物业公司总经理信箱管理制度

物业公司总经理信箱管理制度物业公司总经理信箱管理制度为了规范“总经理信箱”服务工作，提高服务质量，及时、高效地解决重点难点问题，特制定本制度第一章总则第一条“总经理信箱”信件由总经理亲自批阅第二条督导室为“总经理信箱”管理的主要责任部门第三条督导室负责本制度执行情况的考核，并在每月月底将考核结果报办公室第四条办公室负责对督导室上报的考核结果进行核查，并将核查后的结果交主管领导审核后，报总经理审批，审批结果交人事部实施附则督导室在考核中如有不坚持原则，出现错报、漏报、瞒报现象的，每查实一处，扣罚督导室负责人300元办公室在核查中如有不坚持原则现象，经领导抽查发现错报、漏报、瞒报现象的，每查实一处，扣罚办公室负责人500元第五条信件处理必须达到“一个结果”，即业主满意的结果；“两种标准”，即物业公司业务范围内的，物业公司必须解决，处理结果让业主满意；非物业公司业务范围内，物业公司无法解决的，处理过程让业主感动，直至满意第二章组织管理第六条“总经理信箱”的组织管理工作由督导室全面负责第七条总经理信箱钥匙由督导室保管一套，其余钥匙由文秘室保管，严禁复制和外借，不得遗失附则信箱钥匙若遗失，即报总经理，每遗失一把，扣罚责任人10元，且必须于当天更换，每延迟一天，加罚100元；如出现信箱钥匙被复制或外借，每次扣罚责任人500元，扣罚责任部门负责人300元第八条督导室负责信箱的日常巡查和维护工作，如发现信箱损坏要立即报工程部，工程部接报后必须在24小时内修复；信箱损坏严重需要更换的，由督导室负责安排更换，并于24小时内完成；新接管楼宇的总经理信箱安装工作由督导室负责，且必须在交接日当天800前完成附则总经理信箱的维修未能在24小时内完成但不影响正常使用和公司形象的，每延迟一天，扣罚督导室负责人100元，扣罚工程部负责人50元；影响正常使用和公司形象的，每延迟一天，扣罚督导室负责人200元，扣罚工程部负责人100元；新接管楼宇的总经理信箱每少装一个，每天扣罚督导室负责人50元，扣罚工程部负责人50元第九条每天1600—1730为开箱时间，督导室必须在次日800前将收集的信件呈总经理批阅附则督导室未在规定的时间内开启总经理信箱的，扣罚责任人300元，扣发督导室负责人300元；漏开或提前开启信箱的，每次扣罚督导室负责人100元；未按规定时间将信件呈总经理批阅的，扣罚督导室负责人100元第十条“总经理信箱”信件原件移交档案室前由督导室负责保管，信件建档后移交档案室存档；各相关部门必须妥善保管信件复印件，无关人员不得传阅附则总经理信箱信件原件每遗失一封，扣罚责任部门负责人300元；造成信件复印件遗失的，每遗失一封，扣罚责任部门负责人300元；信件上总经理批示意见泄密的，扣罚责任部门负责人100元第十一条督导室负责于每季度最后一周组织各部门负责人召开一次总经理信箱服务工作总结会附则督导室未按规定组织召开总经理信箱服务工作总结会的，每次扣罚督导室负责人500元；各相关部门负责人未按要求参加总结会的，扣罚责任部门负责人300元第十二条督导室负责在“总经理信箱”管理工作总结会召开后三日内完成总结报告，经主管领导审核后，呈公司领导审阅，并报档案室存档附则督导室未按时完成总结报告或未呈公司领导审阅的，每次扣罚督导室负责人100元第三章工作程序第十三条督导室接到总经理审阅批复后的信件，必须在24小时内将信件复印，统一编号建档，并分发至主管领导及责任部门（由负责处理信件的主管领导界定责任部门，负责处理信件的主管领导当日外出时，由分管督导室的主管领导界定责任部门）附则总经理批示后的信件，督导室未能在24小时内发出或建档的，每次扣罚督导室负责人100元第十四条责任部门必须严格落实总经理批示意见，于签收信件的当天在《总经理信箱信件处理档案》表中填写处理措施，并在24小时内将该表返回督导室附则责任部门未按时填写处理措施及预计完成时间或未在24小时内将《总经理信箱信件处理档案》返回督导室的，扣罚责任部门负责人100元；责任部门未按总经理批示意见办理的，每发现一次，扣罚责任部门负责人300元第十五条督导室负责每日跟进信件投诉问题的处理情况，根据责任部门负责人反馈的处理情况24小时内进行验证，并在《总经理信箱信件处理档案》填写处理过程附则责任部门负责人反馈的处理情况，有错报、漏报、瞒报现象的，每次扣罚责任部门负责人300元第十六条责任部门主管以上人员在接到信件24小时内负责对有详细地址或联系电话的业主进行第一次回访，在信件处理完成后24小时内进行第二次回访（首次回访即可解决问题并让业主满意的，可不进行第二次回访），并向督导室反馈《业主/住户回访表》，督导室在信件处理完成后24小时内进行核查附则责任部门未按规定在24小时内进行回访的，每延迟一天扣罚责任部门负责人50元；责任部门敷衍回访工作，填写《回访表》时弄虚作假或回访工作非部门主管以上人员进行的，每查实一处，扣罚责任部门负责人300元督导室未按规定进行核查的，扣罚督导室负责人100元第十七条责任部门必须在签收信件的一周内完成信件处理，对一周内不能完成处理的信件必须专题上报公司领导并反馈督导室附则不能完成处理未专题上报并反馈督导室的，每次扣罚责任部门负责人300元，能完成未完成处理的，每件扣罚责任部门负责人100元第十八条没有留下电话号码及具体房号的来信由主管领导核定是否公告，须附则督导室对须第十九条总经理信箱信件处理完毕24小时内，由督导室报负责处理信件的主管领导审核，再报总经理审批后结案附则总经理信箱信件处理完毕24小时内，督导室未报负责处理信件的主管领导审核，再报总经理审阅后结案的，每延迟一天，扣罚督导室负责人100元第二十条督导室每周对信件处理情况进行一次小结，每月20日将本月信件处理情况汇总，报主管领导审核后，呈总经理审阅日则督导室未按时进行汇总上报的，每次扣罚负责人300元第四章附则第二十条以上扣罚款均从责任人当月奖金中扣除，直至扣完当月奖金为止第二十一条本制度自下发之日起执行第二十二条本制度由督导室负责解释第二十三条附件《“总经理信箱”信件处理档案》、《业主/住户回访表》。