会议通知发送给所有参会人会议的针对性和效率要邀请的参会人员员,提醒他们准时参加会议文件准备会议议程会议背景资料列出会议主题和时间安排,让参会人员了解提供与会议主题相关的背景资料,帮助参会会议内容人员更好地理解会议内容会议材料会议记录根据会议需要,准备相关的会议材料,如报指定专人负责记录会议内容和决议,以便后告、演示文稿等续整理和归档会议场地选择与布置场地大小与布局场地设施根据参会人数和会议需求,选择合适考虑场地的设施是否满足会议需求,的场地大小和布局如投影仪、音响设备、网络等场地环境场地费用考虑场地环境是否符合会议氛围,如根据预算和需求,选择合适的场地,安静、整洁、舒适等并考虑场地费用是否合理03会务接待与服务参会人员接待接待准备迎接服务提前了解参会人员名单,安排好接待人员在机场、火车站等交通枢纽接送参会人员,和车辆,准备好接待用品确保他们安全、准时到达会议地点入住安排信息收集协助参会人员办理入住手续,安排好房间了解参会人员的行程安排和需求,收集他和餐饮,确保他们得到舒适的住宿体验们的反馈意见,以便更好地为他们提供服务会议现场服务会场布置会议物资准备根据会议主题和要求,布置会场,包括安排准备会议所需的各种物资,如投影仪、白板、座椅、布置横幅、调整灯光音响等纸张、笔等,确保会议顺利进行接待台设置现场秩序维护设置接待台,提供会议信息和咨询服务,协维护会议现场秩序,确保参会人员遵守会议助参会人员解决问题纪律,处理突发情况会议后服务总结反馈收集参会人员的反馈意见,总结会议成果,为下一次会议提供参考会务资料整理整理会议资料,包括会议纪要、演讲稿等,以便参会人员回顾和留存纪念品发放为参会人员准备纪念品,如徽章、照片等,增加他们的参与感和归属感后续跟进与参会人员进行后续联系,提供必要的支持和帮助,保持长期的合作关系04会务管理规范与技巧会议管理规范010203会议筹备会议通知会议签到确定会议目的、议程、时提前通知参会人员,明确设立签到台,确保参会人间、地点、参会人员等,会议时间、地点、议程和员签到,收集参会人员信确保会议准备工作充分要求,确保参会人员准时息,以便于后续统计和联参加系主持人与发言人技巧主持人开场致辞主持人与发言人形象塑造主持人需简明扼要地介绍会议目的、主持人与发言人需注意仪表仪态,保议程和要求,调动现场气氛,激发参持良好的形象,树立专业形象,增强会人员兴趣会议的专业性和权威性发言人演讲技巧发言人需准备充分,思路清晰,表达流畅,注意语速和语调,保持与听众的互动和交流参会人员互动与沟通技巧有效沟通参会人员应尊重他人的发言权,认积极互动真倾听他人的意见和建议,避免打断他人发言,保持良好的沟通氛围参会人员应积极参与讨论和提问,发表自己的观点和建议,促进会议的深入开展语言与非语言交流参会人员应注意语言和非语言交流的配合使用,通过肢体语言、面部表情等非语言方式增强沟通效果05会务常见问题与解决会议效率低下问题议程设置不够明确会议组织者应提前制定详细的议程,包括会议主题、时间安排、发言顺序总结词等,以确保会议顺利进行会议效率低下是常见问题之一,表现为会议时间过长、议程安排不合理等缺乏有效的沟通会议中应鼓励参与者积极发言,表达意见,同时避免无意义的讨论和偏离会议时间过长主题的情况合理安排会议时间,避免会议时间过长导致效率低下会议现场秩序问题总结词指定主持人会议现场秩序问题表现为参与者不遵守会议纪律、选择有经验的主持人来主持会议,确保会议按照发言不规范等预定议程进行,维护现场秩序A BC D制定并宣布会议纪律发言规范制定发言规范,要求参与者按照规范发言,避免会议组织者在会议开始前应宣布会议纪律,要求无序和混乱的情况发生参与者遵守规定,保持良好的秩序会议资料泄露问题总结词保密协议签署会议资料泄露问题表现为重要信息被泄露给要求参与者在会议开始前签署保密协议,确无关人员或被恶意传播保会议内容不外泄限制参会人员资料管理只邀请必要的人员参加会议,避免无关人员对会议资料进行严格管理,确保资料不被带接触到敏感信息出会议室或被拍照、录音等THANK YOU感谢观看。