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苏州市非物质文化遗产档案建设规范第一卷总则（征求意见稿）苏州市非物质文化遗产保护管理办公室2023年4月
5.
3.3会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
5.4编号
5.
4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
5.
4.2档号的结构宜为全宗号-档案门类代码・年度-保管期限-机构（问题）代码-件号上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“・”隔开如“Z109-WS・2011-Y-BGS-000r
05.
4.3档号按照以下要求编制a）全宗号档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制b）档案门类代码•年度归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”c）保管期限保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识d）机构（问题）代码机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码e）件号件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足如“0026”
5.
4.4归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识
5.
4.5归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A图Al）归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照
5.
4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A图A2）为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A图A3）o
5.5编目
5.
5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录编目应准确、详细，便于检索
5.
5.2归档文件应逐件编目来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目a）序号填写归档文件顺序号b）档号档号按照
5.
4.2-
5.
4.3编制c）文号文件的发文字号没有文号的，不用标识d）责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者e）题名文件标题没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号f）日期文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909cg）密级文件密级按文件实际标注情况填写没有密级的，不用标识h）页数每一件归档文件的页面总数文件中有图文的页面为一页i）备注注释文件需说明的情况
5.
5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B图B1）
5.
5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册6档案管理制度说明
6.1工作规章
6.
1.1明确文件形成、归档责任相关部门在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求
6.
1.2制定非遗档案工作规定档案工作规定是档案工作的基本要求，其主要内容应包括档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等.3建立档案工作责任追究制度对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，相关部门应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度.4制定档案管理应急预案对可能发生的突发事件和自然灾害，相关部门应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案
6.2管理制度
2.1文件归档制度应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施
2.2档案保管制度应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责
2.3档案鉴定销毁制度应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求档案统计制度应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求档案利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求档案保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任电子档案管理制度应对非遗档案各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求
2.8档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求档案保管制度.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施重要档案应异地备份
6.
3.2档案入库前一般应去污、消毒受损的档案应及时修复或补救对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护
6.
3.3库房管理
6.
3.
3.1库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能
6.
3.
3.2库房温、湿度应符合JGJ25-2010《档案馆建筑设计规范》、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》、DA-T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记
6.
3.
3.3库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患
6.
3.
3.4库藏档案应定期清理核对，做到账物相符库藏档案数量发生变化时应记录说明
6.
3.4保管期限保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“”号若已更改的，应著录新的保管期限
6.4档案保密制度
6.
4.1认真贯彻执行《档案法》和《保密法》，加强档案的管理工作，严守党和国家的机密，维护档案的完整与安全
6.
4.2档案材料确保安全，不可丢失和遗漏
6.
4.3绝密、机密的档案资料要加强管理，凡需查阅或借阅的必须经分管领导批准，并限定在档案室内查阅或办理借阅手续
6.
4.4档案的保密范围和密级的划分、密级的变更和解密，必须严格按国家有关保密的法规制度办理密级按GB/T7156-1987文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下表1文献保密等级代码
6.
4.5档案人员不得向外泄露机密，不得携带档案材料出入公共场所
6.
4.6凡泄露档案机密人员，应根据情节轻重给予批评教育，后果严重的要追究法律责任
6.5档案、资料利用制度
6.
5.1凡因工作需要查阅档案、资料时，一般在档案室随查随还并办理登记手续；须外借的要办理借阅手续，阅后及时归还
6.
5.2外单位查阅档案应持单位介绍信，写明查阅目的、要求和范围经办公室分管领导批准后，办理登记手续，方可提供查阅
6.
5.3借阅或查阅档案者必须爱护档案材料，严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取，阅完及时归还，如需复制，要经办公室分管领导批准
6.6档案鉴定销毁制度
6.
