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江能控股集团有限公司招标及采购管理实施细则2019年12月5日招标与采购管理实施细则
4.
5.2竞争性谈判
4.
5.
2.1成立谈判小组
4.
5.
2.2制定谈判文件谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项
4.
5.
2.3确定邀请参加谈判的供应商名单谈判小组根据采购需求,从公司合格供应商名录中确定符合相应资格条件的不少于2家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件若涉及新供应商开发,依据项目实际需要,由招标与采购办公室组织相关部门对供应商进行考察、样品测试等工作,合格后向其发出询价邀请函让其报价
4.
5.
2.4谈判谈判小组与实质性响应谈判文件要求的供应商分别进行谈判在谈判中,谈判的任何一方不得无故透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息
4.
5.
2.5确定成交供应商谈判结束后,要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价谈判小组编写评审报告,选择能最大限度符合采购需求及公司利益的供应商作为成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商
4.
5.
2.6签订采购合同
4.
5.3询价
4.
5.
3.1成立询价小组
4.
5.
3.2制定询价邀请函询价邀请函应当明确询价程序、技术和服务等要求事项
4.
5.
3.3确定被询价的供应商名单询价小组根据采购需求,从公司合格供应商名录中确定符合相应资格条件的不少于2家的供应商,并向其发出询价邀请函让其报价若涉及新供应商开发,依据项目实际需要,由招标与采购办公室组织相关部门对供应商进行考察、样品测试等工作,合格后向其发出询价邀请函让其报价
4.
5.
3.4询价询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格
4.
5.
3.5确定成交供应商询价小组编写评审报告,选择能最大限度符合采购需求及公司利益的供应商作为成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商
4.
5.
3.6签订采购合同
4.
5.4单一来源采购采取单一来源方式采购的项目,由企业具有相关经验的专业人员与供应商遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则,在保证采购项目质量和符合市场总体价格水平的基础上进行采购
4.6采购作业流程
6.1采购申请的提出和审批
6.
1.1各需求部门,根据年度、月度采购计划,或者紧急需求,提出采购申请
6.
1.2长期使用,受价格波动影响较大的物资,各单位可在相对低价时申请大量采购
61.3各使用部门的采购申请按权限要求由各分管领导批准生效
6.
1.4批准后的采购申请交招标与采购办公室审核,经审核通过后,由各需求部门实施采购
6.
1.5不被批准的采购申请须退回申购部门并说明撤销原因
4.
6.2需求部门提交物资采购申请时要有明确的技术质量标准
4.
6.3签订采购合同
4.
6.
3.1合同的签订按《江能控股集团有限公司合同管理制度》执行
4.
6.
3.2根据询价的结果,或者招投标的结果,采购谈判小组与供应商开展合同谈判
4.
6.
3.3采购合同谈判小组由招标与采购办公室组建,应包含需求部门、财务管理部等不低于三个相关部门的人员组成
4.
6.
3.4采购合同内容必须包含采购物资品种、价格、质量要求、验收标准、交货期、付款方式、违约责任等重要条款
4.
6.
3.5对于长期使用,价格波动不大的物资可签订年度合同
4.
6.
3.6对于长期使用,价格波动大且金额较大的物资,应尽量在低价时签订合同锁定价格或多备货
4.
6.
3.7对于不定期使用,种类繁多而价值不大的物资类别(如办公文具、低值易耗品、小型机电产品等),可选定供应商签订年度合同,实行定品牌、定价格、定点、集中采购
4.
6.
3.8已签订年度合同,单价没有变化的物资,由各需求单位直接下单采购
4.
6.
3.9已签订年度合同,单价发生变化的物资,由各需求单位重新进行价格报审,并报分管领导及公司总经理批准,方可下单采购
4.
6.
3.10对于不严格执行合同的供应商,限制该供应商再次参与公司的采购活动
4.7监督管理
7.1公司应对外公布招标与采购监督工作联系方式各部门应积极配合监督部门的工作,完整提供相关资料档案,实事求是的回复相关问题参与评标工作的企业内部员工,均应以承诺书的方式签署《评审人员廉洁与工作纪律承诺书》
7.4采购项目的招标文件、竞争性谈判文件及询价通知书需载入《廉政建设协议》,并作为合同附件签署回避清单在企业招标与采购活动中,采购及相关人员与供应商有下列利害关系之一,应当回避:
(1)参加招标与采购活动前3年内与供应商存在劳动关系;
(2)参加招标与采购活动前3年内担任供应商的董事、监事;
(3)参加招标与采购活动前3年内是供应商的控股股东或者实际控制人;
(4)与供应商的法定代表人或者负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系;
(5)与供应商有其他可能影响采购活动公平、公正进行的关系
4.
