客户服务详解

客户服务详解

一、教学目标在完成这部分内容后，你将能够©对客服的概念有一个初步熟悉©解释为什么客户服务对亚东公司至关重要职业化的定义是什么©鉴别一名职业客服人员的特征©说明亚东公司最根本的服务目标©全面说明“真实的一刻”©全面说明客服人员在给客户留下良好印象方面所起的作用

二、客户服务

1.什么是客户服务客户服务是©满足客户的需求©对客户表示极大的热情©向客户提供正确与准确的信息©与客户进行有效的沟通©向客户展示专业水准的举止与外表©加倍努力使客户感到满意©对本行业的知识有充分的熟悉©向客户展示自己积极的态度©高效率

2.为什么客户服务对亚东公司的成功至关重要一份由洛克菲勒基金会所做的调查显示，有如下原因是导致客户不能成为公司的回头客01%死亡03%迁移05%使用了同一行业中朋友的服务有两种基本提问题方式一一开放式与封闭式开放式问题通常含有（WHO）、什么（WHAT）、何时（WHEN）、为什么（WHY）、或者怎么样（HOW）等词这些问题让对方能够详尽发挥，提问题的人就对谈话失去一些操纵在你想询问对方通常性而不是特定性信息时通常使用开放式提问，也能够用这种问题鼓励那些沉默型的客户说话封闭式问题只要求回答“是”或者“不是”或者其它特定的应答它迫使对方提供简洁、特定的信息使用封闭式提问能够严格操纵对话，它常常用来限制答案为一两个字如当你询问取件信息时，通常使用封闭式提问下面是一些开放式与封闭式问题

9.接听电话每天你接听数百个电话，按照下述要领去做，亚东公司孜孜以求的专业形象就会通过你展现给我们的客户

（1）铃响三声前接听电话

（2）自我介绍规范的自我介绍总是应当包含）问候语（如早上好/下午好）今你代表的公司由于你接听的多数电话来自外部客户，因此你应当说“你好，亚东”今你的姓名由于电话本身是缺乏个人色彩的，就应该加一点个人色彩（如名字）来弥补这一缺陷小提供帮助（”能为您做些什么？”）这样一段问候语的示范就是“你好，亚东，我是马丽，能为您做什么？”

（3）让对方持机等候先要征得同意，听他（她）的反应假如你需要向别人或者别的部门核实情况，你总要应当向客户问清他们是否愿意等候假如客户说他（她）不愿等候，你就应当再打回电话或者者用其它方式再跟他（她）联系4不要打断或者催促要始终留给对方一个说话的机会，让客户谈他们想谈的情况假如你需让对方等候，也要等对方停顿时征求对方意见5避免发出不必要的或者分散注意力的声响电话交谈时不要嚼口香糖、吃东西注意不要嗑碰话筒，由于这样会在对方电话中放出刺耳的声音假如通话时忍不住咳嗽、打喷嚏或者是清嗓子，一定要向对方致歉6通话结束时始终要用礼貌用语，这样能保证通话结束后给客户留下良好的印象“谢谢您来电话”7假如务必拒绝客户的某种要求，就应该用三明治法来说“不”所谓三明治法就是我们不得不拒绝客户时应该用的三步曲套话假如我们选用这种套话，即使不得不拒绝客户的要求，客户也常常会留下正面的印象三明治法分为三步.以确信的语气开始；.解释为什么务必拒绝这一要求；.以确信的语气结束比如，客户来电要求递送员当天下午再次递送快件，而递送员已经于当天上午上门送件，但客户不在你能够说“先生，我完全懂得您的心情遗憾的是，您所在的地区，我们现在找不到一辆车子能够去递送这份快件只是，我们乐意在明天中午之前把快件送到您的手里”持机等候1让对方持机等候先要得到同意，并确认客户有的时候间等候2让对方持机等候前要弄清他她的姓名、电话号码这样，万一电话意外中断，你明白该如何回电3向对方提出除持机等候之外的其它办法比如，可否在搞清问题，并获取客户所需信息后，在约定的时间给客户回电4不要让对方等候时间过长每隔约30秒，一定要跟客户再联系一次，听听对方是否愿意继续等候5假如对方选择继续等候，应解释延长等候的理由假如对方选择继续等候，一定要告诉他她你正在做什么，你还要让对方等候约多久转接电话1转接电话前问清对方的姓名、电话号码；如在转接过程中发生意外中断，这将是很有帮助的2弄清来电目的应向对方问清打来电话的要紧目的您来电是为了哪方面的情况？o3转接电话时请对方稍候当你转接电话时，要有礼貌并征得客户同意后请对方稍候4向接听人转告客户来电的目的请轻按你的电话机上的FLASH键或者叉簧，再拨接听人的分机号码；接听人应答后，即向他她介绍来电客户是谁，并转告来电客户的来电目的5接通客户与接听人的电话联系假如接听人熟悉了所需要的信息，请你挂上电话即可电话留言1使用合适的留言本或者记录卡不要使用零散纸片，这样容易丢失2向来电客户问清并记录下列内容对方的姓名及其公司名称对方的电话号码小来电目的来电事项3记下来电的时间、日期4记录下受话人的姓名与你的姓名注意要将受话人的姓名放在留言便条的最上端，你的姓名则写在最下端5及时转告电话留言遇到这种情况，最好是由你亲自来处理留言，把它放在醒目的地方，以便受话人容易发现根据你的工作环境与当地的办事程序，这样做也许行不通，请与你的领导商量使用其他处理办法第三章如何处理投诉

