《全宗指南编制方法》课件

单击添加标题全宗指南概述全宗指南的编制全宗指南的内容步骤全宗指南的发布全宗指南的编写和更新要求和注意事项全宗指南的定义l全宗指南对全宗进行整理、编目、检索的工具l目的方便用户快速查找和获取全宗信息l内容包括全宗名称、全宗内容、全宗来源、全宗分类等l作用提高全宗管理效率，方便用户查询和使用全宗信息全宗指南的作用提供档案管理指导帮助用户快速查找所需档案提高档案管理效率促进档案资源的共享和利用全宗指南的编制原则真实性原则确保全宗指南完整性原则确保全宗指南准确性原则确保全宗指南的内容真实可靠，符合实际的内容全面完整，涵盖所有的内容准确无误，避免出现情况相关要素错误和遗漏实用性原则确保全宗指南规范性原则确保全宗指南的内容具有实用性，能够满的内容符合相关法律法规和足实际工作需要行业标准，具有规范性确定全宗指南的编制目的和范围范围包括档案的收集、整内容明确档案管理的原则、理、保管、利用等各个环节方法、标准和要求目的为档案管理提供指导，编制依据国家档案法律法提高档案管理效率规、行业标准和本单位实际情况收集和整理全宗资料确定全宗范围明确全宗的性质、内容、时间等收集资料通过各种渠道收集全宗资料，如档案馆、图书馆、网络等整理资料对收集到的资料进行分类、整理、编目等编写指南根据整理后的资料编写全宗指南，包括全宗介绍、内容说明、检索方法等编写全宗指南提纲确定全宗指南的目标和范收集和整理全宗资料编写全宗指南的框架和内围容审核和修改全宗指南发布和推广全宗指南撰写全宗指南正文确定全宗指南的目标和范围审核和修改全宗指南收集和整理全宗资料发布和推广全宗指南编写全宗指南的框架和内容审核和修改全宗指南审核内容检查全宗指南是否符合相关法律法规和标准审核方法采用专家评审、同行评审等方式进行审核修改建议根据审核结果，提出修改建议，包括内容增删、结构调整等修改过程根据修改建议，对全宗指南进行修改和完善，确保其准确性和完整性全宗历史沿革全宗指南的起源最早出现在19世纪末的欧洲全宗指南的发展20世纪初开始普及，成为档案管理的重要工具全宗指南的演变从纸质版到电子版，从单一功能到多功能全宗指南的应用广泛应用于档案管理、历史研究、文化传承等领域全宗内档案的种类和数量档案种类包括文书档案、科技档案、会计档案等档案数量根据全宗的规模和历史背景，数量会有所不同档案价值档案的价值取决于其内容、年代、保存状况等因素档案管理需要制定合理的档案管理方案，确保档案的安全和可利用性全宗内档案的整理和鉴定情况档案整理按照时档案鉴定对档案档案编目对档案档案保存对档案间顺序、主题、文的价值、真实性、进行编目，包括档进行保存，包括档件类型等进行分类完整性等进行鉴定案名称、档案号、案的物理保存和电整理档案内容等子保存全宗内档案的利用和开放情况档案利用提供开放情况根据档案利用规定档案开放申请档案查询、借阅档案性质和保密明确档案利用的提供档案开放申等服务级别，确定开放权限、程序和要请的渠道和流程范围和期限求全宗内档案的保护和数字化情况档案保护包括档案的物理保护、数字化应用包括档案的数字化化学保护、生物保护等管理、数字化利用、数字化展示等添加标题添加标题添加标题添加标题档案数字化包括档案的数字化数字化安全包括档案的数字化扫描、数字化存储、数字化检索安全策略、数字化安全技术等等全宗指南的发布方式发布平台官方网站、社交媒体、电子邮件等发布频率定期更新，如每年、每季度或每月发布内容包括全宗指南的修订、新增、删除等发布形式PDF、HTML、XML等格式，便于用户下载和使用全宗指南的更新和维护l更新频率根据档案馆的实际情况和需求，定期或不定期进行更新l更新内容包括但不限于档案馆介绍、档案目录、档案利用指南等l维护方式定期检查和更新，确保信息的准确性和完整性l更新通知通过官方网站、社交媒体等渠道发布更新通知，提醒用户及时更新和使用全宗指南的修订和改版修订目的确保全宗指南的准确性和时效性修订周期根据实际情况确定，一般为1-2年修订内容包括但不限于新增、修改、删除全宗指南中的内容改版方式根据修订内容，对全宗指南进行重新排版、设计、印刷等语言文字要求语言简洁明了，易于理解避免使用专业术语，尽量使用通俗易懂的语言确保文字准确无误，避免出现注意语言风格，保持统一性和连贯性错别字和语法错误内容准确性和时效性要求内容准确性确内容时效性指内容完整性指内容易读性指保指南中的信息南中的信息需要南需要涵盖全宗南的语言需要通准确无误，避免及时更新，确保管理的各个方面，俗易懂，便于读误导读者与最新的法律法包括但不限于档者理解和使用规、政策等保持案管理、档案利一致用、档案安全等结构和层次要求l标题明确、简洁，反映全宗指南的主题和内容l目录列出全宗指南的主要内容和章节，便于读者快速了解l正文按照一定的逻辑顺序进行编写，如时间顺序、空间顺序等l层次保持清晰的层次结构，使用标题、子标题、小标题等来区分不同的内容l语言使用准确、简洁、规范的语言，避免使用口语化和模糊不清的语言l格式保持统一的格式和排版，如字体、字号、行距等，以提高阅读体验图表和图片要求l图表和图片应清晰、准确，便于读者理解l图表和图片应与文本内容相匹配，避免重复或矛盾l图表和图片应标注来源，尊重版权l图表和图片应符合全宗指南的格式要求，如字体、字号、颜色等。