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物业公司职能管理制度物业公司职能管理制度
一、职能制度的制订主要是明确物业管理公司各部门的职责范围
1.办公室的职责范围办公室是总经理领导下的综合管理部门,负责行政、人事和档案文件管理等工作其职责范围是1学习、研究党和国家的方针、政策,贯彻落实领导的指示;深入基层调查研究,努力掌握第一手资料,为总经理的工作决策提供可靠的依据2负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作,做好印鉴的管理工作3负责公司级会议的筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪要,对会议决定的执行情况进行催办和检查4做好文书档案和有关资料的管理工作文书档案包括公文的收发和保管,文印核稿,呈批、催办、归档,调卷和保密工作5协助总经理处理日常工作,协调部门工作,监督各部门和管理处认真及时地贯彻公司的各项工作决策和指令6做好人事管理工作,保管好员工的档案,根据需要做好劳动力的安排调配,员工的调入调出,并协助办理好各项有关手续7做好公司的考勤统计工作及劳动工资的管理工作根据政策做好员工的调资定级、统筹退休等各项工作,并负责办理员工请假、休假的有关手续10本管理处范围内公共道路绿化面积有多少平方米,上下水总管道有多少米,铺设位置、排污、检查井各有几个,位置,化粪池有几个,位置,供水、供气、供电总闸在哪里;11本管理处范围内有几个泵房,几部电梯,多少备用发电机,有多少台生活水泵,消防水泵;12本管理处范围内高低压电站、室内室外消防栓有多少个,路灯,楼梯灯有多少盏;13火警、匪警、居委会、派出所电话号码
2.应会1能看懂房屋平面图,会丈量面积,会计算房屋建筑、使用居住面积;2懂房屋结构,会住房验收方法和质量标准;3会编制简单维修计划和维修、保养工程产量计算;4懂房产档案资料的整理、归类、编目、存档以及档案资料保管常识和变更修改技术;5会签定房产管理合同,包括租赁合同、买卖合同、清洁合同、园林保养合同、维修养护合同、装修合同等,要熟悉经济和行政法律程序,能参与诉讼;6会看电表、水表,能发现电线路、供水管一般故障;7懂园庭绿化的基本知识,会美化环境,懂得树木、花草的养护知识;8懂得发生火警、台风、盗窃等紧急事故的应急措施;9会处理来信来访和写工作总结;10要会调查研究,会拟调查、访问提纲,会作调查访问笔记,会写简单的调查报告;11具有一定的组织能力,会宣传、发动、组织住户参与住宅区管理和开展住宅区内各项公益活动,会合理组织管理各种技术工人进行房屋维修,养护,园林绿化的种植和养护、卫生、环境的清洁,基础设施的维修,消防设施的保养,还要会组织搞好住宅区治安,违章清理三房屋管理员的岗位职责房屋管理员在本管理地段片、幢内行使房屋和居住环境管理,向屋村管理处主任负责,其岗位职责是1负责宣传贯彻执行国家有关房地产法规以及党和政府有关房地产方针、政策;2负责管理300至500个住宅单元以下情况负责300个住宅单元1初级房管员;2住房分散;3住房质量和基础设施较差;4出租房比例较大.掌握自己管理地段片、幢内住房基本情况包括1住户的户数,各住户家庭人员,户主姓名,职业及工作单位;2房屋产权归属及其变更情况;3房屋租赁及租金情况;4房屋结构及质量状况以上情况须做到随问随答并与实际相符.负责房产管理资料的收集、汇总、归档、变更修改、利用和上报工作.负责制订管理地段片、幢内的房屋保养维修初步计划,并组织实施各项房屋及楼宇的维修任务,验收维修质量并签具验收报告,作好维修记录登记和维修后回访;维修投诉率不超过5%.熟悉和掌握管理地段(区、幢)内的基础设施和配套设施的基本情况并负责实施管理、使用、保养和维修,对管理范围内的上下管道的铺设位置,各种井、池的位置要熟记,随时可查找出来,基础设施管理、维修投诉率不超过8%.负责管理地段(片、幢)内的居住环境和卫生的管理和监督;制定管理地段内的植树种花、种草及美化环境计划,并组织实施;宣传、发动教育住户爱护卫生,监督、协助居委会、环卫部门及时打扫和清理垃圾,保证住宅区无鼠、无蝇、无臭,使居住环境达到美化、静化、净化、环境卫生投诉率不超过1%
