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学校档案制度汇编学校档案制度汇编综合档案室二OO九年十二月学校文书档案归档范围与保管期限表学校基建档案立卷归档制度第一条为了做好本校基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、工程保护与改建中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与国家档案局、国家计委颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合本校实际,制定本制度第二条基建档案是指本校基本建设项目从酝酿决策到建成使用的全过程中形成的具有储存价值的文字、图表、声像材料等不一致形式的历史记录第三条基建档案作为本校档案全宗的构成部分,直接反映本校基本建设工作情况,应集中统一管理,以确保其完整安全与有效利用第四条每一项基建工程从研究决定兴建乃至建成过程中形成的具有储存价值的各类文件及材料均须归档具体范围
一、报建文件材料根据性文件材料、项目建议书及批复、可行性研究、项FI评估等
二、设计基础文件材料设计基础文件材料、选址报告、水文气象、供水供电等
三、设计文件材料设计文件材料、初步设计、技术设计等
四、工程管理文件材料征地文件、红线图、各类合同、协议书
五、施工文件材料施工组织设计、监理、开工招标等
六、竣工文件材料项目竣工验收报告、全套竣工图、声像材料、竣工验收会议文件等第五条基建档案的平常收集与管理工作由基建管理部门指定专人负责基建档案管理工作,要与基本项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的积存、整理与审查工作项目竣工后,完成基建档案材料的收集工作第六条基建档案的归档要求
一、范围是指在一个单位内,什么科技文件材料应该归档
二、时间基建档案应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求整理好后,向档案部门移交,移交时双方办理交接手续
三、份数,确定归档份数时应考虑三种情况
1、满足日常查找利用的需要;
2、保护档案原件的需要;
3、报送专业档案馆的需要第七条基建档案材料的归档整理工作
一、基建档案整理工作的内容基建档案整理工作的内容包含文件材料形成、积存的指导;收集;整理;保管;鉴定;统计:利用与归档后档案的修改、补充的监督检查工作
二、基建档案材料的立卷整理工作由基建档案收集人负责整理每个项目可根据档案材料的数量及储存价值、不一致的保管期限分别归档
三、文件材料应按项目建设程序进行排列,图纸要折叠整齐图纸折叠通常使用正面折叠法,并把图纸标题栏露在右下角
四、每个项目内按照先重要后通常的顺序排列归档
五、基建档案的保管期限分为永久与长期两种长期保管的基建档案材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命
六、基建档案的整理步骤
1、分类先分项目,后分阶段,项目的准备阶段、项目设计、施工、竣工验收、使用保护
2、组卷・应归档材料的排列
①、按阶段立项审批、报批报建,设计基础,设计文件,工程管理,施工,竣工,保护
②、文字材料在前,图表在后,声像材料另立卷管理性文件按问题、按时间
③、保管期限长的在前,短的在后编制要求
①、同一项目
②、同一阶段
③、同一期限
④、厚度适中卷内文件的排列
①、文字在前
②、按原图目录排列
③、无目录的,总的在前,分项在后,建施在前,结施在后,土建在前,其他专业在后文字材料的装订与文书方法一样图纸的折叠按规格为210X297mm进行折叠加盖档号章不装订的案卷在每件文件材料右上角加盖档号章,档号章内容如下档号分类号+案卷号件号每个案卷的件号从“1”开始,顺序编号编页码装订的案卷一律编页码,科技材料页号在“右下角”与“左下角”,如图纸不装订,则加盖档号章或者件号章,顺序均从1开始,一页一号•编写卷内目录有些图纸原已有图纸目录的,应保留其目录,不用再编制卷内目录•填写案卷封皮编制内容包含档号、题名、编制单位、编制日期页(份)数、期限、备注档号BOO1-001;题名工程项目名称+阶段(内容)特征+文种,如“XX镇办公楼报批文件、红线图及竣工图、竣工验收证明等基建文件材料”编制单位施工图填写设计单位,竣工图填写施工单位,前期(或者根据性)文件填写建设单位与主管部门;编制口期填写卷内文件材料的起止日期;施工图为短期;管理性文件为永久;竣工图为永久密级通常不填卷脊一定要填写档号,案卷题名(从右到左)・编目
①、案卷的排列,按阶段依次排列
②、编档号全宗号+目录号+案卷号
③、打印分类目录、总目录•底图整理底图整理时可把同一项目的底图纸目录顺序排列,装入大牛皮纸袋中平放或者卷成筒装入硬纸筒储存每个项目应以张为单位编底图目录,编制内容包含序号、归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注第八条根据需要编制科学有用的检索工具加强基建档案的利用服务工作第九条对超过保管期限的基建档案,可按照规定组织鉴定与销毁学校基建档案归档范围及保管期限表学校教学档案归档制度为贯彻执行省教厅、市教育局关于加强学校教学档案管理的规定,结合学校教学工作的实际情况,制定本制度第八条教学管理档案归档要求
一、教学活动是学校工作要紧部分,教学工作全过程所形成的各类文字材料、图表,务必收集齐全,整理归档,形成学校的教学档案
二、教学档案归档的具体范围
1、教诲处、科组的教学计划、总结、班主任工作计划、总结
2、校历表、学科设置与授课时间表
3、班主任、各科任课教师名单
4、课堂教学典型教案、公开课及评讲记录
5、教学研究,教研活动与教学经验材料
6、各科考试成绩统计、对比、分析等材料
7、毕业生质量调查材料,升学考试成绩统计
8、录用名册、学号册、毕业生名册、升学名单
9、教师个人教学业务材料、班主任工作笔记及经验总结
10、学生学籍册、入学报考登记表
11、学生转学、复学文件材料
12、三好学生、优秀学生干部名册、登记表
13、学生参加学科竞赛与体育竞赛获奖的文件材料
三、教学档案材料的收集
1、教学档案数量大,内容多,涉及到全校老师因此,教学文件材料的收集工作十分重要教诲处兼职档案员务必注意加强平常教学文件材料的收集工作,务必把应归档的材料收集齐全
2、教学计划、教学总结、典型教案等要求用统一规格的纸张打印手抄的材料要用统一规格的稿纸,留出装订线写上姓名与日期,以便于整理、装订及归档
四、教学档案材料的归档时间考虑教学工作的特点,教学档案材料的移交应安排在每学年结束后的三个月内教学部门应将上学年的教学文件材料整理立卷,移交综合档案室
五、编制科学、有用的检索工具,加强教学档案的利用服务工作
六、对超过保管期限的教学档案,由学校档案负责人按照规定组织鉴定与销毁第九条学籍档案归档要求
一、学籍档案是指学生自入学之日起,在受教育过程中形成的具有储存价值的各类形式的文字材料它是学生在校期间的学籍、成绩与毕(结)业等情况的重要凭证
二、学籍档案管理是学校教学管理工作的重要构成部分,要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档,移交档案室永久保管
三、学籍档案的归档范围
1、新生入学登记表
2、学生学籍卡片
3、学生成绩总册
4、在校学生名册
5、学生学籍变更材料
6、学生奖励、处分材料(奖学金、优秀学生、先进班级)
7、学生处分材料
8、其他具有储存价值的材料
四、归档材料的质量要求
