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办公用品审计报告有限公司审计报告审字[]第号****关于月份办公费用的审计报告**2011007根据公司审计计划和领导要求,对公司年月份办公用品采购、管理及耗1-6用情况进行审计,审计目的及范围20111-6
一、核查办公用品管理制度的合规性及遵循性;
二、办公用品招投标采购情况;
三、各类办公设备耗材的记录及保管情况核查的主要依据《办公用品采购领用台账》、《办公用品结算发票及采购清单》、《管理费用办公费明细账》等采用的方法就是核查、对比分析、对外询价等通过核查办公用品制度执行情况,及日-常管理情况,总体执行还是比较好的,保证了公司各个部门的日常办公的及时需要现将本次审核的具体情况阐述如下
一、办公费用与去年同期比增减情况年月份,管理费用办公用品明细账发生额元,去年同期月份发生额为元,比去年同期增元,增加比例为;管20111-
671114.231-6理费用办公费归集的费用项目除正常采购的日常办公用品和办公耗材外,还有日
34136.
6136977.
62108.32%常水票费用、招聘费用及一些礼品费用等,这些费用均不同程度地比去年有所增-长,如去年水票费支出为元、今年元、增长比例为,交际性支出去年为元、今年元,增长比例为,今年又增加了一些办公
6400720012.5%类家具元,如办公屏风元、办公转椅元、办公沙发元等
85301092628.08%今年的办公耗材及维修均有不同程度增加,去年同期办公用品类支出875014006500850元,今年为元,同比增长比例为;另外招聘费支出去年同期为
11207.78元,今年元,同比增长
18386.
6964.05%
二、办公用品购置及领用保管情况
6602130222.72%购置流程执行情况办公耗材的购置控制,遵循了公司《办公用品采购管理办法》,首先由申请人提出申请,部门负责人审核,根据采购限额由不同审核权限的
1.负责人审核批准,购置审批程序比较健全供应商选择方面对于办公用品和办公耗材的采购,现有四家供应商,分别为华科、腾飞经贸、海文办公、亿维科技根据供货商不同物品价格优势适时选择华
2.科科技、腾飞经贸一般采购办公耗材类如硒鼓、碳粉、内存、盘,鼠标、复印机维修耗材等;华科、海文一般采购日常办公用品如中性笔、胶水、大头针、电话u机、计算器、抽杆夹、文件袋等综合管理部在核对送货品名、规格型号的同时,也对价格进行检查,并在对方送货清单上及时改正,如()月号华科供货1310口交换机,华科销售单报价元,综合管理部签收货物过程控中与其他供货商进行价格对比,要求对方将价格调整为元只,每只节省元()tp-link595月号从海文购买金士顿盘,送货清单单价为元只,多方询价后,最后结78/1724算价调整为元只,每只节省元()月号海文供货双飞燕22u99/接口鼠标,送货清单单价为元,与其他供货商核对后改为元,每只节省65/34356usb-520元;()月号从海文购买晨光极细中性笔芯支,送货清单价格为元554510支,核价后为元支,每支节省元从以上可以看出,综合管理部对日常
4513500.9/采购办公用品在数量和价格控制上,起到了应有的作用,体现了工作认真负责的一
0.6/
0.3面、对办公耗材询价针对日常办公耗材,如复印纸、碳粉、鼠标这三类我们进行了电话询价,()如威尔牌复印纸,公司现采购价格为元包,3元包,计元箱、元箱,我们询问了两家供应商,济宁汇盟科技1a417/报价为元箱,济宁东圣浩海科贸报价为元箱,公司目前复印纸毎箱价
17.125/136/137/格略低于市场价元箱,月份共采购复印纸包,最低节省元另138/140/外月号从海文采购一箱复印纸,2-4/1-6155294元包,价格为元箱,价格偏高,要求综合管理部在结算时抵减高出平622时的采购金额()鼠标询价情况现鼠标一般采购的是双飞燕圆口型号
17.5/140/和双飞燕(口),询问一家供应商,济宁汇盟科技,圆口报价为元2-op520只,接口报价为元只与现行采购价对比,圆口采购价元只、元usb po-52035/只,接口同为元只价格基本合理usb45/32/33/()碳粉询价情况现公司采用的是上门加碳粉,所用品牌一般为莱盛usb45/碳粉,方菱碳粉,价格元只询价济宁汇盟科技,品牌为天威牌,上3hp1010门加粉价格一般为元只,现用碳粉能满足公司日常办公需要,比其他品牌有hp100835/一定的价格优势另外询问的兄弟牌碳带元只,与公司现采购价一致50/()另外针对其他日常办公用品,通过传真的形式向千千惠商贸有限公司进行了40215/电话、传真询价,对方传报价单,由于所售品牌和我们公司现行采购使用的品牌不4一样,存在不同程度的价格差异,如软皮本公司现价为元本,询价为元本,高出询价元本,软皮本询价元本,现采购价为元80p
1.3/本,高出询价元本月份共计采购软皮本本,软皮本
1.2/
0.1/60p
0.8/
1.2/本,两者多支付金额为元
0.4/1-660p7080p60通过询价对比可以看出,在办公耗材的采购上,现公司采购的价格还是有一定价格34优势的,从而一定程度上为公司节约了采购成本建议多方询价,对有价格优势的供货商,签订供货合同,保持长期供货的价格优势、办公用品的日常收发登记及保管()综合管理部按照对方销货清单登记办公用品的品名、规格型号、数量、金4额,按送货时间的先后顺序登记流水账,办公用品领用时,领用人登记办公用品的1发放记录表,并签字确认由于月份领用记录已不全面,仅对月份办公用1-34-6品领用进行了统计,采购和领用记录较为详细,但不在一个台账上,不能及时结出办公用品库存数量也不便于汇总一段时间的收发存数量,对实际数量结存达不到控制作用为达到记录清晰、账实相符,已要求综合管理部改变记账方法,并已执行()盘点情况由于办公室对现存的办公用品数量不清,为摸清实际结存数量,在内审部门的监督下,对现存办公用品进行了盘点,共计结存个品名,种2规格型号的办公用品,盘点结果详见清单综合管理部结合本次盘点数量结果,要64103求每月对库存办公用品库存进行盘点,以便更好地控制办公用的采购数量和采购金额()另外对于月份公司采购的计算机主机台,、显示器台、传真一体机台,共计元(含税价)公司已作为固定资产进行入账,并针对每31-6710台机器详细登记了入账金额、使用部门,使用人员、入账日期等,做到了有据可122700查,保证了公司资产的安全完整
三、审计建议、综合以上审核,在采购价格控制上基本做到了货比三家,保证了采购价格的合理性,要在此基础上对办公用品的采购质量进一步提高
1、建议办公用品及耗材在采购过程中进一步询价,对有价格优势的供货商签订供货合同,以保持长期供货的价格优势
2、建立健全办公用品正规的收发存台账,要求记录清晰、准确、完整,办公用品的结存数量要定时盘点,达到账实相符附《月份办公用品收入流水记录》2《月份办公用品领用汇总》1-6《办公用品盘点清单》4-6《办公用品询价表》(纸质)内审部年月日7252011。