0.负责房屋租金、管理费和各项规费的收缴,每月房租收缴率的9896以上,每月管理费收缴率95%各种规费的收缴率90%以上.搞好居民来信来访接待,认真处理住房管理中的居民投诉,每一个投诉均须有10•负责接待居民有关住房方面的咨询,积极做好住户巡访工作,主动上门为孤寡老幼户、困难户提供服务,为其解决困难,与住户建立和维持良好的关系,调动住户参与住房管理.积极参与屋村管理决策,及时了解房产市场动态并定期写出书面报告.负责做好管理地段的巡视,及时发现和制止各种住宅区房管所不容许的事件和现象;做好居民有关住户装修申请、报审、验收工作.参与新楼验收工作,并代表业主或住户利益,严格验收,发现问题及时向有关部门反映,监督其及时处理
(四)房屋管理员工作量规范根据房屋管理员岗位职责和各项职责的工作量,对房屋管理员的工作量规范如下.每日工作量
(1)巡视所管理的地段(片、幢)一遍,巡视内容为
①检查住宅区是否有违章行为有无乱搭、乱建、违章装修,墙壁有无乱涂、乱画、张贴广告,住宅区内有无乱摆摊贩;
②住宅区是否有不安全隐患房屋是否出现严重破损,消防通道是否被堵,室外输电线路是否完好,有无乱拉乱搭,住宅区有无可疑人员活动;
③住宅区环境与卫生是否符合标准树木花草有无损坏,房前屋后,公共场所有无乱扔垃圾,垃圾桶是否倒清,有无乱停放车辆,乱凉晒衣服,有无影响正常休息的噪声源;
④基础设施是否完整道路有无损坏,室外上下水道是否渗漏,路口拦护栓,路障是否完好,娱乐设施有无损坏以上内容巡视完毕要做好巡视记录,发现问题,能处理的应立即处理之,重大问题和不能处理的问题应向屋村管理处主任汇报2收缴房租、管理费、各项规定费用;3接待居民来信、来访和处理有关房产管理的投诉;4解答居民提出的有关房产管理业务咨询;5安排房屋保养、维修任务,验收修缮质量;6作好工作日记内容为记录每天完成的工作,发现和处理问题,上级领导的指示,急待解决的事务,住户投诉等7整理内务包括打扫办公室;整理文件、资料图书报刊;清洁整理办公桌、椅及其它办公用具等.一周工作1走访住户内容与住户交换住宅区管理意见,了解住户在住房方面有什么困难和需要;掌握住户家庭基本情况,包括户主、年龄、职业、工作单位、单位和住家电话,家庭人口以及人口结构,掌握住户产权归属和变更或租户的变更,租金的变化,住房的户型变化、结构、质量现状、保养和维修状况2初审住户装修申请,并报上级审批;3检查每栋楼宇等公共设施是否完好内容包括电梯运行是否正常;楼道、过道、梯间是否堆放杂物或有碍通行的物品和危险品、有毒物品;公共照明是否完好,配电箱,水表设备是否有破损,住宅楼内信报箱是否有破损发现问题应及时报管理处主任和有关部门,并协助处理4检查垃圾桶是否喷洒药物,各住宅楼公共部位是否清洁5检查房屋使用情况,有无长期空房户、擅自转租户、了解房地产信息.一月工作1编制本月保养维修报表,制订下月保养维修计划报屋村管理处主任;2编制租金、管理费和各项规费收缴报表并报管理主任;3组织修剪管理地段内的树木、花草一次;4发动组织住户搞一次卫生大扫除;5对本月维修项目进行一次回访,听取住户意见;6整理房屋管理资料、对发生异动的包括房屋产权变动、承租户变动、租金变动、管理费变动作出修改;7与有关单位联系,交换情况一次包括居委会、派出所,工商所、房屋产权单位等如有重要情况须用书面报告和反映;8办公室大扫除一次包括窗户玻璃、屋面、地面、墙面和各种办公用具的清洁整理.