还剩11页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
合同事务管理办法合同事务管理办法1范围本办法适用于公司各单位、各部门、各项目部的合同事务管理公司所属法人单位的合同事务管理制度,参照本办法执行,并报公司法律事务处备案2引用标准《中国石油化工集团公司合同事务管理办法》3定义合同事务是指合同签订、履行、终结过程中发生的合同基础性管理工作要紧包含合同文本、合同编号、合同台帐、合同统计报表、合同专用章、授权证书(由《授权委托管理办法》另行规定)、合同档案管理等方面的内容4职责法律事务处是公司合同事务的主管部门2合同归口管理部门或者其它职能部门、后方单位依照本办法管理本系统合同事务
4.3合同台账的登记与合同专用章的保管、使用由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责4合同统计报表编制、报送由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责5合同编号由合同承办部门的合同管理员具体负责5合同文本法律事务处负责统一组织开发、颁布与推广使用各类合同标准文本,建立与保护合同标准文本资源库,对纳入资源库的合同标准文本进行统一规范化整理并上传至公司0A系统,供各部门、单位下载使用2在对外签订合同时,合同承办部门应按下列顺序选择使用合同文本a)集团公司法律事务部颁布的合同标准文本;b)公司制定、公布的标准文本;c)对方在公司合同标准文本基础上修改形成的合同文本;d)双方共同拟订的文本或者第三方文本;e)对方合同文本3合同文本由承办部门负责统一打印6合同编号通常要求对外签订合同应由合同承办部门按本办法统一编号,实行一份合同一个编号的原则不得重号或者漏号没有编号的合同不得进行审查、报批与签署
1.2使用对方当事人提供的合同文本,且对方己有编号的,仍应按本办法自行编号附录c合同台帐填报单位时间年月日附录D合同统计报表说明.本表对应关系:11+3=9+11+13;22+4=10+12+14;37=5/3*100%;.合同分类一栏按合同一级类别填写;.报表时间每年7月上旬与次年1月上旬附录E中国石化集团第十建设公司合同印鉴发放登记表申请单位附录F中国石化集团第十建设公司合同专用章回收登记表交回单位年月日附录G合同印鉴使用登记薄
6.2合同编号规则
2.1合同编号承办部门代码、合同分类代码、订立年份与流水代号等四部分用连字符“一”连接起来构成
2.2承办部门代码承办部门代码码长8位其中,前四位为公司机构代码,根据《中国石化标准代码保护管理办法》,码值为“1325”后四位为承办部门机构代码,编码规则及管理执行《公司组织机构代码管理办法》与《项目部组织机构代码、工作分解结构代码管理办法》(总部机关职能部门、后方单位与分(子)公司及项目部的机构代码情况详见附录A)
2.3合同分类代码合同分类代码规定如下(详见附录B)a)公司对合同按两级分类设置代码;b)合同一级代码由两位拼音字母构成二级代码由以阿拉伯数字“0”开头的两位阿拉伯数字构成未划分小类的合同二级代码一律用“52”替代
6.24合同订立年份合同订立年份填写公历年份的全部数字
6.
2.5合同流水序号合同流水序号,按合同签订的先后顺序,从0001-9999由合同承办部门自行编制
2.6合同签订后,双方签订的补充协议或者变更协议的编号应与原合同一-致但应在原编号末加注/I、/2等尾标,以示区别履行完毕后与原合同一并归档
2.7合同编号举例13250003-GC01-2009-0001►合同流水号►合同订立年份合同一级分类,建设工程合同代码为GC合同二级分类,工程承包合同代码为01>市场开发部代码7合同台帐1法律事务处、合同归口管理部门、其它职能部门应建立合同台账,对本系统(部门)的合同签订、履行情况予以登记
7.2各单位、各项目部应当按照法律事务处与归口管理部门的要求,建立合同台账,对合同签订、履行情况进行登记3合同台账应做到登记及时、记录准确、内容完整
7.4合同签订与履行登记台账的要紧内容包含序号、合同编号、合同名称、我方承办部门、合同当事人(包含甲乙双方名称或者姓名、授权代表与经办人)、合同要紧内容、标的额(包含单价、合同额与结算额)、合同期限(包含签约日期、合同日期与实际日期)、验收人、变更及原因等具体详见附录C5公司合同台账原则上使用电子台帐形式,并定期打印成纸质台帐备查8合同报表
8.1为及时反映合同签订、履行动态情况,合同归口管理部门、合同承办部门应定期向法律事务处报送合同统计报表(详见附录D)2合同统计报表每半年填报一次,分别为当年七月上旬与次年的一月上旬前3专业公司(项目部)报送报表时应同时将统计报表抄送合同归口管理部门4合同统计报表应做到报送及时,信息准确,内容完整
