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材料采购管理制度(试行)总则为了进一步加强材料管理,降低工程成本,规范材料管理、采购、周转过程,增收节支,提高企业经济效益,本着分清职责,保证材料正常供应的原则,现结合实际情况,经研究,特制定本制度第一条、采购部工作职责
1、负责工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总项目部周转材料及使用材料计划,编制项目部材料成本及利润工作报告,加强项目材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算进行工程材料的管理与控制,及时反映工程材料的实际支出、盈亏
2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作
3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集,建立建全材料合格供应商信息库
4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作,项目部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理监督施工队自购主要材料,零星材料及辅材类材料的采购、验收,进行质量监督
5、负责各项目部材料、设备、周转材料的使用管理及各项目部材料账目的考核、抽查、监督工作
6、完成上级领导交办的其他工作任务第二条、材料计划
1、工程部施工员提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划,填制《项目材料使用计划表》(准确率允许在80%即可)施工部负责人签字确认后,由采购部进行询价、比价、定价,询价单位不精品文档精心整理
(一)维修应急材料r备用量未经允许不得超量,如有发现,追究当事人和部门领导的责任
(二)工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐
(三)对于易损材料和工具出库时,要严格执行以IU换新制度
(四)要严格执行材料采购审批手续,凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的,在发票上不予签字
(五)材料采购,正常情况下,至少有两位经办人参加,其中一位应是材料需求部门业务精通人员,采购员要做到货比三家,优中选优,严禁将质次价高的材料购入公司
(六)采购工作中,要严禁虚开发票,抬高价格吃回扣等损公肥私现象,如有发生,要严厉处罚
(七)材料采购要在5日内结算,要履行完所有签字与报销手续,对借款余额及时返回财务
(八)仓库保管员一定要严格履行出入库手续,切实做到帐物相符,未经主管负责人允许,不得将材料占为己有或转借他人使用,否则,要进行严肃处理
(九)领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,更不能占为己,否则,需进行经济处罚
(十)各部门人员要以身作则,注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口,否则,要追究相应的领导责任少于5家
2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期,施工部门应提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底,施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主,加工类材料计划填制《异型材料加工单》
3、零星材料计划由施工部及时提出,填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购
4、超计划材料由工程部、现场施工员填写《超供材料采购计划明细表》并注明原因,须工程部经理签字确认,特殊情况下须经总经理批准
5、对临时急需材料,项目施工员提出计划,工程部经理签字,材料员报材料部门主管批准后采购,严禁材料人员擅自采购无计划材料
6、材料计划方面主体责任方为施工部,出现材料供应不及时,加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任
7、采购部材料计划工作,应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类,并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询(注不需要施工部提供材料计划,该工作全部由材料部负责进行,主要目的是在第一时间开始材料工作,避免工期紧张造成材料供应不及时)第三条、材料询价、定价程序
1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作,填写《材料(周转材料)采购比价单》(附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章),《材料(周转材料)采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作
2、采购部在完成《材料(周转材料)采购比价单》后一天内完成会签,采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可(成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格,采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格)
3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购,由采购部、项目部组织采取公开招标或议标的方式,确定供应商洽商合同,经分管领导批准,总经理审核后方可采购
5、对小型材料、设备的询价、定价、采购,由采购部自行询价报项目部审核,由采购员进行采购采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话(确保信息准确)出现材料组织困难应及时通知施工部第四条、材料采购程序
1、采购部根据公司总经理审批的《材料(周转材料)采购比价单》的情况及时签订采购合同,采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场;材料员直接联系供料商,要求供货商按要求供货
2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理,并根据工程的进展情况及时与供应商联系,确保材料供应顺利进行零星材料及周转租赁类材料由项目部材料员及时组织采购
3、项目需由甲方或业主批价认可的材料,由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续第五条、合同签订
1、壹万元以上(含壹万元)材料、设备合同的签订,采购部根据《材料(周转材料)采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况,拟订出材料合同样本(技术性指标需会同项目部技术人员确认)随附供应商资质证明
2、壹万元以下的零星材料采购(本材料整个项目部用量不超过壹万元),原则上可以不签订合同,项目部填写备案说明,相关人员签字后交采购部备案
3、对项目上拟包工包料分项工程,签订合同时,需采购部、项目部共同参与,材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同,项目部配合;人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同,采购部配合,项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理第六条、材料款付款程序
1、主要材料拨款,采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》(此单据由财务部编制),经采购部、工程部,财务部审核,报总经理审批,作为付款依据