一季度工作1组织检查住宅区和住宅楼宇消防设施包括消防栓、水源、灭火器、消防桶、高层楼宇的消防报警设备、太平门等是否完整无缺,能否正常使用,发现问题及时报告有关部门处理;2打开各粪池、井盖、检查化粪池、下水道有无淤塞,发现问题及时组织有关人员处理;3组织对树木花草进行一次施肥;4清理房租、管理费和各项规费,并编制季度报表;清查是否有漏改、错收;采取措施对拖欠房租和管理费的住户进行追收;5编制季度维修保养计划和报表;6与住宅区内其它房管员合作,办一期房屋管理专刊,宣传表扬住宅区内的好人好事和新风尚,指出住宅区存在的问题,增强住户参与管理的意识;7整理房地产信息并写出书面报告.一年工作1参加一次上级主管部门举办的短期专业培训;2对本管理地段片、幢内的住户全部走访一遍;3组织清理一次化粪池;4编制年度房租、管理费和各项规费收缴报告;5编制下年度维修保养计划;6整理房产管理档案资料,写出资料异动报告,对发生异动的资料进行修改,保持档案资料与实际一致;7参与组织一次房屋管理联系会;与有关部门交换开展房产管理的意见;8组织一次本管理区的住户代表会,听取住户对房屋管理的意见和建议,提高住户参与管理的积极性;9总结年度工作,写出书面总结;10制定下年度工作计划8负责公司员工的培训工作,协同各部门共同抓好员工的思想素质和业务水平的培训,积极开发人力资源,努力造就一支高素质的员工队伍9负责公司的后勤管理工作诸如办公用品的购买、保管和发放;员工食堂以及医务室的管理;车辆的调度、使用和维修保养工作等等10完成领导布置的其它工作.财务部的职责范围财务部在公司总经理领导下,积极参与企业经营管理,负责公司的财务管理、会议核算、物资管理等工作具体职责范围是1认真贯彻“会计法”,执行国家财经政策、法令,遵守各项资金收入制度,严格执行费用开支范围的标准2正确、及时地核算和监督公司的财务状况、经济活动和经营成果,为领导提供准确可靠的财务会计信息3加强计划预算管理,认真编制财务计划预算4加强经济核算,认真做好各项控制工作,节约费用,降低成本,多创利;加强财务分析,考核各项经济指标的执行情况,反映经营管理状况,总结经验,发现问题,促进公司改善经营管理5按照会计制度规定,切实做好记账、算账、报账工作,做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚,日清月结,按期报账,在规定时间内报送各款会计报表6按银行有关制度规定,做好现金和支票的管理工作遵守支票使用规定及银行结算纪律,加强现金管理对下属各管理处经费的收支情况,经常进行检查、监督和指导7根据国家财会制度精神,结合本公司实际,协助领导制定有关财务管理、经济核算、费用开支等具体办法,并监督各部门实行°8妥善保存会计档案资料,接受财税机关、上级主管部门和公司领导的监督检查,及时提供财务资料,如实反映情况9充分发挥财务部在公司管理中的预测、计划、控制、调节和监督的作用,促使公司不断提高经济效益和经营管理水平10完成好领导布置的其它工作.公共关系部的职责范围公共关系部是物业管理公司负责沟通内外公众联系的重要部门,通过协调方方面面的关系,在公众中树立良好的企业形象其具体职责范围是1建立信息网络负责收集公司内外部环境的各种信息,将经过分析评价的各种信息提供给公司总经理和各部门作参考,以提高经营管理的能力2监测公共关系在双向信息沟通的基础上,处理好公司内外的各种公众关系,如员工关系、住户关系、社区关系、媒介关系、政府关系等3监测社会环境企业是社会的有机组成部分,企业的每项活动及其生存、发展都受到社会环境的制约和影响公共关系部必须不断监测社会环境的变化,国家政策法令的变化,市场的变化,社会舆论的变化等等,使企业能及时适应这种变化4分析发展趋势公共关系根据对政策法令、社会民意、时尚潮流等重要外界因素的监测和分析,向企业预报有重大影响的近期或远期发展趋势;预测企业的重大行动计划可能遇到的社会反应,使企业未雨绸缪,