文件档案管理制度

目的为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好采集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录相、图片资料的管理责任各部门负责人、档案管理员内容:

1、存档原则、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有批记录生产、检验结束后即时归档生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）暂时记录及文件即时归档相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存＞公司全体员工都有保护档案的义务

2、档案的分类及管理档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人公司设档案管理员一位，对全公司电子版档案进行管理

3、公司保密文件档案各密级的定义绝密是公司涉密事务中的核心部份，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运机密是公司涉密事务中比较重要的部份，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失秘密公司保密事务中重要程度较低的部份，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级

4、文件档案的存储方法公司的所以档案必须同时以两种形式四种方法存储纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、挪移硬盘存储、刻录光盘存储）

5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝接收接收时间A、文件复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档B、记录按照《记录管理制度》执行C、其他资料各部门采集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员接收程序A、整理需要归档的文件资料B、归档人员从文件档案管理员处领取一份《文件档案移交清单》或者申请一份《文件档案移交清单》电子版C、资料由归档人员移交，移交填写《文件档案移交清单》，移交人和文件档案管理员检查资料的正确性、完整性，并确认无缺陷后在《文件档案移交清单》上签字《文件档案移交清单》复印一份，原件及电子版交文件档案管理员保管D、批记录不用填写《资料移交清单》，移交双方直接在相应的发放回收记录上签字确认即可归档

1、文件档案管理员在接收文件后根据档案分类即时更新相应电子台帐纸张版文件档案管理员做好案卷标签和目录后，按类别存放于相应位置

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3、根据重要性程度保密纸质版文件需要扫描电子版的由各部门档案管理人员到企管部亲自扫描，并责令身边人员回避到安全距离，普通文件档案可以委托行政文员扫描电子版档案文件夹与纸质版档案盒一一对应，文件目录也要一一对应立卷要做到纸质版文件档案整齐、有序、美观，打开档案盒第一页为整盒档案的目录，目录的第一个文件应在档案盒的最底部每一个月各部门根据工作进度所建立的档案电子版（必须为PDF格式），在月例会前一天拷贝到公司专门存档的电脑里，由公司档案管理员做好交接记录，并进行管理公司档案管理员每一个月定期更新存档的挪移硬盘；挪移硬盘档案与公司专门存档的电脑档案、各部门纸质档案内容保持一致每年的12月30日，由公司档案管理员对全年的电子档案进行刻录，完成光盘存入公司档案柜电子数据需备份的电子数据由公司的指定人员负责对公司的电子数据资料进行备份，备份的光盘按照备份日期进行编号，编号用黑色油性笔在光盘背面书写，编号方法如下年月日-部门首字母-流水号例如20220701-QGB-01表示2022年07月01日企管部备份的第一张光盘备份的光盘上面不得粘贴标签

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3、查阅普通、秘密级文件档案经本部门负责人允许后即可查阅，机密和绝密级资料查阅人填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，机密、绝密文件需经部门负责人和总经理逐级批准方可查阅，查阅时不得带出档案室

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4、借阅借阅程序普通、秘密文件档案经部门负责人批准后到档案室办理借阅手续机密、绝密资料借阅人须填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，由部门负责人和总经理逐级批准借阅时做好相应的《文件档案借阅台帐》，记录不得借阅借阅期限秘密级资料借阅一周后归还，最多可续借一次；机密、绝密级资料必须三天内归还，有特殊要求必须在申请中说明借阅要求借阅人必须爱护资料，保证资料的完整，按时归还，借阅人不得擅自复印借阅资料文件档案管理员及时催还借阅资料并检查资料是否齐全、有无损坏

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5、拷贝（包括复印和拷贝电子版）需复印的文件资料必须填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，按借阅批准程序经批准后交文件档案管理员，由文件档案管理员复印或者拷贝发放，填写《文件档案复印拷贝发放记录台账》任何人不得私自复印公司任何文件资料或者以其它方式转存

6、档案的定期整理原则上每半年由档案相关责任部门负责人和文件档案管理员对档案室的所有资料进行一次全面清查，更新台帐和检索目录，将过期、作废的文件资料从架上移出也可以根据实际情况每季度整理一次

7、档案的销毁由文件档案管理员填写《文件档案销毁申请单》，经档案相关责任部门负责人批准后进行销毁，并做好《文件档案销毁记录台账》销毁时需有现在监督员监督

8、档案安全文件档案管理员负责档案室安全管理工作，档案柜要罗列整齐、划类分区、明显标记、维护良好档案要完整和安全做好防火（放置消防设施）、防潮（除湿）、防虫（放置驱虫药）、防霉（定期清洁后除湿）、防光（窗帘遮光）、防有害气体等档案防护的各项工作，每天离开时要检查门、窗、电是否关闭

