（2023年企业程序文件）1文件控制程序

1目的对与食品安全haccp管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件2适用范围适用于组成公司食品安全haccp管理体系的文件3职责

3.1总经理负责公司食品安全haccp管理体系方针、目标文件、手册、程序文件的批准、发布2食品安全小组组长负责组织编写和审核手册和程序文件批准支持性文件各职能部门负责人负责本部门工作范围内与食品安全haccp管理体系有关的支持性文件的编写、审核、存档和管理文控中心是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理4定义受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任5工作程序文件分类、编号和版本标识.

1.1食品安全监“「管理体系由管理手册（包含了食品安全陋「管理体系方针、目标的附录）、程序文件、作业文件（《操作规程》、《作业指导书》、《检验规范》、《管理制度》等）、外来文件、表格和记录五部分组成，由食品安全小组组长负责编号，分别规定编号规则如下管理手册（纲领性文件）公司代码/FHM/代号如WF-FHM-01（安全管理手册）程序文件（执行性文件）公司代码/代号/顺序号程序文件的代号为SPSP代表食品安全haccp管理体系要求的程序文件如WF—SP01（01号程序文件）作业文件（支持性文件）公司代码/代号/顺序号如WF—S0P01（01号标准操作程序文件）外来文件原编号表格（记录格式）产生表格的记录表编号（去除发布年份）-顺序号如WF—QR-10（10号记录表）f）记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定.L2文件的版本与状态食品安全haccp管理体系文件应标明版本和状态其格式为A/a其中A为版本编号，a为自然数，表示修订状态，a为0时表示该版本的文件未有修改，为1时表示第一次修改，以此类推2文件受控状态公司内部使用的食品安全haccp管理体系文件均为受控文件公司文控中心文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系公司外部使用的食品安全haccp管理体系文件均不为受控文件各部门编制本部门的《外来文件清单》

5.3文件编制、审核、批准

5.

3.1方针、目标和管理手册由食品安全小组组长负责编制并审核，总经理批准颁布实施PRP、危害控制计划、SS0P由食品安全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准文件编号WF-SP01版本C/0页码:第2页共3页

3.2程序文件由该程序的食品安全小组负责组织编写，食品安全小组组长审核，总经理批准3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准其中技术文件（工艺流程图、生产指令、标签）由行政部编制，副总审核、总经理批准；工艺流程图、标签由品管部经理审核、批准；生产指令由行政部经理审核检验规程由品管部经理负责审核、批准

5.

3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表

5.

3.6管理体系文件一律用宋体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22其他未详细规定事项套用本文件格式

5.4文件的发放、保存和管理

5.

4.1食品安全haccp管理体系文件经批准后，由行政部加盖受控章，原版文件由文控中心保存并不得外借以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏

5.

4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件由公司文件管理员统一复制食品安全haccp管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，由行政部加盖受控章，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领文件发放应包括其引用的表格（记录格式）

5.

4.3外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还

5.

4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际

5.

4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于人事文控中心），以防文件损坏任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借应确保文件清晰，易于识别和检索

5.

4.5文控中心定期对各部门文件保管情况进行检查在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，文控中心做好相应发放签收记录公司内不得使用权未加盖“受控本”印章的受控文件复印件，一经发现，由文件管理员收回，并追究其责任

5.5文件的更改文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，说明更改原因，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改2更改文件的标识文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本如由A/0变为A/1修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0如由A/1变为B/03只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录对需要换版的文件更改，执行

5.3和

5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行

5.6的规定件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，文控中心应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明回收的文件，需要作废的，由文控中心填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用

5.7外来文件文件编号WF-SP01版本C/

05.

7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由品管部和文控中心组织各职能部门识别、收集、获取，经食品安全小组组长识别评估后，进行受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》外来文件应由各部门编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”

5.

7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全haccp管理体系有关，若有关，转交公司文控中心，执行

5.

7.

15.

7.3品管部和文控中心和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行

5.5规定，并更新《受控文件清单》.4公司内部不对外来文件进行修订若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行文件发布后包括更改应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全haccp管理体系文件进行评审，必要时则予以修改每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改.9记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行如受控分发、修改等.相关文件记录控制程序作业指导编写规范.相关记录文件记录清单WF-WJ-01文件发放回收记录表WF-WJ-02文件借阅归还记录WF-WJ-03受控文件清单WF-WJ-04外来受控文件清单WF-WJ-05文件更改申请WF-WJ-06文件销毁申请WF-WJ-07企业名称文件编号WF-SP01文件控制程序版本:C/O页码第1页共3页。