还剩26页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
《秘书实务概述》ppt课件•秘书实务的定义与特点•秘书实务的核心职责•秘书实务的基本技能•秘书实务的工作原则目•秘书实务的发展趋势•案例分析录contents01秘书实务的定义与特点定义定义秘书实务是指在秘书工作中所涉及的各类实际操作,包括但不限于文件处理、会议组织、日程安排、沟通协调等解释秘书实务是秘书工作的核心内容,是秘书在日常工作中所需要掌握的一系列实际操作技能这些技能对于保证组织的高效运转和秘书工作的顺利进行具有重要意义特点规范性主动性秘书实务工作需要遵循一定的秘书实务工作要求秘书具备较规范和流程,以确保工作的准高的主动性和责任心,能够积确性和高效性极主动地完成工作任务细节性协调性秘书实务工作往往涉及到许多秘书实务工作需要秘书具备良细节问题,需要秘书具备高度好的协调沟通能力,能够协调的细心和耐心,以免出现差错各方面资源,保证工作的顺利进行02秘书实务的核心职责行政管理010203会议组织与安排文件管理日常行政事务负责安排公司内部和外部负责文件的收发、归档、处理日常行政事务,如办的会议,包括会议通知、整理和保管,确保文件的公用品采购、员工出差安场地布置、设备调试等安全和保密排等信息管理信息收集与整理信息传递信息保密收集、整理和归纳公司内负责信息的上传下达,确保守公司机密,防止信息外信息,为领导决策提供保信息的及时、准确传递泄露支持事务管理接待来访处理突发事件负责接待来访客户、政府官员等,维遇到突发事件时,及时向领导汇报并护公司形象采取相应措施安排行程协助领导安排行程,包括出差、商务洽谈等协调管理外部协调协调公司与外部单位之间的关系,内部协调维护公司利益协调公司内部各部门之间的关系,促进团队合作沟通桥梁发挥秘书的沟通桥梁作用,促进公司内部和外部的有效沟通03秘书实务的基本技能沟通能力01020304准确理解有效表达倾听反馈跨部门沟通秘书需要准确理解上级的意图秘书需要用清晰、简洁的语言秘书需要倾听上级的反馈和建秘书需要与其他部门进行有效和指示,确保信息的准确传递向上级汇报工作进展和问题,议,及时调整工作方向和重点的沟通和协调,促进部门间的让上级快速了解情况合作与信息共享组织能力时间管理任务分解优先级排序文件管理秘书需要将复杂的工作秘书需要合理安排自己秘书需要根据紧急程度秘书需要妥善保管各类任务分解为具体的步骤的时间,确保工作的高和重要性对工作任务进文件和资料,确保信息和行动计划,便于执行效完成行合理的优先级排序的完整性和保密性和管理协调能力资源整合人员协调秘书需要协调各方面的资源,确保工作的顺秘书需要协调不同部门和岗位的人员,让他利进行们能够协同工作会议安排信息传递秘书需要合理安排会议的时间、地点和参会秘书需要及时传递各类信息,确保各部门之人员,确保会议的高效和顺利召开间的信息共享和协同工作文字处理能力文档编写邮件撰写文件审核秘书需要能够撰写各类文档,包秘书需要撰写各类邮件,包括工秘书需要对各类文件进行审核,括通知、报告、计划等,要求语作汇报、沟通协调、请示批复等,确保文件的准确性和规范性言准确、条理清晰、格式规范要求语言简练、重点突出、礼貌得体04秘书实务的工作原则准确无误准确无误是秘书实务工作的首要原则,准确无误原则要求秘书在工作中不断要求秘书在处理文件、传递信息、执提高自身的专业知识和技能水平,以行任务时必须严格准确,避免出现误便更好地适应工作需求和应对各种复差和失误杂情况秘书需要具备高度的责任心和严谨的工作态度,对工作内容的准确性进行仔细核实,以确保工作的高质量完成效率至上效率至上是秘书实务工作的核心原则之一,要求秘书在保证工作质量的前提下,尽可能地提高工作效率秘书需要合理安排工作时间和任务,采用科学的工作方法和流程,避免浪费时间和资源同时,秘书还需要不断学习和掌握新的技能和工具,以提升工作效率和应对各种紧急情况的能力服务领导服务领导是秘书实务工作的基本秘书需要了解领导的工作风格和在服务领导的过程中,秘书还需原则之一,要求秘书以服务领导生活习惯,以便更好地为领导提要注意维护领导的形象和利益,为核心,全面满足领导的工作需供个性化服务积极为领导排忧解难,增强领导求和生活需求的信任和满意度05秘书实务的发展趋势信息化信息化是秘书实务发展的必然趋势随着信息技术的发展,秘书工作需要不断适应信息化要求,提高信息化水平,以更好地服务于组织的发展秘书需要掌握各种办公软件、办公设备和通讯工具,能够熟练地处理各种文件、资料和信息,提高工作效率和质量信息化还要求秘书具备信息安全意识,保护组织的机密和隐私,防止信息泄露和被窃取专业化随着社会分工的细化和组织结专业化要求秘书具备专业知识、专业化还要求秘书具备职业素构的复杂化,秘书实务越来越技能和能力,能够胜任各种复养和职业道德,遵守职业规范需要专业化的人才来承担杂的秘书工作,提供专业化的和标准,维护组织的形象和利服务益国际化随着经济全球化的加速和国际交流的增国际化要求秘书具备跨文化交流的能力,国际化还要求秘书具备外语能力,能够多,秘书实务也需要适应国际化的要求了解不同国家和地区的文化、习俗和礼用外语进行口头和书面交流,处理各种仪,能够胜任国际化的秘书工作涉外事务同时还需要了解国际贸易、国际法律等方面的知识,为组织的国际化发展提供支持06案例分析案例一高效的事务管理总结词高效有序详细描述秘书小王在事务管理上表现出高效有序的特点她能够迅速处理各类事务,合理安排时间,确保工作顺利进行她制定了详细的工作计划,并善于利用现代办公软件提高工作效率案例二出色的协调技巧总结词沟通桥梁详细描述秘书小李在协调沟通方面表现出色,起到了良好的桥梁作用她能够妥善处理各种人际关系,有效化解矛盾和冲突她善于倾听,能够准确理解各方需求,促进合作与交流案例三精准的信息服务总结词信息枢纽详细描述秘书小张在信息服务方面精准高效,是部门内的信息枢纽她能够迅速收集、整理和传递各类信息,确保信息的及时性和准确性她熟悉各类信息系统,能够熟练运用现代信息技术提高信息服务质量THANKS感谢观看。