货物出门放行条管理制度，完善物流监督，加强物资管理

货物出门放行条管理制度为了进一步完善物流监督，加强集团物资管理，决定实行放行条管理制度，提出如下具体规定

一、物资包括但不限于产成品、半成品、原辅料、辅助材料、包装物、工具、修理配件、工程物资、废渣、废品等所有权属于公司的财物

二、所有进入集团厂区、生活区人员携带和运送物资出厂的均需办理放行条（公司免检车辆除外）

三、检查的范围驾驶室、车厢、后备厢

四、放行条管理要求（-）放行条由集团公司统一格式，统一印制，各部门单位按流程申领，由公司资金部门负责管理交旧换新，领取时要做好登记手续

（二）放行条包括存根联、门卫联和随车联三部分，存根联由仓库开单员保存；门卫联为物资出厂唯一-放行凭条，由值班保安保管随车联由驾驶员随货同行，签单结算运费次日上午，保安需将前一日收集的放行条送交安保部门负费人转给财务部核对.放行条填写内容包括出货单位、货物名称、计量单位、数量、收货单位、收货地址、出门时间、车号、对应的货单号码、驾驶员姓名、填写放行条人另外，价值5000元以上的货物出门，还必须经过发货部门的主管签字批准，方可出门.放行条由出货单位填写，出门时，由当班保安查验签名各有权填写放行条的人员的签名式样要预留保安一份

五、放行条办理流程

（一）集团所属生产、经营单位均需指定放行条签批人，并将放行条签批人签字样原件的纸张加盖单位公章或放行专用章后，报人力行政中心安保部备案，由安保部对门岗保安进行培训，用作对放行条核对确认（-）所有物资离开集团公司均须由仓库或经营部门的经办人提出申请，到本部门办理放行条

1.仓管员在开放行条前要对车辆进行检查车牌号是否准确，车厢内和后备厢是否有本公司物品，仓管人员按要求填写好放行条后，需报部门指定的放行条签发人审核签字，同时在门卫联加盖本单位放行专用章或公章.门卫对所有出门的货车和物资，需按照放行条注明项目逐一进行核对，必须做到物、条、数相符在确认无误后方可放行对手续不全、涂改放行条或者无放行条等手续不全者，禁止放行须在第一时间向出货单位放行条签批人、财务部，安保部负责人汇报情况.空车放行时也需填写放行条，由卸货仓库或联系车辆进入的接洽人填写放行条，货物名称填写“无”，其他内容按要求填写.对外来施工人员与及其它自带的物资进入公司后车出门时，由相关部门自行确认后填写放行条如工程车辆进出由工程处确认填写，并注明数量，物品名称供应商或客户，出去时必先确认车上是否有本司相关物品，确认后自行填写并签名.对外来单位与及其他公司或个人进入公司的车辆出门时，也应由相关部门自行确认填写放行条.本公司各职能部门要将员工车辆号报给安保部存档，公司员工开车上下班出门时，车辆可以免检特殊需要，保安另有决定要检查的，公司员工要服从配合检查

六、放行条领用、管理要求（-）所有单位需加强放行条管理，原则上由部门负责人指定专人负责工

（二）所有开出的放行条必需保存好存根，领放行条的部门要做到交旧领新放行条管理负责人在回收使用过的旧放行条存根时，必须核对放行条页数是否足够，与领用人登记的编号是否一致核对无误后方可更换

（三）每天保安要把前一天的放行条交到安保部门负责人，转交公司财务部进行核查安保与承担其全部经济损失，负责经济赔偿责任

四、激励措施

五、相关单据填写要求.仓外物资出库登记表本登记表主要由车间主管登记本月车间生产领料情况，需注明每一笔的生产工单号，所领用物料名称、规格型号等说法要与仓库保持一致，不要用别号别名另外委外发料、销售出货、内部调拨也需分别依据相关单据及时登记本表，同时应注明相应委外工单号、销售订单（合同）号、调拨单号等.采购（或委外）入库通知单本通知单主要由采购负责填写，送货单位、物资名称、材质规格、单位、应收数量等根据送货单内容填制，采购订单号、单价、应收金额等由采购根据采购订单内容填制实收数量与实收金额由负责验收的仓管人员填制.仓外物资盘点报告表本报告表由仓库每月盘点仓外物资后编制，盘点物料主要由上月末剩余仓外物资加上本月新进仓外物资构成，同时对实际盘点时产生的盘盈物料做补充等记，本报告表完成后应复印一份给相应车间主管留存.盘点差异报告表本报告表由仓库每月盘点仓外物资发现差异或由财务部抽盘仓库仓外物资时发现差异后编制，本表编制好后上报管理部作为相关责任人负责公司经济损失赔偿的依据.其他单据对于委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库仓外物资等，由各经办人负责详细填写（内容包括委外工单号、销售订单号、物资名称、规格、数量、编号等），交各车间主管保管，作为车间主管登记《仓外物资出库登记表》的依据

