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2023年档案工作心得体会档案管理是企业管理的重要组成部分,它能记载和反映出公司日常工作和建设活动的全过程和成果,可及时为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料因此,我们必须把档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实如何做好本单位档案管理工作?
一、目标与前提档案管理的最佳状态,即达到收集完整、整理有序、分类合理、立卷规范、保管妥善、查询便捷的目标档案管理的硬件要硬,“软件”还要硬,这是实现档案管理法制化的必要前提首先,公司必须要有能够达到防火、防盗、防泄密的档案室,并配备必要的档案密集柜、温度测量仪、灭火器、办公电脑等相应的办公设施,这是最基本的硬件保证其次,单位应该高度重视,分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作再次,公司要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和密法》、国家档案局令(第10号企业文件材料归档范围和保管期限规定》等相关法律规定,结合实际情况建立、健全档案管理工作的各项规章制度
二、收集与整理归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系;应区分不同价值,便于保管和利用;应保证纸质文件和电子文件整理协调统一各部门兼职档案员应积极配合档案管理员做好档案的收集与整理,在规定时间内按要求做好文件的分类、收集,保证归档文件材料完整、准确、系统并及时移交档案室
三、立卷与归档立卷和归档是档案管理的一项重点工作,好的立卷归档工作对于保存有价值的文件,以及积累档案史料有着十分重要的意义因此,做好立卷与归档工作需把握以下几点
(一)组件分类文件收集移交之后,就到了集中统一立卷的环节我们应将收集到的文件材料逐一进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性归档文件一般采用按年度分类、按机构(问题)分类、按保管期限分类三种方法进行分类,确保归档的材料都有保存价值,并确定保管期限在组件分类的过程中,要重点检查归档的材料是否齐全完整,对破损的文件材料要修补或复制,剔除重复、多余的材料
(二)排列与编号归档文件应在分类方案的最低一级类目内按时间结合事由排列,同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列编号时应依分类方案和排列顺序编写档号档号编写应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
(三)编目与装订一是归档文件应逐件编目,并依据档号顺序编制归档文件目录来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容归档文件目录还应设置序号、文号、题名、日期、页数、备注等项目二是案卷的装订归档文件装订应牢固、安全、便捷,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理装订时应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一
(四)编页与装盒纸质归档文件一般应以件为单位编制页码,页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置最后将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目
四、借阅与归还公司应严格执行制度,建立、健全档案借阅制度和档案查阅登记表任何档案的借阅都应该严格履行审批和登记手续,凡借出的档案都应及时催还,归还时发现文件短缺、增删等现象应立即追查
五、保管与销毁档案的保管期限分为永久、30年、10年三种到了销毁的年限时,应先登记,编制清册,并按有关规定履行审批手续后,再将需要销毁的档案逐一进行销毁,销毁时需要至少两人监督,销毁清单及记录需打印纸质档案保存。