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卡拉公司档案管理制度最终版第一篇卡拉公司档案管理制度(最终版)卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度(最终版)加藤松本管理咨询公司二零一二年十二月卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度第一条为规范卡拉实业(深圳)有限公司(以下简称公司)的档案管理工作,特制定本办法“”第二条档案资料是公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和第三条档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实性的一项重要工作,公司所有员工对档案管理工作均承担保护的义务;非经公司允许,任何部门、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作第四条公司行政办公室是公司档案管理工作的主管部门,行政办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作第五条行政办公室档案管理人员的主要职责是制定各类档案管理办法,明确归档范围和分类、编号方案,制定档案工作计划依据档案管理规定,收集整理各类档案资料,负责立卷、归档工作
1.档案资料的鉴定、验收和交接
2.档案资料的入库管理和维护
3.档案的开发利用和信息处理
4.对公司各部门档案管理进行业务指导和监督
5.处理与档案管理有关的其它事务
6.第六条公司各部门人员因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表,由档案借阅
7.部门负责人批准后方可借阅;重要档案资料的借阅须经公司行政总监以上领导批准第七条凡经批准借阅的档案资料,不得转借、拆散、涂改,复印档案必须经档案借阅部门负责人批准第八条根据国家有关规定和公司实际情况,公司档案的保管期限定为永久、长期和短期种、永久保管凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的,对公司的3建设发展有长远利用价值的档案资料,列为永久保管1实业项目组第页卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度
1、长期保管凡反映公司系统有经济和管理活动,在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期限保管,时限一般为年
2、短期保管凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案10资料,列为短期保管,时限一般为年以下3第九条划定归档范围,目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保3存,既避免遗漏重要文件,又不使案卷重复庞杂第十条公司行政办公室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕,具有参考价值的文件资料主要有公司各部门形成的直接反映本身业务工作的重要文件与各部门产生的文件有密切联系的外部单位或者集团公司的批复、批准、请示、
1.报告等文件资料
2.各部门开展工作需要遵循和查考的外部单位或者集团公司的文件资料具有参考价值的不相隶属单位的文件资料
3.具体归档范围见第三十一条
4.第十一条立卷应根据文件的形成规律,如时间、组成机构、问题、性质、名称等
5.进行分类,以便查找第十二条卷内文件的排列应保持内在联系,一般应把来文和复文放在一起,来文在前,复文在后;批复在前,请示在后,正文在前,附件在后,打印件在前,原稿在后第十三条跨年度文件,一般应设在针对年度卷宗内;多年的计划、规划放在开始的一年,多年的总结放在最后一年,既有计划又有总结放在为主的一年第十四条卷内文件经过系统排列后,应用阿拉伯数字编写页号,以固定排列顺序,方便查找第十五条编号的位置应当统一,一般左侧装订的案卷编在右上角,凡有字迹的纸页每页正面编一个号,大张图表折叠后也编一个页号,卷内印有小册子的只编一个页号,并在备考中注明第十六条编号宜使用铅笔,以区别原有文件页码,并便于编排时修改,必要时也可使用编号机第十七条在每卷文件前须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件内容与组实业项目组第页卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度2成卷内文件目录包括顺序号、作者、文件标题、发文日期、所在页号、备注等第十八条卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外,应复印一份填写卷号,按案卷排列顺序装订成册,作为查找文件的工具第十九条备考表是用来说明卷内文件状况的,应注明卷内文件实有页数、立卷日期、立卷人签名,日后卷内文件如有变动,档案管理人员应及时注明第二十条案卷封皮应用统一的厚纸印制,使用毛笔或钢笔正楷字填写,主要包括组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等第二十一条