六、其他事项说明.解释及修改权本管理内部控制制度解释权、修改权归财务部所有，并检查反馈执行情况.修改版次本管理内部控制制度为第一版，将根据公司实际情况完善后续版本.启用时间本管理内部控制制度可在公司全面盘点物资后启用实施2014年11月11日设计人蒋邦定财务双方办理交接手续时要登记交单日期、张数、并签名

七、责任考核.对放行条填写不清楚的，保安有权拒绝放行审核签批不严格把关的，根据货物价值而定，对签批人给予一定的经济处罚.因门岗保安审核不严，给公司造成损失者，视情节轻重给予•定的经济处罚，直至开除内外勾结，以权谋私，后果严重者，追求相关人员法律责任昆峰重工仓外物资管理控制制度（草案）

一、目的鉴于昆峰重工（苏州）有限公司目前仓库面积狭小，又于行业规模的限制，大多数外购物资、自制品、委外品、产成品只能堆放于车间或厂外厂区附近（简称仓外物资），这给仓库物资管理带来了极大不便，具有非常难以管理控制的特点一方面，仓库库存不能及时反映给采购、生产等部门；另一方面，仓库账务的混乱，导致财务核算的混乱，不能真实反映仓库存货收入、发出及库存成本，不便于管理层作出正确决策特此制订本制度，明确权责，规范流程以达到仓库账卡物相符，保证公司财产物资的安全完整性

二、职责.采购人员负责采购入库通知单或委外入库通知单的主要填写；.仓库人员负责仓外物资的入库管理和月末仓外物资的盘点工作，负责分发出入库单据给各部门，编制仓库物资收发日报表、仓库物资收发存月报表、盘点报告表、盘点差异报告表等；.生产部门或车间主管负责仓外物资的出库管理，负责收集委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等业务原始单据，并登记《仓外物资出库登记表》月末需协助配合仓管人员盘点本区域的仓外物资.财务部负责不定时对仓库仓外物资的抽盘工作，检查仓管人员每月末对仓外物资的盘点落实情况，以及仓管人员对仓外物资的管理保管水平若发现差异编制盘点差异报告表上报管理部，日常核对仓库出入库单据，月末根据仓库物资收发存月报表结转物资发出成本，编制收发存金额月报表等.其他业务部门在发生仓外物资出入库需求时，应提请出库管理（车间主管）、入库管理（仓管人员）的相关人员审批，经同意后方得办理仓外物资出入库手续

三、程序.入库管理无论是对外采购物资还是委外加工物资在进入厂区前，都要通过仓库及时办理入库手续方得放行鉴于昆峰公司有新旧两个厂区，且有一定的距离，故本程序在仓库人员配置原则上至少不低于两人，分别负责两边厂区物资的收发盘存考虑到人力资源成本，其中一名可由生产车间人员兼任，但其责任应追溯到该仓库管理人员物资入库的基本流程是采购下订单给供应商或委外厂商一一＞供应商装车携送货单送货一一＞供应商送货到厂区找采购经办人一一＞采购经办人根据采购订单和送货单内容详细填写采购入库通知单或委外入库通知单一式四联一一＞供应商带此一式四联通知单和送货单到仓库办理入库手续一一＞由仓库指定暂放区并通知相关质检人员先行进行货品检验（对不合格品当场予以退还）一一＞由仓库指定存储地点对合格品进行验收并填写通知单实收数栏（若实收数与应收数不一致，仓库签收送货单时应在送货单相应备注栏注明实收数）一—＞仓库完成入库验收后应撕下通知单第四联供应商联交供应商反馈信息一一＞仓库根据入库通知单上内容（含单据号、入库单价、金额等）登记仓库日报表一一＞仓库完成仓外物资每日入库登账工作后应于物资入库的次日上午十点前将入库通知单第

二、第三联采购联、财务联及时送交给采购、财务部门（第一联仓库联由仓库负责保管）一一＞供应商请款时由采购部门填写付款申请并附上送货单、入库通知单第二联采购联及其他对账资料作为财务与供应商结算付款的依据备注说明

（1）仓外物资由仓管人员指定存储位置入库后，车间或其他部门人员要搬动仓外物资的，必须口头或书面通知该仓管人员后方可挪移仓外物资，对于不通知或忘记通知的，仓管人员可将该部分计入盘点差异上报管理部，该差异部分作为公司经济损失由车间主管承担完全责任

（2）入库通知单之所以由采购部负责填写，主要基于以下原因A.让采购直接参与到物资入库过程中来，即时跟踪采购订单的完成执行情况；B由采购负责填写入库通知单的单价、金额，可直接算出物资采购成本，一方面免去了采购每月的物资暂估业务，另一方面便于仓管人员通过入库物资的金额大小明确自己的保管责任大小，因为损坏丢失公司物资是要照价赔偿的C.由采购通知仓库入库，采购负责应收，仓库负责实收则物资入库风险由采购、质检、仓库等几个部门共同承担，权责明晰，便于找出问题原因

