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行政部个人年终工作总结细节分析非理性投入及成本浪费问题探析行政部个人年终工作总结细节分析非理性投入及成本浪费问题探析自从走出校门走向社会,我一直在行政部门工作,每年年底都有一个总结工作的环节,今年也不例外这一年的工作积累了许多经验,但同时也暴露出了一些问题,其中最为突出的就是非理性投入及成本浪费问题这个问题不仅涉及到公司的财务状况,也牵扯到公司的形象和管理本文将对该问题进行探析
一、问题表现
1.内部车队我们公司的行政部门配备了数辆内部车队,一般用于日常接送员工到公司、客户招待及外出办公但由于我们公司对车队的使用及维修没有有效的管理,导致车队的费用不断上升首先是使用费用,由于没有明确的规定,车辆经常被用来解决员工私事,比如接送孩子去上学、接送员工回家等其次是维修费用,因为没有完善的维修管理制度,车辆的维修花费居高不下最后是车辆的乱停乱放,由于缺乏监管,车辆经常停放在不规定的区域,导致公司被罚款
2.办公用品行政部门负责处理公司内部的办公用品,所以我们经常看到行政部门购买各种笔、杂志、卡片、原子笔等但问题在于,这些东西的数量往往超出我们的实际需求我们一直以来采用的是定量采购模式,每个月行政部门会提交一份采购单,然而采购的数量总是超过我们的实际需求如果这些办公用品能够正确估计需求量,并且通过市场化采购获得更好的价格,就能有效减少购买成本
3.员工培训员工培训是公司的一项重要的投资公司会定期为员工提供一些培训课程,针对员工的工作需要和个人发展需求,使员工具有更好的工作能力和竞争力然而,这些培训标准并不一定与实际需要相同我们公司的员工培训是由行政部门和人力资源部门共同协调的但我们发现,有些员工的培训标准过高他们的工作并不需要这些高水平的培训,但由于培训标准一样,导致公司的培训费用增加所以,为每个员工提供专属、有针对性的培训,将更加贴近员工的实际工作需求,也能够降低公司成本
二、问题原因
1.管理制度不完善我们的行政部门由于管理制度不完善,很难规范管理车队管理上的缺失导致车辆被不当使用,容易出现停车乱放等问题;采购定量管理的问题在于管理者并没有对需求进行充分的调研,导致采购量过大同样的,员工培训套用标准的问题也是因管理制度不完善,而没有对员工需求进行精准分析,从而浪费了部分题培训费用
2.信息共享不畅通一个优秀地行政部门需要从员工、部门和公司的战略发展角度出发,把捕捉市场机会、优化公司管理做为一体,不断的进行角色协调及弱化部门节点而这需要透明、畅通的信息共享渠道来实现,否则很难及时获取企业和员工的需求在购买办公用品时,若了解每个员工的需求,就能更好地为其提供相关用品而对于员工培训,如了解员工需求,也能够提供更加精准、有针对性的培训
3.单纯地追求“用得上”我们对于车队、办公用品或培训容易出现的误区在于,不能只是单纯的追求“用得上”,企业在执行中必须从经济效益、实际需求等角度进行评估因此,在选择车队、办公用品或员工培训时,我们需要更加理性,对每个细节进行精准的、情理兼备的分析和评估
三、解决思路针对以上问题,我们可以从以下几个方面入手
1.构建有效的管理制度构建有效的管理制度是非常必要的,在行政部门品牌创建、动态化改进等方面都具有至关重要的作用对于车队的管理,我们应制定一套准确的车辆使用和维护规范;针对办公用品的管理,我们应该深入了解每个员工所需,发挥市场采购的优势,避免重复购买、浪费采购数量等问题;而对于员工培训,则应该制定个性化的培训计划,根据员工的实际需求提供更加有效的培训形式和手段
2.加强部门之间的信息共享加强各个部门之间的信息共享流程,可以更好地了解公司和员工的需求,深入了解员工的生活习惯、购物喜好及工作需求,降低采购成本同时,也可设计各部门之间的沟通渠道、提高员工需求的“落地速度”
3.精细化管理,量化细节经过以上措施的实施,就将充分体现精细化管理,在这个管理模式下,可以更好地把握企业需求,同时统计好各种资源使用情况,使得每个细节都可以量化、洞悉问题结语如何解决非理性投入及成本浪费问题,是一个涉及到公司经营持续性、提高管理效率和薪资号召力、公平公正分配利益等方面的重要问题行政部门是公司的管理中心之一,年度总结不仅能对行政部门的工作进行总结,更是发现问题、提出解决途径的重要环节在“科技+文化”的风向下,行政部门应加强系统化和精细化管理,充分落实企业发展战略,提高绩效,并为员工和企业整个管理体系提供更好的服务第PAGE页共NUMPAGES页。