采购付款管理制度

采购付款管理制度.总则.采购审核与批准.付款结算控制.账务处理.付账控制中的现金使用.预付账款的管理.应付账款管理制度.采购预算的管理.采购中的退货管理第一部分总则第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范第二条本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行第二部分采购审核与批准总监和总经理按权限批准第二十七条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作票据的登记人员不得兼管票据的签发第二十八条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票第二十九条财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算第三十条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对第三十一条应付票据要按照号码顺序及时进行保存第八部分采购预算的管理第三十二条为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算第三十三条采购预算管理的含义采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调第三十四条编制采购预算编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批第三十五条执行采购预算

1.将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员2对预算执行过程进行监控第三十六条分析和调整采购预算差异.在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告.如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施第三十七条采购预算资金控制.在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出.对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续.对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理第九部分采购中的退货管理第三十八条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款第三十九条退货款项回收.采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等.采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批.财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续第四十条采购中的折扣事宜.采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定.折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准.折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单1目的规范采购付款的管理规则，使公司的款项支付处于安全管理状态，降低企业因款项支付产生的经营风险2适用范围东莞市XXX有限公司3定义和缩略语原材料、辅材及设备采购主要指生产用原材料、辅料及设备采购，由采购部门负责办理日常办公用品采购主要指一般文具、其他文具、电脑配件等消耗性材料采购，由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理其他采购主要指除原材料、辅材及设备采购，日常办公用品采购以外的采购，由采购部门或采购部门指定的部门或专人负责办理4采购付款相关人员的职责及流程

5.采购付款支付方式及要求需开发票的，一律以电汇、支票、承兑汇票方式支付；

5.1不开发票的，1000元及以下付款可付现金，超过1000元的一律以电汇私账方式支付；

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2.各种不同类型不同结算方式的采购，申请付款时应配备的原始单据如下（按单据顺序粘贴）:物品采购（原材料，辅材，办公用品采购，500元以上维修零配件）精品文档精心整理＞发票原件或复印件（财务部负责）.修理修配、工程安装（500元以下的执行报销制度）第三条采购计划范围内金额在义万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可采购计划范围内金额在义万元一XX万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同采购计划范围内金额在X义万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同第三部分付款结算控制第四条付款审核财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告第五条应付账款在X万元以内的，由财务总监审批；应付账款在XX-—-XX万元的，由总经理审批预付款与定金在X万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在义义--XX万元的，报财务总监审批，在XX万元以上的，由总裁审批审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付并通知采购员联系供应商第六条财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及精品文档精心整理＞合同（采购订单）＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公货到付款（对公章）•转账）＞供应商送货单＞设备验收入库单.＞发票原件或复印件（财务部负责）.本制度自总经理签字下发之日起执行，解释权归财务部凡有关规定与本制度有冲突者，一律以本制度为准采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核.真实性审核应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等.完整性审核根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等.合法性审核审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等.合规性审核审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等.除对上述

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4.条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监财会总监对严重违反规定采购物资计划的应当及时向总经理汇报第七条付款控制在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准.一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准订单副本应及时提交财务部门.收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部.收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部.财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性采购付款实行付款凭单制有关现金支付须经采购部门填制应付凭单并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因第四部分账务处理第八条财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中第九条对账财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致第五部分付账控制中的现金使用第十条现金使用范围.向个人收购农副产品和其他物资的价款.结算起点以下的零星采购支出价款第十一条现金使用方法.采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请.财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付.财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金第六部分预付账款的管理第十二条原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批财务人员对预付款项要严格把关并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内第十三条公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在X%以内第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项第七部分应付账款管理制度第十五条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项第十六条应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责第十七条付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施第十八条应付账款的确认和计量应真实和可靠应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性第十九条应付账款必须及时登记到应付账款账簿应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进步按购货合同进行明细核算第二十条及时冲抵预付账款财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款第二H^一条确认、计量和记录折扣财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项第二十二条应付账款的授权支付财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付第二十三条应付账款的结转财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节第二十四条应付账款的检查财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异第二十五条财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作第二十六条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务采购付款管理制度文件编号SPI-CW-010-01密级□绝密口机密口秘密■内部公开共5页发布日期编制审核批准序号活动责任人活动内容描述及应负责任主要输入、输出信息相关要求及时限001申请付款采购专员往来会计按照规定正确填写付款申请书或委托付款书申请付款，并附各类单据（现金供应商由采购专员填写申请单，月结供应商由往来会议填写申请问）申请人对单据的真实性合法性负责《借款单》或《付款申请书》月结付款的于每月20号前将单据交采购部总监审核或审批后转财务部签核；其他付款的于每周