一、教学目标学完这部分内容后，你将能够©从投诉电话中发现机会©使用四步程序处理客户投诉电话

二、关于投诉的问题.关于投诉事实1据A.C.奈尔逊公司调查显示大约96%的客户即使不满意也不投诉2投诉电话引起的情绪变化引发出极大的问题与巨大的商机问题会由于客服人员妥当的反应而被解决假如客服人员对已经生气的客户发火，则不仅于事无补，而且情况会变得更糟.投诉所带来的机会正确处理投诉会带来商机1假如一位客户的投诉得到满意解决后，他会将这段经历告诉平均五位其他的客户2据通用电气公司与惠尔浦公司的研究说明口碑效应比传统的广告效果好两倍3这部分转变了的投诉者将会比其它客户更加忠诚，他们会积极地赞美同时宣扬我们公司4这部分转变了的投诉者将会成为客户服务与亚东公司正面的广告5用积极的态度处理好一个困难的投诉电话会给你一种成就感

三、面对客户投诉，客服人员需克服的心理障碍作为一名客服人员，你可能在对待投诉问题时表现不好，由于@你本身并不是导致不满问题产生的原因，因此你不需对此作出反应；@被客户抓住不放的情况实在令人尴尬，你要想办法尽量摆脱他她；@客户提出的要求实在太不合理了，分明是想占公司的便宜；@客户的态度太蛮横无理了，他不配受到礼貌的接待；@客户那种消极不满的情绪传染了你，使你不由自主地以同样的方式去对待他们；@你不明白该怎么做，只能出于自卫本能地为自己、为公司辩护……好了，这些原因尽管不能包纳全部，也非常具有代表性了，我们就对每一个原因进行下列简要的分析的确，在客服人员处理的众多顾客投诉问题当中，大多数不是由他们的失误引起的，他们不得不面对一个个突然出现在面前的客户，倾听他们的埋怨甚至各类各样的指责与谩骂，而所有的一切都是与他们根本无关的原因引起的因此假如一名客服人员没有强烈的集体荣誉感与责任心，他可能在客户的指责谩骂后作出如下的反应®把客户推给其他的责任人，不愿替别人背黑锅、遭指责；@对客户遭受的问题表示同情，但表示无能为力；®同客户争吵，让他闭嘴，或者至少让他客气一些；®在客户的叙述中寻求漏洞，以便驳倒客户的无理取闹；®打断客户的陈述或者干脆不予理睬；®对一个上午遭到五个客户指责质问忍耐不了，辞职不干了；正象一名从事多年客服工作的员工所描述的那样“我们经常感受到自己是在替别人收拾烂摊子，心理上真是吃不消”以上都反映了客服人员在处理问题时的一个普遍心理，就是在处理客户不满时没有认识到客户有急需解决的问题，反而错误地视客户本身为问题所在事实上，我们应该明白客服人员的职责®解决客户最紧要的问题；@提高客户心目中与你长期往来的价值；®通过运用通常常识与对公司政策在不一致情况下的正确诠释；®最终实现客服人员与客户的双重满意因此，任何一个成功的客服人员都需克服以上的心理障碍，牢记亚东公司服务目标，认清客服工作的重要性，真正把客户的需要视为自己的需要，努力解决客户遇到的不满，积极诚恳地引导客户将注意力集中在从现在与未来解决问题的途径上，考虑“现在”该做点什么，而不是停留在发生的情况上面，由于这些发生的事实你已经无法改变要想能够灵活应付一切突发事件，有几样技能是必不可缺的@学会承认客户；®不要同客户争辩；®培养与应用人际交往技巧；那么，如何解决实际问题呢？首先，认真倾听客户投诉与埋怨，从客户利益的立场出发，定义问题的性质其次，找出尽可能多的解决问题的途径，这是解决客户不满问题的关键有充足的证据证明，若是一名员工能找到多种解决问题的方法，他成功消除客户不满的可能性就会很大，至少会让客户感受他在为我积极地想办法解决问题最后，选择正确途径在很多情况下，能够让客户参与进来，共同选择解决问题的最佳途径即使只有一种解决问题的可行性方法，也要询问客户的意见，看其是否会同意案例分析某票进口货，由客户委托我司代理报关与送货业务，此票货为运费到付，且没有运费金额及帐单，导致我司无法向客户收取运费，但客户急于提货，找到客服人员关于此票货，两个客服人员分别采取不一致的处理方式与态度，得到两个完全不一致的结果客服A®告诉客户，按公司规定，在没有收取运费之前，不能提货；@务必由客户联系国外代理（发件人委托代理），取得运费帐单，方可收费、放货；®认为客户是骗子，想赖帐，占公司便宜；@客户表示无法联系上国外代理，再次提出需求时，认为客户无理取闹，不予理睬；®结果客户向公司领导投诉®导致客户投诉后，对客户仍然埋怨客服B®对客户急切的心情表示懂得，并对客户的投诉及给客户带来的不便致以歉意；®告诉客户，公司的确有上述规定，但看能否通过其他办法予以解决；®咨询相应业务部门，是否有其他可能的途径尽快解决客户问题；®确实没有其他解决方法（务必得到国外代理运费帐单）的情况下，征求客户意见；®帮助客户想办法尽快与国外代理联系并加快得到帐单，并承诺一旦收到帐单，即刻收费并放货；@结果客户同意，并与国外代理协调®通过一段时间后，对客户进行回访，客户表示满意上述案例，从问题的解决途径看客服A与客服B是一样的，但仅仅由于客服人员对待客户不一致的态度与处理方式就导致客户截然不一致的两种结果，哪个更好呢？

