职业技术学院公文处理办法（试行）

职业技术学院公文处理办法（试行）第一章总则第一条为使我院公文处理工作进一步规范化、制度化、程序化，提高公文质量和工作效率，保证公文的严肃性，根据《党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况制定本办法第二条学院的公文是院党委和行政及其所属各部门在党务、群团、教学科研、后勤管理、院办产业等工作过程中所形成的具有规章效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家及上级主管部门的方针政策、颁布规章制度、施行党政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况、交流经验的工具第三条学院综合办公室是学院公文处理的管理机构主管并负责指导全院党务、行政公文处理工作第四条学院应有相对稳定的文秘人员负责公文处理工作文秘人员应当忠于职守，严谨认真，具备有关文书处理和公文写作专业知识第五条各二级学院、机关各处室应有相对稳定的工作人员负责公文处理工作第六条公文处理必须做到及时、准确、安全公文应由文秘人员统一签收、分发、传递、用印、立卷、归档第三十一条审批公文，主批人应当签署明确意见，写明“发”、“印”、“加急”等字样，并签署姓名、注明日期如受委托代签，要注明“代签”二字如认为需送其他领导审阅，可注明“请送阅后再发“第三十二条草拟、修改和签批（阅）公文，用笔用墨必须符合存档要求（毛笔或钢笔，用碳素墨水）不得在文稿装订线外书写第三十三条上报的公文，如不符合本办法第十一条、第十七条、第十八条、第二十四条、第二十七条第一项和第三十二条的规定，综合办公室的文秘人员可退回呈报单位第三十四条凡发出的各种文件，应在领导审批签发后按流水号编号登记登记内容包括文件号、标题、签发领导、拟稿部门、发送单位、登记日期、发送日期等第三十五条公文文稿经签发并编号、登记后送学院文印室打印打印人员要准确、及时打印文稿，如发现错误应与核稿人联系，不得擅自改动当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，不得采用“此页无正文”的方法解决而应采取调整行距、字距的方法解决公文急件及时打印，及时完成文稿打印后文印室要及时通知拟稿人校对，校对人员应认真核对文稿，对已签发文稿内容如有改动，必须征得签发领导同意，同时在已签发稿上作相应改动，校对无误后公文才能正式缮印-10-第三十六条公文装订要求公文纸右侧与下边对齐，在左侧装订，订2颗订书钉，书钉距左侧边沿1cm和距上、下边沿5cm的交汇处装订后由各部门办文人员将公文送到院办或发文部门加盖单位印章之后，按公文要求投送公文主送、抄送单位第三十七条秘密公文，除绝密和注明不准复印、翻印的以外，经院办主任批准，可以复印或翻印复印或翻印时，应注明复印或翻印的部门、时间、份数和印发范围第三十八条传递秘密公文，不得利用计算机、传真机、电子信箱传输，必须采取保密措施，确保安全第六章公文立卷、归档和销毁第三十九条公文办完后，应根据《档案法》和本院档案管理的规章制度，及时将公文定稿各二级学院、机关各处室以各自名义在院内发文，这类文件成文后，由各发文部门文档人员负责，将签发文稿加盖公章后和印发公文一式三份自行立卷，每年一月将前一年文档装订成册后送综合办公室归档，联合办理的公文，原件由主办部门立卷归档第四十条公文档案，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理归档，要保持档案的齐全、完整，能正确反映本院及各部门的主要工作情况，以便于保管和利用第四十一条院机关档案管理实行部门立卷、定期归档制度各二级学院、机关各处室应在院综合档案室的指导下-11-按期保质完成立卷归档工作案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向院综合档案室移交个人不得保存应当归档的公文第四十二条没有归档的无存查价值的公文，经院综合档案室鉴别和主管院领导批准，可以定期销毁销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销第七章附则第四十三条本办法由综合办公室负责解释第四十四条本办法自下发之日起施行本院其他有关公文处理的规定，凡是与本办法不一致的，以本办法为准-12-第七条公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则第八条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和科技有关保密规定，确保学院秘密安全第二章公文种类第九条学院日常使用的公文种类有

（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排

（二）决议适用于经会议通过并要求贯彻执行的重要事项

（三）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项

（四）通知适用于发布规章和行政措施，转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项

（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况

（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况提出建议

（七）请示适用于向上级机关请求指示、批准

（八）批复适用于答复下级单位请示事项

（九）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准等

（十）意见对某一重要问题提出设想、建议和安排

（十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项第三章公文格式第十条公文格式一般包括密级、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、印章、成文日期、抄送单位、制发单位和印发日期等我院的公文文面格式主要由以下要素构成

（一）发文机关标识我院学院层面现主要有九种公文标识“职业技术学院委员会文件”，主要用于发布党委的重要决策措施和工作部署，转发上级机关的重要文件，批转下级的重要报告、请示等“职业技术学院文件”，主要用于发布学院行政的重要决策措施和工作部署，转发上级行政机关的文件，批转下级行政单位的重要报告、请示等“职业技术学院委员会纪要”，主要用于记载、发布院党委会的决定、决议及情况通报等.“职业技术学院院长办公会纪要”，主要用于记载、发布院长办公会的决定、决议及情况通报等“职业技术学院综合办公室文件”，主要用于发布学院党政一般性决策措施和工作部署，批转下级党组织和行政单位的一般报告、请示，以及不宜以学院党委或行政名义发布的内容等“职业技术学院综合办公室”，主要用于发布学院党政临时性、阶段性工作部署和安排，以及各二级学院、机关各处室需要由学院综合办公室协调并发布的内容等“职业技术学院纪委文件”，主要用于学院纪委按照工作职责向各单位、部门和各支部行文“职业技术学院工会文件”、“共青团职业技术学院委员会文件”主要用于学院工会和共青团行文（-）发文字号包括发文单位代字、年份、序号年份、序号用阿拉伯数字标识；年份一律用公元纪年全称，加六角号U（注意不是用中括号口）；序号不编虚位，不加“第”字几个单位联合发文，只注明主办单位发文字号发文字号置于文头标识之下、横线之上，居中以职业技术学院委员会名义行文，编号为“xx院委（20xx）x号”以学院行政名义行文，编号为“xx院（20xx）x号”党政机关如以党委或学院名文发文，编号在“xx院委”或“xx院”后加党政机关名称的第一个字如“XX院委宣（201x）x号”、“xx院委组〔20xx〕x）号”

