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*********有限公司信息化管理办法第一章总则第一条为有效提升*********有限公司(以下简称控股公司)的信息化水平,促进信息化协同平台、视频会议系统、网络使用、网站使用、移动办公数据流量等各类信息化应用规范管理,更好的服务和保障控股公司信息化工作,特制定本办法第二章信息化协同平台使用管理第一节业务范围第二条协同平台业务范围包括但不限于国资监管、安全生产、市场经营、工程项目、人力资源、法律事务、财务管理、投资管理、党群管理、审计管理等信息化协同(含移动办公)应用;功能模块主要包括各类协同流程、公文管理、通知公告、制度文件、***简报、个人信息设置、电子邮件、档案管理、智能报表、学习园地等旨在实现业务过程协同、移动协同、信息共享规范管理流程,提高业务处理效率第二节职责分工第三条信息管理部是协同平台的归口管理部门,主要职责为
1.对协同平台实行统一部署,分级管理;
3.信息管理部审批;4•审批通过后,信息管理部进行处理、存档移动客户端解决随时、随地、随需办公的需求,是企业重要资源,并具有稀有性使用申请后经审批通过后,申请人应于三个工作日内在移动端提交信息化APP认证申请,超过时限需要重新发起使用申请流程用户移动端信息化APP开通后应当积极使用如长期占用资源而不使用的用户,将通过信息化APP定期升级方式终止其使用权,半年内不再予以开通第五节协同平台安全保密第二十三条协同平台使用要严格执行国家有关保密法律法规、控股公司内部信息保密管理和商业秘密保护的有关规定第二十四条严禁将协同平台中发布流转的各类数据、信息、资料、知识等以任何形式传播至控股公司外的网络空间第二十五条涉密电子公文或有特别要求的文件不得上传到协同平台中第三章视频会议系统使用管理第一节职责分工第二十六条视频会议的召开本着节约会务成本、提高会议效率的原则进行,凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等,应通过视频会议方式进行10第二十七条办公室负责控股公司视频会议主会场等会议室会务管理及会场服务工作第二十八条信息管理部负责控股公司视频会议主会场内MCU、视频会议终端、电视机、投影仪、摄像头等设备的保管和维护,负责进行视频会议系统的检查,及时进行软件调试及故障排除;指导各分会场的技术维护和应用培训;协调解决视频会议系统应用过程中产生的各类技术问题第二十九条控股公司视频会议系统各分会场负责视频会议终端、路由器、全向麦等设备保管和维护,积极配合控股公司视频会议系统的统一调度,各分会场必须明确管理部门和技术负责人,视频会议系统的相关设备必须专人管理并巡查,按照操作手册规范操作若管理部门或技术负责人等情况发生变更,做好操作手册、设备清单等资料交接手续,并能够熟练操作分会场各种设备,如影响控股公司视频会议召开,后果自负第二节主会场管理第三十条相关部门如需使用视频会议系统,提前发起“集团会议室使用审批流程”,申请主会场的场地和设备,经审批完成后方可使用,同时要联络好相关分会场场地和设备在会议期间要妥善保管好相关设备,会议结束后,及时与办公室、信息管理部进行交接第三十一条为保证视频会议效果,信息管理部接到通知后11在主会场进行联调,申请召开视频会议相关部门或单位人员一并参与确认各分会场按照主会场要求做好相关准备,确保本会场设备处于完好状态,全面检查音、视频等会议设备的运行状况和会场的布置情况,做好视频画面调整到位,灯光符合视频会议要求,清晰听到主会场声音第三十二条视频会议期间,主会场会议管理人员要随时掌控会场进行状况,根据会议需要对摄像头的方位和画面进行调整,保证图像的清晰、稳定,监控网络、设备的运行状况,直至会议结束第三十三条主会场会议管理人员要严守职业道德,遵守保密规定第三节分会场管理第三十四条各分会场接到主会场通知后,积极配合主会场联调测试,在开会前2小时打开视频会议设备,接受主会场的呼叫;分会场应检查设备情况,如发现问题,及时与信息管理部联系进行处理,确保会议正常召开第三十五条根据会场参与人员数量,调整好摄像头角度,并做好预设