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采购成本控制制度第1章总则第1条目的为加强采购成本管理,降低采购成本消耗,提高公司的市场竞争力,现根据国家有关成本费用的管理规定,结合本公司实际情况,特制定本制度第2条范围采购部采购成本控制相关事项均须参照本制度办理第3条采购成本的构成采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本,不包括物资的价格,具体如下表所示采购成本构成表第4条采购成本控制的管理职责1成本控制部部长具体负责指导、监督采购成本控制工作2采购部成本控制专员负责采购成本具体控制工作审核
3.选择供应商标准1供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力2供应商按国家国际标准建立质量体系并已通过认证3有良好的售前、售后服务措施和服务意识4具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要5同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近
4.采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件第15条供应商现场评审.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议.供应商评价内容精品文档精心整理—1采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面2财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等3使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量4上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价
3.适用范围1根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制2必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审3对于普通物资的供应商,无需进行现场评审4紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购第16条〃供应商质量保证协议”的签定.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定〃供应商质量保证协议〃.〃供应商质量保证协议”一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约17条样品需求与供应商送样.如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件第18条样品确认.样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写〃样品签样试用回单〃.经确认合格的样品,需在样品上贴〃样品标签〃,并注明合格或不合格,标识检验状态.合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据第19条确定合格供应商名单.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核.采购经理审核无误后,交总裁审核.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择.唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入〃合格供应商名单第6章订单的控制第20条选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购第21条采购价格审核.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报财务总监、总裁审批.对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批第22条条款审核财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关第23条合同审批根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批第24条登记采购订单
1.采购员应该按编号编制采购订单一式四联1一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求2一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标准3一联提交财务部,作为入账凭证.采购员要及时对采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号.定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表.定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表第7章附则第25条本制度经总裁审批后,自颁布之日起执行3采购部其他人员及其他部门需配合执行采购成本控制规定第5条采购成本控制要点公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点,具体如下所述1确定最优的采购价格2确定合理的采购订货量3采购付款控制第2章采购计划控制第6条常备用料的采购计划由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制订,经采购部经理审核后报成本控制部部长审批第7条其他用料的采购计划由采购部计划管理人员根据各部门的采购申请制订,经采购部经理审核后报成本控制部审批第8条采购计划应同时报送财务部门审核,以利于公司资金的安排第9条采购部在实施采购的过程中,必须严格执行采购计划若采购计划变更,必须由总经理签字确认后方可执行第10条未列入采购计划内的物资一般不能进行采购如确属急需物资,应填写“紧急采购申请表”,经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围第3章采购价格控制第11条采购部实施物资采购时需填制”采购申请表”,“采购申请表”中的价格要严格执行财务部核定的物资采购最高限价第12条采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等采购部应将各种采购方式进行对比,找出成本最低的采购形式组合,降低采购成本第13条采购部在确定采购价格时,可遵循以下四个步骤1询价利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道,快速获取市场最高价、最低价、一般价格这三类信息,从而保障采购询价效率2比价分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息,建立比价体系3估价成立估价小组(小组由采购管理人员、营运人员、财务人员组成),自行估算出较为准确的底价资料4议价采购部根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格第14条如果实际物资采购价格低于最高限价,公司将给予经办人一定比例的奖励;如果实际采购价格高于最高限价,则必须获得财务部核价人员的确认和总经理的批准,同时给予经办人一定比例的罚款第4章采购订货量控制第15条仓储部库管员应每日填写物资库存日报表,反映现有存货物资的名称、单价、储存位置、储存区域及分布状况等信息,并及时将此信息报送给采购部第16条采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方式,及时提供已订购物资的未达存货日报表第17条采购部根据各部门采购申请制订采购计划时,应在充分研究同期的采购历史记录、下期的销售计划的基础上,协助物资计划人员确定最佳安全库存第18条采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度等,借助历史经验估计、数学模型测算等方法确定安全库存量第19条采购部人员在制订采购计划时,应在充分分析现有存货量(包括供应商或第三方物流的未达存货)、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上,结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点第5章采购入库及付款控制第20条相关人员办理采购物资入库时,必须同时满足以下两个条件,否则仓储部一律不予受理1到库物资符合采购订单要求到库物资经质量管理部检验合格第21条采购物资登记入账时,价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求第22条支付物资采购费用时,必须同时满足以下三个条件,否则财务部一律不予付款1已经列入当期货币资金支出预算双方往来账核对无误”付款申请单”已经财务部经理签字批准第6章附则第23条本制度由成本控制部负责制定、修订和解释第24条本制度自公布之日起执行采购控制制度第3条采购方式分类
1.订单采购方式1采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿2供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务3订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性.合同订货方式1采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来货物并支付款项.直接采购方式采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式.比质比价采购方式选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商.紧急采购方式因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用第4条采购方式选择.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式第3章采购数量控制第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意第8条对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本第9条对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行第4章采购时间控制第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间.现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间.保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间第12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门第5章供应商选择第14条供应商初步评价.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写〃供应商基本资料表〃.采购员对〃供应商基本资料表〃进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理采购成本分类说明成本细分维持成本为维持物资的原有状态而发生的成本资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧及陈腐成本、保险费用、管理费用等订购成本为实现一次采购而进行的各种活动的费用请购手续成本、采购成本、进货验收成本、进库成本等缺料成本由于物资供应中断而造成的损失安全库存成本、延期交货成本、试销成本、失去客户的成本等第26条本制度由采购部负责解释编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称采购控制制度受控状态文件但=执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定,确保采购过程透明化第2条责权单位.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批第2章采购方式控制。