6.1根据档案工作有关规范，结合委机关工作实际，档案室编制机关档案保管期限表，作为档案鉴定工作的依据，经办公室分管领导审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案
6.2档案鉴定工作成立由办公室分管领导和各处室负责人组成的档案鉴定小组，具体负责实施档案鉴定工作鉴定人员应采取直接鉴定法，审阅档案内容，根据其价值准确划定档案保管期限；对保管期满的档案提出存毁意见，确无保存价值应编制档案销毁清册，报办公室分管领导审批，并向同级档案行政管理部门备案
6.3档案的销毁各处室不具备归档和存查价值的文件材料，经过鉴别并经处室负责人批准，可以销毁各处室内勤人员应于每年3月份将需要销毁的文件材料打包，交到档案室统一销毁7非物质文化遗产标识码的编制规则编制原则为了普查、保护和利用非物质文化遗产，需要对非物质文化遗产的普查对象进行惟一性标识，因而必须按照统一的标识码编制规则对非物质文化遗产的每一个普查对象赋予独一无二的标识码参照国际上的惯例，结合苏州市实际，对非物质文化遗产所涉及的具体对象进行编码标识时，所遵循的基本原则是采用全数字标识代码，以保证代码的惟一性、统计性和易于操作性；码位固定为14位，便于信息的汇总、处理与交换；赋码只对非物质文化遗产资源本身作标识，而不对其载体形式或属性作标识；尽可能让代码具有科学性、简洁性和稳定性，以使其既易于识别辨认，又便于维护管理，还能够为将来可能增加的编码对象留有余地2编码结构按照上述原则，非物质文化遗产标识码的编码结构为本体代码十校验码本体代码和校验码依次连接，不留空格，形式如下图所示:xxxxxxxxxxxxx—XI校验码本体代码其中，本体代码由13位阿拉伯数字组成，共分三段第一段为国家行政区划代码，引用国家标准GB/T2260以6位阿拉伯数字表示县及县以上行政区划，从地域范围上对非物质文化遗产普查对象加以限定（苏州各地区代码详见附录B）；第二段为非物质文化遗产的分类代码，进一步限定非物质文化遗产普查对象的类别范围，以3位阿拉伯数字表示，采用“非物质文化遗产分类代码表”中给出的分类代码（详见附表C）；第三段表示在同一地域范围内，类别相同的非物质文化遗产普查对象的登记流水号，固定为4位数，按顺序从0001开始编号校验码为1位阿拉伯数字，根据国家GB/T17710—1999的有关规定产生因非物质文化遗产资源数据在登记汇总和搜索查询时，会面临两次录入的情况，为检验本体代码的正确性，避免出错，故特设立校验码其计算方法如下第一步按照由右至左的顺序，确定代码中包括校验码在内的各位代码的代码位置序号（校验码的代码位置序号为1其他由右至左依次为
2、
3、……14）；第二步从代码位置序号为2的位置开始，求所有偶数位代码的和；第三步将第二步的和乘以3；第四步从代码位置序号为3的位置开始，求除了代码位置序号为1的其他所有奇数位代码的和；第五步将第三步与第四步的结果相加；第六步如果第五步所得的和的个位数为零，则校验码为0；如果第五步所得的和的个位数不为零，则用“10”减去第五步所得的和的个位数，所得的差为校验码
7.3范例普查对象一一江苏省苏州市姑苏区苏绣（苏州发绣）作品第101号其本体代码为3205080940101以计算本体代码为3205080940101的校验码为例，下表中给出了该例中的校验码与本体代码、代码位置序号、偶数位和奇数位的关系校验码计算示例表该例中的校验码计算步骤如下:
1、1+1+4+0+0+0+3=9；
2、9X3=27；
3、0+0+9+8+5+2=24；
4、27+24=51；（若个位数为0即为校验码，无须下步验算）
5、10—1=9因此，该例中的校验码为9即表中的X的值为9综上所示，江苏省苏州市姑苏区苏绣（苏州发绣）作品第101号的完整代码为:32050809401019o前言1第一部分档案规范21范围22规范性引用文件33术语和定义44整理原则55一般要求66档案管理制度说明117非物质文化遗产标识码的编制规则15第二部分档案数字化规范181范围182规范性引用文件203术语和定义224档案数字化工作标准化指导原则235档案数字化对象的确定原则256确定数字化对象与制定总体方案267纸质档案数字化工作的组织278档案数字化工作的一般过程319档案数字化过程中适用技术的选择3510档案数字化成果的存储、管理与使用要求3811数据利用和检索报导体系4312数字化成果的测试指标46附录A49附录B50附录C52附录D53附录E54第二部分档案数字化规范本标准规定了苏州市非遗文献档案资料数字化过程中涉及的标准与一般管理标准，应作为苏州市非遗档案数字化保存归档文件的整理原则和方法；苏州市非遗文献档案数字化对象的确定原则；数字化工作的一般过程；数字化过程中适用技术的选择；数字化成果的管理;数据利用和检索报导体系；数字化成果的测试指标等本标准适用于苏州市及其各区县与非遗相关的事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，以及档案资料数字化过程若有其他特殊规定的，从其规定本标准根据档案内容的不同类属共分为以下六个部分1总则规定了苏州市非遗档案建设工作中“档案规范”和“档案数字化规范”两大部分的主要内容，明确了苏州市非遗档案的范属项目档案、传承人群、工作档案、场馆基地、技术标准，规定了苏州非遗档案数字化的指导原则、工作过程、组织人员、技术指标、相关编码、存储管理、转化应用等内容2项目档案卷规定了苏州市非遗项目档案的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容3传承人群档案卷规定了苏州市非遗传承人群的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容4工作档案卷规定了苏州市非遗工作档案的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容5场馆基地卷规定了苏州市非遗场馆基地的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容6技术标准卷规定了苏州市非遗档案数字化采集的技术标准2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T2260中华人民共和国行政区划代码GB/T20530-2006文献档案资料数字化工作导则DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA-T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T18-1999档号著录规则DA/T19-1999中华人民共和国行业标准档案主题标引规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA-T31-2005国家档案行业标准纸质档案数字化技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T22-2015归档文件整理规则GB/T9415（所有部分）信息处理数据存储设备用磁盘盘片GB/T16971信息技术信息交换用130mm可重写盒式光盘GB/T