防患于未然5作为公司的对外发言人,负责对外宣传、沟通工作,树立良好的企业形象6编写并向有关传播媒介散发新闻稿、照片和特写文章;汇编有关的报刊目录;拍摄、整理、保存资料图片;设计、筹划、监制公司各种宣传品和赠品7保持与住户的经常联系,负责编辑以住户为阅读对象的报刊;接受住户对公司的各种投诉和有关咨询,对合理的要求及时通知有关部门,协助解决8作为公司社会活动的代表,积极参与有关社会活动,并做好公众来访的各种礼仪接待工作9做好公司内部员工关系,调动员工积极性;编辑供公司员工阅读的报刊,组织其它各种形式的内部传播工作;安排公司员工的各种康乐活动10处理突发事件和危机事件11完成领导布置的其它工作.工程部的职责范围工程部工作是物业管理公司经营管理的基础工作,通过对房屋及其附属设施的养护维修,确保物业正常使用其具体职责范围是1根据房屋及其附属设施的实际情况,制定物业管理总体方案,编制养护维修计划,报总经理审批后组织贯彻实施2全面负责房屋及其附属设施的维修保养,保证物业的正常使用3全面负责楼宇各种机电、消防、供水供电设备的养护与维修工作,保证各种设备始终正常运转4定期检查楼宇各种设施设备技术状况,分析存在问题,及时提出维修解决办法和制定维修方案,方案确定后,组织贯彻实施5根据春备夏、秋备冬的原则,每年搞好春秋中间期和冬夏送冷送暖期的设备检查和维修提前制定维修和检验方案,安排好人力和物力,保证工作需要6房屋及其设施设备如发生突发事件,工程部必须全力以赴投入抢修工作,直至恢复运行和正常使用7协助管理部门做好住户房屋的监督、检查工作8参加新入伙楼宇工程的验收,提出其有关设施增补改造方案.管理部的职责范围管理部要落实公司关于物业管理的有关决定、决议,有计划、有步骤地完善楼宇及住宅区的各种配套设施,管理好所管物业的环境卫生、园庭绿化、消防安全、治安保卫等,为住户提供一个安全、舒适、清洁、宁静的工作和居住环境其具体职责范围是1根据政府和上级领导有关达标条件,制定优质楼宇管理和文明住宅小区计划,并组织实施2协助工程部进行新接管物业的验收、移交工作3负责住户对房屋装修申请的审批、监督、检查工作4负责物业环境卫生、园庭绿化、消防安全、治安保卫以及车辆管理等工作,并督促检查各管理处做好这些工作5协助解决接管物业的遗留工程问题,负责处理有关违章装修、违章建筑等问题6完成领导布置的其它工作服务部的职责范围服务部主要是根据住户的需要,为住户提供全方位的服务其具体职责范围是1牢固树立全心全意为住户服务的思想,凡是住户需要的,都要尽量予以满足2建立健全本部门的规章制度和服务规程,重视员工培训工作,建立一支高素质的员工队伍3设置各类综合代办服务项目,协助制定收费标准4建立信息库,及时了解住户要求,并能及时提供相应的服务5完成领导布置的其它工作发展部的职责范围发展部要坚持公司一业为主,多种经营的原则,立足所管理的物业,面向社会、灵活运用各种资金,投资开发周期短、效益高的项目,增强企业的实力具体职责范围是1在市场调查的基础上,积极慎重做好新项目的可行性研究报告,争取做到开发一个,成功一个2以承包、出租、自营等方式搞好住宅区内商业网点和文化体育设施,做到既方便住户,又增加企业收入3根据实际情况,积极开办新企业,如清洁管理公司,电脑电器服务公司,装饰公司、车辆维修部,花木服务部等等4提供物业信息咨询服务和物业中介服务,开展物业评估工作5定期向总经理汇报下属各企业或承包单位的经营情况6完成领导布置的其它工作管理处的职责范围管理处是物业管理公司的派出机构,负责某一指定的物业管理具体职责范围是1贯彻执行国家的有关政策、法律、法令和公司的各项规章制度2负责管理所辖物业的日常业务,纠正各种违章行为,为住户创造一个优美整洁、方便舒适、文明安全的工作和居住环境3树立住户至上的观念,及时为住户提供各种优质服务4协助公司工程部对物业进行养护和维修,确保其正常使用5积极配合公司服务部、发展部在所辖物业区域开展的各种工作6向住户宣传党的方针政策,协助公安部门和居委会做好安全防范和计划生育工作7调查研究,深入了解住户对管理服务工作的意见,处理住户对管理服务工作的投诉,重大问题报请公司管理部或公司领导处理解决8完成领导布置的其它工作