四、处理投诉的程序投诉在商业活动中十分普遍即使我们努力要把情况做得尽善尽美，但人总是会犯错误的这种错误有的时候是由于误解，有的时候是某些严重的、正在发生的问题所导致的客户服务人员的首要职责是圆满解决客户目前的问题当处理投诉时，利用这个机会查清深层的原因并努力消除它下列是处理客户投诉的四个步骤I.识别客户的问题H.探究目前的问题.提出即时解决方案.提出永久性解决方案.识别客户的问题识别客户的问题需要具有洞察问题的能力要看清确实存在的问题而不一定是客户所感受到的识别客户的问题有六个要紧步骤1认真倾听集中注意力听客户诉说，注意区别事实与看法不要打断客户，不要让客户重复他们刚刚叙述的情况自始至终都应认真倾听，作好记录，不要依靠你的经历2表示遗憾让客户明白你十分关心他们，同时急于想帮助他们解决问题记住要向客户表示同情，设身处地，想客户所想，急客户所急假如你的言语与声音说明你十分关心，客户会开始放松，并会将问题叙述得更清晰3重复问题用你自己的话重复客户所说的问题假如你懂得正确，客户会赞同；否则客户将澄清问题重复问题有助于客户进一步看清这个问题4提有助于搞清事实的问题为了获得更多的信息，用调查式、开放式的提问能够得到更为全面的回答记住开放式提问的用词是“谁，何地，为什么，何事，怎么样”比如“先生，请问货物的包装怎么样？”谈话中为了确认你所得到的信息，能够问一些封闭式问题这些问题只需回答“是”或者“不是”比如“先生，请问收件人查问过收发室了吗？”记住自你接到投诉我们服务质量的电话时，你就应尽快地提供准确消息你所提供的信息务必正确，解决办法务必可行，否则就会产生新的问题5决定有说服力信息的可同意性如有可能，始终应获得有说服力的信息，并马上将解决办法告诉在电话里等候的客户拖延往往使问题更糟6安排回电假如你不能马上提供解决方案，那你需要给客户打回电话简短地解释这样做的原因，客户将会懂得大概你需要与某位递送员或者另一个分公司联系当你准备回电话时一定要给客户承诺比如“先生，我十分钟后将给你回电，告诉你有关信息”确定承诺是可行的并遵守承诺，否则客户将怀疑你解决问题的能力.探究目前的问题探查问题的范围与复杂性取决于问题的性质与取得信息的可能性；但基本的解决技巧是相同的只要你懂得客户的问题，你就会明白“何时、何地、何事与谁”在你提出解决方案之前，你还务必明白为什么与怎么样为了做到这点你需要1确定直接原因假如你按照步骤进行到这里，你应该获得了关于客户投诉的所有信息，如今客户已经安静下来并等候在电话另一端或者等你回电假如你的信息包含从客户得到的与从你处得到的准确而且完全，那么原因将会是显而易见的你一旦确定了原因，解决客户问题的准备工作也就完成了从你所收集的信息与掌握的专业知识，你大概会有几种可能的解决方法2确定所有可能方案把所有解决方案在头脑中列表，即使第一个方案看上去大概完美无缺，也应考虑其它方案这样，即使客户要求选择其它方案，也不可能措手不及3选择最佳方案这个方案将使客户满意，与此同时亚东公司也会感到满意解决方案的选择有赖于情况中的某些特定因素.提出即时解决问题方案由于你已认识了问题同时选择了最佳的解决方案，处理投诉的第三步是向客户提供即时解决方案如何向客户提出解决方案将极大影响客户对此事的反应在成功提出解决方案并获得客户认可的时候，可采取如下三个重要步骤1重述问题在解释你的解决方案前重述问题，这不仅能避免误解，还可使你的方案更合乎情理2解释即时解决方案如何提出解决方案与方案本身一样重要用你最愉悦的声音，自信地、劝导性地提出解决方案关键是态度要积极，不要不记得客户是想同意方案与解决问题的当向客户解释你的解决方案时，假如你的调查已经确定了问题的原因解释时将原因阐明这有下列两方面的好处可防止客户问为什么，那会使你处于防御地位假如问题是由于客户引起，同时客户也意识到这点，那客户将更乐于同意这个方案3使客户同意方案赢得客户赞同的最佳方法是熟练掌握及运用下列技能小搞清客户的问题探究即时解决方案）提出即时解决方案当你解释完你的方案后，停顿一下并同意客户表达他们的同意可能是“谢谢”或者“好的”或者仅仅“这是最佳方案吗？二记住，你并不总能制造奇迹最好的选择是用最愉快的声调简单地回答“是的，先生”没有必要问客户“那样行吗？”或者“你同意吗？，这样大概暗示你并不确信一一可能还会有更好的办法一一这将会减弱你的努力假如你考虑了所有的方案并选择了对双方都是最佳的方案，客户也应会同意假如你解释这个即时解决方案后并停下来，但客户没有应答，你将视之为默认能够用问话“今天我还能替您做什么？”