1、手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色材料,字迹要求工整清晰
2、学生休学、复学、退学、转学、升级、留级、奖励、处分、意外事故等情况要在学籍表的备注栏中注明
3、学籍表中的照片要用原件
五、归档时间与归档单位
1、归档时间学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档
2、归档单位统一移交给校综合档案室归档
六、归档手续做好移交清单,一式两份,移交双方各储存一份第十条教学科研档案归档要求
一、学校科研档案工作的基本原则
1、凡在学校开展的科学研究管理与实践活动中直接形成具有储存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案
2、科研档案务必实行集中统一管理,确保完整、准确、系统与安全、利于开发利用
3、科研档案工作是科研管理工作的重要构成部分,是科研活动的重要环节,务必纳入科研计划、规划、管理制度与有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合实行科研工作与建档工作“四同步”管理即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步
4、要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变,并逐步使用先进管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校建设与进展服务
二、科研文件材料的归档范围
1、归档原则
①归档的科研管理与科研实践活动过程中形成的文件材料,务必对学校与社会具有参考价值与凭证作用
②归档的科研文件材料,务必反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、学校档案综合管理制度2学校档案分类编号方案5学校文书档案归档制度7学校文书档案归档范围与保管期限表9学校基建档案立卷归档制度12学校教学档案归档制度17学校教学档案保管范围及期限表21学校设备、仪器档案归档制度24学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表27学校声像档案归档制度28学校声像档案归档范围及保管期限表30学校实物档案归档制度31学校实物档案归档范围及保管期限表32学校综合档案室职费33学校档案保管制度34学校档案保密制度35学校档案鉴定销毁制度36学校档案借阅利用制度37学校档案库房管理制度38学校档案员岗位责任制39学校档案员考核办法40准确、系统
③归档的科研材料,务必遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不一致学科、专业的科研文件材料的不一致特点与成套性
2、归档内容与重点归档的要紧内容包含综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不一致载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果根据的原始材料
①本校教师论文(在各类刊物上发表、在学校及以上学术会议上交流获奖论文)、论著及其出版情况(时间、刊物名称等)
②教研室(组)参加、开展科研项目的申请、立项与批复
③本校教师参加市级及以上学术交流活动的文字材料©取得负结果或者因故中断的重要课题的科研材料也应归档
3、不予归档的文件材料
①上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;
②上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;
③未按科研管理程序列入计划、未经鉴定的个人项目;
④重份文件
4、科研档案的补充与修改
①科研管理部门与课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研材料•,经整理后交档案馆归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整
②对巳归档的科研文件材料需要修改时,务必填写修改申请单,经所、室主任或者有关主管负责人批准同意未经批准,严禁修改己归档的任何科研文件材料
③档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目归档材料不多的,可归入有关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目
三、科研档案材料的归档时间科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档暂不申报或者中断、停止的研究课题,在结束或者中断、停止后两个月内归档
四、科研档案材料的整理、移交、立卷与归档流程
1、实行科研文件材料形成部门与课题组立卷制度学校科研管理部门与各课题组,应配备兼职档案员,负责科研工作各阶段有关文件材料的形成、积存、保管与整理、组卷归档工作
2、每个项目在开始之日起,就应指定一名兼职档案员负责该课题科技文件材料的形成、积存、整理,保管工作,在课题结束后,由本课题组负费人主持立卷,马上所形成的科技文件材料加以系统整理、组卷后向综合档案室归档
3、归档时档案部门应进行审查、验收,并在成果登记表上鉴署意见,加盖综合档案室专用章,出具科研成果归档验收证明凡归档不完整、不齐全、整理组卷不合格的综合档案室拒绝出具证明,成果不予上报与奖励
4、归档时立卷入应填写“归档说明书”、“案卷移交目录”等表格案卷移交目录需一式两份,移交时经综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执•份存查
5、组织归档前进行鉴定,提出每个案卷的保管期限与密级划分的具体意见凡有密级的科技文件,需报校保密委员会审批
6、归档材料要求做到下列几点
①凡归档的科技文件材料务必用字迹工整、格式统
一、图件清晰、手续完整
②拆除案卷内的金属物,装订整齐
③每份材料按顺序编写页号,不管单面或者双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角
7、整理组卷
①学校科研处与各课题组应按各臼的职责范围将形成积存的全部文件材料按要求整理组卷
②根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系与便于利用查考的组卷原则,与科研文件材料的内容、价值、数最与载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,构成一题一卷或者一题数卷将最能反映课题概况的科研投资与经费核算材料等整理构成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷
③内容不可分的科研文件材料按下列要求排列正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后
④拆除案卷内的金属物,每件科研文件材料用线装订,对破旧的科研文件材料进行修补
⑤装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,不管单面或者双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的印章,并逐项填写©除密不可分的其它载体材料外,均应分别组卷、专柜保管,档号应与文字材料卷保持一致.