位第三十六条视频会议期间,分会场管理人员时刻监控网络、设备的运行状况,直至会议结束第三十七条会议结束后,由主会场统一中断系统连接,各12分会场在确认主会场中断后,方可关闭视频会议系统第三十八条分会场会议管理人员要严守职业道德,遵守保密规定第四节设备管理和维护第三十九条视频会议系统主会场设备由MCU、视频会议终端、摄像头、音频控制设备、网络设备、图像显示设备等构成;分会场设备由会议终端、摄像头、全向麦、路由器、图像显示设备等构成;视频会议系统各类设备是会议专用设备,除开展视频会议外,严禁挪作他用第四十条按照“谁使用谁负责”的原则,相关部门或单位在主会场使用视频会议系统时,负责保证会场内各类设备安全,如有丢失或损坏,应赔偿或修复第四十一条视频会议系统主会场设备及统一配发给各分会场的设备,根据合同规定进行维保服务,各分会场自行采购的设备,由各分会场确定维保服务第四十二条视频会议系统主会场和分会场的各项设备参数己经设定完毕,与会人员在使用时,不得擅自更改第四十三条各分会场对统一配发的视频会议设备,如有丢失或损坏,应赔偿或修复第四章网络使用管理第一节入网登记程序13第四十四条控股公司机关新进员工,由本人或授权委托部门他人发起有线网络使用申请流程,流程审批通过后,由信息管理部统一开通使用第四十五条控股公司机关外来人员使用控股公司机关办公室且需要开通有线、无线网络,由申请部门通过信息化协同系统,发起有线、无线网络使用申请流程,流程审批通过后,由信息管理部统一开通使用第四十六条安建国际大厦区域内,无线网SSID由信息管理部统一授权并进行管理第二节网络使用规定第四十七条控股公司机关有线网络IP地址由信息管理部统一管理和分配;安建国际大厦内接入控股公司有线网络的相关单位,根据信息管理部分配的地址段进行管理所有的有线用户必须是IP地址、MAC地址和端口号绑定,否则有线网络无法使用第四十八条控股公司机关各用户应严格使用信息管理部统一分配的IP地址,不得随意更改,否则造成网络无法访问,责任自负严禁随意损坏墙模或更换墙模插口,如因办公位置调整等,须发起有线网络使用申请流程,流程审批通过后,由信息管理部开通使用第四十九条无线网访问实行实名登记制,安建国际大厦内14接入控股公司无线网络相关单位的所有员工均使用信息化系统登录账号登录第五十条在控股公司办公区楼层会议室进行外来人员培训,如需超过5人以上使用无线网络接入服务,申请部门(单位)通过信息化协同系统,发起无线网络使用申请流程,流程审批通过后,由控股公司信息管理部开通该会议室临时无线SSID账号,在期限内统一使用第五十一条所有网络用户在其网上活动过程中,应注意保密行为,自觉遵守国家有关法律法规,遵守网络礼仪和道德规范第五十二条违反使用规定第五十条,信息管理部将停止其网络服务使用,待提交由上一级领导审批、本人签字的书面保证后再开通第五章网站管理第一节职责分工第五十三条控股公司网站实行分工负责制,党委工作部选派网站主编,负责网站内容规划、新闻信息采编和审核;信息管理部选派网站管理员,负责网站技术支持和维护管理;控股公司所属各单位、机关各部门选派通讯员,负责本单位(本部门)信息、报送第五十四条网站主编职责
1、负责网站的宣传工作
2、负责收集网站信息、版面设计等诸方面的意见
153、负责网站“集团要闻”、“基层动态”、“工作动态”等信息修订、审核
4、负责网站各级通讯员日常管理
5、负责与控股公司以外的宣传网站的上报或交互信息第五十五条网站管理员职责
1、负责网站日常技术维护,协调解决网站管理中出现的各类问题,监控网站的运行状况,确保网站正常运行
2、负责网站域名管理和备案管理,定时进行网络安全巡查
3、负责对网站架构进行总体设计,对通过审批的专栏增减及栏目设置调整等方案进行相关设计和部署工作
4、负责指导所属各单位网站设计、建设和管理工作第五十六条通讯员职责
1、根据信息发生的时效性,所属各单位通讯员及时向网站“基层动态”栏目报送信息