17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T
17825.7-1999CAD文件管理签署规则GB/T
17825.10-1999CAD文件管理存储于维护GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GJB/J3885光盘存储档案信息技术与管理规范电子出版物管理规定互联网出版管理暂行规定中华人民共和国档案法中华人民共和国著作权法中华人民共和国非物质文化遗产法非物质文化遗产数字化保护数字资源采集方案编制规范江苏省非物质文化遗产保护条例3术语和定义下列术语和定义适用于本标准非物质文化遗产档案非物质文化遗产档案指国家机构、社会组织以及个人为保护、传承及传播非物质文化遗产而运用文字、录音、录像、数字化多媒体等各种形式对非物质文化遗产进行真实、系统和全面地记录和收集整理而形成的对社会有保存价值的各种载体按照档案类别划分，归并于科技档案或专门档案范畴，或作为项目档案2文献文献指通过一定的方法和手段、运用一定的意义表达和记录体系记录在一定载体的有历史价值和研究价值的知识本手册的文献是指记录或承载非遗相关知识的纸质文献、缩微制品、音像制品、电子文献及实物文献等3资料为工作、学习和研究的需要而收集的各种材料4数字化工作按科学的方法分门别类地以电子化格式加工、处理、存储档案资料，并能对这些信息资源进行高效的插入、删除、修改、检索、提供访问接口和信息保护等操作的过程4档案数字化工作标准化指导原则在数字化工作中，凡是已有相应国家标准的，应优先采用国家标准2积极采用先进地区经验在制、修订本标准的过程中，应积极参照和采用国家及国内先进地区的经验和标准3数据兼容与共享
3.1数据兼容在兼容未来发展技术的基础上，遵循普遍性、权威性、合理性等原则建立的行业标准或内部标准，可过渡性地保留使用但其信息发布和数据传输部分的设计，应采用模块化堆叠设计，以保证在国家标准颁布实施时，信息发布和数据传输可根据新的标准体系方便地升级
3.2数据共享为了使采用新标准对原系统的影像最小化，减少投入风险，凡采用内部标准设计的系统，均须考虑建立在二次检索基础上的数据共享接口设计并至少为数据的重复使用和管理建立联机和脱机使用的两种模式
4.4电子文件的真实性、完整性和有效性保证
4.
4.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范1登记处理过程中相互衔接的各类责任者如起草者、修改者、审核者、签发者等2登记处理过程中的各类操作者打字者、发文者、收文者、存储管理者等口3登记处理过程中产生的责任凭证信息批示、签名、印章、代码等4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识
4.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等3对电子文件采用防错漏和防调换的标记4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施
4.
4.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据
4.
4.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施
4.
4.5电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证；身份识别方法等5档案数字化对象的确定原则
5.1合法性确定原则只是通过正规渠道获取的（如档案、图书、资料管理部门保存的文献档案资料，政府机关与企事业单位的现行文件，证券与金融部门的票据，社会组织和个人保存的文献档案资料，正式出版物等），并且一般不会引起版权争议的文献档案资料才可以作为数字化的对象
5.2实用性认定原则国家新闻出版总署、国家版权局、文化部、国家档案局等及进国家授权的组织机构认定的非物质文化遗产文献档案资料可以作为数字化的对象数据的产生具有稳定的过程；数据的公布具有稳定的渠道；连续数据的内容具有可比性；这样的文献资料已经成为社会公众所接受，在社会上已经具有一定的权威性，也可以作为数字化的对象例如传承人的手稿；能说明某一历史事实的地图、照片、录音、录像等任何进行数字化的文献档案资料，应符合《电子出版物管理规定》、《互联网出版管理暂行规定》等有关规定
5.3完整性原则应当选取内容、结构和文体上完整的文献档案资料进行数字化6确定数字化对象与制定总体方案
6.1确定数字化对象
6.
1.1数字化对象的确定应符合国家相关法律法规的规定
6.
1.2应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度等因素确定纸质档案数字化对象
6.
1.3应制定并执行科学规范的审批程序，由档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表对数字化对象进行审批，并签署纸质档案数字化审批书等凭证性文件，与纸质档案数字化工作过程中形成的其他文件一并保存
6.2制定总体方案
6.
2.1应在充分调研的基础上，制定科学合理的总体方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标
6.
2.2纸质档案数字化总体方案的制定应综合考虑数字化目的、档案状况、设备情况、费用情况等，做出合理规划
6.