（3）对于入库时采购人员不愿意填写入库通知单，或填写的入库通知单内容不完整（比如没有采购人员的签字，采购订单号、单价、金额没有填写等），仓管人员可拒绝入库，拒绝办理入库手续，必要时可将该情况上报管理部，以维护自己的权益.出库管理针对特殊物资，特殊管理的原则，本程序对仓外物资采用双保管责任制，即入库段管理由仓库负责，出库段管理由车间负责，期末通过盘点对比差异查找原因并校正数据因为仓外物资的出库有生产领料、委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等多种不同形式，所以需分别予以考虑1）生产领料当车间生产有物料需求时，车间生产人员应将需求报告给车间主管，由车间主管根据技术部提供的物料清单（BOM）计算出物料实际需求数量，车间生产人员根据物料实际需求数量领取仓外物资，同时车间主管根据物料实际需求数量逐日逐笔详细登记《仓外物资出库登记表》当车间生产人员反映仓外物资不足领用时，车间主管应根据反馈信息更正《仓外物资出库登记表》中实际领用数量，同时告诫车间生产人员不得多领用仓外物资备注说明当车间生产有物料需求时，车间生产人员需经过车间主管审核同意后做好记录方可领料，任何人不得擅自在现场取用仓外物资，希望各车间主管约束好自己的员工2）委外发料当公司由于委托加工业务，需要对外协厂商发出加工材料时，由本公司外协经办人详细填写《委外发料通知单》交车间主管，由车间主管安排委外发料，同时车间主管根据《委外发料通知单》仔细登记《仓外物资出库登记表》3）销售出货当公司由于对外销售业务或售后维修发出配件时，由本公司销售或售后经办人详细填写《销售出货通知单》交车间主管，由车间主管安排销售出货，同时车间主管根据《销售出货通知单》仔细登记《仓外物资出库登记表》4）调拨出库当公司由于厂区之间、车间之间、车间与仓库之间需要调拨物资出库时，由本公司调拨经办人详细填写《内部调拨通知》交车间主管，由车间主管安排调拨出库，同时车间主管根据《内部调拨通知单》仔细登记《仓外物资出库登记表》5）报废出库当公司由于物料需要报废，清理报废物资出库时，由本公司申请报废人详细填写《物料报废申请单》交车间主管，由车间主管审核后安排报废出库，同时车间主管根据《物料报废申请单》仔细登记《仓外物资出库登记表》备注说明

（1）对于车间主管不按时或不登记《仓外物资出库登记表》，月末由仓库人员全面盘点仓外物资后，仓库人员可编制《仓外物资盘点差异报告表》报送管理部，差异部分按丢失公司财产物资处理，由该车间主管承担全部经济赔偿责任

（2）车间主管登记《仓外物资出库登记表》的工作可由车间主管指派本车间生产文员或生产统计人员来做，但其登记责任仍归属于车间主管.月末盘点仓外物资虽然不在仓库区域内，但仍然属于仓库物资的管辖范围，对于仓外物资的丢失、损坏所造成的经济损失，仓管员具有不可推卸的责任所以仓管人员应尽量想办法减少仓外物资数量，入库时物资尽量入在仓库内区域，以减少仓外物资保管风险和月末盘点工作量仓管人员于每月末最后一天应对自己所辖区范围内的所有仓外物资实施全面盘点，并编制《盘点报告表》一式两份（仓库、车间各执一份），同时根据当月实际盘点数量倒推当月发出数量各车间主管应协助仓管人员的盘点工作各车间主管负责于月末将自己登记的《仓外物资出库登记表》交接于对应仓管人员手中，仓管人员汇总当月《仓外物资出库登记表》数据后得出仓外物资当月实际出库数量，若当月实际出库数量大于倒推当月发出数量，表明《仓外物资出库登记表》可能有多记出库情况；若当月实际出库数量小于倒推当月发出数量，表明《仓外物资出库登记表》可能有漏记出库情况；仓管人员应将多记漏记情况及时反馈给车间主管，并与之核对，查找差错原因，对多记漏记情况进行更正对于实在找不出原因，给公司造成经济损失的，由各车间主管全部承担其经济损失仓库根据更正后的结果登记仓外物资出库账，并编制当月仓库物资收发存月报表报送生产部、财务部等相关管理部门备注说明1由于本程序要求每月最后一天为仓库仓外物资固定盘点日，所以相关生产、采购、销售等相关部门应提前一天做好领料、入库、出货计划安排盘点日这一天，仓库不再办理此类业务，安心做好库存盘点工作，希望得到有关部门的理解与支持2对于仓管人员懒于每月盘点或滞后盘点仓外物资，给公司造成经济损失的，由各该仓管人员全部承担其经济损失.财务抽盘财务部将不定期不定时针对仓外物资展开抽查盘点活动，检查仓管人员每月末对仓外物资的盘点落实情况，以及仓管人员对仓外物资的管理保管水平仓管人员应配合协助财务部的抽查盘点工作，不得拒绝或不理不睬对于抽盘中发现的丢失损失的仓外物资，财务人员可编制《盘点差异报告表》报送管理部，由仓管人员。