7.6资料的存档招标过程中的各类文件资料须妥善保管,分类整理,完整有效,有据可查招标与采购办公室、各需求单位应及时将相关文件资料存档,采购合同应由财务管理部门、行政办公室和采购部门分别保管备查,招标及采购档案管理应遵循按照公司相关档案管理制度执行建立电子档案的企业,相关资料应进行电子化管理
4.
7.7供应商管理
4.
7.
7.1供应商管理,应注重供应商信用体系的建立与维护,工作过程应遵循公开、公平、公正的原则,实现择优汰劣,切实维护公司利益
4.
7.
7.2招标与采购办公室是供应商的归口管理部门,负责组织公司相关供应商的入库及评估管理工作,建立相关评价体系和标准
4.
7.
7.3对所需采购的各类货物、工程和服务,由专人负责,并对外公开,接受各类潜在供应商的入库评估申请
4.
7.
7.4招标与采购办公室负责更新供应商名录
4.
7.
7.5严禁以往采购业务中,存在诚信缺失、欺诈行为的供应商(包括供应商关联企业、代持企业)入库
4.8附则本规定由招标采购办公室负责解释,以及根据执行情况制定相关补充说明
五、相关文件《集中采购项目细分类别》《物资采购申请单》
5.3《评审人员廉洁与工作纪律承诺书》
5.4《廉政建设协议》《评审人员廉洁与工作纪律承诺书》评审人员廉洁与工作纪律承诺书本人参加评标工作,作如下廉洁与工作纪律承诺严格遵守国家有关法律、法规以及招标文件中关于评审要求的各项规定,客观公正独立行使评审权力,认真履行评审工作职责.评标工作期间,不迟到、不早退、不转托他人参加.如与投标人有利害关系的,主动向招标人提出回避申请.评审过程中,未经主管工作人员同意,不擅自离开评标现场.不以任何方式私下接触投标人,不接受投标人或相关人员宴请,不参加投标人或相关人员组织的各种消费娱乐活动.不接受礼品、礼金等一切形式的不正当利益.不在公共场合谈论有关评标内容,不打听了解与自己工作无关的情况.严格遵守职业道德,按要求客观公正独立进行评审,不在其他单位或个人授意下评分.评标结束后,将全部评审相关资料整理上交主管工作人员.严格遵守保密纪律,不向任何无关人员泄露本次评标时间、评标地点、评标机构、工作人员、联系电话、评标资料、评标方法、评标结果等一切与评标工作有关的保密内容如有违反以上承诺,经查实构成违规违纪违法的,本人自愿接受组织处理或相应的党、政纪处分,并承担相应的法律责任特此承诺单位(部门)职务承诺人时间《廉政建设协议》廉政建设协议甲方江能控股集团有限公司乙方为加强廉政建设,创造清廉健康的合作环境,确保双方各项业务的正常进行,共同搞好两个文明建设,经甲乙双方协商同意,在签订经济合同(以下简称主合同)的同时,签订本协议
1、本协议所称“关系人”是指近亲属,其他关系密切的亲属、朋友等自然人,有股权等经济联系的法人或其他组织
2、甲、乙双方在业务交往中,不论是单位或业务经办人员,均不得以任何形式(如以现钞、有价证券、实物等)向对方人员或其关系人、指定人行贿索贿或给付其他不正当利nilo
3、甲、乙双方均有责任教育本单位人员,禁止在业务活动中索贿、行贿、受贿,并拒绝对方人员的索贿、行贿行为
4、在经济交往中,甲、乙双方任何一方如给予对方让利(返利)、回扣(佣金)、奖励等,均应在主合同中清楚列明,或以书面形式通知对方,并通过双方财务部门收、付结舁
5、若因业务人员提出索贿要求,因此影响甲乙双方的正常业务时,任何一方人员均应向对方检举并提供相关证据,且有权向对方有关部门投诉举报(甲方投诉举报电话;乙方投诉举报电话)任何一方不得为自己或他人的利益而唆使或利诱对方人员离职或背离职务任何一方及其人员如与对方及其人员为关系人的,应将此情况立即通报对方
6、任何一方若对另一方人员或其亲友进行贿赂的,另一方除责令当事人如数上缴外,还有权向行贿方单位通报情况,并按行贿价值金额的10倍收取廉政建设违约金,违约金可以从主合同价款中直接扣除
7、任何一方行贿造成对方经济损失的,受害方除对受贿当事人依法追究法律责任外,有权终止主合同的继续履行,所发生的经济损失由行贿方单位承担情节严重的,受害方可直接向有关部门报案,追究行贿方单位的法律责任本协议作为甲乙双方签订主合同的附件与主合同具同等法律效力(本页以下无正文)甲方(盖章)江能控股集团有限公司法定代表人或其授权委托人(签字)乙方(盖章)法定代表人或其授权委托人(签字)
一、目的与范围为规范江能控股集团有限公司(以下简称“公司”)的招标及采购活动,依据《中华人民共国招投标法》等有关规定,结合公司实际制订本实施细则本实施细则适用于公司及所属全资、直接或间接控股的企业(以下简称“下属企业”)O本管理实施细则所称采购是指以合同方式有偿取得工程施工、货物和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等本实施细则涉及的采购项目分为工程建设项目和经营项目工程建设项目,包括工程施工以及与工程建设有关的货物、服务经营项目,包括公司经营所需要的原材料、燃料、设备、产品等经营货物;以及专业咨询服务、广告宣传、营销策划、销售代理、舞美演艺、培训服务、维修服务、系统开发、保险服务、酒店服务、物业服务、后勤服务、物流运输等经营服务本管理实施细则的招标与采购活动必须严格遵守国家和当地的有关法律法规,遵循公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用的原则并维护公司利益工程建设类物资、施工及服务的采购与招标活动,必须在公司电子招采平台上进行,除非当地政府另有指定的交易平台经营项目内属于餐饮、饲养范围内的物资采购,实行集中采购,由招标与采购管理委员会统一指导相关采购活动采购重大事项应集体决策,按相关内部规定操作实施