来结束该事件，一定要为客户留下足够的时间来思考与讲话假如客户不一致意你的方案该怎么办？一定让他们告诉你假如他们确实反对，要认真听听原因如今你能够得到新的信息，可能是前面没有提到的时间限制记住这点，重新考虑可能的解决方案假如有更好的方案，继续我们的第三步程序，向客户提出新的解决方案.提出永久性解决方案一旦客户同意你的即时解决方案，就将注意力集中到下一目标一一提出永久性解决方案通过进一步的工作，表现出你对客户的关注并消除未来的问题为了提出永久性解决方案，你务必今确定问题的深层原因小提出永久性解决方案从问题的调查你已熟悉了问题的原因可能是运单填写错误，或者发票丢失或者没有海关申报值等用测定客户对我们服务熟悉的程度，可检查出深层的原因比如，你能够问“您随货附商业发票了吗？假如客户说往常从未做过，你就会发现此事例的深层原因了当你熟悉了深层的原因以后，提出永久性解决方案来继续此项工作假如亚东公司对此负有责任，你要向客户表示遗憾并代表公司向客户致歉你应当向客户保证问题不可能再发生假如是客户不熟悉情况造成的，向客户提供适当的帮助与信息以使客户确保此问题不可能再发生要乐于助人与机智灵活你一定要按此方法来实施这个永久性方案®9%为竞争对手所得@14%对产品不满意®68%由于劣质的服务通过以上调查显示，超过三分之二的客户不使用某一产品或者服务是由于缺乏客户服务，而且这些客户认为是由于公司对他们不在乎另一份由TARP公司所做的调查显示了下面的几点1）96%的不满意客户不可能向公司投诉，但他们将不可能再使用那家公司；2）那些向公司提出投诉的客户在通常情况下将继续同此公司做生意，即使这一问题最后没有很好地解决；3）在提出投诉的客户中，假如他们的投诉得到解决，那么他们中54%——70%的客户将继续与公司做生意；假如他们的投诉得以迅速解决，95%提出投诉的客户会继续与公司做生意；4）通常一名不满意的客户将把他与这家公司发生的问题告诉9个人，这9个人又可能将这件事传播给更多的人；一位提出了申诉但得到了满意解决的人，会将他的这种真实的经验告诉另外平均五个人.什么是职业化职业化是指今以自己的职业为荣今相信自己的公司，显小一种积极的态度今关心客户）提出解决问题的方法）超越期望）支持管理今尽力将工作做得更好小团队协作.职业客户服务人员的素养一名职业客服人员应具备的素养有今反应迅速表现出对客户问题真诚的关注今融会贯穿应充分熟悉亚东的服务内容与特性，与能给客户带来的好处）通俗易懂应使用客户易于懂得的职业性、逻辑性的语言，避免使用公司内部的行话小善解人意应让客户明白，客服人员确实熟悉客户的问题今取信于人应通过自己的语调、展示自己在本行业的知识，及懂得客户的处境而在客户中建立自己的信用迎接挑战应明白如何处理客户的反对意见与难题，而不是将它们搁置一边，并为客户提供另一种解决难题的方法》常表谢意应该让客户明白他们的生意一直受到重视，同时渴望为他们再次提供服务应该明白，务必每天都要赢得客户的光顾.亚东公司服务目标亚东公司最根本的服务目标是在每一笔业务结束时客户感到满意客服人员工作中最最重要的部分是浦保流竟对客户服务至关重要的是职业化在未来若干年内，它将给予公司一把竞争的利剑.真实的一刻“真实的一刻”是指客户所遭遇到的可使他对亚东公司的服务质量产生印象的瞬间事件它本身并不一定是积极的或者是消极的，而客户的感受才是最重要的比如一名站在路边的行人看见亚东公司的送货车从身边驶过，这就是“真实的一刻”送货车的外观、递送员驾车的方式等等，都有助于使客户产生对亚东公司的印象假如送货车很干净，递送员的驾车方式很安全等等，那么亚东公司就有可能给这个行人留下积极的印象当一位客户第一次通过电话同客服人员进行交谈，客服人员将给予客户最强烈的“真实的一刻”的感受对客户来说，你就代表公司假如你能够非常积极、专业化地掌握这些“真实的一刻”，你将使所有与你进行联系的客户产生对亚东良好的印象.印象一家公司的分支机构可能分布在全世界各地，可能雇佣成千上万名员工但是社会上的人都是通过同公司单个人的接触来形成对公司的看法的假如这个人态度粗鲁、办事效率低，那么这就需要做大量工作去消除他所留下的坏印象每一名员工在同客户的交往过程中都是这个组织的销售人员，他或者她所留下的印象都是一个广告----不管好坏第二章交流