2.3纸质档案数字化总体方案应包括工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容
2.4重大纸质档案数字化项目，或有条件的情况下，应对总体方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理
2.5纸质档案数字化总体方案应经相关领导审批后严格执行7纸质档案数字化工作的组织
7.1数字化工作组织认定及标准审查
1.1组织认定从事数字化工作的组织机构应具有数字化工作能力
1.2实施技术环境标准审查应具有数字化工作专业知识和能力的人员、技术和设备，能熟知数字化工作的内涵、规则和国家、地方的有关标准，所做的数字化工作能与数字化工作目标相一致2数字化工作的机构及人员
2.1应建立完善的纸质档案数字化工作组织架构，以支持对纸质档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保纸质档案数字化工作的顺利开展
2.2数字化工作项目负责人应该具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力，全面掌握与任务有关的标准、方法和技术要求、熟练运用与数字化工作有关的软、硬件相关知识和技术
2.3数字化工作各岗位人员应掌握一定数字化工作技术和基础知识，熟悉与本职工作有关的标准、方法和技术，胜任数字化工作相关岗位的任务3基础设施
3.1应配备专用加工场地，加工场地的选择及其温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护场地应进行合理布局，形成档案存刖百本标准是为全面提升苏州市非物质文化遗产（以下简称非遗）档案的利用和保护水平；规范苏州市非遗文献档案资料数字化工作；建立、健全苏州市统一的非遗文献档案数字化资料信息检索报导体系；指导全市非遗档案信息数字化管理与应用；开展全市目录情报交流；促进非遗文献档案信息资源的应用；促进苏州市非遗发展与科学技术研究而制定的本标准为首次制定本标准的附录为资料性附录本标准由苏州市非物质文化遗产保护管理办公室提出并归口本标准起草单位苏州市非物质文化遗产保护管理办公室放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统
3.2应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足纸质档案数字化工作的需要4管理制度
4.1应制定科学化、规范化的管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以使纸质档案数字化工作质量和档案安全得以有效保障
4.2纸质档案数字化管理制度建设应从岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理等方面的制度建设进行岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品及证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科学、高效运行5工作流程控制
5.1纸质档案数字化包括确定数字化对象与制定总体方案、档案出库、数字化前处理、建立数据库、档案扫描、图像处理、档案入库、数字化成果验收等环节
5.2应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量
5.3应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理，及时对档案扫描、图像处理等各个环节产生的数据进行备份
5.4应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正及时获取数字化成果后续管理和利用过程中的效果反馈，提高数字化工作质量6工作文件管理
7.
6.1应针对数字化全过程，建立完善的管理工作文件，以此加强对数字化工作的管理
7.
6.2纸质档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、纸质档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等数字化工作各环节应准确、完整地填写工作文件
7.
6.3应加强对数字化工作文件的管理，明确纸质档案数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录77委托外部实施
7.
7.1纸质档案数字化工作如需委托专业数字化加工企业及部门实施，从规章制度的建立建全程度等方面考查加工企业的管理能力；遵照政府采购法相关要求确定纸质档案数字化项目承担部门
7.
7.2在项目实施过程中，档案部门应指派本单位人员参与档案数字化工作委外业务的监督、指导也可采用第三方监理协助完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作
7.
7.3建议档案部门自行配备数字化加工设备，若必须使用加工企业的设备，验收时应将设备中的存储部件或整体设备全部验收移交至档案部门8档案数字化工作的一般过程一个完整的数字化工作一般应经过如下过程
8.1调查准备编制调查提纲及调研报告，参与调研人员应在报告上署名
8.2数字化工作计划的编制计划编制应当符合本标准的有关规定计划内容应当至少包含以下内容—技术设计；—人员组织及分工；—时间安排与项目进度；原始资料、文献、档案数字化过程中，出入库的安全与保密管理措施；—经费预算；—招投标等项内容
8.3法律事务非遗档案的数字化应在保证遵守现有法律、不侵犯他人合法权利的前提下进行要完成以下（但不限于）工作—明确得到非遗档案权利人的著作权等权利的授权或许可；—非遗档案权利人的权利状况复杂的，数字化行为人可进行著作权等知识产权的分析与评估，以保证数字化的合法性；—知识产权等法律的分析与评估依据中华人民共和国现有法律进行；—数字化行为人承担对非遗档案进行数字化的法律责任4方案设计方案设计应给出项目的蓝图，描述其制作流程，各种媒体的组合方式，表现的层次，提供的交互功能等方案设计阶段重点是给出项目的总体结构方案细化是在方案总体设计的基础上对项目的细节作出规划技术工艺准备技术工艺准备阶段的主要工作是—依据项目任务书（或合同）及项目计划采集相关数据；—对数字化对象进行分析、分类；—编制作业的指导性技术文件；—准备数字化过程中需要的基本软硬件系统，这些软硬件应当符合本标准的相关规定，经适用合格后方可投入数据生产与利用环境制作与编辑项目作业人员应根据作业的指导性技术文件，按照项目进度计划，贯彻项目的质量控制要求，并对数据处理过程中产生的中间以及结果数据，实行数据移交过程签收制
8.7成品的审校与验收
8.
7.1项目承担单位应组织专人，对项目作业人员提交的成品进行全面、系统的测试和验收
8.
7.2成品测试需要的文档（含数字化产品本身）由专业技术部门出具测试报告，并组织专家验收，出具验收报告
8.
7.3成品的标准化审查在对成品进行审校验收的同时应安排对成品进行标准化审查经标准化审查的数字化成品从格式、存储、分类与代码、传送安全，到所采用的软件、平台等均应符合本标准及其他相关标准的规定审查结束，应形成标准化审查报告标准化审查报告是该项目成果报告的重要组•成部分
8.8整理项目的作业分档完整的作业归档文件至少应包括如下九大部分—项目设计要求书；—数字化工程标书；—数字化工程项目投标书（含所有投标单位）；—数字化工程实施合同；—数字化工程作业登记表；—数字化工程勘误表；—数字化工程项目测试报告；—数字化工程项目验收报告；—标准化审查报告等9项目成果的鉴定和验收、归档
9.1成果鉴定
9.
1.1简单内容主要包括成果报告；成果图标；资料统计表;经费决算
9.
1.2鉴定依据任务书或合同书、数字化工作计划以及本标准规定的各项技术指标
9.