二、物业管理公司岗位制度的制订岗位制度的制定主要是明确物业管理公司所设各种岗位的职责规范,它规定了某一岗位对从业人员的基本要求,包括基本素质,应知应会,岗位职责,工作量规范等方面范例二XX市房屋管理员岗位规范房屋管理员是屋村管理处管理住房的基层管理人员,负责一定地段片或幢的房产管理为使房屋管理员明确自己的岗位职责和本岗位必备的应知应会,掌握本岗位的技能,提高管理水平和管理效率,更好地为居民服务,特制定本规范一房屋管理员的基本素质房屋管理员所担负的住房管理工作政策性、专业性强,要求高,因此,屋村管理员必备以下基本素质.政治思想素质房屋管理员必须坚持四项基本原则,热爱社会主义,认真学习政治理论和党的方针政策;积极参加各项社会政治活动;秉公办事;坚持原则,廉洁奉公,不以权谋私;具有全心全意为人民服务的思想,遵纪守法,严格要求;作风正派,团结同志,虚心好学;热爱集体,爱护公物.文化、专业素质根据干部“四化”标准,房屋管理员必须具备高中毕业包括职业高中、技术学校毕业以上文化程度房屋管理员必须受到房屋管理专业训练,持有专业管理部门颁发的《房屋管理员岗位合格证书》方可上岗担负房屋管理工作房屋管理员要刻苦钻研专业知识,掌握本岗位必备的应知应会和专业技术,不断提高专业水平.职业道德素质房屋管理是一项服务性很强的工作,房屋管理员的工作直接影响住户的安居乐业,因此,房屋管理员要有较高的职业道德素质1房屋管理员必须树立“五爱”思想“五爱”即爱房产一一热爱房地产行业;爱住户一一对住户充满爱心;爱岗位一一热爱房管员岗位;爱服务一一热心为住户排忧解难;提高服务质量;爱信誉一一爱护房地产行业和本单位的声誉,在住户中树立良好的行业和企业形象2要刻苦学习和钻研房产管理工作的知识与技能一个合格的房屋管理员既要有为住户服务的思想,更要具备过硬的服务本领,刻苦学习和钻研专业技术是房屋管理员职业道德素质的基本要求3文明管理房屋管理员的工作是一项“窗口”工作,直接关系到政府和行业的形象,特别是深圳经济特区,涉外房产多,房屋管理质量的优劣直接影响国家的声誉和对外开放因此,特区房屋管理员必须做到文明管理其具体要求是主动热情,优质服务,急住户之所急,想住户之所想,为住户提供方便,经常帮助和照顾不方便和有困难的住户解决困难;语言谦虚;仪态端庄;给住户亲切感必须做到“四个不讲,五个不能”,即“不讲低级庸俗的口头语;不讲不三不四的脏话;不讲讽刺挖苦话;不讲与管理无关的闲话”;“不能冷淡;不能刁难;不能取笑;不能训斥;不能报复住户和顾客“要懂得一些国外和港、澳、台的礼节和礼貌语言;在工作中衣着打扮和气质风度要端庄、整洁、给业主住户美的感受二房屋管理员岗位“应知应会”
1.应知1屋村管理的宗旨和原则;2本管理处所管房屋的栋数,总面积,总户数;3本人管理地段片、幢内房屋总栋数、总面积、总户数;4本人管理范围内住户的家庭基本情况,包括户主、年龄、职业、工作单位、家庭人口、人口结构、住家电话5本人管理范围内居民构成基本情况,包括本市居民、外国人、华侨、港澳、台湾人士、内地居民、临时住户各多少、业主或租户所属社会阶层和经济状况;6本处房屋产权归属情况,包括福利商品房、微利商品房、集资房、单位房、市场商品房、涉外商品房有多少;7本管理处范围内各类使用性质的房屋有多少,包括住宅、商业办公、公共项目用房以及其它用房;8房租、管理费和各种规费的收费标准;9政府主管部门和本单位制定的房产管理各项指标,包括租金、管理费、规费收缴率、住户投诉率和投诉处理率、供电和应急发电率、生活供水率、电梯运行率、中央空调工作率、房屋完好率、维修工程优良率等。