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文本内容:
合同评审控制程序
一、目的确保了解顾客的要求和意见,以便最终让顾客满意
二、范围本程序适用于合同及其更改的评审
三、文件1《管理手册》第
7.2节与顾客有关的过程
四、职责1业务部组织相关部门进行订单的评审
4.2生产部,品质部、采购部参与订单评审
五、程序
5.1与产品有关的要求的确定
1.1业务部负责识别顾客对产品的要求与期望,根据顾客规定的订货要求(如合同草案、订单意向等)积极地与顾客进行沟通,以明确了解顾客的要求与期望,包括客户明示的产品要求,如产品质量要求以及交货期、交付方式、价格、售后服务等方面客户没有明确的要求,但预期或规定的用途所必要的产品要求(这是一类习惯上隐含的潜在要求,公司为满足客户要求应做出承诺)客户没有规定,但国家强制性标准及法律法规规定的要求
5.2与产品有关的要求的评审
5.
2.1评审时间应在向客户做出提供产品的承诺之前(即合同/订单签订之前)分级进行,以确保产品要求得到规定,且本公司有能力满足规定要求
5.
2.2评审时,应尽量满足顾客要求,同时充分考虑供、需双方的利益和义务
5.
2.3参加评审的人员应是负责或从事生产的技术和管理人员,应熟悉公司产品及公司的质量管理体系,在评审中应对合同/订单有疑问的条款充分发表意见
5.
2.4评审的主要内容与产品有关的要求是否都在合同/订单里得到体现,质量要求、验收方法和保证条款与顾客的要求是否一致,以及双方履行合同/订单所具备的条件(如生产设备能力、技术条件、交付期和原材料供应能力等)和承担的风险注意识别潜在的要求,特别是那些技术复杂、不熟悉的特殊要求,并充分考虑生产难度、外包、外购周期等情况,确保按期交付没有形成文件的要求(如口头订单,标书),在接受前,应得到客户的确认与以前表达不一致的合同/订单的要求,已经协商解决本公司有能力满足规定的要求3合同评审1业务部接到顾客合同后,填写《合同评审表》,将顾客合同及《合同评审表》分发给各相关部门负责人进行审查如果各部门在一个工作日内没有提出异议,则签字认为可以满足顾客的生产需求如果有异议则各部门应及时与业务部沟通,然后由业务部与顾客沟通
5.
3.3生产部根据合同要求来评估本公司的实际生产能力能否满足交货期
5.
3.4在评审过程中如存在某一项不能满足顾客要求,业务部人员应积极与顾客沟通,以确保完全满足顾客要求
5.
3.5所有新顾客都应交由总经理评审
5.
3.6评审通过后,业务部负责积极联系顾客下订单
5.
3.7若顾客要求已经有合同或旧订单支持,也可不进行评审直接联系客户下订单(参考
5.
4.3)o
5.4订单评审
5.
4.1新客户订单评审1)对于来自顾客口头或书面传送给业务部之报价要求,由业务部负责整理确认顾客各类产品的要求并编号及记录于报价合同内2)针对顾客要求对各类产品进行评审分析其内容包括:交期,价格,质量3)通过评审,业务部将评审意见报总经理审批,总经理确定本公司是否接单若接订单,业务部则先查库存,如库存不够时第一时间向供应商下请购单若不接单,应通知客户,则取消接此订单
5.
4.2常规订单评审1)业务部经理负责销售合同或订单之核准2)订单评审分为:新客户订单,常规订单3)常规订单指已为此客户提供了1批以上各类产品4)接到客户订单后业务部进行对各类产品确认,并做好记录——业务部对客户的质量要求、付款方式、结算方式、产期进行评审5)业务部将顾客销售合同内容核整理成《请购单》分发给采购并确保所要采购的订单内容与顾客要求配送一致6)对于常规订单,可由业务部主管签名后,将合同内容整理成请购单分发至采购部,业务主管在销售合同上签名后,就已带表此单已经过评审7)业务部根据评审意并与客户进行沟通,确保合同条款清晰、明确、与合同不一致的要求得到解决,且公司有能力完成合同要求,并满足顾客要求
5.7订单执行
5.
7.1客户订单正式接受后,业务部负责填写《生产通知单》,明确标明顾客订单的具体要求,转生产部门按顾客要求安排生产8合同或订单的变更
8.1若我方提出订单变更,一定要提前与顾客沟通,务求达到顾客的谅解
8.2若顾客提出订单变更,涉及价格的变更应知会财务经理,数量及交货期的变更应知会采购及行政部门,必要时就变更内容重新组织评审,以确定是否可以接受变更9与顾客的沟通1本公司一般不接受口头订单,当顾客有下单倾向时,业务部应积极了解顾客需求,以提前识别并与顾客沟通确认下正式订单
5.10客户要求的材料规格变更
5.
10.1业务部在接收到顾客要求的材料、规格、尺寸等更改的相关书面更改资料时,应立即与顾客进行核实与确认后,转换成本公司的《采购单》,经经理核准后,将转换的《采购单》、顾客变更依据及相关变更后的文件资料等一同采购进行采购作业
六、相关文件《文件资料与记录控制程序》
七、相关记录《合同评审表》。