归档案卷均应装订,以避免文件散失或损坏,未经许可不得拆卷对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸、可采用卷盒、卷袋保管第二十二条件第二十三条凡书写未留装订线的应补贴加边,残破文件应当修补装订案卷装订前,须去掉文件上的金属钉、针,以防年久腐蚀文时使用线绳勒紧结牢,注意防止倒置、脱漏页张第二十四条案卷经过编目装订后,应按保管期限分别排列,并注意保持每卷之间的内在联系,以系统反映本部门的年度工作第二十五条将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录第二十六条每年月底前,为公司各部门向公司行政办公室移交档案的截止时间各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、整理、立3卷,经行政办公室档案管理人员检查验收后统一保管第二十七条公司人事、合同、企业资质等专项档案除原件经整理、立卷移交行政办公室外,因工作需要本部门可保存一套复印件以备查询第二十八条归档的案卷必须编制移交目录,一式两份,由交接双方清点无误后履行签字手续,目录一份留移交部门备查,一份由行政办公室保存第二十九条行政办公室档案管理人员要根据档案资料的保管期限定期会同原档案资料形成部门的具体承办人和负责人对过期档案资料进行鉴定第三十条经鉴定确无保存价值的档案资料要登记造册,并填写《销毁文件实业项目组第页卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度3清单》,经行政办公室主任、行政总监审核,公司总经理(常务副总经理)批准后进行销毁,并在原案卷备考表中加以注明第三十一条
(一)、文件资料归档范围及保管期限公文档案范围1以公司名义形成的各种正式文件,包括通知、通告、规定、办法、规则、制度、告示、决定、会议纪要、处理意见等的原稿及正式稿件(永久保管)、公司日常工作中的对外行文、信函、电传件、传真件、重要电话记录的原件(长期保管)
2、凡外单位发送公司的重要公文、信函、电传件、传真件重要电话记录的原件(长期保管)
3、、公司各部门报送公司的请示、报告、公司批复的原件(长期保管)公司各部4门形成的各项工作计划、规划、工作总结、工作简报及调查报告等(长期保管)5
(二)、业务档案范围公司系统在开展各项业务活动中形成的各种意向书、协议书、备忘录、会议纪要的1原件、合同正式文本及有关附件的原件(永久保管)、公司系统各类重要业务电话记录、业务往来的信函及电传件、传真件的原件(长期保管)
2、针对公司系统各项业务形成的文字、数据资料、图表、及政府批文、证照、工程图纸、概预算书的原件(长期保管)
3、、与各项业务有关的各类统计报表的原件(长期保管)4涉及公司系统业务活动的有关法律事务方面全套文件的原件(永久保管)5
(三)、人事档案范围公司员工的个人档案,包括招聘员工的资料表、试用员工审批表、试用期工资核1定表、试用员工考核表、员工转正审核表、转正定级审批表、员工离职手续审批表及身份证、学历证、专业证书的复印件(长期保管)实业项目组第页卡拉实业(深圳)有限公司档案管理制度
4、、
2、
3、
4、公司员工与公司正式签订的《劳动合同》的正本(长期保管)公司员工辞5职、辞退手续的原件(短期保管)公司员工任免、奖励或处罚决定的原件(短6期保管)有关公司人事劳资管理工作各类统计报表的原件(短期保管)公司员工个人工作总结及高中级管理人员述职报告(短期保管)企业资质档案范围
(四)、、
1、
2、公司的营业执照正副本的复印件(永久保管)3公司全套审批手续(包括三资企业批准证书的原件)(长期保管)公司年检、变4更、注销手续的原件(长期保管)公司公章、合同章、财务章、部门章、法人章的印模(永久保管)财务档案范围
(五)由计划财务部按国家会计档案管理办法具体制订财务档案归档范围及保管期限
(六)其它公司各部门认为需要移交行政办公室保管的档案资料第三十二条本办法的拟定或者修改由行政办公室负责,报公司总经理(常务副总经理)批准后执行第三十三条本办法由行政办公室负责解释实业项目组第页第二篇卡拉公司档案管理制度(最终版)(最终版)卡拉实业(深圳)有限公司5档案管理制度(最终版)加藤松本管理咨询公司二零一二年十二月第一条为规范卡拉实业(深圳)有限公司(以下简称公司)的档案管理工作,特制定本办法“”第二条档案资料是公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和第三条档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实性的一项重要工作,公司所有员工对档案管理工作均承担保护的义务;非经公司允许,任何部门、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作第四条公司行政办公室是公司档案管理工作的主管部门,行政办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作第五条行政办公室档案管理人员的主要职责是制定各类档案管理办法,明确归档范围和分类、编号方案,制定档案工作计划依据档案管理规定,收集整理各类档案资料,负责立卷、归档工作
1.档案资料的鉴定、验收和交接
2.档案资料的入库管理和维护
3.档案的开发利用和信息处理
4.对公司各部门档案管理进行业务指导和监督
5.