2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的拨付,财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量,核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》(此单据由财务部编制),经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款
3、对于公司指定的长期合作的小型材料(指成批量的零星材料)供应商,签订合同备案说明后,原则上不必签合同,每月对所供材料的价格审核无误后,按月拨付总产值95%的货款,余留5%作为质量保证金,在工程顺利结束后,拨付总产值的3%货款,工程验收后,拨付余留的2%货款签字程序同上(注供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料,如营业执照、税务登记等)第七条、材料备用金、台帐管理
1、原则上每个项目设一名材料员(材料员可兼),负责该项目材料总账的管理、材料验收(调拨)明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作
2、需要现金购买的材料,由采购部经办人填写备用金借款单,总经理批准后,到公司财务部领取,凭票据到财务处报销冲备用金帐
3、采购部负责监督采购员材料资金的使用,严格控制资金在合同范围内执行
4、材料对账、报账与盘点
(1)每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账,填写《材料(机具)对账卡片》,由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存2对账时间每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账3盘点时间每月25日到31日与材料会计进行库存盘点第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理
1、材料、设备入库管理1材料、设备进场,材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库,登记入帐手续,入库前仓管员应清点好材料的数量,核对对材料、设备的外观、形状,检验材料的质量,对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案2所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单,填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符
2、材料验收管理1材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收,砂子、石子按车量方进行抽检,钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数过磅进行抽检需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检2采购部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理,对退场材料进行整理达到验收标准,材料员组织材料退场3对现场报废的材料、物资,由项目部负责进行清理,报公司批准后进行处理,处理费用上交公司财务
3、材料丢失、退场、报废管理
1、项目部材料员在日常工作中,如发现周转物资及现场材料有丢失情况是,第一时间将丢失情况向项目部、采购部汇报并查清原因,交采购部、工程部、财务部备案
2、工程结束后,剩余材料堆公司仓库的,盘点后填写《剩余材料退库明细表》,交采购部、财务部留存退给供应商的材料要填写《退料单》,(负值,红字体现)同样交采购部、财务部留存
(3)、施工过程中,现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》,每月25日后30日前交与采购部、财务部留存
(4)、项目施工过程中,所有的产生的车辆运费,机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》(此表格又工程部编制)附《项目材料使用计划表》、《异型材料加工单》、《零星材料采购明细表》、《超供材料采购计划明细表》、《材料(周转材料)采购比价单》、《材料(机具)对账卡片》、《材料验收单》、《剩余材料退库明细表》、《退料单》、《施工现场废料处理明细表》材料采购及出入库管理制度为了加强公司材料采购和出入库的管理,充分发挥经费使用效益,减少不必要的支出和浪费,按照节省节约的原则,规范材料的采购、入库、出库的工作程序,建立科学有效的管理制度,特制定本规定
一、采购
(一)采购原则公司设专职人员进行材料采购,采购员在对材料市场进行调查了解的基础上,保证以低价购入,并要保证材料的质量对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购,每月集中采购1—2次,其他零星使用的材料•,尽可能做到按批次采购公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划在填写《材料采购申表》时要注明材料用途采购员要严格按照领导审批的《材料采购申请表》进行采购,未经审批的不得私自采购材料需求部门要配合采购员进行采购,以保证采购的材料的种类和型号相符
(二)采购程序
1、材料需求部门必须填写《材料采购申请表》,须履行部门主管和总经理审批签字手续,然后交给采购员,由采购员安排统一进行采购
2、采购员在采购前必须持《材料采购申请单》与保管员的库存帐核对,确定库中没有留存方可进行采购
(1)采购计划审批采购资金每次在5000元以上原料或辅料,应提前10天提出采购计划,经总经理审批采购资金每次在1000元以上原料或辅料,应提前5天提出采购计划,经总经理审批
(2)确定供应商采购资金每次在5000元以上,至少要确定没有关联关系的供应商3家以上;采购资金每次在1万元以上或每月累计在20万元以上的单项原料或辅料,至少要确定没有关联关系的供应商5-8家同时,将所有供应商的名称、地址、联系电话、联系人、负责人、销售的产品名称等详细资料交物资主管存档
(3)确定采购价格选择性价比最高的供应商,经公司总经理审批后签订合同,实施采购
(三)审批权限凡申请进行采购的,填写的《材料采购申请表》先由部门主管批准后,然后报总经理签批;对于急需材料,可先报总经理,同意后先行采购然后再补办手续
二、入库的办理采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员,仓管人员对照《材料采购申请单》和采购发票按类进行数量清点,确定无误后在发票上签字,然后按品名、型号、单价等进行详细入帐填写入库单(一式二联)一联由库管保存,一联交给财务做账
(一)、采购后进行入库登记
1、货物验收采购回库房的货物,至少有2人参加验收并签字库管员负责验收数量,并保存相关技术资料,经办人负责货物质量并验收供货商的送货单上必须有以上二人的验收签字,货物在验收的二人到齐(如因公出差,则可由其主管代替)以后方可下车
2、货物入库到库房的货物,填写入库单,登记入账只有入库以后的物资,方可投入生产使用财务才可入账和支付货款入库单一联由库房保管,一联由财务保管
(二)、货款支付
1、单次购货金额在1000元以下的,填制付款申请单据经会计审核一公司总经理审批T出纳付款
2、单次购货金额在5000元以上的,填制付款申请单据经会计审核一公司总经理审批一出纳付款(优先转账方式付款)
三、材料领用出库的办理材料需求人员根据施工项目或维修项目填写“出库单”,凭“出库单”到仓库领取材料,领料单上必须有材料领取人、部门主管和总经理签字,手续不全一律不允许办理出库如遇特殊情况需要与部门主管和总经理以短信的形式报备,同意后方可领取材料,在领用材料后的2个工作日内补全相关手续,否则造成的经济损失当事人个人承担
四、相关要求。