二、定义招标与采购管理委员会是公司指导、监督、管理采购的机构,负责最终的决策组长为公司执行董事,副组长为相关分管领导,组员为公司领导班子其他成员下设招标与采购监督组、招标与采购评审小组、招标与采购办公室招标与采购监督组纪检委员、纪检专员、工会委员等相关人员组成招标与采购评审小组是公司采购项目分析研究和评审的机构由财务、行政、及需求部门等相关人员组成,特殊情况下可相应外聘专家参与招标与采购办公室组织招标相关工作本实施细则的采购方式包括招标采购和非招标采购招标采购分为公开招标、简易公开招标和邀请招标,非招标采购分为竞争性谈判、询价和单一来源采购
2.
5.1招标采购
2.
5.
1.1公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标
2.
5.
1.2简易公开招标是指为了提高招标效率、节约采购成本,经营项目及必须公开招标金额标准以下或采取简单通用技术标准或时间比较紧急的工程建设项目,可对公开招标过程进行适当简化,称为简易公开招标
2.
5.
1.3邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请不少于3家具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织投标
2.
5.2非招标采购
5.
2.1竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判,供应商按照要求提交响应文件和报价,谈判小组选择能最大限度符合采购需求及公司利益的供应商作为成交供应商
5.
2.2询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,询价小组选择能最大限度符合采购需求及公司利益的供应商作为成交供应商
5.
2.3单一来源采购,也称直接委托,是指公司从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式
三、管理职责与分工招标与采购管理委员会是招标与采购的决策机构根据有关规定核准立项、招标与采购方式、采购与评标办法、结果审批;制订供应商入库的资质条件和最终入库的审批;全面指导和监督招标与采购执行、管理工作;负责招标与采购工作的最终审批决策招标与采购监督组负责对招标与采购活动的监督,可采取现场监督、定期监督、不定期监督等方式进行招标与采购评审小组是采购的研究和评审的临时机构;招标与采购办公室作为招标与采购评审小组的组织者,负责组织各类采购工作的进行;按项目类别抽调相关人员参与采购工作中的议价、招标、评审等工作招标与采购办公室负责拟定和完善采购规章制度,负责组织集中采购供应商考察、入库,库内供应商的考核、评审,审核采购申请,组织开评标、发布中标公示、公告、通知,撰写评审报告,指导各需求单位落实采购工作;负责招标与采购项目的资料归档工作纳入集中采购的经营项目,各需求单位必须在已签订年度合作计划书的供应商处进行采购(集中采购的项目详见附件
5.2《集中采购项目细分类别》)未纳入集中采购的零星项目按以下规定执行
6.1预算范围内但未纳入集中采购的经营项目,由经营负责人审批后执行采购
6.2预算外且未纳入集中采购的经营项目,须先报招标与采购办公室审核,再由经营负责人审批后执行采购为保障评审工作顺利开展,可按次给予招标与采购评审小组外聘专家、评委适当的经费补贴需求部门按各自分工范围组织物料、加工服务等类别项目的采购活动;公司本部采购工作由行政人事部负责2年度采购预算的管理采购项目应实施严格的预算管理,严禁未批先购及超预算采购超预算或预算外的采购项目,应根据《江能控股集团有限公司投资管理暂行规定》及《江能控股集团有限公司资金审批管理办法》的相关要求,提交专项申请,经审批通过后方可实施根据公司年度生产经营目标,年底前编制好公司下一年度的采购预算,经公司领导审核后并按集团物资采购管理办法要求,上报集团相关部门备案
4.3采购方式决策管理
3.1除非另有规定,工程建设项目达到下列标准之一的,属于公开招标法定标准,必须采用公开招标
(1)工程施工单项合同估算价在400万元人民币以上(含本数,以下同);
(2)与工程建设有关的货物,单项合同估算价在200万元人民币以上;
(3)与工程建设有关的服务,单项合同估算价在100万元人民币以上同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,合同估算价合计达到前款规定标准的,必须公开招标单项合同估算价,根据采购项目所处阶段对应的估算投资额、概算或施工图预算等为依据确定国家相关规定有调整时,按国家最新规定执行
3.2简易公开招标适用于以下情形
(1)经营项目;
(2)单项合同估算价未达到
4.