6.处理与档案管理有关的其它事务第六条公司各部门人员因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表,由档案借阅
7.部门负责人批准后方可借阅;重要档案资料的借阅须经公司行政总监以上领导批准第七条凡经批准借阅的档案资料,不得转借、拆散、涂改,复印档案必须经档案借阅部门负责人批准第八条根据国家有关规定和公司实际情况,公司档案的保管期限定为永久、长期和短期种、永久保管凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的,对公司的3建设发展有长远利用价值的档案资料,列为永久保管
1、长期保管凡反映公司系统有经济和管理活动,在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期限保管,时限一般为年
2、短期保管凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案10资料,列为短期保管,时限一般为年以下3第九条划定归档范围,目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保3存,既避免遗漏重要文件,又不使案卷重复庞杂第十条公司行政办公室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕,具有参考价值的文件资料主要有公司各部门形成的直接反映本身业务工作的重要文件与各部门产生的文件有密切联系的外部单位或者集团公司的批复、批准、
1.请示、报告等文件资料
2.各部门开展工作需要遵循和查考的外部单位或者集团公司的文件资料具有参考价值的不相隶属单位的文件资料
3.具体归档范围见第三十一条
4.第十一条立卷应根据文件的形成规律,如时间、组成机构、问题、性质、名称等
5.进行分类,以便查找第十二条卷内文件的排列应保持内在联系,一般应把来文和复文放在一起,来文在前,复文在后;批复在前,请示在后,正文在前,附件在后,打印件在前,原稿在后第十三条跨年度文件,一般应设在针对年度卷宗内;多年的计划、规划放在开始的一年,多年的总结放在最后一年,既有计划又有总结放在为主的一年第十四条卷内文件经过系统排列后,应用阿拉伯数字编写页号,以固定排列顺序,方便查找第十五条编号的位置应当统一,一般左侧装订的案卷编在右上角,凡有字迹的纸页每页正面编一个号,大张图表折叠后也编一个页号,卷内印有小册子的只编一个页号,并在备考中注明第十六条编号宜使用铅笔,以区别原有文件页码,并便于编排时修改,必要时也可使用编号机第十七条在每卷文件前须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件内容与组成卷内文件目录包括顺序号、作者、文件标题、发文日期、所在页号、备注等第十八条卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外,应复印一份填写卷号,按案卷排列顺序装订成册,作为查找文件的工具第十九条备考表是用来说明卷内文件状况的,应注明卷内文件实有页数、立卷日期、立卷人签名,日后卷内文件如有变动,档案管理人员应及时注明第二十条案卷封皮应用统一的厚纸印制,使用毛笔或钢笔正楷字填写,主要包括组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等第二十一条归档案卷均应装订,以避免文件散失或损坏,未经许可不得拆卷对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸、可采用卷盒、卷袋保管第二十二条件第二十三条凡书写未留装订线的应补贴加边,残破文件应当修补装订案卷装订前,须去掉文件上的金属钉、针,以防年久腐蚀文时使用线绳勒紧结牢,注意防止倒置、脱漏页张第二十四条案卷经过编目装订后,应按保管期限分别排列,并注意保持每卷之间的内在联系,以系统反映本部门的年度工作第二十五条将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录第二十六条每年月底前,为公司各部门向公司行政办公室移交档案的截止时间各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、整理、立3卷,经行政办公室档案管理人员检查验收后统一保管第二十七条公司人事、合同、企业资质等专项档案除原件经整理、立卷移交行政办公室外,因工作需要本部门可保存一套复印件以备查询第二十八条归档的案卷必须编制移交目录,一式两份,由交接双方清点无误后履行签字手续,目录一份留移交部门备查,一份由行政办公室保存第二十九条行政办公室档案管理人员要根据档案资料的保管期限定期会同原档案资料形成部门的具体承办人和负责人对过期档案资料进行鉴定第三十条经鉴定确无保存价值的档案资料要登记造册,并填写《销毁文件清单》,经行政办公室主任、行政总监审核,公司总经理(常务副总经理)批准后进行销毁,并在原案卷备考表中加以注明第三十一条
(一)、文件资料归档范围及保管期限公文档案范围以公司名义形成的各种正式文件,包括通知、通告、规定、办法、1规则、制度、告示、决定、会议纪要、处理意见等的原稿及正式稿件(永久保管)、公司日常工作中的对外行文、信函、电传件、传真件、重要电话记录的原件(长期保管)
2、凡外单位发送公司的重要公文、信函、电传件、传真件重要电话记录的原件(长期保管)
3、、公司各部门报送公司的请示、报告、公司批复的原件(长期保管)公司各部4门形成的各项工作计划、规划、工作总结、工作简报及调5查报告等(长期保管)
(二)、业务档案范围公司系统在开展各项业务活动中形成的各种意向书、协议书、备忘1录、会议纪要的原件、合同正式文本及有关附件的原件(永久保管)、公司系统各类重要业务电话记录、业务往来的信函及电传件、传真件的原件(长期保管)
2、针对公司系统各项业务形成的文字、数据资料、图表、及政府批文、证照、工程图纸、概预算书的原件(长期保管)
3、、与各项业务有关的各类统计报表的原件(长期保管)涉及公司系统业务活动4的有关法律事务方面全套文件的原件(永久5保管)
(三)、人事档案范围公司员工的个人档案,包括招聘员工的资料表、试用员工审批表、1试用期工资核定表、试用员工考核表、员工转正审核表、转正定级审批表、员工离职手续审批表及身份证、学历证、专业证书的复印件(长期保管)、、
2、
3、
4、公司员工与公司正式签订的《劳动合同》的正本(长期保管)公司员工辞5职、辞退手续的原件(短期保管)公司员工任免、奖励或处罚决定的原件(短6期保管)有关公司人事劳资管理工作各类统计报表的原件(短期保管)公司员工个人工作总结及高中级管理人员述职报告(短期保管)企业资质档案范围
(四)、、
1、
2、公司的营业执照正副本的复印件(永久保管)公司全套审批手续(包括三资3企业批准证书的原件)(长期保管)公司年检、变更、注销手续的原件(长期4保管)公司公章、合同章、财务章、部门章、法人章的印模(永久保管)财务档案范围
