物资采购管理规定

物资采购管理规定物资采购管理规定

1、目的为规范本公司原材料的国内外采购作业，及时提供适质、适量、适价的原材物料，特制定本规定

2、范E适用于公司物资供应部，大宗原料、辅料、包装材料、化学药品、设备、零件、器材、建材、劳保用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业，均应用本制度

3、供应部门及权限的划分大宗原料贵重物品采购均由分管副总签准具体采购业务由供应部负责执行而特定设备、仪器等采购由生产主管和技术人员参与技术指导和质量把控

4、供应部工作基本原则1供应部门必须根据公司总经理及主管副总的领导指示精神，多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、适价保证原物料的供给供应部根据公司年、季、月销售和生产目标定期的成本分析会，原材料物的采购特点及资金调度情况做出分析供应部必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析预测，并及时提交主管副总应对供货市场、供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料，进出口数据，原物料库存，原物料耗用情况等作出定期分析供应部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料供应部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平原材物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原材物料预付货款

5、供应商管理办法供应商的选定及指导对于大宗或经常使用的原材物料，供应部门建立相对稳定的供应商并设立“供应商资料卡”作为日后询价、议价和供料参考为确保货源，采购人员对于经常采购的原料物料，应寻找两家以上的供应商做为储备或交互采购，以稳定货源、降低成本价格选定供应商时应从其供货能力、资质方面、生产设备、工艺条件、新产品开发能力、职工培训情况、体系认证方面等方面综合考虑，并依此确定是否发展成为长期供应商若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时，品质稳定且符合公司的质量标准

5.

1.6对于需要清真认证的材料，及时向供应商索取清真认证资质供应商的管理和分类.

2.1对待每笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡.

2.2对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按相关规定处罚如未能改善者，供应部应另行开发新的供应商供应商的开发

3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原材物料市场行情，积极开发新的供应商

3.2开发原料新供应商时，应经品管部取样检验分析提出报告和使用部门反馈使用情况，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商

6、采购物资分类1根据公司生产工艺的实际情况，结合各类物资对公司产品质量的影响程度公司对所采购的物资进行分类公司将采购物资定位三大类，即重要物资，一般物资和辅助物资重要物资构成最终产品的主要部分或关键部分，能够对产品质量造成影响，并且数量较多的物资

2.2一般物资构成最终产品的非关键因素的批量物资，它一般不影响产品的最终产量，即使略有影响也可以通过措施予以矫正辅助物资非直接用于产品，本身对生产起辅助作用的物资公司常用的各类物资

3.1重要物资玉米、大豆

3.2一般物资煤炭、硫酸、液氨、食品添加剂氢氧化钠、盐酸、包装袋、内包装袋

3.3辅助物资酵母膏、有机硅消泡剂、酶制剂、氯化钾、酵母膏等

7、采购资料及档案管理1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及设备”采购汇总整理工作，并报告有关领导市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可

8、原材物料采购管理办法计划原料采购计划供应部根据原料的市场行情，品管部的原料质量要求，使用部门提供的上期库存和日常使用情况等制定原料采购计划

1.2包装物采购计划供应部根据车间的使用情况，品管部的编织袋、包装箱等包装物要求，制定采购计划劳保用品、福利用品采购计划供应部根据行政部门报来的经总经理核准的每季、月劳保用品、福利用品清购计划、编制采购计划五金零配件、药品的采购计划供应部根据生产部和使用车间报来的五金零配件需求量，品管部和使用车间报来的药品需求量，制定采购计划

8.

1.5建材物料的采购计划供应部根据基建部及有关单位报来建材项目计划需求量，制定采购计划

8.2信息收集与分析

8.

2.1供应部采购人员应当广泛收集采购物资的质量、价格及供方基本情况信息，并与有意合作的客户达成意向，向客户索取相关资料，即企业基本情况简历、生产许可证、卫生许可证、卫生注册、营业执照、资质证书、国家相关部门定期检验报告、体系认证情况对经常采购的物料要择优选择一批产品质量过关、信誉好、供货及时、售后服务态度好的供方作为合格供方，并建立供方档案，记录供货情况供应部所采购的物料要从合格供方中采购合格供方的评定与选择按照《供应商评价准则规范》执行

8.

2.2供应部应掌握主要原料的产地分布、当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写原料行情分析报表（周、日）向分管副总汇报

8.

2.3供应部须以电话、传真等各种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况

8.

2.4供应部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货信誉、交货期、价格，应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格

8.

2.5对包装物、劳保用品、办公用品、化学药品、零配件、器材等，供应部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，将厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息，然后选定三家以上供应商进行议价

8.