3.1所列金额的工程建设项目;
(3)采用简单通用技术标准或时间比较紧急(如应急工程等)或其他特殊情况的工程建设项目具体情况根据生产经营需要,通过内部公开决策程序确定
3.3邀请招标适用于以下情形
(1)单项合同估算价200万元人民币以下(不含200万)的经营项目;
(2)单项合同估算价未达到
4.
3.1所列金额的工程建设项目;
(3)技术复杂、有特殊要求或者受自然环境、市场条件限制等原因,只有少量潜在投标人可供选择,不具备公开招标条件的;
(4)国家及地方政府规定的其他可不进行公开招标的情形
3.4以下情形可以采取非招标采购
(1)单项合同估算价在50万元人民币以下(不含50万)的采购项目,但原则上尽可能不采取单一来源采购方式;
(2)公开招标后投标人少于3个或者经评标没有合格标的且重新招标未能成立的;
(3)采用不可替代的专利或者专有技术,建筑艺术造型有特殊要求,特定的游乐设备,技术复杂、有特殊要求或者受自然环境、地方或行业垄断、市场条件限制等原因,潜在投标人数量不足以招标的;
(4)江能控股集团集团所属全资、直接或间接控股或者主导地位的企业依法能够建设、生产或者提供的,可以采取单一来源采购方式,以市场公允的价格,直接委托其承接资质范围内的工程或采购相应货物或服务(涉及上市公司关联交易的,需满足相关监管要求);
(5)已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供;
(6)停建或缓建后恢复建设的工程,或在建工程追加的与主体工程不可分割的附属工程或者主体加层工程,可以由原中标人继续实施的;需要向原中标人采购货物或者服务,否则将影响功能配套要求;
(7)非公司所能预见的原因或者非公司拖延造成采用招标所需时间不能满足公司生产经营紧急需要,或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
(8)面向大型公众超市或知名电商的经营项目采购;
(9)市场普遍采取非招标方式采购或不具备招标条件或不适于采用招标方式的特殊经营项目,如产品生产所需的战略性物料等经营货物;特定媒介广告宣传、舞美演艺、独家系统开发等经营服务具体情况根据生产经营需要,通过内部公开决策程序确定;
(10)涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或者属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况;
(11)国家及地方政府规定的其他特殊情形
3.5实行集中采购的项目类别,采用招投标方式确定每类合格供应商不少于3家作为战略合作伙伴,签订年度合作计划书
3.6必须公开招标的项目应严格执行国家有关招投标的法律法规以及江能控股集团集团的有关管理规定不得将必须公开招标的项目化整为零,或者以其他任何方式规避公开招标
3.7招标与采购方式选择按从严原则执行,在满足制度要求的同等条件下,能选择公招标与采购管理实施细则开招标或简易公开招标的,不选择邀请招标;能选择邀请招标的,不选择竞争性谈判;能选择竞争性谈判的,不选择询价方式;原则上尽可能不采取单一来源采购.8采用非招标采购方式的,应充分说明不采用招标方式的原因、供应商选择的理由、最终定价的依据,相关资料及企业决策或审批文件应作为档案予以存档
4.4采购基本原则
4.1需求部门提出采购需求时,要填写书面的采购需求表格,并预留相应的采购周期
4.2需求部门在制定物料的具体参数要求时,应制定符合本公司的物料标准,避免标准修改的随意性
4.3特殊情况时,需求部门选用的急需物料在同等条件下优先在通过招标方式选定的库内供应商处采购,库内供应商无法及时按需提供的可对外采购
4.5需求部门应设置合理的安全库存量,减少紧急采购的频率;
4.6采购合同的执行和付款工作,要做到信守承诺;
4.7八比原则比质量、比价格、比距离、比信誉、比交货期、比付款方式、比服务、比技术支持;
4.8合理储备、信用期付款的原则;
4.9市场竞争原则,多家供应商进入,择优选择;
4.5采购方式应当遵循程序
4.