2、控股公司机关各部门通讯员及时向网站“集团要闻”栏目报送信息,负责管理网站中属于所在部门责任范围的栏目第二节网站内容管理第五十七条在集团网站上发布信息,必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定集团网站上网信息实行审批制度,未经审核信息一律不准上网发布第五十八条按照“党管宣传”的总体原则,党委工作部负责网站所有版块内容增减、调整和更新的审批16第五十九条集团网站除“集团要闻”、“基层动态”、“工作动态”外,其余版块内容由控股公司机关各相关业务部门负责日常维护和更新第六十条集团网站设信息公开专栏,按上级要求和实施方案、有关制度规定做好内容审批和更新第六十一条集团网站在新增宣传栏、导航栏、飘窗等插件时,一律使用“宋体”、“仿宋”、“楷体”、“黑体”等常用免费字口识产权人授权的字体第六十二条集团网站上传各类新闻防止出现侵权字体和图片,严禁有暗链等链接,避免法律纠纷第六十三条控股公司机关各部门通讯员经网站管理后台将新闻稿件报送到“集团要闻”、“工作动态”栏目,由网站主编负责审核发布第六十四条所属各单位体通讯员经由各网站管理后台将新闻稿件报送信息到“基层动态”栏目,由网站主编负责审核发布第三节网站技术管理第六十五条网站管理员负责统一分配各类用户名和初始密码及权限管理,严禁向任何无关部门或个人泄露第六十六条网站主编和各位通讯员负责保管自己的登录账号,并定期更换密码由于账户使用初始密码、简易密码或长期不更新密码等原因,造成泄密影响信息安全或发布违法信息造成恶劣影响,责任自负第六十七条网站管理员每天对网站文件、数据库实现同步备份,每周两次系统全备份第六章移动办公数据流量管理第六十八条控股公司机关在册在岗员工,如需要移动办公按照自愿办理的原则,控股公司领导每月300元,中层管理人员每月160元,一般员工每月100元的标准进行移动办公数据流量补贴机关各部门每月确认本部门移动办公数据流量补贴人员名单,加盖部门公章,如本月有新进人员或借调人员,需另行加盖人力资源部公章,完成后统一交至信息管理部数据流量费用由办公室统一纳入年度预算并按月向运营商交纳第六十九条控股公司机关借调人员按照自愿原则只能在原单位或者控股公司机关单方办理,如需在控股公司机关办理移动办公数据流量补贴,则数据流量费用纳入所在部门年度预算,由所在部门参照第六十八条履行办理程序,并提交《关于办理移动办公数据流量补贴的说明》和《关于员工***移动办公数据流量补贴缴费情况的说明》;委派人员由其被委派单位负责参照第六十八条标准履行办理程序第七十条办理移动办公数据流量补贴的员工,需提交《***集团移动办公数据流量使用承诺书》至信息管理部备案第七十一条办理移动办公数据流量补贴的员工,信息化业务流程到达移动办公终端设备后要及时处理,无特殊原因流18程节点
19.监督、检查各部门、各单位协同平台使用情况,对使用情况进行通报;.负责协同平台的软、硬件和网络环境的维护,负责移动端用户注册认证维护,负责升级、优化等管理;.负责协同平台功能模块的需求分析、设计、开发、测试、部署、上线工作;对协同平台各部门员工进行入职、离职信息维护权限设置等;.负责各部门、各单位的普通用户及信息化管理员的培训和技术指导工作;.负责协同平台安全体系建设,确保服务器安全运行,做好数据备份,确保数据安全;.汇总分析各部门、各单位的意见和建议,设计优化处理使用过程中出现的新情况第四条各单位承担信息管理职能的部门(以下简称“信息管理部门”)是协同平台的协助归口管理部门,主要职责为确定本单位的信息化管理员,并严格保管本单位的协同平台管理账号及密码;.负责本单位的门户、流程、制度等功能的管理及人力资源信息维护、权限设置等;.指导和监督本单位员工正常使用协同平台;负责与信息管理部的对接工作第五条控股公司各部门、各单位的职能部门是协同平台的之间处理时间不得超过半个工作日第七十二条员工离职、退休或者控股公司系统内部跨单位调整岗位的,自下月起停止其移动办公数据流量补贴;新进人员和返聘人员按照移动办公数据流量补贴标准,经办理相关手续后,自下月起办理其移动办公数据流量补贴第七章附则第七十三条本办法由信息管理部负责解释第七十四条本办法自发布之日起执行,***********2019123号同时废止20附件1:信息化协同平台移动客户端使用申请表部门(单位)(盖章)申请时间:21附件2关于办理移动办公数据流