(五)由计划财务部按国家会计档案管理办法具体制订财务档案归档范围及保管期限
(六)其它公司各部门认为需要移交行政办公室保管的档案资料第三十二条本办法的拟定或者修改由行政办公室负责,报公司总经理(常务副总经理)批准后执行第三十三条本办法由行政办公室负责解释第三篇公司档案管理制度篇一企业档案管理制度公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本制度第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录第三条重要原始档案遵循双人双控,共同管理原则,由总经办统一管理第二章档案归档“”第四条归档范围
(一)
(二)通用管理证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等工程基建设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理(变更、进度控制、质量控制)、工程验收、工程报批资料等
(三)合同原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同
(四)设备档案公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设备、部设备等
(五)qc
(六)员工培训培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等计量化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等,设备内部校验记录归于设备档案中
(七)产品档案产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告(含送检或抽检)、产品重大质量事故资料等
(八)
(九)供应商档案质量标准原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等
(十)检验方法原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等
(十一)记录除批记录以外的所有记录包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等;
(十二)批记录批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等
(十三)标准操作规程
(十四)验证文件验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等qc
(十五)行政类文件行政法规性文件包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章规程等;各类公文本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复;各类证照、证书包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等;人事任命、劳动纠纷等;各类固定资产资料包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等;所有加盖公章的文件复印件;在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录第五条归档时间
(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的小时(一个工作日)内到档案室办理归档手续;
(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归24档;
(三)员工培训类资料按月归档,于每月日之后次月日之前到档案室办理归档手续;255
(四)计量类资料按半年归档,于每年月日之后月日之前、月日之后月日之前到档案室办理归档手续;525651125
(五)供应商档案按年度归档,于每年月日之后月日之前将上一年的资125料到档案室办理归档手续;12525
(六)
(七)手续;
(八)验证文件随时产生随时归档,验证主计划按年度归档,于每年月记录文件辅助记录半年归档一次,其他记录每年归档一次;批记录文件按月归档,于125每月日之后次月日之前到档案室办理归档日之后月日之前到档案室办理归档手续;25525
(九)
(十)其他文件每周一集中归档一次未按要求及时归档而造成损失的,由当事人承担全部责任,并根据情节轻重予以相应处理第六条归档份数
(一)
(二)原件全部归档,并注明份数、出处使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用第七条归档要求
(一)
(二)
(三)
(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档文件必须通过系统整理后再归档文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档第八条归档手续各类文件归档时,归档部门应填写《文件归档单》一式二份,由归档部门负责人和总经办负责人审批,归档部门和档案室各留存一份,以备查考由档案员填写《文件归档登记薄》,归档人和档案员共同签字确认第三章档案的收集与整理第九条档案的收集
(一)由各部门指派专人,每周一对其本部门需要归档的文件进行收集,并进行分类、排列、编目后移交档案室
(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集,再进行系统的、全面的整理
(三)收集时要保证档案的质量如不完整,需进行进一步的收集,对收集不全的档案,要做好记录第十条档案的整理
(一)
(二)档案采用按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理,并做电子目录方便日后检索档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成,具体说明如下、、位代表流水号~
7、位为档案柜号
89001999、位为二级分类的编号
6、位为一级分类的英文缩写4第四章档案建档2第十一条分类梳理归档的资料,由档案员分类、编号,于文件归档的当天入库,并建立《档案明细台账》第十二条档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件,每页纸加盖蓝色档案专用章,加盖档案专用章的复印件视同原件使用,档案专用章置于档案室,由档案员保管第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章,编号手写,档案编号章置于档案室,由档案员保管,对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查第十四条检索目录所有归档文件,由档案员建立对应关系的电子版检索目录,并定期核对第十五条电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份第五章档案使用和归还第十六条档案使用