5.1招标采购
4.
5.
1.1编制招标文件招标人组建的招标工作小组根据招标项目的特点和需要编制招标文件招标文件主要内容包括招标公告或投标邀请书
(1)投标人须知主要包括如下内容招标项目概况、招标项目名称、规格、型号、数量和批次、运输方式、交货地点、交货时间、验收方式;有关招标文的澄清和修改的规定;投标人须提供有关资格、资信证明文件和业绩情况文件的格式、内容要求;投标报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供资料;标底的确定方法;评标的标准、方法和中标原则;投标文件的编制要求、密封方式及报送份数;递交投标文件的方式、地点和截止时间;与投标人进行联系的人员姓名、地址、电话号码、电子邮件;投标保证金的金额及交付方式;开标的时间安排和地点;投标有效期限;合同条件通用条款和专用条款
(2)技术规定及规范标准
(3)货物量、采购及报价清单
(4)安装调试(服务配套)和人员培训内容
(5)其他需要说明的事项
4.
5.
1.2发标采用公开招标方式的,招标人应当发布招标公告采用邀请招标方式的,招标人应当向不少于3家具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书招标公告或投标邀请书,应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项公开招标项目的招标文件,发售期不得少于5日简易公开招标及邀请招标项目的招标文件,发售期不得少于3日招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间公开招标的项目,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于20日简易公开招标及邀请招标的项目,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于5日
4.
5.
1.3投标采用非电子招标的,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点投标文件应进行包装、加贴封条,并在封口处加盖投标人单位公章招标人收到投标文件后,应当签收保存,不得开启采用电子招标的,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前上传经加密的电子投标书,开标前电子标书不得解密投标人在招标文件要求提交招标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已经提交的投标文件,并书面通知投标人补充、修改的内容为投标文件的组成部分在招标文件要求提交招标文件的截止时间后送达的投标文件,招标人应当拒收
4.
5.
1.4开标开标应当公开开标,邀请所有投标人参加开标会议参加开标会议的投标人应为投标人书面授权的代表如投标人未派代表参加开标会,则视为投标人放弃参加开标会议的权利,并不影响开标工作的继续进行招标与采购管理实施细则开标会议由招标与采购办公室组织,开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,经确认无误后,由工作人员现场拆封投标文件或解密电子标书,当众宣读投标人名称,投标价格和投标文件的其他主要内容开标应有开标记录,相关人员要在开标记录上签名和签署日期,并存档备查提交有效投标文件的投标人少于3个的,不得开标
4.
5.
1.5评标评标小组的组建可由相关工作岗位的员工构成,成员人数应为五人以上单数,且成员的名单在中标结果确定前应当保密评标小组应当按照招标文件规定的评标标准和方法,客观、公正地履行职务,遵守职业道德,对投标文件提出评审意见承担个人责任;招标人应该采取必要的措施,保证评标在严格保密的情况下进行评标小组成员不能私下接触投标人,不得收受投标人的财物或者其他好处评标小组及参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审、比较及评标有关的其他情况评标标准一般包含以下内容投标价格和评标价格;质量标准及质量管理措施;组织供应计划;售后服务;投标人的业绩和资信;财务状况评标完成后,评标小组应当向招标人提交书面评标报告,并推荐合格的中标候选人
4.
5.
1.6中标候选人公示招标人应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人,公示期不得少于3日投标人或者其他利害关系人对评标结果有异议的,应当在中标候选人公示期间提出招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动
4.
5.
1.7定标中标人确定后,招标人应当向中标人发出中标通知书,并同时发布中标公告将中标结果通知所有未中标的投标人简易公开招标或邀请招标的项目,中标候选人公示可以与中标公告同步发布,公示期间如有收到异议,并经核查属实的,应重新定标
4.
5.
1.8合同签订招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同,合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致招标人和中标人不得再行订立背离招投标文件实质性内容、且不利于企业的其他协议。