⑦填写卷内目录、备考表与案卷封面注明密级与保管期限
五、科研档案的归档与保管科研档案的保管期限通常分为永久、长期及短期三种进入综合档案室的科研档案,要通过加工整理,登记、编目、统计,分类存放采取防盗、防火、防虫、防霉等措施保证档案的安全
六、科研档案的借阅与利用及时向借阅者提供科研档案,为教学、科研工作服务本校教职工杳阅要凭工作证,查阅密级科研档案,需经有关领导审批外单位来借阅档案,须持有单位介绍信,经学校领导批准
七、科研档案的鉴定与销毁科研档案通常每10年组织一次鉴定,在主管科研工作的学校领导下,会同有关部门及档案室人员构成鉴定小组,全面审定科研档案的保管期限与密级,并将已失去利用价值拟俏毁的科研档案造册报学校领导审批销毁科研档案时,由办公室指定专人会同保密保卫部门及档案室共同负责,执销人与监销人务必在销毁档案的清册上签名,销毁清册连同鉴定报告永久储存学校教学档案保管范围及期限表学校设备、仪器档案归档制度第一条设备档案是档案的一个构成部分为有利于设备的使用、维修与保管工作,根据《档案法》及有关档案法规,制定本制度第二条设备档案实行集中统一管理的原则,以保护档案的完整与安全,便于各项工作的利用第三条各类设备使用、管理与整理设备档案,档案人员负责收集与保管设备档案移交给综合档案室后,综合档案室应立马上必要的文字说明与设备图纸的复印件交使用部门储存向综合档案室调阅设备档案,需经设备管理部门主管同意,就地翻阅,需复印的档案要通过分管档案的校领导批准第四条凡价值5万元以上(含5万元)的设备均应建立档案,设备档案包含设备购置、安装及使用说明资料(简称设备购置)与设备使用、保护情况材料(简称设备保护)与设备报损、转让三大部分,具体分类如下
一、设备购置
二、购置设备可行性调查报告及计划;
三、申请购置设备的请示与批复;
四、供销合同、协议;
五、保修证明;
六、设备性能介绍、使用说明、线路图纸;
七、进口关单、纳税凭证、保险单证;
八、开箱检验证明;
九、安装、试机记录
十、设备保护
1、维修、咨询记录;
2、保管使用单位有关存放地点、保管负责人的记录;
3、事故、故障维修记录材料
十一、设备报损、转让
1、转让或者报损的请示与批复;
2、转让协议书或者报损证明第五条各使用部门在设备购进并提供使用后,应在一个月内先将有关购置、安装材料收集齐全,按规定整理后移交综合档案室设备使用、保护材料在形成的第三年向综合档案室移交设备报损材料应在报损手续办妥后向综合档案室移交移交清册一式两份,使用部门与综合档案室各储存一份第六条设备档案移交给综合档案室后,综合档案室应立马上必要的文字说明与设备图纸的复印件交使用部门储存向综合档案室调阅设备档案,需经设备管理部门主管同意,就地翻阅,需复印的档案要通过分管设备档案的校领导批准第七条设备档案保管期限通常为长期每项设备的档案在该设备未转让或者报损前不得终止保管期第八条已转让的给其他单位的设备,由综合档案室将该设备相应的档案,提供给购入方其余档案仍保留于本校综合档案室至两年后销毁已报损的设备,档案保留至一年后销毁第九条设备档案保管期满需要销毁时,由本校综合档案室提出销毁意见,会同设备管理、使用部门鉴定,编造销毁清册送领导批准后销毁、销毁清单一式二份,使用部门存一份,综合档案室保留一份第十条综合档案室收到使用部门交来的设备档案以后,应及时整理、科学管理以利调阅第十一条归档整理要求第十二条设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的归档的设备仪器文件材料务必完整、系统地反映设备仪器项目从设计制造或者申购到改造的全过程,务必遵循其自然形成的规律、保持其有机联系、与实物一致并有成套性相同型号的设备仪器,只归档一套即可
一、组卷按设备仪器的台(套)为单位进行组卷一台(套)设备可构成一卷或者若干卷将设备仪器概况的文件材料排放在前面,其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排列,一个案卷中文字材料在前.,图表在后
二、编页码装订的设备仪器档案卷内文件页码的编制有如下三种情况
1、卷内材料多数是单页或者几页组合成案卷的,没有统一顺序号,不连贯或者编号出现错误时,需编制连贯的页码,用号码机将页码打在文件材料正面的右下角、反面的左下角
2、儿本为一卷,每本有统一页号的,能够不另外打页号,将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏
3、单份的独立材料为一卷(如说明书、图册等),每本有统一页号的能够不另外打页号
三、加盖档号章,不装订的案卷在每件文件材料右上角加盖档号章,档号章内容如下档号分类号+案卷号件号每个案卷的件号从“1”开始,顺序编号
四、编写卷内目录卷内目录中的责任者为生产厂家日期为设备仪器的购买或者投入使用日期卷内目录用档案专用软件进行著录管理,并打印一式二份,一份与文件材料一同装订组卷,一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录册
五、卷内目录打印归档案卷的卷内文件目录
六、科技档案分类目录拟写案卷题名及填写卷内备考表中的各项内容,案卷题名务必写明设备名称内容、材料的名称,题名务必简明扼要,操纵在50汉字的范围内科技档案分类目录务必在档案管理专用软件上进行著录管理,同时打印出目录,与相应的卷内文件目录装订成检索目录册
七、装订入盒装订好的案卷以档号排列顺序入盒文件材料可分装订与不装订两种
1、凡是几份材料组合成案卷的通常都要装订,装订前要除掉材料上的金属物,按A4规格装订,如是小册子、卡片形式的材料可用纸袋装好,并在材料上加上档号与件号标识,按案卷封面、卷内目录、文件材料与装材料的纸袋顺序装订成案卷
2、凡单本材料为一卷,材料本身有页码的能够不装订,但要附加上案卷封面、卷内目录、备考表,并在材料上加上档号、件号
八、编目用科技档案目录夹,将科技档案分类目录与卷内目录一起装订成检索目录册学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表学校声像档案归档制度第一条为充分发挥声像档案形象记录与反映学校历史原貌的作用,加强本校的声像档案有序的管理,根据国家与市下发的规定,结合本校的实际情况,制定本办法第二条本校的声像档案是指本校在各类工作活动中形成的具有重要储存价值的,以胶片、磁性材料等为载体的照片、影片、录音带、录像带、光盘等视听文件材料第三条声像归档的范围
一、本校在工作活动中形成的全部有价值的声像档案都应收集
二、反映本校要紧职能活动与工作成果的声像材料
三、本校召开的重要工作会议与专业会议的声像像材料
四、本校组织或者参加的重要活动、举办重大庆典的声像材料
五、本校领导参加重大活动的声像材料
六、上级领导、社会名流与著名人士莅临视察、指导工作的声像材料
七、副校长以上领导的照片
八、本校组织的表彰会、文体活动等形成的声像材料
九、与其他载体档案密切联系与有储存价值的声像材料第四条归档要求
一、对工作中形成的声像材料,各部门要指定专人收集、整理,按时向综合档案室移交
二、归档的声像材料务必是原件归档的照片要求照片、说明齐全,数量相符
三、归档的声像材料务必是声像清晰,若发现声像材料受损,务必进行技术处理后才进库
四、归档的声像材料务必有文字说明,内容包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
五、声像档案务必放在指定的防磁柜,以保持其完整性
六、声像档案归档时间
七、照片档案归档时间照片冲洗加工后,由摄影者或者承办单位并标明题目与编写文字说明,即向综合档案室移交归档
八、录音录像档案归档时间会议或者情况结束后,由录音、录像者或者承办部门整理并标明配套的方案材料•,即向综合档案室移交归档第五条声像材料的分类
一、照片整理
1、照片
①照片与文字说明应一同整理成册,每组照片编总流水号,每张照片编流水号,并固定在相册内
②照片规格统一为4R、彩色,相同画面的照片只保管一张
③文字说明的成分包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