一、教学目标在完成这部分内容后，你将能够©分析与描述交流的过程©明确影响交流的内外部因素，并能描述他们是如何影响交流过程的©熟悉有效交流的基本原则©认识到电话的使用方式会影响到亚东公司的形象©打电话时展示出积极的态度©展现出有效倾听的技能©与客户建立亲密关系©改进打电话的表达能力©恰当地使用词语与提问技巧©掌握使用电话的技巧

二、交流.交流过程交流是指一个人到另一个人的信息传递与信息懂得交流的产生需要三个方面的条件1发送信息的人2信号或者信息3接收信息的人内部影响因素个人态度受教育水平语言能力过去的经历感情与信仰爱好与兴趣偏见行话所有以上这些因素是相互作用的，发送者在传递消息的过程中如何操纵这些干扰因素将直接影响接收者的接收与对消息的反馈.有效交流的原则1确定你要说什么并构思成一个清晰的信息，这样使接收者易于懂得2确定使用传递信息的最佳途径在做决定时，需要考虑诸如时间、效率及内外部的干扰等因素3寻求信息接收者的反馈从他的反馈中你应该能明白对方是否懂得了你的信息；否则，再发一份信息要求对方确认是否懂得这些原则适用于包含口头、书面的各类交流，当你与别人交流时请实践这些原则

