论信息系统的沟通管理

2020年9月，我参与了某市政务云平台安全资源池建设项目，作为项目经理全面负责项目管理工作项目总投资800万元，建设周期6个月，采用的是项目型组织结构2019年12月，国家正式执行了新的网络安全等级保护技术标准（简称等保

2.0标准），新标准对云平台和云租户的网络安全责任界限做了明确划分，云平台的网络安全系统，只能用于云平台自身的防护，导致该政务云平台上，没有独立建设网络安全系统的政务系统，不符合新标准，无法通过网络安全等级保护测评（简称等保测评），被该市公安局网络安全保卫支队发函要求限期整改收到整改函的各委办局，都提出了建设符合等保

2.0标准的网络安全系统的要求，包括云防火墙、入侵检测、堡垒机、日志审计、数据库审计、病毒防护、网页防篡改等网络安全系统，若各委办局各自独立建设这些系统，全市50余个委办局，数百套政务系统，建设资金将高达数千万元，这既不符合该市信息化建设的集约化建设方针和政策又会形成极大的财政资金压力和浪费主管部门工业和信息化局经过多方、多次论证，决定以云计算的思路，集中建设安全资源池，以共享云服务方式提供满足等保

2.0标准要求的网络安全系统，给各委办局政务系统使用，当期建设目标，是支撑100套重要政务系统通过等保测评，完成公安局下达的限期整改任务由于本项目要在已经正常运行的政务云平台和政务系统上，集成建设多种安全系统，影响较大，市领导非常重视，把项目列为提升政务服务能力的关键项目，项目管理要求非常高（这无形中也增加了项目的沟通难度和风险沟通管理是项目管理中一个重要的部分，泡通不畅会导致需求收集不充分，可交付成果不能顺利确认，从而影响项目范围管理；也会导致项目问题久拖不决，从而影响项目进度和成本良好的沟通管理是项目平稳、顺利的执行和成功的重要保证）项目沟通管理非常重要，我作为项目经理，除了对其余管理领域进行格尽职守的管理，特别对从如下几个方面进行了项目沟通管理

一、规划沟通管理规划沟通管理是根据干系人和项目的实际需要，制定合适的沟通方式和计划的过程，为项目的沟通管理工作提供指南和方向在本项目这种人员复杂，沟通协调难度大的情况下更需要一个良好的沟通管理计划项目启动后，我召集项目团队成员一起，结合项目管理计划、干系人管理计划、干系人登记册，对项目的沟通需求进行分析，制定沟通管理计划，在计划中，确定干系人的信息需求及信息对干系人的价值；确定沟通的技术或方法，如会议、电话、拜访面谈、报告/报表、电子邮件等；确定沟通信息的描述，包括格式、内容和详尽程度；确定沟通频率；确定问题升级程序和管理链；并确定随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法比如，为了更有利于项目的沟通管理，我们将项目的沟通划分为二个阶段，第一阶段主要侧重于会议、电话、拜访面谈等沟通方式，以便于对各干系人信息收集、分类，尽可能获得各干系人的支持在第二阶段，根据项目的实施情况，将项目的绩效信息、可交付成果的状态、存在的问题及时告知给干系人，主要采用报表与邮件的方式这样既能保证干系人及时知晓项目情况，又能提高沟通效率，节约时间

二、管理沟通管理沟通主要是促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通，我们根据沟通管理计划和工作绩效报告，牢牢把握尽早沟通、主动沟通、内外有别的沟通原则，灵活采用不同的沟通渠道和对方接受的沟通方式，将各种项目信息按需分发到相关干系人（在组织中，沟通渠道分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道正式沟通渠道效果好，比较严肃约束力较强，易于保密，但需要靠组织层层传递，比较刻板，沟通速度较慢非正式沟通渠道，沟通形式不拘，直接明了，速度快，容易了解到正式沟通难以了解的信息，但是难以控制，传递的信息不确切，易于失真，曲解）在本项目中，对各委办局信息中心的技术员，我采用非正式沟通的渠道，经常进行电话沟通，让其实时了解项目的实际进展情况，并沟通项目相关的其他信息而对我公司、业主单位及监理单位领导，则采用正式沟通的渠道，定期进行书面汇报除了发送绩效报告外，汇报的侧重点各不相同，给本公司领导的汇报更侧重于资金花费情况给业主单位领导的汇报则更侧重于进度进展情况，而对总监理工程师，则更侧重于质量测量结果通过合理的沟通，与干系人建立信任关系，推动了项目的顺利开展

三、控制沟通控制沟通是在项目实施过程中对沟通进行监督和控制确保项目干系人对信息的需求得到满足，同时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化在控制沟通过程中，为了把项目进展情况、可交付成果的状态、存在的问题等信息向干系人通报，主要通过信息管理系统、会议等工具与技术会议是项目沟通的重要形式为确保项目沟通会议务实高效，我们制定了会议管理制度和流程比如，会议必须有明确的目的，要提前准备议程和材料并发送参会人员、会议要有签到表，会议过程要有记录，会后要及时发送会议纪要以签到表为例，针对部分委办局项目干系人在项目初期经常缺席会议的现象，多次与工业和信息化局领导进行沟通后，形成会议签到制度，并明确规定缺席会议必须要得到工业和信息化局得同意；并在会后及时向所有相关干系人发送会议纪要，告知会议的参与者、缺席者的情况，会议议程情况，有效制约了缺席行为经过团队的努力，项目按时通过了验收，安全资源池成功上线，运行良好，顺利支撑了该市100套重要政务系统通过等保测评，完成公安局网络安全保卫支队下达的限期整改任务，得到了业主单位和使用委办局的好评本项目沟通管理总体比较顺利，但也存在问题例如由于部分现场实施人员缺乏沟通技巧，交流方式比较生硬，造成与部分委办局的信息化团队之间的沟通氛围不佳，对项目工作产生了不利影响，经过我与对方负责人进行沟通协调后，情况才有所改善这些问题，在以后的项目中，我将会加以改进纵观项目的全过程良好的项目沟通管理，是本次项目成功的重要保证，也让我由项目沟通管理理论到实际应用有了更加深入的理解，为应对未来更加复杂的项目，积累了宝贵经验。