④编写要求通常应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)主题紧密联系的照片学校档案综合管理制度学校档案是广大教职员工在教育管理、教学实践与教学研究活动中产生的具有储存价值的文字、图表、声像等不一致载体的文件材料,是学校各项工作活动的历史记录,也是学校领导决策与教育、教学的必要根据,档案是师生员工智慧的结晶,是国家的宝贵财富,是学校历史的鉴证为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理与学校其他各项工作中的作用,根据《中华人民共与国档案法》的规定,制定本制度第一条基本任务
一、贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作
二、建立健全全校各类档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况
三、负责各类档案与资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁与统计工作
四、督促与指导各科室、组正确收集、整理归档文件资料
五、鉴定并处理已过保管期限与并无储存价值的学校档案
六、对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用
七、制定学校的档案管理制度,严格执行有关规定,保护档案的完整与安全第二条第二条档案工作人员学校档案人员务必政治立场坚定,政治理论、思想作风与职业道德水平较高,具备一定的基础知识、专业知识与有关知识,较强的工作能力第三条立卷归档制度
一、归档范围详见各类档案归档范围及保管期限表
二、归档时间
1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类等,应按照年度归档立卷(每年的1月1日至12月31日止),次年六月底立卷完毕,移交综合档案室(财务会计类保管一年后移交综合档案室)
2、教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷(9月1日至次年8月31日)
三、归档要求
3、我校档案是由党支部、校长室、教诲处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的因此,原则上哪个部门产生的文件材料就由其部门有关人员负责收集整理,归档立卷
4、凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统,并具有参考应用价值,能够起历史凭证作用
5、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰不能使用易褪色(如铅笔、圆珠应加总说明
2、底片整理
①底片应单独整理与存放
②底片放进蜡纸袋内储存,底片袋的右方应标明与相片相应的流水号
③按照底号顺序将底片插入底片册
④底片册按照总流水号的顺序依次排列
3、案卷封面案卷号、立卷号、立卷单位名称、案卷题名
二、录音带、录像带整理
1、录音带、录像带
①以盒为单位归档
②如同一内容分录了数盒的,应统一编一个号
2、案卷封面案卷号、立卷单位名称、案卷题名第六条声像档案材料进库
一、档案编号后,同一年度、同一保管期限要按照编号顺序存入防磁柜
二、录音带、录像带、光盘与底片的适宜温度应保持在13-15度,相对湿度35-45%;储存照片的适宜温度为14-24相对湿度为40%-60%库房内昼夜温差不大于+3湿度变化不宜大于+6%
三、声像档案应注意防尘、防虫、防火、防霉等
四、储存磁性录音带的地方应远离磁场第七条编制档案检索工具应根据实际需要编制声像档案检索工具及各类常用的专题目录等,以方便日常手工检索学校实物档案归档制度第一条为充分发挥实物档案在反映本校历史中的作用,使实物档案的管理有序进行,结合本校工作的实际情况,制定本办法第二条本校档案人员应参照实物档案归档范围,收集实物档案资料,填写文件移交手续,交接双方核实并签名第三条实物档案归档的范围本校在工作活动中形成的全部有价值的实物都应收集
一、国家、省、市、镇颁发的奖章、奖杯与证书实物
二、各级领导视察本校工作所写的题词、签名与赠送的书画等
三、本校及其他职能业务部门不一致时期的印信
四、在对外交往中,受赠的珍贵礼品与纪念品包含字画、纪念盘、纪念章、纪念币等
五、中外校友会与著名校友给母校的赠品
六、学校参加国家与省市地级举办的各项活动(包含文艺、体育)中获得的奖旗、奖章及荣誉证书
七、反映学校不一致阶段的工作证、学生证、毕业证书与校徽、纪念证章等(样品)第四条实物档案归档要求
一、凡应归档的实物都务必齐全完整
二、务必保持实物的原貌第五条实物档案的归档时间实物档案应在每年底进行归档获颁发的奖旗、奖状、奖杯、证书等实物档案,应在情况完成后两个月内移交综合档案室第六条实物档案应以件为归档单位,逐件进行整理归档、保管、利用与统计实物档案的分类,是在一个单位档案总的分类大纲下按大类代码、一级类属号、目录顺序号、案卷号逐级进行分类第七条归档分类大类代码一一级类属号一目录顺序号一案卷号大类代码H一级类属号1奖牌,2奖杯,3奖状,4荣誉证书,5奖旗,6题词书画案卷号从1开始排顺序号第八条实物档案的编号
一、归档实物应在每件实物的右上方空白处加贴文字说明,填写有关栏目的内容
二、文字说明的成分包含事由、时间、地点、人物、背景、责任者等构成第九条编制档案检索工具,以方便日常手工检索学校实物档案归档范围及保管期限表学校综合档案室职责第一条贯彻执行国家档案工作的方针、政策与法规,结合本校实际,制定档案工作的各项管理制度第二条对本校各部门文件材料的形成、积存与整理工作,进行指导、协助与督促第三条负责收集、接收本校的档案资料,并按照国家有关档案技术规范、标准、格式,对收集与接收的档案资料进行分类、立卷与归档做到组卷准确,卷内文件排列系统化,编号符合要求,目录、封面填写完整,装具规范统一第四条负责集中保管本校各类门类、载体的全部档案,确保完整齐全与安全与保密,并按规定向有关档案馆移交档案第五条负责档案的统计工作,做好档案资料的收入,移出登记,与上报统计年报表第六条负责档案的鉴定销毁工作,对超过保护期限,确无利用储存价值的档案资料造具清册,提出销毁意见,经校领导审批后,予以销毁第七条负责档案的开发利用工作,积极为学校各项工作服务第八条参加重要科研成果鉴定验收,基建工程竣T•的文件材料验收工作学校档案保管制度第一条档案是国家的宝贵财富,是本校各项工作活动的真实记录与原始凭证,务必坚持集中、统一管理原则,以保护档案的完整与完全第二条综合档案室实行专人负责、专柜保管第三条档案员要严守纪律,执行制度,忠于职守,做好档案资料的进、出登记与统计工作,对档案的数量、质量及保管情况,要定期检查、清点,发现问题及时向有关领导报告第四条档案库房要有“八防”措施库房周围不得堆放易燃易爆物品及其它杂物,保持清洁、整齐、美观,及时调节通风与登记温湿度情况库房内严禁吸烟非有关人员不得随意进入档案库房第五条档案员务必爱护档案,发现破旧、褪变、虫蛀与霉变等情况要及时采取措施,进行修补、复制或者作其它技术处理第六条档案存放要系统、有条理,库房、箱柜设有索引卡,以提高管理、利用及查阅的效率与质量第七条做好档案清理鉴定工作,对确无储存价值的档案与文件材料,要提出销毁意见,经领导批准后按有关规定进行俏毁第八条档案员因工作需要调动时,要办好移交手续,由学校领导现场监交学校档案保密制度第一条档案室工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》、《保密法实施办法》及有关部门制定的各类保密规定、制度与条例严守国家机密,确保档案的安全第二条属于国家机密的档案材料,未经确定密级机关或者上级机关批准的,不得复制或者摘录第三条综合档案室配好铁门、铁窗、密件要有专柜保管,确保密件安全第四条不得将档案材料带出库房,如有特殊情况要将档案带出时,务必严密包封,随身携带,任何情况下都不得转交他人第五条不得在非保密的场所谈论秘密,个人使用的密级文件、材料、笔记本等,下班前务必锁好,防止丢失、泄密第六条借阅密级档案资料务必在档案阅览室内阅读不得携带档案材料外出游览、参观、探亲、访友与出入公共场所第七条不得将密级档案借给任何无关人员查阅第八条各类密级文件、资料要定期清查,按时归档、销毁,如发现档案失窃、泄密或者其他事件,应及时报告学校领导,及时组织查处学校档案鉴定销毁制度第一条档案鉴定是一项严密的、科学性强的工作,务必严格按照制度,全面地、正确地推断档案的存毁第二条档案鉴定,要紧根据档案的内容与保管期限,以全面的、历史的观点去分析判定第三条成立学校档案鉴定小组负责对本校各类档案的鉴定销毁工作第四条档案部门应定期对库存档案进行鉴定,对已超过保管期限,确无储存价值的档案,提出存毁意见第五条鉴定工作务必在本校主管档案工作负责人的主持下,由鉴定小组写好销毁工作报告并登记造册,经本校领导批准后方可销毁.