1.3鉴定要求按照有关规定进行鉴定鉴定通过后要填写成果鉴定证书，鉴定未获通过，应限期补充修改，再次报请重新鉴定未完成归档的项目成果，不能鉴定或验收
1.4鉴定时间，应在归档完成之后及时进行
8.
9.2成果验收
8.
9.
2.1凡不需要进行鉴定的成果，在归档完成后即可进行成果验收，验收成果及依据同
8.
9.
1.1和
8.
9.
1.2o
9.
2.2验收办法由项目任务下达单位或委托单位派人组织验收，形成由验收人签字和验收单位盖章的书面验收结论与验收依据有明显差距的成果不予验收
9.
2.3成果归档
9.
3.1归档内容主要包括任务书或合同书及其相关文件项目计划；电子数据；采用的软件系统、压缩格式、数据库定义；数字化成果的数量和质量报告；成果鉴定证书和验收结论（待鉴定、验收后归档）；经费决算报告
9.
3.2归档要求按照档案法规的有关规定，将归档材料系统整理，经项目负责人审查签字，由非遗办验收后保存档案材料应内容齐全，编排合理，装订整齐，按项目文件保密规定合理划分密级，妥善保管
9.
3.3归档时间应在数字化项目成果报告完成后两个月内9档案数字化过程中适用技术的选择
9.1分类与标引技术
1.1分类的基本原则档案数字化过程中对信息的分类应当遵循科学性、系统性、简明性、可延续性、兼容性和综合实用性的原则
1.2采用的分类标准对于数字化信息的分类在遵循上述原则的基础上，应根据信息内容情况参照国家和行业有关标准和规范（先行分类法目录参见附录B）
1.3标弓标引就是对归档资料的内容和形式特征进行分析，用科学、规范的人工语言（信息检索语言）来代替分析结果中的自然语言的过程最常用的标引是分类标引和主题标引两种，前者依据分析结果对归档资料赋予分类号，后者根据分析结果对归档材料赋予主题词
1.4标引技术对要进行数字化的非遗档案资料可以采用人工标引技术，也可以采用如下自动标引技术无标引技术、自动抽词标引技术、人机结合抽词标引技术、自动赋词标引技术和自由标引技术入与扫描技术下数几种录入与扫描技术都各有利弊，数字化的组织者应当根据项目要求进行准确选择1规则录入技术按照数字化项目要求，编制一套符合要的录入规则，数字化工作人员按照规则进行录入，然后再由程序编制人员编制相关程序，将规则录入结果交由程序转化为项目要求的数字化成果
9.
2.3扫描技术如果采用扫描技术，则应根据数字化项目要求，对扫描的分辨率、扫描格式和扫描色彩位深等相关参数作出严格的规定据合成技术对文本、图片等资料的数据合成，一般可以采用以下几种技术
9.
3.1纯图像技术技术简单，只需将数字化对象扫描成图像，经图像压缩后存储在介质上即可，但由于不能提供方便的检索手段，一般只能当作归档资料的数字化拷贝
9.
3.2目录文本、正文图像技术目录全部用文本方式存储，正文部分用压缩的图像存储，并在目录与正文之间建立相应的索引关系，用户可以通过这样的索引关系，根据目录正文的图像
9.
3.3全文本技术非遗档案资料所有文字全部采用文本方式存储，资料中的图像也用一定的代码与之建立固定的联系，这样可以实现全文检索
3.4全文索引技术是文本方式和图像方式的混合体，文本和图像之间建立索引关系，用户既可以进行全文检索，又可以很方便地在文本和图像之间进行切换据加工质量控制技术1数据质量精度的确定
1.1优质:误码率低于
0.25/
100001.2良好误码率超过
0.25/10000未超过
0.5/10000的
1.3合格误码率超过
0.5/10000未超过1/10000的
1.4不合格误码率超过1/
100009.
4.
1.5误码率的计算方法可参照《图书质量管理规定》的有关条款执行
9.
4.2校对技术
9.
4.
2.1人工校对技术只需录入一遍，但需反复校对多遍，效率较低而且难以保证较高的数据质量
9.
4.
2.2程序自动校对技术依据概率论的数字方法模型，两个不同的人在同一个地方，犯同一错误的概率几乎为零的原理，建立的自动校对程序，校对效率高、数据误码可控制在标准范围内第一部分档案规范本标准规定了苏州市非遗档案保存归档文件的整理原则和方法本标准适用于苏州市非物质文化遗产保护管理办公室非遗档案保存的归档文件的整理若有其他特殊规定的，从其规定本标准根据档案内容的不同类属共分为以下六个部分1总则规定了苏州市非遗档案建设工作中“档案规范”和“档案数字化规范”两大部分的主要内容，明确了苏州市非遗档案的范属项目档案、传承人群、工作档案、场馆基地、技术标准，规定了苏州非遗档案数字化的指导原则、工作过程、组织人员、技术指标、相关编码、存储管理、转化应用等内容2项目档案卷规定了苏州市非遗项目档案的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容3传承人群档案卷规定了苏州市非遗传承人群的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容4工作档案卷规定了苏州市非遗工作档案的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容5场馆基地卷规定了苏州市非遗场馆基地的分类标准、编码原则、采集范围、采集要求等内容6技术标准卷规定了苏州市非遗档案数字化采集的技术标准10档案数字化成果的存储、管理与使用要求
10.1数字化成果的存储和保管技术
10.