三、电话技巧与礼仪L有效电话交流的原则打电话是亚东业务的一个构成部分，它是亚东公司与客户之间的媒介不管交易的形式与种类如何，有两点是不变的1当你打电话时，你讲话的内容与方式都代表着亚东公司2你对电话技巧与礼仪的懂得无疑会影响你打电话的质量职业电话技巧之因此重要，有下面两个原因今这种职业性会帮助建立亚东公司的良好印象记住我们曾讨论过的“真实的一刻”，对客户来讲，你就是亚东公司你打电话时的表现应该为亚东公司树立积极的形象）电话礼仪能保证客户与亚东公司打交道时，对他们得到的服务100%满意切记我们的根本目标是在每笔业务结束时获得一个满意的客户.态度在服务行业，不管是与客户打电话或者是面对面，对每一个来电话的人表现出一种积极的态度是很重要的，这不只是你上班后的头一个小时应这样，而且全天都应如此这是职业客服人员与通常客服人员间最大的区别职业客服人员每天能对每一位客户都表达一种积极的态度这种积极的态度能够归纳为两个字--一关注，你务必关注电话另一端的人为了表示我们对客户关注，我们务必做到礼貌待人让客户感到宾至如归用心致志给客户以面对面交谈时一样的关注掌握资源寻找不一致的方法来满足打电话人的需要，自己要成为一个信息源而不是信息传递员提高效率选择一个用最少的后续工作就能满足来电人的需要行动的方案可能的话要亲自处理客户的需要.倾听的技巧倾听是成功使用电话至关重要的技巧在工作场合，我们要花近一半的时间听他人讲话但是对我们绝大多数人来说，倾听是我们交流中使用最差的技巧通常人只能记住他所听到内容的25%左右当你接电话时，大部分时间都处于听话状态集中全部精力打电话是非常重要的，来电人应该得到与面对面交谈时一样的关注有效的交流不仅仅包含谈话，由于缺少了手势、身体语言与眼睛对视这些有效交流的因素，在电话交流中我们常处于不利境地；由于没有这些重要的因素，倾听的技巧显得尤为重要学会成为一个积极的倾听者是十分重要的，由于这说明你对来电者十分有兴趣，你的确在乎他有效倾听的要点1限制自己的谈话；2多提问题，澄清你不懂得的地方；3不要中途打断客人说话；4提供口头反馈；5重复并澄清要紧事实；6使用一种“现场”姿态，就象对方在你面前一样；7集中精力，排除干扰；8作笔记，不要完全依靠经历力；9从客人的话语里体会出他的情绪；10说话客观，不要无谓争吵；11不要急于下结论，在作出反应前，听客人说完全部内容.与客户建立亲密关系与客户建立亲密关系是十分重要的，要让客户感到与你打交道很舒服对客户表现出同情是建立这种关系的重要方法，同情就是设身处地替客户着想，说明你明白他们从哪里来与他们的处境下列是建立亲切关系的一些原则1在通话时经常使用对方的名字，这使得通话变得人性化2提及双方的熟人或者相同的经历与背景3询问客户的观点，这说明你有兴趣熟悉来电人的处境4适当的话，要坦率地说明你懂得目前的处境，并清晰这次谈话是使双方满意的一个机会在客人投诉的情况下，这能告诉他你愿意帮助他解决问题.