第六条销毁档案务必注意做好保密工作销毁时,应指定两人负责监销,监销人要在档案销毁目录上签字第七条档案鉴定销毁报告与销毁清单由档案部门存档备查学校档案借阅利用制度第一条凡借阅本部门档案须经本部门领导同意O第二条凡借阅非本部门的档案须经学校办公室领导同意并签字第三条借阅党委会议纪要、决定及其它有关事项的档案资料•,借阅人员务必是党员,并须经学校办公室领导签字后呈党委成员批准;借阅学校会议纪要等档案资料须经学校办公室领导签字第四条凡借阅涉密文件,须经学校办公室领导批准;借阅绝密件与密码电报须经学校办公室领导签字后呈主管校领导批准,并须在当天退回第五条借阅党委会议纪要及涉密档案,需按手续填写《学校借阅档案、资料审批表》借阅档案务必办理登记手续及填写《档案借阅利用效果登记表》,做好档案利用反馈工作第六条凡借阅档案均须在综合档案室、阅览室阅览,原件均不得擅自带出综合档案室确因工作需要借出或者复印的档案文件、资料、均须按规定严格履行审批登记手续;借出的档案材料通常不得超过一周时间,如需延长务必重新办理借阅手续;复印涉密文件同时还须标明复印单位(姓名)、份数与日期,并视同原件一样管理第七条本校的档案原则上不对外,如有外单位确需利用的,须单位介绍信,经档案所属部门负责人与学校办公室领导同意,按批准范围在综合档案室查阅凡以盈利为目的社会中介机构或者个人来查阅档案的,综合档案室一律不予接洽,并不得向其提供有关信息、资料第八条查阅会计档案按《学校会计档案管理暂行办法》的有关规定办理第九条借阅人员应亲自将档案材料交还综合档案室,经档案管理人员检查无误后,办理注销登记第十条档案人员出差或者调动工作时应将所借阅的档案资料及时归还;如已调动工作,借阅手续未清,由原单位负贵追还第十一条借阅的档案要妥善使用,不得对档案材料进行涂改、勾划、剪裁与污损等,违者追究有关人员的责任,并按有关法规做出严肃处理学校档案库房管理制度第一条综合档案库房设专人管理非档案人员如需查阅档案资料,不得随便进入库房,务必由档案人员找出,在阅文室内查阅第二条库房内应切实具备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染等安全措施第三条库房内严禁吸烟与使用明火,禁止在库房内堆放与档案无关的易燃物品,对电源、线路、开关灯头等定期检查,发现有火灾隐情立即报告第四条库房内要保持适宜的温度(14—24℃)与湿度(45—65%),坚持每天检查、记录温、湿度情况,不适宜时应及时采取调节措施第五条防止有害光源照射库房或者档案第六条保持库房整洁,档案装具排列科学,做到整齐、清洁、通风、美观,便于查找使用第七条对档案资料每月进行一次全面检查,如发现意外,务必向本校领导报告并采取补救措施第八条库房管理人员务必严格遵守本制度,尽职尽责做好管理工作笔、纯蓝墨水笔等,字迹务必端正清晰,不得重写)、易变质的材料书写;不能有金属物装订
6、特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,能够随时归档
7、各部门向综合档案室移交档案,务必填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章归档单位与综合档案室各一份分别储存第四条档案统计制度做好档案的登记与统计工作,使档案家底清晰,账务相符合,以便改进工作,提高档案管理水平
一、准确统计我校各类档案的数量,库存档案的构成状况与变换与提供利用情况,每年统计一次财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管
二、由专人做好统计工作,实行统一的统计方法
三、加强对统计数据的综合分析,掌握利用动态、规律,根据利用的信息反馈内容,研究与改进工作,促进档案管理水平的提高
四、填写档案利用情况统计表,做好档案利用效果的统计
五、做好查阅登记、借阅登记与各类归档的总账登记第五条档案的保管制度
一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放排放整齐,并编制必要的检查工具,为翻检利用制造条件,达到调卷迅速、准确
二、档案库房应单独设置,不得兼办公室或者其他用处未经档案员同意,任何人不得擅自进入库房
三、档案室务必保持清洁,务必符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求;定期检查保管情况,发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理
四、档案室对库存档案定期检查,及时改进工作缺点,补救问题对超过保管期限,需销毁的档案材料进行清理造册,经分管领导同意,报主管部门批准方可销毁销毁时务必由档案室与有关部门共同派员监销第六条档案的保密制度执行(保密法〉,严格遵守国家工作人员保密守则,非档案室人员,未经许可,不得擅自进入档案室第七条档案的开放制度•、我校档案室储存的材料可供各处、室、组与外单位查阅使用,但是务必办理查阅手续(外单位人员持单位介绍信),填写查阅档案登记表
二、档案原则上不外借,特殊情况需经分管领导书面批准,借阅时间通常以三天为期限,并学校档案员岗位责任制第一条忠于职守,坚持党的四项基本原则,认真贯彻执行《档案法》与档案工作的方针政策,刻苦钻研档案业务,提高档案的科学管理水平第二条熟悉档案业务,熟悉本校的历史情况与现状,做好服务工作第三条热爱档案工作,以高度的责任感,不断改进服务态度,努力提高工作效率与工作质量并定期向校领导汇报档案工作情况,及时提出改进意见与措施第四条负责对本校各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与提供利用第五条负责对本校各部门档案业务的指导、检查、促进档案工作的规范化第六条负责对本校各类编研资料的整理、编写工作第七条保证档案的安全,防止丢失、泄密,做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防光等工作第八条做好档案的清理鉴定销毁工作,并按规定向当地档案馆移交档案第九条做好领导交办的其他工作学校档案员考核办法第一条坚持四项基本原则,贯彻执行党与国家的方针、政策及有关档案工作的规章制度第二条忠于职守,热爱本职工作,努力钻研业务与学习专业知识,不断提高业务水平第三条负责监督、指导与协助各部门做好文件材料的形成、积存、整理,并参加有关会议与鉴定验收,亲自收集有关档案资料第四条熟悉教学工作,熟悉各类档案的形成,认真做好各类档案资料的收集、分类、归档工作第五条负责修补、复制缺损的档案资料,并根据其使用价值与保管期限,定期进行鉴定、清理第六条办理档案资料借阅业务第七条编制必要检索工具与参考资料,主动提供利用服务第八条保持库房清洁卫生,做好库房温湿度登记,落实“八防”措施第九条遵守保密制度,不得造成档案的损毁、丢失、泄密;不得擅自提供、复制档案,确保档案的秘密与安全第十条把档案管理工作列入每年评选先进的内容凡档案收集齐全、案卷质量好,开发利用效果好的有关档案人员给予表彰与奖励对档案工作不重视,不负责任,造成缺失或者影响,后果严重的,给予行政处分办理借阅登记手续