一、每周四将单据交财务部签核002审核部门主管（经理）

12.审核所有单据的真实性合法性收单当日审核003审核及审批部门总监（分管副总）

13.审核所有单据的真实性合法性，行政部对办公用品采购付款单据签署审批意见后转财务复核；采购部对原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见后转财务复核；收单当日审核004审核往来会计＞审核付款单填写是否规范，内容是否合理、合法，金额是否正确及后附单据是否齐全，付款时间是否准确＞对于不符合要求的单据，往来会计应退回给相关采购专员，并告知情况收单当日审核后转交主办会计005复审主办会计＞审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，对所有采购付款单据签署审核意见后转财务经理复核；＞审核完的付款单录入ERP系统打出付款凭证交出纳付款收单当日审核后转交财务经理005审批财务经理＞审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，，对采购付款单据签署审批意见后转主办会计打印凭证收单当日审核后转交主办会计006审批总经理＞对公司的办公用品采购付款单据、原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见收单次日内审核后转交出纳；外出时以电邮的方式进行审批，并在回来后统一补处空JO007付款出纳＞视资金情况准确、及时的付款，付款后即时通知采购专员月结供应商每月28号其他供应商每周

二、每周五结算及支付方式申请付款时需提交的文件货到付款（对公转账）＞采购合同.＞供应商送货单（原件）.＞采购入库单（原件）.＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章，第一次请款时提供）.＞发票原件或复印件（财务部负责）.月结（对公转账）＞月结对账单.＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章，第一次请款时提供）＞收款收拢（原件一盖财务专用章）预付（对公转账）＞采购合同.＞报价单.＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章）货到付款（私账，现金或票据）＞采购合同.＞供应商送货单（原件）.＞采购入库单（原件）＞委托个人收款书（原件--盖财务专用章或公章）＞收据（原件-盖财务专用章）＞身份证复印件（正反面）.月结（私账，现金或票据）＞月结对账单.＞委托个人收款书、银行资料（原件-盖财务专用章或公章）＞收据（原件-盖财务专用章）＞身份证复印件（正反面）.预付（私账，现金或票据）＞采购合同.＞委托个人收款书（原件-盖财务专用章或公章）＞收据（原件--盖财务专用章）＞身份证复印件（正反面）货到付款（对公转账）＞工程清单.＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章）＞发票原件或复印件（财务部负责）.＞设备维修申请单及验收单预付款（对公转账）＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章）＞设备维修申请单.＞报价单.分期付款（对公转账）＞付尾款前按预付货款方式＞付尾款时按货到付款方式货到付款（私账，现金或票据）＞工程清单.＞委托个人收款书（原件-盖财务专用章或公章）＞收据（原件--盖财务专用章）.＞发票原件或复印件（财务部负责）＞身份证复印件.（正反面）＞设备维修申请单及验收单.预付款（私账，现金或票据）＞设备维修申请单.＞报价单.＞委托个人收款书（原件-盖财务专用章或公章）＞收据（原件--盖财务专用章/公章）＞身份证复印件（正反面）.＞发票原件或复印件（财务部负责）.一修配或工程完结时需提供分期付款（私账，现金或票据）＞付尾款前按预付款方式处理.＞付尾款时，按货到付款方式处理.预付款（对公转账）＞合同（采购订单）＞转账付款委托书（原件/复印件-盖财务专用章或公章）.分期付款（对公转账）＞付尾款前按预付货款方式.＞付尾款时按货到付款方式.。