(一)文件复印由使用人填写《档案复印登记薄》,一般性文件经部门负责人批准,重要文件同时报分管副总批准,由档案员复印、提供
(二)借出已加盖档案专用章的复印件由使用人填写《档案借出登记薄》,经部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续
(三)借阅原始文件由使用人填写《档案借阅登记薄》,经部门负责人批准,于档案室指定的地点查阅,不得带离档案室,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准
(四)借出原始文件由使用人填写《档案借出登记薄》,经部门负责人批准,最长不超过五个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准,总经办会签;五个工作日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的,须经分管副总、总经理批准,总经办会签,档案室保留复印件备查;
(五)外单位借出档案时,由使用人填写《档案借出登记薄》,须经总经理批准后方可使用
(六)按规定审批,由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案;违者一经发现,对档案员处以元人件的罚款;造成损失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理200-1000//第十七条档案归还
(一)档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借出的各类档案文件在归还时,经检查无误后,应在《档案借出登记薄》登记,并由使用人和档案员分别签字确认
(二)发生损坏、丢失的,对使用人处以元人件的罚款;造成损失篇二公司档案管理制度实施细则200-1000//公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则
一、总则
(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据
(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理
(三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存
二、档案部门设置及其职责
(一)公司设立档案部并配备专职档案人员,公司档案部的基本职责为、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收2集、立卷、归档工作进行监督和指导
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用、办理领导交办的其他有关档案业务工作4
(二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是
5、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查
1、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全2
三、档案接收与整理
(一)公司编制文件材料的归档范围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个方面、行政部()公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等;1()与总部及其他单位往来发文;1()行政管理方面,包括23)办公用品管理、采购、出车及维修记录等;)日常管理方面的员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排12单,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复,员工民主生活会方面的记录等;、人资部人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等
2、企划部公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等;媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同;年度季度月度或重大节假日的宣传费用3预算、决算等;市场调研方案、搜集的客户资料等、仓管部仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容、客服部主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、4维修派工等;客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记5录、设计部主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等
6、工程部主要为施工管理手册所包含的内容、财务部主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面7的固定资产核算、费用申请等
8、法务与档案部主要包括日常经营中的各种合同、司法文书,档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容
9、市场部有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等10以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门,以便档案管理及时作出调整各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件
(二)归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下
(三)档案编号方法、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法,便于科学管理和开发利用