三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料•,不准查阅所需范围以外的档案材料;如需摘录、复印,事先需经档案室人员同意,但只准摘录有关部分,抄写在专门纸上,并妥善保管不得将档案私自带出,不得转借他人,不得扩散档案内容
四、前来查阅者务必遵守保密制度,爱护档案,严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等
五、归还档案材料时,档案管理人员应对档案作全面检查,发现问题要当面指出,并问明情况及时处理
六、室藏档案属下列情况之一者不开放
1、涉及党与国家秘密的;
2、涉及专利或者技术秘密的;
3、涉及个人隐私的;
4、档案形成部门规定限制使用的学校档案分类编号方案为了统一本校档案实体分类,以习惯档案管理、利用的需要与档案分类整理、排列、检查、编目标准化与规范化要求,根据广东省档案局印发的《广东省机关档案分类方法》与省、市档案局的要求,结合我校档案工作实际情况,制定本方案第一条分类原则
一、以本校工作活动形成的全部档案为对象,根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类
二、本校综合档案室的档案分为七大类,大类使用英文字母为代号,大类下列的属类用阿拉伯数字代号,从左到右依次为一级属类,二级属类等,有类设类,无类空类第二条大类设置
一、党政工团档案(简称文书档案,代字A)
二、基建档案(代字B)
三、设备、仪器档案(代字O
四、会计档案(代字D)
五、声像档案(代字F)
六、教学档案(代字G)
七、实物档案(代字H)第三条分类编号方法
一、文书档案文书档案使用单件归档的方式归档,一年设三个目录,按永久、长期、短期分类比如—永久0001……n2008长期0001n-短期0001……n每件文件加盖档号章,样式如下:
二、基建档案基建档案按工程项目编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+项目代字+案卷序号比如:B001-00011案卷号项目代字大类代字
三、设备、仪器档案设备、仪器档案(C)按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号属类代字分别为
①、多媒体设备;
②、实验室设备;
③、办公设备比如C1-01-0001II——案卷号I设备代号属类代字(多媒体设备为1)大类代字(设备档案)
四、会计档案会计档案(D)按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号属类代字分为
①、报表;
②、帐簿;
③、凭证;
④、其它比如I D3*1-001II案卷号।目录号属类代字(凭证为3)大类代字(会计档案)
五、声像档案设二级属类代号照片为F1;底片为F2;录音带为F3录像带为F4;机读材料(包含计算机磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等)F5按属类、形成时间编流水号比如F1-1-0001II案卷号।目录号属类代字(照片为1)大类代字(声像档案)
六、教学档案教学档案包含教学管理档案为G1;学籍档案为G2;教学科研档案为G3使用单件归档的方式归档按“年度一保管期限”分类,每件文件加盖档号章,样式如下
七、实物档案实物档案根据载体形式不一致,分类如下H1奖牌,H2奖杯,H3奖状,H4荣誉证书,H5奖旗,旗题词书画H1-2001-0001II案卷号।年度属类代字(1为奖牌)大类代字(实物档案)学校文书档案归档制度为保证本校档案的完整性,加强文书归档工作,特制定本制度第一条归档的文件材料务必按年度归档,本校各部门在工作活动中形成的各类有储存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别归档第二条公文承办部门或者承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各类附件一律不准抽存)办完后及时交部门本专(兼)职档案员归档工作变动或者因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或者销毁第三条文件材料的收集管理
一、坚持部门收集、管理文件材料制度各部门均应指定专(兼)职档案员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳固人员变动应及时通知校综合档案室
二、凡本校缮印发出的公文(含定稿与两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)i律由本校办公室统一收集管理
三、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷第四条各部门专(兼)职档案员的职责
一、熟悉本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料
二、认真执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将上年度归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续
三、承办人员借用文件材料时,应枳极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续第五条归档范围
一、党务、组织类材料
二、宣传教育类材料
三、工会类材料
四、团委类材料
五、行政、综合类材料
六、德育工作类材料第六条归档为统•归档规范,保证归档质量,归档工作由有关部门兼职档案员配合,综合档案室档案员负责编目
一、归档要求遵循文件的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不一致的价值,便于保管与利用
1、归档的文件材料份数与每份文件的页数均应齐全完整
2、凡是原先文件上有生锈的金属物,归档时都务必去掉,并用细线或者其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝(粘)合,破旧的文件应裱糊,字迹扩散的应复制与原文一并存档
3、凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4规格进行折叠或者或者裁剪,小于16开规格及破旧的要进行托裱
二、归档方法
1、顺其自然,单件归档即顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档
2、单份文件,一份文件为一件;各类报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿、正件与附件,两件作为一件;文件处理单(表)与被处理文本合为一件
3、归档的文件按年度一一保管期限逐级进行分类
4、在分“年度”时,应遵循下列方法通常的文件材料,放在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年;跨年度的案件,应放在结案的一年不一致年度的文件应分开排放
5、归档的文件先将归档文件材料按三个保管期限分开,同时尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起
6、同一文件的不一致稿本,正本在前,定稿在后;不一致文字的文本,原文本在前,译文本在后
三、档案的编号
1、归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关栏目的内容
2、档号章的内容包含全宗号、类别号、期限、年度,机构、件号其中件号指以年度为界线一个保管期限编一个大流水号
3、在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档
四、档案装盒
1、档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒,并在盒的背脊上填上有关内容