量补贴的说明本人***因工作原因,***年***月任职(借调)集团***部工作,手机号码***自入职(借调)集团***部工作后,未在原单位享受移动办公数据流量补贴,现本人自愿参加集团移动办公数据流量补贴,并严格遵守移动办公数据流程管理相关规定,接受单位及上级有关部门的监督、检查特此申请申请人(签名)年月日22附件3关于员工***移动办公数据流量补贴缴费情况的说明根据岗位调整,我***单位员工***已于***年***月入职(借调)集团***部工作该同志调离(借调)后,未在我单位享受移动办公数据流量补贴特此说明单位公章年月日23附件4***集团移动办公数据流量使用承诺书单位(部门J承诺人(身份证号)本人承诺
1、严格遵守集团移动办公数据流量管理及单位的相关规定,接受单位及上级有关部门的监督
2、移动办公数据流量只限于本人使用,服务于信息化移动协同办公,不转借他人或用于其他
3、若本人离职、退休或调出单位,同意自下月起停止其移动办公数据流量补贴
4、本人愿意办理(移动/联通)运营商业务承诺人(签名)年月曰24使用管理部门,主要职责为:.负责本部门业务范围内协同平台的规划、应用、推广和检查考核工作;.负责本部门协同平台内工作流程设计的审核修改、审批制定、使用发布,规范各流程、表单的使用,进行相关知识体系的日常管理;.制定电子业务处理与信息流转的具体工作规范和制度;.确保本部门员工安全、规范的使用协同平台,宣导、监督协同平台使用管理制度在本部门的执行;.负责根据本部门工作需要,向信息管理部或本单位信息管理部门提交本部门工作流程设计草案或优化建议第六条控股公司所有在册在岗员工是协同平台使用人员(以下简称“用户”),用户分为信息化管理员及普通用户两类,用户信息来源于控股公司人事管理部门及各单位人事管理部门信息化移动办公平台用户需经注册批准后使用,用户主要职责为:.自觉遵守协同平台运行的相关规章制度,按照工作权限,认真完成本人在协同平台中所承担的工作任务;.熟练掌握协同平台各项功能的操作,及时提出合理化建议;.严格遵守信息安全规范,约束个人电子办公行为和操作,保障协同平台信息安全;.按需登录协同平台处理相关业务事项;.从事协同平台运行和维护的信息化管理员,应具备良好的全意识、服务意识和相应的专业技术水平,尽职尽责,保证工作质量;能够长期、稳定从事协同平台管理工作,积极参加协同平台相关知识培训;应严格控制业务流程版本,不得随意修改、删除、废止业务流程;并能在岗位变更时将掌握的协同平台管理知识及所有流程手册进行移交第三节运行与维护第七条协同平台运行环境设置为保障协同平台的正常办公插件及办公软件使用,用户的PC及移动终端不得使用对正常办公插件及办公软件进行拦截的软件,用户移动客户端在申请注册时应当设置允许信息化APP及数据服务所有应用访问权限第八条用户入职、离职及岗位调整(含借调)时,应当在当日内按以下程序进行协同平台人力资源处理.发布正式文件的,发文部门应当同时将相关文件及用户信息报送至信息化管理员,由信息化管理员进行处理;.暂无正式文件的,需由控股公司人事管理部门或各单位人事管理部门提出协同平台用户入职、离职、岗位调整(含借调)的申请(含用户信息);由控股公司人事管理部门负责人或本单位人事管理部门负责人审核;由控股公司相关领导审批或本单位相关领导审批;审批通过后,报信息管理部或本单位信息化管理员进行处理、存档;.对于各单位信息化管理员入职、离职及岗位调整的,各单位信息管理部门应当确认本单位信息化管理员工作交接完整无误并向控股公司信息管理部报备第九条信息管理部负责数据的管理与备份第十条各部门或各单位职能部门有协同平台功能开发需求或者功能调整需求,由需求部门提出书面申请,按以下程序进行处理.需求部门提出书面申请,并提供相关业务需求、样本数据、计算公式、报表、规章制度等资料;.信息管理部或本单位信息化管理员对业务需求进行整理、分析,对需求部门进行初步调研,提出功能实现方案,提出实现的意见和建议;.需求部门组织评审,主要考虑业务电子化的影响,是否符合相关管理制度、是否需要与其他相关业务关联、是否影响涉及其他相关业务,如果需求涉及相关部门的业务,需要组织相关部门进行评审后签署会签意见;.