1、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为行政部人资部客服部设计部市场部工程部财务部法务与档案部2xz企划部仓管部rz kfsj scgc cwfdqh cg、工程项目命名以上七部门(主要是设计部、工程部、客服部三部门)凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别,以南华康城小区号楼单元3号为例,其项目大类编号为各部门涉及工程项目的档案材料具体命312名如下日期客户地址详细信息nhkc-3-1-
2、非工程项目档案命名由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门4篇三公司档案管理制度公司档案管理制度
一、总则××
(一)为规范公司(以下简称公司)档案的管理,根据《集团档案工作管理规定》,结合公司体系与贸管程序,特制定本制度×ד”××
(二)本制度所称档案,是指公司在经营活动中形成的,有保存价值的各种文字、iso9000图表、声像等各种形式的文件材料的总和
(三)公司成立档案管理小组,各部门指定一名员工作为小组成员,公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理(见附件)
二、管理职责1
(一)公司档案管理小组职责负责规划公司档案管理工作,对档案管理工作提出意见和建议;负责指导、检查各部门的归档工作
(二)公司档案管理员职责督促、组织检查各部门的归档工作,验收各部门移交的档案;负责各部门移交档案的管理,注意安全,严防丢失和泄密;做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作;协助组织档案管理小组各项工作;负责档案管理制度的建设
(三)各部门档案管理员的职责负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作,确保档案的完整、齐全;负责部门档案移交前的档案管理工作,认真遵守保密规定,妥善保管部门档案,注意安全,严防丢失和泄密;负责向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案;参加档案价值鉴定和销毁工作;参与档案管理小组组织的各项工作
三、档案归档范围公司档案分为八大类贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等,具体如下
(一)贸易业务合同类档案包括铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等
(二)贸易业务非合同类档案包括客户函件、客户资料、客户评审等文件
(三)铌产品业务部技术推广类档案类别包括专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件
(四)投资业务类档案,以项目为档案类别,归档资料包括项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等
(五)人事类档案类别包括员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件
(六)财务类档案类别包括计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件
(七)行政管理类档案类别包括纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、项目资料、办公合同、等文件erp档案归档时按卷宗形式归档iso9000
(一)贸易业务合同类,各部门应按年度以合同进行归档,一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗,对应一个档号,并遵循单据、文件自然形成的规律,按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档,完成归档文件目录(附件)的填“”写“”3
(二)贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时,按档案细分类别进行归档,各年度每个档案细分类别为一个卷宗,对应一个档号,在每类档案中遵循其自然形成的规律,按年度根据其产生的先后顺序进行整理、归档,完成归档文件目录(附件),并按年度编制各部门的部门档案目录(附件),档案归档流程及档案状态见档“”3案归档流程图及档案状态图(附件)“”2“
(三)归档的合同、协议必须是正本原件凡有电子版的,纸质版本应与电子版同”4时保存
(四)档号的编号规则、贸易业务合同类档号编制规则为部门年度合同号1--其中部门以字母代替铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部年度为合同产生年度,若合同号前面有合同产生年度,则编号时直接以“”nt tkgt部门合同号作为编号如铌铁部年合同号为-项下档案gj“”对应的档案编号为-“-”20082008rmjs/n
3003、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档,nt-2008rmjs/n3003档号编制规则为部门年度档案类别2其中部门以拼音首字母代替,如铌产品业务部、实业投资部、计财处、--综合处档案类别以拼音首字母代替如年项目对应文件的档号为nt syjczh2007rd、投资业务类按项目进行归档档号编制规则为部门年度项目名称nt-2007-rdxm项目名称以拼音首字母缩写代替如实业投资部年度兴光矿业项目对应文件3--的档号为
2007、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档档号编制sy-2007-xgky规则为部门年度档案类别其中档案类别以其拼音首字母代替如综合处4年培训文件的档号为--
(五)档案装盒时,可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒,对应一个盒脊号,也2008zh-2008-px可将一个卷宗放入多个档案盒中,对应多个盒脊号盒脊号为每个档案盒的编号,按年度以数字、、顺序分别表示1
五、档案的移交及管理23„„
(一)特殊档案的管理特殊档案由专人负责收集、整理,并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管,不向公司档案管理员移交,每年月需向公司档案管理员提交上一年度特殊档案的归档文件目录负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安2全、可靠,可独立上锁的档案柜内“”