2、填写盒内备考表(要紧用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写)
五、编制档案检索工具编制《档案目录》,包含“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成“归档说明”的内容包含本年度立档单位要紧工作概况,本年度内设机构及校领导变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷与问题等)“归档文件目录”应汇编一式二份,其中一份是作为今后进馆的移交目录目录包含下列基本项目机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,需要时还可增加其他项目序号归档范围保管期限一党务综合1上级党组织有关党的建设的文件材料
1.1针对本校的永久
1.2通常的长期2本校党代会文件材料
2.1党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长与代表、列席代表名单、候选人登记表、情况介绍、大会选举办法、选举结果与上级批复永久
2.2提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录长期
2.3参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样短期3校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会的会议记录、纪要、决议等文件永久4党委工作计划、报告(包含调查报告)、总结7k久5党委公布的决定、指示、批转、通报与通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委与上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的布要讲话稿与参加上级有关会议的发言稿7k久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件与印模永久12党群系统市要统计材料7k久13党委与有关部门、协商工作的来往文件长期14党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料长期15党员处分、复查材料长期二组织1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设造、变动的报告、决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5干部任免、调动与离休的报告、决定、批复、通知等(包含上级批准的,要附任免呈报表)永久6副处级以上干部名单永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于汲取新党员、预备党员转正或者取消资格、党员退党的文件材料长期11进展新党员、预备党员转正的名册长期三宣传教育1上级政府、教育机关关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知与总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的剪报及图表永久四工会1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3教职工代表大会文件材料长期4会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发害等文件)长期5表彰工会先进集体个人的材料、名单长期6处分会员的有关材料长期7工会委员会议记录、纪要短期8基层工会干部名单长期9会员名册长期10会员会费、福利费管理长期11工会活动短期12妇女工作材料长期五团委1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、大会发言及大会通过的文件)永久3团委工作计划、报告、总结及规章制度永久-1团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期5表彰与奖励先进团支部、优秀团员的材料长期6处分团员的材料及复查材料长期7批准入团、离团材料及名单长期8团干部名单长期9团员名册长期10团委会议记录长期11学生会文件、材料长期12本校学生组织参与的各类学会、社团的有关材料长期13团委牵头进行的重大活动的有关材料长期14社团活动、勃工俭学、社会实践的有关材料长期15团内情况统计年报表永久六综合行政1上级政府、教育机关关于学校管理的来文、会议文件永久2学校管理的各项制度长期3校歌、校训永久4学校行政分工、岗位职责永久5学校年度、学期工作计划、工很安排、报告、总结永久6学校学期月工作计划、日程安排短期7学校评估资料、学年报表及统计长期8学校组织沿革、大事记、情况介绍永久9学校教育规划、计划及上级批复永久10学校重大活动文件材料长期11学校下发的各类通知长期
11.1重要的长期
11.2通常的短期12学校与国内单位签订的友好协议、合同等材料
12.1有历史意义与长远利用价值的永久
12.2通常的短期13校史、校友工作材料永久14校庆工作材料长期15学校承办各类大型会议的文件材料长期16学校编印的报纸、刊物、画册、简报及杂志等永久七办公室工作1办公室及下属各处学期工作计划、工作总结永久2办公室人员岗位职责短期3有关招生工作的文件长期4转学、退学学生统诊短期5上级有关人事工作的文件长期6本校人事工作的规章制度永久7表彰、奖励先进教职员工的文件材料长期8处分教职员工的材料的复查、撤消处分的决定长期9人事统计报表永久10教职员工名册表永久11教职员工转正定级的文件材料长期12教职员工的录用、调入的文件材料(包含转移行政、工资关系介绍信)长期八总务工作1总务工作的各类规章制度永久2总务工作计划、总结、报告等文件材料长期3设备仪器购置计划、报告及主管领导批复、批示长期4医务室关于学生健康、视力等统计表长期5月善食科伙食调查及分析报告长期6总务部门与外单位签定的合同、协议永久7学生宿舍管理的规章制度长期九德育工作1学校德育工作领导机构、会计记录永久2学校、部门德育工作计划、总结、活动情况记录永久3学校有关德育方面的制度(如职业道德规范等)永久4学校贯彻《中学生行为规范》、《中学生守则》的措施、制度、检查、评比记录长期5班会活动情况记录短期6学生会、班会计划、总结、会议记录、经段等长期7后进生档案,帮教后进的措施、制度、总结长期8学生劳动教育与社会实践教育的计划、安排、总结永久9学校对学生及集体的表彰、奖励、处分材料长期10学生校外获奖记录,学生作品在校外发表情况记录及复印件永久11师生为贫困地区或者个人捐款名单及金额永久档号件号序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注序号归档范围保管期限—•可行性研究1项目建设书及批第永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书、计划任务书永久二设计文件1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利材料永久5设计计算书长期6关键技术试验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批永久三工程管理文件1征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书永久2承发包合同、协议书、招标、投标租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书永久四施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期2原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期3建筑材料试验报告长期4设计变更、工程更换洽商单、