8.5报表应有编制说明,简要说明本报告期发生合同订立、履行、变更、解除、违约或者不可抗力等情况6公司将按照集团公司法律事务部的统一部署,逐步实现合同统计报表的信息化管理9合同专用章合同专用章由法律事务处统一刻制、并发放至归口管理部门公司对合同专用章实行分类专项管理与授权使用,其管理部门与使用范围规定如下“中国石化集团第十建设公司建设工程承包合同专用章”若干枚,由市场开发部负责管理与使用,可授权公司组建的项目部与专业公司保管与使用,用于签订建设工程承包合同
2.2“中国石化集团第十建设公司分包合同专用章”1枚,由经营部负责管理与使用,用于签订建设工程分包合同.3“中国石化集团第十建设公司劳务合同专用章”1枚,由人力资源部负责管理、使用,用于签订劳务合同
2.4“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章”3枚,用大写英文字母A至C进行区分“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章A”,由经营部负责管理,用于签订业务公司建设工程发包合同、业务外包合同、施工设备(机具)租入合同、脚手架租赁合同与项目暂设办公及生活用房屋的租赁合同;“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章B”,由物资装备处负责保管使用,用于签订公司设备采购、设备出租、设备修理、列入公司集中采购范围的货物与服务采购,与30万元及以上货物与服务的采购合同“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章C”,由社区事务管理中心负责保管使用,用于签订公司房屋建筑物与土地使用权租赁、社区物业服务合同
2.5“中国石化集团第十建设公司涉外合同专用章”1枚,由海外事业部管理与使用,用于订立与涉外工程与服务有关的合同
2.6“中国石化集团第十建设公司材料采购合同专用章(30万元下列有效)”若干枚,由物资装备处负责管理与使用,可授权公司组建的项目部与专业公司保管与使用,用于签订限额下列的材料采购合同.7“中国石化集团第十建设公司吊装运输合同专用章”1枚,授权重机公司负责管理与使用,用于代表公司对外签订吊装、运输合同与有关设备租赁合同;
2.8“中国石化集团第十建设公司修理合同专用章”1枚,授权重机公司负责管理与使用,用于签订与特种机械修理厂经营活动中有关的承揽及采购合同;.9“中国石化集团第十建设公司配件购销合同专用章”1枚,授权重机公司负责管理与使用,用于签订加藤工程机械零件中心经营活动中有关的购销合同;
2.10“中国石化集团第十建设公司合同专用章”一枚,由法律事务处保管、使用,用于签订委托代理合同、社会中介服务合同与前述
9.
2.1至
9.
2.9项未列明的其它合同设立、增添、更换合同专用章,应由归口管理部门向法律事务处提出书面申请,经法律事务处审核并报公司法定代表人批准后,由法律事务处负责刻制、发放至归口管理部门,印模由法律事务处备案归口管理部门应填写合同专用章发放登记表(参见附E)办理领用手续合同专用章终止使用或者报废后,归口管理部门应填写合同专用章回收登记表(参见附F)并将废止合同专用章交法律事务处统一处理归口管理部门应当对授权专业公司、项目部保管与使用的印鉴的权限范围做出明确届定归口管理部门应当就专业公司、项目部保管与使用印鉴与使用、保管人签订或者续签保管、使用协议,并报法律事务处备案合同印鉴使用单位应指定专人保管合同专用章,没有法定代表人或者法人授权代表签字或者审查不合格的合同,不得加盖合同专用章合同印鉴使用单位应建立健全合同印鉴使用登记薄,并在加盖合同专用章时,由经办人在合同印鉴使用登记薄上签字合同印鉴使用登记簿包含但不限于下列内容(详见附录G)a)用印部门/单位;b)合同名称/编号;c)公司方签约代表;d)合同订立日期;e)加盖合同章日期;f)公司方经办人(签字)禁止携带合同专用章外出签订合同因情况紧急确需携章外出的,公司总部机关各部门,经公司主管领导同意;其它单位或者项目部,经本单位本项目部法人授权代表同意后,由合同管理员带章一同前往
9.11公司合同专用章遗失或者被盗,应及时向公安机关报案,并在24小时内报告法律事务处责任单位或者部门应法律事务处的指导下,在3日内通过事发当地的地市级以上媒体声明作废,费用由责任单位或者部门承担
9.12禁止以行政章代替合同专用章对外签订合同;禁止出借合同章或者出借、丢弃盖有合同章的空白合同纸;禁止可能对公司造成损害的所有违法使用合同章的行为13公司所属法人单位以本单位名义设立合同专用章,参照本章有关规定办理10合同档案