信息管理部或本单位信息管理部门审批;.需求部门及业务涉及的相关部门分管领导审批;.审批通过后,报信息管理部或本单位信息化管理员进行处理、存档第十一条业务数据处理协同平台流程一经发起,不得随意删除,如因特殊情况需要对业务数据进行调整的,或者因业务操作失误等需要对流程进行删除的,按以下程序进行处理L该业务数据所属流程的相关人提出申请,填写流程标题、流程ID号、处理内容描述、处理原因,附上该流程表单的完整原始截图;.申请部门负责人审核;.各部门申请的,由本部门分管领导审批;各单位职能部门提出申请的,由本单位主要负责人审批,需要控股公司相关职能部门进行审核和确认的,还需相关部门负责人审批;.控股公司信息管理部审批;.审批通过后,信息管理部进行处理,存档第十二条业务权限处理业务流程各节点操作人员权限、各类报表查看权限的启用及调整,由流程或报表的业务归属部门经过部门负责人审批后提交信息管理部处理,必要时报请归属部门分管领导审批;如有其他业务部门需要使用相关流程或报表的,需经过归属部门审批同意授权后提交信息管理部处理,必要时报请归属部门分管领导审批第四节协同平台操作管理第十三条协同平台用户的账号及初始密码为统一默认规则新用户取得初始密码后应在协同平台的“门户一人事一密码设置”对自己的初始密码进行修改,必须设8位以上字符(含字母、数字、符号等),不得使用过于简单的密码,并需定期修改,避免他人盗用若密码丢失,可向信息管理部门提出申请,进行密码重置各单位协同平台管理账号仅限指定的信息化管理员使用如因密码保存不当等造成的任何后果,由账号所有者承担第十四条用户在协同平台的“人事一基本信息”里,必须如实对自己的联系信息进行添加完善,并保证准确和及时更新,以便内部沟通顺畅第十五条各类文件、通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常申请及其他需要贯彻、部署、告知的事项,除因涉密等特殊要求外,均需通过协同平台办理;协同平台中已经存在的工作流程,除特殊要求外,纸质审批表、单据、报表等将不在流转过程中使用第十六条协同平台生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力,按照有关规定,事项办结后,由归档人采用纸质材料打印存档第十七条用户在使用协同平台处理办公业务时,对于通过协同平台发布的信息、发起的协同,接收者、办理者视同知晓第十八条用户应遵守国家相关法律法规及控股公司各项规章制度要求,禁止在协同平台内传播非工作用途的数据及信息,禁止传播携带电脑病毒的数据及信息,保证通过协同平台发布、流转的数据、信息、通知公告、知识文档和文件等内容完整准确,并对所发布的内容负责第十九条用户应保证协同平台处理办公业务的响应时间协同处理流程涉及到的用户处理时间原则上不超过半个工作日如有出差、请假、培训等特殊原因导致时间较长而无法处理待办事项的,须通过代理设置功能委托相关用户代为办理,被委托用户相应承担委托用户操作责任第二十条流程发起人应承担相应的督办责任,对未及时处理信息的相关审批人员,应采用其他通讯方式予以督促,以保证信息和文件流转通畅第二十一条用户应按规定的权限阅读和使用协同平台提供的信息、资料不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏协同平台服务未经本部门、本单位领导审批允许,任何人不得随意让本部门、本单位无关人员及外部人员查看协同平台中的内容多人共用一台计算机的,如暂停使用协同平台,需及时退出以免他人打开协同平台盗取信息、恶意增删资料或干扰协同平台运转第二十二条移动客户端用户移动办公终端(平板电脑、手机)目前仅限安卓平台使用,要求用户在终端中开启信息化APP所有权限,以便查收推送消息移动客户端注册按以下流程进行申请.各部门由经办人,各单位由信息化管理员提出申请,报送申请人详细信息、申请人手写签名及加盖本部门印章或本单位行政公章的申请表扫描件;.各部门申请的,由本部门负责人审批;各单位申请的,由本单位主要负责人审批;序号申请人姓名部门UXJ冈位手机号信息化账号手机型号身份证号申请人签名12。