(二)其他档案的移交及管理、档案移交前的管理档案在移交前,由各部门档案管理员负责部门档案的管理,各部门档案管理员应将1档案存放在安全的场所,并及时按照要求建立档案目录、档案移交中的管理()贸易业务合同类档案的移交程序为21各部门终结合同时将纸质和电子目录、合同及合同项下所有的正本单据移交给计财处贸管,贸管根据归档文件目录,对照业务系统终结合同需提供的单据明细,审查与该档号项下单据相符时,双方在移交归档文件目录上签字确认;贸管完成合同终结审批后,将终结合同对应档号的纸质和电子目录、合同及合同项下所有单据移交给综合处档案管理员,双方在移交归档文件目录上签字确认第四篇公司档案管理制度
一、总则、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度
1、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和2非受控档案、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)结案后及时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办3人员交接清楚,不得擅自带走或销毁
二、文件材料的收集管理、公司指定专人负责文件材料的管理、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档
1、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人2员收集,交行政部备案会议文件由行政部收集3
三、归档范围、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等
1、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简2报
3、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料
4、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等5
四、归档要求
6、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用
1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批2复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年
4、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文5件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰
五、档案管理人员职责
6、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档
1、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全2
六、档案的利用
3、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的1借阅要由总经理签字批准、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理
2、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任
3、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制
4、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等xiexiebang.com、不准转借,必须专人专用
5、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手6续7
七、本制度即日起开始执行第五篇公司档案管理制度公司档案管理制度
一、总则、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度
1、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)结案后及时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办2人员交接清楚,不得擅自带走或销毁
二、文件材料的收集管理、公司指定专人负责文件材料的管理、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档
1、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人2员收集,交行政备案会议文件由行政收集3
三、归档范围、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等
1、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录
2、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
3、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料4
四、归档要求
5、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用
1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批2复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年
4、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文5件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰
五、档案管理人员职责
6、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档
1、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全2
六、档案的利用
3、公司档案只有公司内部人员可以借阅、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损1坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理
2、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任
3、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制
4、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手5续6
七、本制度即日起开始执行。