9、文件档案的保管

1、纸质档案由各部门责任人或者指定部门内专人负责保管电子档案（专用电脑存储）由公司档案管理员保管挪移硬盘由总经理保管

10、文件档案移交工作需要或者档案管理人员调动、离职时应履行档案移交手续，交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字确认，部门负责人为监交人公司档案管理员移交由总经理或者委托专人监交文件档案管理人员移交后，仍对公司文件档案负有保密义务，严格履行与公司签订的《保密协议》，如有泄密公司将依法追究其责任

11、文件档案管理考核及违规处罚U.K文件档案管理列入部门负责人和档案管理人员每一个月工作考核，分值5分违反上述任何一条5分全扣总经理考核公司档案管理员，公司档案管理员考核部门负责人，部门负责人考核部门内部档案管理人员

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2、文件档案管理员不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况违者扣绩效考核5分并处罚金500—1000元，或者辞退、依法追究其责任R-SMP-JG01002《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》R-SMP-JG01003《文件档案移交清单》R-SMP-JG01004《文件档案归档台帐》文件名称文件档案管理制度第1页共8页类别管理制度编订人编订日期年月日审核人审核日期年月日批准人批准日期年月日颁发部门执行日期年月日变更次数变更原因变更内容文件名称文件档案管理制度第2页共8页类别管理制度一级分类二级分类三级分类存档期限密级划分管理责任人质量标准原料、辅料、中间产品、成品（仅现行版）、内包材、外包材、生产介质、其他生新废旧，之后原件保存五年机密SMP文件SOP十件部门代码生新废旧，之后原件保存五年秘密记录部门代码与稳定性、验证有关的记录保存八年；其它记录保存五年普通批记录产品代码保存至效期后一年（未规定效期则保留五年）秘密生产部生产质量管理档案数据备份部门代码保存八年机密it*内部校验、外部校验保存至有效期后一年秘密档案员质量部检验方法原料、辅料、中间产品、成品（仅现行版）、内包材、外包材、生产介质、其他生新废旧，之后原件保存五年秘密档案员供应商档案原料、辅料、化学试剂、其它有业务联系的合格供应商永久保存；再也不作为供应E后保存一年8秘密产品档案产品代码产品配方、产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生新废旧，原件保存五年；其它资料保存八年技术转移资料永久保存工艺规程、技术转移资料为绝密级，质量标准为机密级，其它资料为秘密级合同复印件设备采购、工程基建、委托合同、其他合同永久保存机密设备部经理或者指定部门内专设备厂房建设档案验证文件验证主计划、厂房及公用系统、设备验证、方法学验证、工艺验证、清洁验证；长期保存至产品、设备、方法等失效后一年机密文件名称文件档案管壬里制度第3页共8页类别管理制度工程基建设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、其他永久保存绝密设备档案公用系统、物料仓库等的辅助设备、生产中心设备、QC设备、QA设备设备运行资料保存八年，其它资料在设备报废一年后销毁秘密研发档案合同复印件技术转让合同、合作协议、保密协议、原辅料采购、委托合同、其他合同永久保存绝密研发部经理或者指定部门内专人负责技术转移产品代码永久保存批文产品代码永久保存绝密机构人员行政公司重大事项档案合同复印件公司重大事项合同、员工劳动合同、保密协议、其他合同永久保存绝密机密企管部主任或者指定专人负责员工培训培训计划、总结；内部培训记录、外部培训报告、离职人员培训档案、个人培训档案个人培训档案员工离职一年后销毁，其它培训资料保存五年秘密通用管理资质、证书、部门职责、职务说明书、手册、注册申报资料、其他注册申报资料永久保存；其它资料生新废旧，原件保存五年注册申报资料为绝密级；具它为秘密级其他集团发文、会议记要、政府发文、人员健康档案、薪酬、考核等保存八年，人员档案为员工离职后一年销毁机密财务档案会计账溥总账、明细账、日记账、辅助账、涉外账永久绝密财务部经理或者指定专人负责会计凭证记账凭证、原始凭证永久财务报年度报表、决算报表永久究帘文件名称文件档案管理制度第4页共8页类别管理制度月度报表、中期报表15年绝密其它资料移交清册、销毁清册25年机密银行对账单、余额调节表5年I机密财务软件光盘和使用手册永久机密软件数据库备份5年绝密注

1、没有在此范围内的呈请上一级领导或者逐级请不确定

2、公司所有合同原件依据泰丰发

[2022]045号《合同保管制度》管理文件名称文件档案管理制度第6页共8页类别管理制度文件名称文件档案管理制度第7页共8页类别管理制度文件名称文件档案管理制度第8页共8页类别管理制度。