声音表现力不良的语言习惯可能成为有效交流的障碍假如声音表现力贫乏，打电话的人可能最终注意的是你做错的事，而不是注意你所说的内容因此，良好的声音表现力非常重要，这样我们就能够给客户留下正面的电话形象有七种因素影响声音表现力这七种因素可用缩略语PICTURE来经历Pitch音高Inflection抑扬顿挫Courtesy礼貌Tone语调Understandabi1ity易懂Rate语速Enunciation口齿清晰音高一--演讲专家说，较低的音高更理想，由于这样传递效果更好，听起来更悦耳抑扬顿挫一一不要用一个语调讲话用感情表达观点与情绪，句尾提高声调有助于凸显积极的态度礼貌一一巳常礼貌很重要，在你看不到说话人时尤为重要音调--一怎么说比说什么重要许多倍声音能够反映真诚、愉悦、信心、兴趣，音调也能够反映出姿态与面部表情能够帮助反映声音中积极音调简单而有效的技术是微笑假如面带微笑，微笑就会出现在声音里成千上万的电话专业人员在使用这种屡试不爽的方法易懂----避免嘴里含着东西（食品、口香糖、铅笔等）讲话，这样人们才能够更好地懂得你的话语速--一正常语速是每分钟140--160个词假如说得太快，顾客会迷惑假如说得太慢，顾客可能会不耐烦他们会注意去猜测你将要说什么，而不注意你在说什么注意顾客的语速，将自己的语速作适当的调整，以使对话没有间隔口齿清晰一一英语中有许多类似发音，如T、D、P、B、E因此很容易混淆发音清晰与长短适度有助于避免误解与重复说明.电话用语选择选择积极的用语并承诺采取行动，这些用语表达了你有帮助顾客的意愿积极的表达方式便于人们懂得，积极、活泼的用语与说明传递一种“要把事办成”的态度，这种态度的确能够成事去掉自己词汇表中的否定用语当你使用积极的表达用语时，你就会被看作一个有信心与能够给对方提供方法的人“我会做”---用这句话建立信心顾客对那些说他们愿意做而不是说愿意试一试的人更有信心这并不是说做虚伪的许诺，它只是说明你正集中注意力在积极的情况上例“我会在30分钟内把那些报价传真给您”“你能”----这是对顾客说“不”的温与积极的表达用语没有人喜欢被告知他们不能做某事，而要告诉他们能做什么事下述情况下应使用这个技巧+你想表示你的诚心，即使你可能不能立即帮助对方A客户不能确定他们所需何种产品或者服务时，给他们几个选择）你不能满足对方确切的需要但有替代方案时，告诉他们能够做什么消极的例子“您不能只在电话中说一说，您要传真给我们的报关行才行”积极的例子“先生，您将资料传真给我们的报关行，就能够给您的包裹清关了”.先说明原因用这种策略可节约时间人们都希望熟悉情况的原因，在行动前说明原因会更快地引起顾客注意何时使用这种策略）对你的提议顾客可能不完全懂得，需要向客户解释这种产品或者服务的某些好处）认为顾客可能不合作）需要把电话转接给另一人消极的例子“你应该与方小姐谈，她管这事，不是我”积极的例子“先生，结算部的方小姐能更好地帮助您是否把电话帮您转过去，还是请她打电话给您？”.下面是消极与积极的措辞对比的例子消极措辞积极措辞喂，这是亚东你好亚东公司我是XXX我能为您做什么？抱歉，你务必等烦恼您稍等请别搭话筒您稍候一会呢，还是我再打过去？您务必……我建议您……您应该付……那笔费用是…….使用提问用语选择合适的用语对操纵通话也是非常重要的所用词语与提问类型决定了你对整个通话的操纵能力。