2.6供应部业务经理将月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供给部门经理及主管副总讨论，决定，每种原物料的可选择供应商不得少于两家，签订采购合同，实施采购作业

8.

2.7供应部须随时注意市场行情变化如遇价格上涨前则可考虑多进货遇价格下跌则适时要求供应商降价控制合理库存并及时掌握最新市场动态

8.3采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚，具体写出不得含糊其辞

（1）标的；

（2）数量；

（3）质量；

（4）价格；

（5）包装；

（6）交货期限;

（7）验收地点及办法；

（8）交货方式及地点；

（9）付款条件及付款方式；

（10）运输损耗的承担；

（11）违约责任

8.4交货期控制

8.

4.1合同签订后，供应部必须追踪，督促交货进度

8.

4.2供应部根据原料客户发货情况，告知生产部、品管部，以便做好接货准备

8.

4.3每批料收货结束，供应部应对其品质、价格及合同履行情况进行分析评判，登记入供应部资料卡内，作为以后选择供应之依据

8.

4.4包装材料、劳保用品、福利用品等选定供应商后，供应部根据库存情况，通知供应商安排交货日期与数量

8.5异常情况处理

8.

5.1如遇供应商送来的原物料品质与合同规定的不相符时，及时书面通知供应商处理并执行《不合格品处置管理规定》；数量等与合同规定的不相符时及时与供应商沟通按实际来货数量接受，并开具与实际来货数量相等的发票

8.

5.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理；使用部门申请一总经理核准一供应部询价、比价一总经理核准一供应部采购一品管部或使用部门验收

8.

5.3因品质不合格而退货，换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理

8.6货款结算

8.

6.1供应部根据所订原料的到货期及付款条件，每月测算资金使用情况填报“资金预算”报财务部筹款，每周应提报“付款计划”报财务部

8.

6.2一批原物料验收完毕，供应部应及时整理各种单据，填报“付款计划”一并送财务部做为付款凭证

8.

6.3供应部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务、防止出现差错

8.7带款提货及预付货款管理

8.

7.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而要带款提货，其所需货款由供应部、财务部和总经理严格审查批准方能办理

8.

7.2带款提货必须确保采购资金的安全，须持货物发出并拿到凭证后方可办理付款，钱货两清，确保不受损失

8.

7.3汇票和信用卡转帐，在具体付款之前，须经供应部经理审核，呈报总经理批准，由财务部授权办理

7.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款采购要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回

9、原物料接收和退货管理办法

9.

1.1采购人员应及时与供应商约定物料到达公司的具体情况，内容包括到货时间、车皮量、船号、件数及总量等，通知储运员、地磅房，生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车站取得联系，作好接收准备

9.

1.2出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船支出现的短件、被盗、被淋湿等及时向承运部门索赔

9.

1.3转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被淋湿或被盗若发生雨淋、丢失，应负责向承运人索赔2进厂原料收货作业

2.1送货车辆到达公司，供应部采购员把货物名称、规格型号、供货单位名称、物资去向、运输车辆号码通知物资管理单位，由采购员填写《---货物进厂通知单》或采购员签字确认的厂家出库单交给司机，由司机交给物资管理单位接车人员，接车人员通知品管部进行抽样检测

2.2取样后，品管部取样员填写《取样记录》并签字，品管部按照相应操作规程进行检测，检测后出具《原材料检验报告单》，确认合格后办理进厂登记手续，并对车辆进行检查指挥监督司机实施过磅程序

2.3过磅后，司磅员打印《卸车单》交给车间接车人员，司机和接车人员到物资管理单位进行卸车，接车人员在《―-货物进厂通知单》和《卸车单》上签字后交给司机，指引司机实施空车过磅程序

2.4客户进行空车过磅后，司磅员根据实际过磅数开出磅单，指引司机出门

2.5安保部按相应制度对出厂车辆进行检查，避免夹带公司财物，确认后放行3原料退货作业

3.1对于取样检测不合格的原料，品管部出具《不合格品处置报告》交供应部，由供应部通知供应商根据不符合项的具体情况进行认真分析，采取合理的处理措施

3.2对于已进厂的不合格的原料退货，品管部及时与供应部联系，交供应部处理，不合格原料随车退货4采购物资的验收作业物资验收前，准备好必要的测量工作，开筛工具，收货记录本、笔等用品

4.2检验实物验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，如实记录货物的真实情况

4.3根据物资验收的情况，作出明确的验收结论合格或不合格，合格物资应准予入库，不合格的物资处置执行《不合格品控制程序》。