1.1数字化成果存储介质的要求
10.
1.
1.1存储介质应当是标准化程度高、性能稳定、有发展前途、容易坚持、显示还原方便的不可擦写的光盘载体但也可以采用其他介质作为容错备份手段
10.
1.
1.2存储介质必须进行杀毒处理，不得带有任何计算机病毒存储介质在保存前，所规定的签署及日期等应填写齐全按照需要，在数字化成果的存储介质中可存放运行环境与系统等有关的软件程序
10.
1.2数字化成果的管理要求作为数字化成果的存储介质应作写保护处理，将其置于只读状态建立数字化成果管理的记录系统应为每一份数字化成果建立必要的记录，记载数字化成果的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实数字化成果的真实性
10.
1.
2.3数字化成果管理部门应及时对数字化成果进行登记、建账，同时建立机读目录应对数字化成果进行定期检查，按照数字化成果保管环境的要求，严格执行管理制度
10.
1.3数字化成果的保管环境存储数字化成果的光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片、防止盘片沾染灰尘和污垢存储数字化成果的光盘应避免阳光直接照射，并远离热源、酸碱等有害气体和磁场执行GB/T
17825.10《CAD文件管理的存储与维护》的规定存储数字化成果的光盘，其保管场所的环境温度为14℃〜24℃相对湿度为45%〜60%
10.
1.4数字化成果的检测与维护
10.
1.
4.1每年定期检测一次以一个逻辑卷为单位，采用等距或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新
10.
1.
4.2原则上每四年拷贝一次，且原载体至少继续保留四年
10.
1.
4.3对于数字化成果的检测与维护，应当建立相应的维护管理档案，对数字化成果的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免人为的误操作或不必要的重复劳动
10.
1.
4.4对数字化成果进行有效性、安全性检查时，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝如软、硬件平台发生变化，则应及时转换检查、拷贝、转换等情况要登记检查登记表格式及填写方法见GB/T
17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
10.
1.
4.5存储数字化成果的光盘应放入专用防火防爆盒中存储数字化成果的光盘应制作三套，A套封存，B套提供利用，C套异地保存
10.2数字化成果的数据更新与备份审查
10.
2.1数字化成果如果要进行变更，应当经过数字化成果所有人（或所有单位领导人）的签字同意，并且办理相应的变更手续，所有变更都应该记录在案同时应保持A、B、C三套内容一致，须及时填写更改登记表
10.
2.2数字化成果的备份，应当经数字化成果所有单位的领导签字同意，并将备份情况记录在案
10.3电子档案成品数据的出借
10.
3.1已经归档的电子档案数据原载体不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记使用者不得私自复制、拷贝、修改
10.
3.2电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行
10.
3.3使用权限的审核应由提供利用的决策者执行要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示
10.
3.4对拷贝的提供与回收应当进行严格管理应当避免把载体上存储的数据全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制同时对那些提供利用的拷贝进行回收应有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记对回收来的拷贝，在确认未被利用者替换后，应做信息内容的消除处理
10.
3.5批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台账、目录、载体上标识档案管理者应严格执行电子档案的“使用权限保护”
10.
3.6采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要作加密处理，对所使用的密钥进行定期或不定期的更换
10.4保障电子档案真实性的基本要求为保证电子档案具有与相应纸质档案相同的法律与鉴证作用，电子文件从产生、运行到文件归档直至电子档案的整个管理过程应处于可控制的环境中，排除可以修改它的可能因素
10.
4.1确保电子档案及其副本的真实性
4.
1.1具有法律鉴证作用的电子档案应有防写措施如果要拷贝，则应使用不可逆式记录介质，以保持电子档案文件的原始性和真实性
1.2纸质档案在数字化过程中一般采用扫描方式，对原文字、印章、签署、落款等形式和颜色不能作任何改动
10.
4.
1.3对纸质档案进行数字化的过程应做详细登记登记内容包括日期、纸质档案的档号、电子档案的编号、表格形式、电子存储方式、压缩格式、数量、操作人员签名
10.
4.
1.4数字化操作人员应对电子档案与相应纸质档案的一致性负法律责任当需要提供电子档案副本时，电子档案副本的提供部门应对此副本与原件的一致性负责
10.
4.2电子文件的签署规定
10.
4.
2.1利用数字化手段直接形成的电子文件按照有关国家标准和规定进行签署
10.
4.
2.2电子文件的签署必须完整签署应采取分级负责的原则，签署者应承担相应的签署责任签署时，一般一人只能签署一项，而且字迹要清晰签署者姓名不能省略，日期应当年、月、日完整
4.