10.1公司合同管理部门应建立合同档案制度;2每份合同均应建立合同档案合同档案应包含在合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中,形成的所有书面材料及封存样品等实物3文字类原始档案包含但不限于下列内容a)合同文本及附件;b)补充协议、变更或者解除合同协议c)对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料,对方签约人法定代表人证明或者授权委托书;d)意向书、备忘录、谈判及会谈记录;e)往来信函、电报、传真、电子邮件(包含验收确认书、质量异议书、催款通知书等);f)现场签证、送达回执或者确认书4合同管理中形成的文档资料,包含各类台帐、报表、记录、领导批示等,也应归类建档,妥善保管5合同终结程序完成之前,合同档案由合同承办部门负责保管合同终结后的次年,合同承办部门应当按照《档案管理办法》的规定,将合同档案直接移交或者交由合同归口管理部门统一移交公司档案室建设工程承包合同订立后,须提供合同四份(正本与副本),报市场开发部备案,由市场开发部发至有关部门、单位与项目部建设工程分包合同,须提供合同一份(正本),报经营部备案,其余由项目部或者专业公司发至有关部门、单位内部分包工程合同,须提供合同一份(正本),报项目管理部备案,其余由项目部发至有关部门、单位设备、物资等货物与服务合同,须提供合同一份(正本),报物资装备处备案,并发至有关部门、单位10其它合同,须提供合同一份(正本),按业务归口,报合同主管部门或者归口管理部门备案,并发至有关部门、单位重机公司管理的合同之档案管理,由其依照本办法制定实施细则,在重机公司范围内组织实施合同自履行完毕之日起,除内部合同外储存期为10年附录
1.本办法由公司法律事务处负责解释附录A总部机关职能部门、后方单位、分(子)公司及项目部代码一览表附录B合同分类代码一览表序号合同名称合同编号我方承办部门甲方乙方合同要紧内容标的糊(万元)合同期限验收人变更及原因名称授权代表经办人名称授权代表经办人单价合J额结算额签约日期合同履行期限实际履行日期填报£月位公章金额单位万元序号合同分类往年签订未履行完毕合同本年度签订合同本年度已审查合同鬻率出具法律意见书已履行合同正在履行合同发生纠纷合同份数金额份数金额份数金额%份份数金额份数金额份数金额甲1234567891011121314单位负责人审核人填报人:填报日期印早名称12345印模经领人领用时间年月曰印章名称12345印模移交人接收人序号用印部门/单位合同名称/编号签约代表合同订立日期加盖合同章日期经办人(签字)-序号单位名称代码一序号单位名称代码1经理办公室1325000126金海湾工程公司132500932市场开发部1325000327齐安工程公司132502073经营部1325006428建筑工程管理公司132502784项目管理部1325000229管道结构工程公司132502745海外事业部1325028130上海分公司132502086人力资源部132500067财务资产处1325028331北京金海湾工程建设监理公司132502058进展规划处1325028032上海齐安工程设备有限公司132502069技术质量部1325028233中石化第十建设青岛有限公司1325027310安全监督处1325000911审计处1325001034青岛炼化工程项目部1325021012物资装备处1325003335福建炼油工程项目部1325021113党群工作部1325008036内蒙神华工程项目部1325021214纪委监察处1325001537齐鲁工程项目部1325021315信息管理中心1325027938惠州炼油工程项目部1325021439普光气田工程项目部1325021516社区事务管理中心1325019740川气东送项目部1325021717公安处(人武部)1325001841惠州炼油大件吊装项目部1325021818离退休管理处1325004042神华包头项目部1325021943天津炼化项目部1325022019安装一公司1325002444神华宁煤项目部1325022120安装二公司1325002545华锦工程项目部1325022221大连分公司1325002646镇海炼化项目部1325022322南方分公司1325002747叙利亚工程项目部1325022523仪表电气安装公司1325002848燕化工程项目部1325024724储运工程公司1325002249沙特卡扬项目部1325026225重型机械施工公司1325003050新疆塔化项目部13250264序号合同一级分类一级代码合同二级分类二级代码1买卖合同m设备01材料02其它032建设工程合同GC承包01发包02分包03设计043供用电、汽、水、热合同gy供电01供水02供汽03供热044技术合同JS开发01转让02咨询03许可04服务05保密065承揽合同CL加工01定作02修理03修缮04其它056委托合同WT诉讼代理01中介服务02工程监理03其它047业务外包合同YW—52序号合同一级分类一级代码合同二级分类二级代码8劳动劳务合同LH劳动01劳务029租赁合同ZL房屋01机具设备02脚手架03其它0410不动产买卖转让BD房屋建筑物01土地使用权买卖02土地使用权出租0311运输合同YS—5212借贷合同JD—5213融资租赁合同RZ—5214投资合同TZ投资协议01联营协议02其它0315担保合同DB履约保函01保证02抵押03质押04其它0516保险合同BX—5217其它合同QT—52。