材料代用核定审批永久5施工定位测量、地质勘察永久6土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久7隐蔽工程验收记录永久8工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久9分项、分部、单位工程质量检查、评定长期10交工验收记录证明长期11竣工报告、竣工验收报告永久五竣工文件1项目竣工验收报告永久2全部竣工图永久3项目质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久六涉外文件1询价、报价、投标文件短期2合同、合同附件永久3谈判协议、议定书永久4谈判记录长期5谈判过程中外商提交的材料短期6出国考察及收集的有关材料短期7国外各设计阶段文件永久8各设计阶段审察议定书永久9技术问题往来函电短期10国外设备材料检验信设计联络永久11国外设备存储、运输短期12开箱检测记录、商检及索赔永久13国外设备、材料的防腐、保护措施短期14外国技术人员现场提供的文件材料长期七财务、器材管理I财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3要紧材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久A其他材料1有关的国外技术标准短期2有关的专利说明短期序号归档范围保管期限一教学管理档案1学校关于教学改革、培养目标、教师队伍建设、学制等方面的指示、规定、办法永久2学校有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报永久3学校、部门教学工作计划、改革方案、总结永久4学校召开的教学工作会议及关资料长期5学校有关教学工作的各类统计报表、统计资料永久6学校教学检查、评估与各级优秀教学质量评奖材料长期7部门课程建设要求及安排、课表、教学大纲、各级学科使用教材目录、教师任课情况表长期8部门科组各学科教学计划、教研教改计划、总搓、经验长期9部门课外活动材料(时间安排、地点、辅导教师、参加人数及比率统计)短期10教师任课、教学进度安排表长期11教师工作计划、总结长期12教师对外经验介绍、交流材料长期13教师典型教案、重要备课记录长期14教师教学质量分析材料.期中、期末试卷分析长期15教师教育教学工作评估、工作量核算材料长期16教师校内外获奖的有关材料、证书长期17教师学期、学年工作考核材料长期18班主任工作情况及考核的文件材料长期19在校生名册、毕业牛.名册永久20学生宿舍管理短期21毕业生工作计划、简报、总结长期22毕业生质量跟踪调查与信息反馈材料长期23学生参加高考情况(含具体名单)的文件材料永久24高中毕业会考各科合格率、优秀率、及格率统计;初中毕业会考各科合格率、优秀率、及格率统计永久25部门毕业班月考情况统计材料短期26自编、主编教材永久27部门自编参考资料短期28校外教研信息动态短期29体育“三率”统计(合格率、优秀率、达标率)长期30学生心理综合训练的有关材料长期二学籍档案1学生入学登记表永久2新生录用名册永久3学籍簿(卡)永久4选拔、保养学生名单永久5选拔、保养学生登记表长期6中考、会考、高考成绩单永久7学生成绩总册永久8学籍变动情况及奖惩材料长期9学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期10学生参加各类竞赛获奖名单、成绩等
10.1重要的永久
10.2通常的长期11优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书复印件
12.1重要的永久
12.2通常的长期13学生体育达标、军训、体质健康检测材料短期14学生典型试卷长期15成绩表、年度考核表永久16学生实践环节考核情况短期17毕业生登记表永久18毕业生审批名册永久19学生毕业证书或者结业证书发放名册永久20补发各类证书证明材料长期21毕业生质量跟踪调查材料及毕业生去向长期三教学科研档案1本校出席省部级、全国科研先进集体、先进个人材料长期2学校召开的科研工作会议材料长期3本校科研管理工作的办法、规定、条例、计划、总结长期4本校科研管理工作的办法、规定、条例、计划、总结长期5本校编制的科研计划、规划、报告、总结长期6上级下达的有关科研课题的指标、通知、批示、计划长期7上级下达的科技费用的通知、分配计划、收支情况、年度决算表永久8本校科研成果汇编及统计年报永久9申报科学基金及有关批复长期10开题报告与课题调研论证材料长期11科研课题任务书、合同、研究计划、协议书永久12科研课题计划执行情况,计划调整或者撤销报告短期13分析鉴定,结果报告单及材料、计算机应用材料(如计算要紧程序、要紧计算结果、程序设计说明、框图及市要的软盘)永久14科研活动中形成的光片,薄片、照相底片、录音带、录相带、幻灯片等长期15实验室测验数据报告、现场实险报告永久16样品,标本等实物的目录长期17研究过程形成的全套技术图纸、工艺文件、科研成果的最终报告永久18专家评审意见、鉴定会材料(鉴定会代表名单、记录鉴定会意见)、推广应用意见、鉴定证书永久19科研课题工作总结长期20科研成果登记表、科研成果报告表、科研成果奖励申报与审批材料、科研成果获奖材料{奖状,奖章、证书)原件或者照片、专利申请书或者证书原件或者影印件、技术转让合同或者协议书永久21科研成果报告的光盘长期22成果被引用或者投产后反馈意见(经济效益与社会效益的证明材料、推广应用方案及实施情况、扩大试生产的设计文件、工艺文件)长期23对外学术交流材料、各部门教育教学论文集长期24成果宣传报导材料短期25学校科研课题的有关材料永久档号件号序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注序号归档范围保管期限一购置设备、仪器1申请报告、批复、合同及有关业务联系的重要文件长期2购贵设备的随机文字材料、图纸、保修材料长期3重要设备、仪器开箱验收记录长期4设备、仪器安装、调试等原始记录、检测验收材料、总结等长期二引进设备1申请引进设备报告、立项批复长期2可行性经济技术研究报告长期3项目意向书、会议纪要、确认书、合同等文件材料长期4申请用外汇报告、批复文件长期5出国考察报告长期6引进设备、仪器开箱商检”活动、验收及索赔形式的文件材料长期7随设备、仪器装箱的文字材料及设备图纸长期8设备、仪器安装调试检测数据性能鉴定验收记录、安装总结等长期9办理设备、仪器进关验收等手续形式的文字材料长期10设备、仪器技术操作、保护检修规程长期11固定资产(设备、仪器)报废申请表及批复短期序号归档范围保管期限1反映学校要紧职能活动与工作成果的声像材料永久2本校召开的各类型重大会议、专业会议的声像材料
2.1重大工作会议与重要专业会议永久
2.2通常的专业会议、座谈会长期3学校组织或者参加的重要外事活动声像材料永久4本校重大庆典活动的声像材料永久5上级领导、著名人士与社会名流等莅临视察、指导工作的声像材料永久6学校组织的表彰会、文体活动、第三课堂、学南锋活动等的声像材料永久7本校教育、教学成果、重要的教学实践的声像材料永久8学校历任校长、副校长的照片永久9班级毕业照永久10反映本校面貌的声像材料永久11与其它载体档案密切联系与具有储存价值的声像材料
11.
1.重要的永久
11.2通常的长期序号归档范围保管期限1各级领导视察学校工作,为学校所写的题词、签名与赠送的书画等永久2学校及其他职能业务部门不一致时期的印信永久3学校从事教学、科研、生产等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯与证书长期4在对外交往中,受赠的珍贵礼品与纪念品包含字画、纪念盘、纪念章、纪念币等永久5中外校友会与著名校友给母校的赠品永久6学校参加国家与省市地级举办的各项活动(包含文艺、体育)中获得的奖旗、奖章及荣誉证书长期7反映学校不一致阶段的工作证、学生证、毕业证书与校徽、纪念证章等(样品)永久全宗号类别号A期限永久年度2008机构件号0001全宗号类别号G1期限永久年度2008机构件号0001。