2.3电子文件的签署采用证书式数字签名或手写式数字签名采用证书式数字签名者需要向专门的技术管理机构注册登记在没有光笔或数字化仪的情况下，应在签署单的签名栏中设置口令进行授权签署11数据利用和检索报导体系
11.1数字化出版技术基本规定出版方法数字化成果按照国家有关规定经过一定的审批手续后可以出版并向公众发行出版发行方法可以选择数据库在线出版、光盘发布、电子邮递、超级链接等方法
1.2防伪技术数字化成果在出版时可采用一定的防伪技术，以起到版权保护、秘密通信、数据文件的真伪鉴别和产品标志等作用可以根据数字化出版物的不同情况，采用“信息伪装、数字水印、信息隐藏、数字指纹或标识和可见水印等不同技术
1.3软件和著作权数字化成品是一种智力活动的成果，按照《中华人民共和国著作权法》，数字化的成果应当依法获得知识产权的保护，享有版权（著作权）、工业产权和邻接权（但对原文献档案资料的信息进行加工或直接转化而行使著作权时不得侵犯原作品的著作权）数字化成果的知识产权受法律保护
11.2检索报导体系检索要件的设置根据数字化项目的要求，数字化成果在提供利用和报导过程中可以采用如下检索要件一级检索根据用户输入的关键字，在所有数字化成果中检索到相关信息的过程二级检索在一级检索结果的基础上，再次根据用户输入的关键字检索到相关信息的过程关联性检索根据用户输入的关键词，在所有数字化成果中检索到相关信息后，还能进一步提供与此信息相关的信息的过程检索方法的设置.1精确检索根据用户输入的关键字，在所有数字化成果中检索到完全匹配信息的检索途径
11.
2.
2.2模糊检索根据用户输入的关键字，在所有数字化成果中检索到包含相关信息的检索途径
11.
2.
2.3组合检索根据用户从不同角度提出的多个检索要求（例如同时提出时间、内容、作者等要求）而检索到能同时满足上述检索要求的相关信息的途径
11.
2.3检索报导层次设置数字化成果的检索报导层次分为标题报导、题录报导、主件和附件完全报导四个层次
11.
2.
3.1标题报导标题报导应包括三大类基本标识要素类别、主题（含引题、标题、副题）、时间
11.
2.
3.2题录报导题录报导应包括资料来源、作者、主题词、内容索引和报导制作单位五大要素
11.
2.
3.3主件报导主件报导一般泛指报导的正文或主体内容部分
3.4主体和附件完全报导除
11.
2.
3.3外的所有可能的附件以及超级链接归并数据再发布的基本要求.1数据版权没有争议
2.
4.2发布的数据与归并编辑前的数据完全一致，无篡改并可回溯
11.
2.
4.3数据结构完整，不能断章取义
11.
2.
4.4数据的发布是安全的12数字化成果的测试指标1测试指标值数据存储介质质量指标要符合GB/T9415《信息处理数据存储设备用磁盘盘片》、GB/T16971《信息技术信息交换用130mm可重写盒式光盘》等标准中有关条款的质量指标数据兼容性质量指标数字化成果的数据再利用和对外报导的过程中可能遇到各种各样的软件或硬件使用环境质量好的数据应当有比较大的兼容性，并能在各种不同的环境中进行数据转换数据一致性指标在利用和对外报导数字化成品数据过程中，对数据的操作应保持成品数据与源数据的完全一致性和完整性
1.4数据查词效率指标
1.
4.1查全率P二正确分到类中的文章数/属于该类的文章总数X100%应当去90%
1.
4.2查准率P二正确分到类中的文章数/分到该类的文章总数X100%应当＞95%.
1.
4.3查词速度二查词时间/10万条信息，应当呈
0.1S.
1.5数据封装质量指标数字化的成品出版时，其数据封装质量标准可参照国家有关电子出版物的规定执行
1.6经济效益指标数字化成果的经济效益指标，应当依据数字化项目的计划、合同、招投标书等有关项目文件，按照国家或国际通行惯例，采用科学的计算方法，计算项目的投入、产出以及所产生的经济效益来进行评价，也可从纯会计学原理和法则来评估2测试过程
2.1数据误码控制测试遵照科学的抽样方法对数字化成品进行抽样测试，随机抽样率应不低于5%.
2.2系统功能测试按照测试大纲要求，将分组数据加载到真实环境中，通过预设的各项系统功能对数字化成品进行现场测试.
2.3安装环境测试安装环境测试包括用户系统不同配置的测试、软硬件资源使用环境自动检测、提示帮助信息等
2.4执行效率测试对大量数据的检索查询、动画的声画时基配合、数据的装载时间、对鼠标击键的反应等
2.5相容性测试跨平台的数字化产品，需要此项测试，以保证在Windows、DOS、MAC、UNIX、LINUX等主流操作系统下均可使用
2.6存储光盘片的测试由于光盘和硬盘读取速度的差异，在把制作好的成品从硬盘转移到光盘上后，应至少在三种不同的光驱上进行读出测试，以保证刻录过程的正确性存储光盘一般只能选择一次性写入光盘，如CD-R.DVD-Ro
2.7内部人员/外部人员测试测试应分别由数据产品的制作者和一般用户分别进行，汇集两者的意见，不忽略任何问题以得到全面的测试结果测试后要对产品进行必要的修改，甚至修改总体设计下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T2260中华人民共和国行政区划代码DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
12.