（三）公文标题应准确、简要地概括公文主要内容一般应标明发文单位、事由、公文的种类标题中除规范性文件加书名号外，一般不使用标点符号

（四）主送单位一般普发公文，可主送几个单位；向上请示，一般只写一个主送单位

（五）正文公文主体，叙述公文主要内容，要求文意准确、观点鲜明、文字简炼

（六）附件正文的补充说明或有关参考资料公文如有附件，须在正文之后、发文单位之前作附件说明，应当注明附件顺序和名称，顺序号用阿拉伯数字，加标点符号附件左上角第一行标识“附件X”，应与主件订在一起发送

（七）发文单位写在正文下面偏右一般要写单位全称，以示严肃如以单位领导人名义行文，应同时冠以职务身份联合发文每排最多可并排署三个发文单位公文应加盖单位印章，单位印章盖在公文末尾与发文日期中间，作为发文单位对公文生效的负责的标识（A）成文日期须写明年月日，并用汉字书写，位于发文单位下面发文日期一般以研究通过或领导签发日期为准；几个单位联合发文，以最后签发单位签署日期为准；法规性公文，以批准日期为准会议通过文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期

（九）抄送单位除主送单位外，需了解此公文内容的其他有关单位应当使用全称或者规范化简称、统称

（十）印发机关、校对人印发机关是指公文的印制主管部门，一般为文件部门校对人一般为拟稿人第十一条公文打印格式公文打印，文字从左至右横排，具体打印格式见附表公文纸一般用A4型（长297mm宽210mm）左侧双钉装订张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定第四章公文规则第十二条各二级学院、机关各处室的行文关系，应当根据“党政分开”的原则和各自的隶属关系及职权范围确定第十三条各二级学院、机关各处室之间在各自的职权范围内，可以互相行文，但必须抄送院综合办公室第十四条院党委、行政下发的重要公文，应同时抄送上级主管部门第十五条各二级学院、机关各处室之间应加强工作的配合与协调，对有关问题未经协商一致，不得擅自行文如擅自行文，综合办公室有权责令纠正或撤销第十六条综合办公室可根据职责范围和学院授权单独行文，或视具体情况联合行文；其他各同级部门可以联合行文联合行文应当确有必要，部门不宜过多第十七条各二级学院、机关各处室不得越级请示，请示问题时，应明确提出意见或建议第十八条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，以免责任不清如需要同时送其他单位，应当采用“抄送”形式，但不得同时抄送同级或下级单位；除领导直接交办的事项外，“请示”一般不得直接送领导者个人“报告”中不得夹带请示事项第十九条非日常公文种类的文体，如“办法”、“细则”、“制度”、“计划”、“规划”、“总结”等一般用“通知”印发第五章公文处理第二十条公文办理分为收文和发文收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序第二H^一条凡院外一切来文，统一归口综合办公室收文办理各二级学院、机关各处室直接收到上级主管部门的来文，应按上述要求立即送综合办公室统一办理，不得擅自处理；院领导及其他有关人员受学院委派参加会议带回的文件，应按上述要求及时统一办理第二十二条需要办理和传阅的公文，综合办公室文秘人员应及时登记由部门负责人提出拟办意见送领导批阅、传阅，交有关部门办理紧急公文，应当及时办理，并提出办理时限第二十三条承办公文单位应当抓紧办理，不得延误、推诿对不属于本部门的职权范围或者不适宜本部门办理的应当迅速退回交办的部门并说明理由第二十四条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映第二十五条属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或几个部门联合发文；须经学院审批的事项，经学院同意后，也可以由部门发文，文中可以注明学院同意属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关领导处理第二十六条送院领导批示、传阅或交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办、督办，做到紧急公文跟踪催办（阅）、查办，重要公文重点催办（阅）、查办，一般公文定期催办（阅）、查办对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况第二十七条草拟公文的要求

（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级主管部门的有关规定

（二）情况确凿，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短

（三）人名、部门、单位名称、专业和学科名称、专业术语、数字、引文必须准确无误引用公文应当先引标题后引发文字号日期应当写具体年、月、日

（四）结构层次序数，第一层为“

一、，第二层为“

（一）”，第三为“

1.”，第四层为“

（1）”

（五）必须使用国家法定的计量单位

（六）用词用字必须准确、规范文内如使用简称，一般先用全称，并注明简称第二十八条公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他一律用阿拉伯数字第二十九条各部门向下发文，由部门负责同志审核以院党委、院行政名义发出的公文，在送院领导签发之前，由综合办公室进行审核审核的重点是是否需要行文，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级主管部门的有关规定，政策是否保持连续性，提法是否与已发的有关文件相衔接，提出的措施和办法是否符合实际、切实可行，是否与有关部门协商、会签，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定第三十条以院党委或院行政名义发出的公文应由学院主管领导同志签发；重要文件应由学院主要领导同志签发或集体讨论后由主要领导同志签发凡以部门名义下发的一般文件，由部门领导签发凡以部门名义对外发文，或涉及方针、政策等重大问题的，应送学院主管领导同志审阅、加签。