超市人力资源管理员工档案管理规范

超市人力资源管理员工档案管理规范

一、目的本程序规定了公司员工内部档案管理及外部档案管理细则，充分利用档案的作用，提高科学管理水平，有效地为组织、人事管理工作服务

二、适用范围本管理规范适用于公司员工内部档案及外部档案的管理活动

三、职责

1.人力资源部档案负责人职责内容1）保管、积累历史材料；2）收集、鉴定、整理；3）登记员工的职务、工作变动情况；4）办理人事档案查阅、借用和转递；5）调查人事工作情况，制定规章制度；6）做好安全、保密、保护工作；7）为人事工作提供人才信息；8）为有关部门提供员工基本情况；9）搞好人事档案管理的业务建议和指导；10）办理其他有关事项

2.职责范围1）员工外部人事档案由人力资源部集中统一委托职介存档2）总部员工、店内员工内部档案由人力资源部负责保存管理

四、作业程序.存档时限1）员工内部档案于每月考勤统计截止日后1日内建档；2）公司正式录用员工的外部档案应于转正后一个月内办理调入手续；3）辞（退）职员工的外部档案应于离职后一个月内办理转出手续；4）兼职、临时人员的档案不调入；5）离职员工内部档案自离职日起保留二年后的年底销毁，由人力资源部门档案负责人管理；6）离职员工外部档案自离职次月停止交纳存档费，由人力资源部转存个人户.收集1）内部档案材料收集A.履历表、登记表等表格材料a）应聘员工登记表b）员工录用审批表c）劳动合同d）保密协议e）担保书f）试用期考核评定表B.录用、异动、奖惩等文件材料C.照片D.身份证复印件E.学历证书复印件F.职称证书复印件G.涉及到员工季度考核、工资、奖金分配等机密文件，由薪资主管单独保存2）外部档案材料收集A.员工档案主档履历材料、自传材料、鉴定材料、学历材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、任免材料、派遣证、其他B.员工人事档案副档行政关系、工资关系C.养老保险转移材料D.失业保险转移材料E.医疗保险转移材料F.住房公积金转移材料.整理1）立卷A.立卷是以个人为单位，一人一册的原则B.卷内文件的整理文字材料、表格材料、情况变动2）案卷的排列A.以公司为大卷宗；B.以部门为分卷宗；C.以个人册为小卷宗3）案卷的编制内部档案编制一A.内部档案以部门为单位建立案卷目录B.员工按进公司时间先后顺序编号建立卷宗号公司名称、部门名称、编号、姓名外部档案分类一A.以调入公司时间先后顺序编号B.存入委托单位后按委托单位给予的编号执行4）内部、外部档案均在电脑内建立档案库.鉴定1）检查核对，定期清理；A.检查文件的完整性、连续性、明确性B.每月21日根据负责档案管理的人员提供的月报对新增员工进行补充，离职员工剔除2）人事档案材料不齐的及时补充缺少文件、表格.查阅1）查阅原则因工作需要查阅、借用时，办理登记、审批手续2）查阅范围一外部档案A.任何人不得私自到档案委托管理部门复印、调档、查阅和改档B.由人力资源部档案负责人到职介中心查询一内部档案A.各部门经理/店长有权查阅所属员工档案B.总裁、主管副总、总监有权查阅分管员工档案3）同级之间不可相互查档4）下级不可查阅上级档案5）其他人无权查阅员工档案6）程序和手续一填写“档案查阅登记表”A.查何人，理由，内容B.查档人姓名，职务C.有无摘抄、复印一查档人员在人力资源部登记查阅，原则不外借.提供与利用1）随时考察、了解员工的工作活动情况、思想言行、业务水平和个人素质2）外部档案作为公司为员工办理各类社会保险的重要依据养老保险、大病医疗、失业保险、住房公积金A.各类保险代缴日期自档案调入次月开始B.员工档案存入公司集体户内的提供相关的人事管理服务招聘手续、转正定级、工龄审定、职称评定、婚育证明、出国手续证明.外部档案管理1）外部档案调入A.每月21-30日，档案负责人办理员工档案调入手续；.审核员工申请和店长、部门经理签字；C.发调令，档案由本人自带转来；D.审核档案内有关资料齐全与否主档、副档、档案材料E.本人填写存档表后到总办盖公司章；F.次月5日前转入公司委托存档单位，并核对委托存档人数；G.外部档案将作为企业员工办理各类社会保险的重要依据2）外部档案调出A离职时办理档案调出手续，在每月21-30日；B.负责审核调出函，档案由本人自己转出；C.自动离职者档案由公司出证明转入个人户；D.次月5日前转移档案时，并核对委托存档案人数.费用A.外部裆案由公司统一负责缴费B.辞（退）职员工未提档者应于提档时，自离职次月开始补交存档费.员工培训档案A.培训协议和培训费用由人力资源部负责办理；B.培训I中心培训计划、内容、教材、考勤、考核试卷等材料由培训中心存档；C.培训中心记录、总结、考核结果等材料存入人力资源部员工内部档案D.参加公司外的培训I有关的材料由人力资源部存档E.具体操作与培训中心协商.员工电脑档案管理1）收集资料（同前部份档案材料收集）；2）电脑录入、保存档案资料时限；A.人事助理于员工报到当日录入员工基本信息资料；B.员工其它人事异动材料录入启审批后汇总到人力资源部5日内；C.从各店调入总部员工档案录入自实际执行并将档案传至人力资源部5日内；3）电脑档案的录入和编辑A.由负责档案管理的人员完成；B.任何人未经人资经理或副总允许，不得擅自录入和编辑、复制；4）电脑档案资料整理、排列、编制同员工内部档案管理5）电脑档案资料鉴定A.档案负责人随时检查核对，清理电脑中档案信息；B.人事档案材料不齐的及时补充缺少文件和表格6）电脑档案材料统计和利用每月21日前为人力资源部门经理、各人事主管提供当月人事异动汇总信息、统计、分析的报表。