2.8商品化包装包括光盘片表面的印刷设计、光盘盒中彩页的设计和印刷、用户手册的撰写及广告宣传、售后服务附录A纸质档案数字化建议采集的元数据项（资料性附录）表A提出了纸质档案数字化过程中需采集的基本的元数据项，实际工作中各单位可在此基础上根据需要进行扩充与完善表A纸质档案数字化建议采集的基本元数据项附录B表1非物质文化遗产分类代码表附录c苏州市各行政区划代码表附录D（资料性附录）现行有关法律、法规目录.《关于制作数字化制品的著作权规定》（国家版权局1999年12月9日发布）.《中华人民共和国著作权法》（2001年10月27日第九届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过修订）.《中华人民共和国著作权法实施条例》（自2002年9月15日起施行）.《中华人民共和国档案法》.《电子出版物管理规定》.《互联网出版管理暂行规定》（2002年8月1日起施行）.《互联网信息服务管理办法》（已经2000年9月20日国务院第31次常务会议通过）.《互联网电子公告服务管理规定》.《互联网站从事登载新闻业务管理暂行规定》.《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》.《实施国际著作权条约的规定》.《计算机软件保护条例》附录E（资料性附录）现行分类法目录1《中国图书馆分类法》（简称《中图法》）2《中国档案分类法》3《标准文献分类法》4《国际标准分类法》（ICS）5《杜威十进分类法》（DDC）6《国际十进位分类法》（UDC）7《国会图书馆分类法》（LCC）8《国际专利分类法》（IPC）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料2整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程件归档文件的整理单位档号在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序4整理原则1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一5一般要求
5.1组件（件的组织）
1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件
1.2件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前发文稿纸和定稿在后
5.2分类立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性
5.
2.2归档文件一般采用年度一机构（问题）一保管期限、年度一保管期限一机构（问题）等方法进行三级分类a）按年度分类将文件按其形成年度分类跨年度一般应以文件签发日期为准对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度跨年度形成的会议文件归入闭幕年跨年度办理的文件归入办结年当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明b）按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类
5.
2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度一保管期限等方法进行两级分类
5.3排列
5.
3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列
5.
3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密本体代码校验码代码位置序号1413121110987654321代码实例3205080940101X偶数位3000411奇数位258900序号元数据项元数据描述1数字化时间记录纸质档案数字化的起止时间2数字化对象描述记录需要特别说明的案卷物理特征等信息3数字化授权信息记录纸质档案数字化审批信息等4色彩空间记录扫描图像所应用的色彩空间5扫描分辨率记录扫描分辨率6扫描色彩模式记录扫描色彩模式7存储格式名称记录扫描数字图像存储格式的名称8格式版本记录扫描数字图像存储格式的版本9存储路径记录纸质档案数字副本的存储相对路径10扫描设备类型记录纸质档案数字化所用扫描设备的类型11扫描设备制造商记录纸质档案数字化所用扫描设备的制造商12扫描设备型号记录纸质档案数字化所用扫描设备的型号13数字化软件名称记录纸质档案数字化所用软件的名称14数字化软件版本记录纸质档案数字化所用软件的版本15数字化软件生产商记录纸质档案数字化所用软件的生产商16阅读所需软硬件条件记录纸质档案数字副本阅读所需的软硬件条件17数字化成果移交接收信息记录纸质档案数字化成果的移交接收信息
（一）
（五）民族语言01民间舞蹈.05
（二）生活习俗舞蹈051民间文学（口头文学）02岁时节令习俗舞蹈052神话021人生礼仪舞蹈053传说022宗教信仰舞蹈054故事023生产习俗舞蹈055歌谣024其他059史诗025
（六）长诗026戏曲06谚语027曲牌体制的戏曲剧种061谜语028板腔体制的戏曲剧种062其他029曲牌板腔综合体制的戏曲剧种063
（三）少数民族的戏曲剧种064民间美术03民间小戏剧种065绘画031傩及祭祀仪式性的戏曲剧种066雕塑032傀儡戏曲剧种067工艺033其他069建筑034
（七）其他039曲艺07
（四）说书071民间音乐04唱曲072民歌041谐谑073器乐042其他079舞蹈音乐043成年礼125戏曲音乐044婚礼126曲艺音乐045
（八）其他049民间杂技.08杂技081寿诞礼127魔术082葬礼128马戏083其他129乔妆戏084
（十三）滑稽085岁时节令.13其他089汉族节日131
（九）少数民族节日132民间手工技艺09其他139工具和机械制作091
（十四）农畜产品加工092民间信仰.14烧造093原始信仰141织染缝纫094俗神信仰142金属工艺095祖先信仰143编织扎制096庙会144糅漆097巫术与禁忌145造纸、印刷和装帧098其他149其他099
（十五）
（十）民间知识.15生产商贸习俗10医药卫生151农业101物候天象152林业102灾害153渔业103数理知识154狩猎104测量155饲养和牧畜业105纪事156商贸106营造157副业107其他159其他109
（十六）H~游艺、传统体育与竞技16消费习俗11室内游戏161服饰111庭院游戏162饮食112智能游戏163居住113助兴游戏164交通114博弈游戏165其他119赛力竞技166
（十二）技巧竞赛167人生礼俗12杂耍（艺）竞技168妊娠121其他169分娩122诞生、命名123满月、百日、周岁124代码区域名称320500苏州市320501市辖区320505虎丘区320506吴中区320507相城区320508姑苏区320509吴江区320581常熟市320582张家港市320583昆山市320585太仓市。
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