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文件资料控制程序1目的和适用范围目的为确保公司文件及资料的管理有统一的标准,以防止误用或混用,确保各相关场所使用的文件为有效版本适用范围本程序适用公司所有质量、环境、职业健康安全体系内相关文件、资料的控制2职责文件的制(修)订由各责任部门主管负责文件及资料的保管管理类文件包括管理手册、程序文件、管理文件(制度)、标准等文件正本,由行政部档案管理人员管理各部门负责本职责范围内文件及资料的管理3相关/支持文件
3.1《记录控制程序》4定义无5程序内容文件分类,公司的文件及资料分为管理手册;程序文件;作业、管理文件;有关技术文件;记录、表格文件编号文件编号按如下规定进行RHJY/QES—□□—□□□公司代码文件类别流水号注文件类别代码管理手册RHJY/QES-SC-000程序文件RHJY/QES-CX-000作业文件SOP/SIP、管理制度WLPZ/品质部-000外来文件WL-000文件记录RHJY-PZ/品质-000另
①外来文件若本身已有规范的文件编号,也可按原文件编号执行;若其没有规范编号,则按上面编号方法执行
②图纸及有关技术文件的编号也可按公司原有的技术文件编号方式或有关技术标准执行文件的制订、审核、修改公司体系文件由各责任部门主管制订,并按下表所列职责进行审核、批准后交行政部统一编号发布文件的修订(更改)由原制订部门负责,填写《文件更改通知单》,按531的要求进行审核、批准后实施修改文件版次文件版次按如下规定进行口/口版本号修改状态版本号按A、B、C……进行,依次类推;文件经多次更改(修改状态从0到3时)或文件需进行大幅度修改时应进行换版原版次文件作废,换发新版本文件发行文件按
5.3项审核批准签字后,交行政部归档及发放,发放时登记于《文件发放、回收登记表》中每一种文件在发放时行政部应在封面加盖文件受控状态印章,要按文件持有流水编号01〜99登记在《文件发放、回收登记表》上,由收件人签收注无受控状态印章、无文件持有编号的文件、资料视为无效文件,禁止在现场使用属修订重新改版发行的文件,按
5.3条填写《文件更改通知单》经审批后,行政部负责更换修订,改版文件按《文件发放、回收登记表》上登记的单位逐一回收旧文件,更换新文件,要由受件人进行签收文件管理文件受控状态分为受控文件、非受控、作废受控文件行政部负责通过《文件发放、回收登记表》确保现场使用文件是有效版本行政部保留存档的文件原稿,盖受控印章,但视为受控文件管理非受控文件文件修订及改版后不需要回收,此类文件只能在行政部保管,加盖非受控印章,发给有此需要的客户作废文件限在行政部统一保管对修订、改版后的回收文件,除留下行政部的原稿加盖作废印章及注明作废人签名及作废日期专门归档保管外,其余回收文件由行政部统一销毁外来文件的管理外来标准或图纸由行政部统一编号,填入《外来文件登记表》中,需发放时由行政部填写《文件发放、回收登记表》发放必要时行政部负责定期(每年一次)向本市标准化情报所等单位查询,以确保外来标准的最新版本6相关记录《文件发放、回收纪录》《文件更改申请单》《外来文件登记表》《受控文件清单》文件类别制订审核批准管理手册有关人员体系管理负责人总经理程序文件各责任部门体系管理负责人总经理作业、管理文件各有关人员部门主管体系管理负责人记录表格各有关人员部门主管体系管理负责人。